30 March 2000

lijst ingekomen stukken

In maart ‘99 is een eerste overzicht m.b.t. de Neon-activiteiten verschenen. Afgesproken is toen om in het najaar met een geactualiseerde overzicht te komen.

Bij de bijgaande versie van het overzicht wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten kosten.

Mede als gevolg van de verkokering in het verleden zijn de ontwikkelingen in de gemeente niet altijd synchroon verlopen. In bepaalde gevallen is zelfs sprake van achterstanden b.v. m.b.t. archieven en ICT De kosten waar het hier om gaat zijn derhalve geen kosten die veroorzaakt worden of samenhangen met de Neon kanteling. Ook in de bedrijfsvoering van de traditionele organisatie zouden deze kosten ooit gemaakt moeten worden. Maar wil de organisatie succesvol kunnen starten zal de organisatie op dit soort punten op orde moeten zijn. Daaraan zijn deze kosten verbonden.

Aan de daadwerkelijke transformatie zijn kosten verbonden. Het gaat daarbij b.v. om de kosten van het projektbureau, herscholingskosten etc.

Om de aangepaste organisatie daadwerkelijk te laten draaien moeten kosten gemaakt worden b.v. verhuiskosten, aanpassingen ICT etc.

Aan het organisatie-ontwikkelingsproces is een taakstelling van ƒ 5.5 mln. verbonden. De bezuinigingen zullen de komende 4 jaar worden gerealiseerd. Dat gaat wel gepaard met frictiekosten o.a. vervallen formatieplaatsen maar doorlopende salarislasten.

Binnen dit overzicht wordt een onderscheid gemaakt tussen activiteiten waar al over besloten is en die in uitvoering zijn (verder te noemen; in uitvoering) en activiteiten waarover de komende tijd nog een besluit moet worden genomen en er dus een voorstel over komt ( verder te noemen ; nog te besluiten).

Behalve op de activiteiten en de bijbehorende kosten zal ook de mogelijke dekking van de kosten worden ingegaan.

De notitie sluit af met voorstellen.

De gemeentearchivaris heeft een becijfering gemaakt hoeveel het kost om de achterstanden in het schonen van de archieven weg te werken. Op zijn voorstel heeft het college besloten deze kosten beschikbaar te stellen. Zie ook afzonderlijk B. en W. besluit d.d. 15 juni 1999.

Het projectbureau KIS heeft een becijfering gemaakt hoeveel het kost om er voor te zorgen, dat op iedereen op elke willekeurige werkplek in de organisatie kan inloggen. Daarvoor is aanpassing van o.a. servers, bekabeling etc. nodig. Zie ook afzonderlijk B. en W. besluit d.d. 1 juni 1999.

Om het publiek goed te kunnen ontvangen zijn aanpassingen aan de publieksbalie (Phoenixstraat) noodzakelijk. De aanpassingen zijn ook nodig om aan de ARBO eisen te voldoen.

Tot 1999 zijn kosten gemaakt. Hierover heeft eerder besluitvorming plaatsgevonden.

Het gaat hier om de kosten van het projektbureau in ruime zin. Personeel + lopende projekten. Bij personeel gaat het om de kosten van assistent projektleider en overige leden projectbureau Neon. Bij aktiviteiten gaat het o.a. om kosten Neon dagen etc. Bij de projecten gaat het om kosten die door de project groepen zijn gemaakt in de periode van januari 99 t/m juli 99. De gemaakte kosten blijven binnen de door het college vastgestelde begrotingen. Het projektbureau Neon wordt nu goeddeels afgebouwd.

Voor het eerste implementatie jaar 2000 blijven nog inhoudelijke mederwerkers en een part time adminstratieve kracht beschikbaar voor o.m. communicatie, projecten (implementatie, onderzoek bedrijven, implementatie nieuwe bedrijfscultuur).

Bij de kosten van de facetgroepen gaat het om de kosten van de groepen die parallel aan de projectgroepen zijn ingesteld.

De kosten van de regiegroep Financiën, die zich bezighoudt met de omzetting van de begroting zijn ook hier verantwoord. Het gaat hierbij om kosten die gemaakt worden om er voor te zorgen, dat de organisatie financieel verantwoord kan starten op 1/1/2000. Gezien het krappe tijdschema en de opgetreden vertragingen moet relatief veel gebruik gemaakt worden van externen. Globaal ziet het overzicht van de kosten van de regiegroep er als volgt uit:

 

		Bedrag
Algemeen
Projectbegeleiding	ƒ		150.000
communicatie	ƒ		15.000
Financiële organisatie
werkbudget	ƒ		10.000
Financiële structuur
automatisering	ƒ		15.000
externe personele capaciteit	ƒ		300.000
onvoorzien	ƒ		10.000
Financieel technische transformatie
externe personele capaciteit	ƒ		100.000
werkbudget	ƒ		20.000
Randvoorwaarden transformatie
externe advisering	ƒ		25.000
werkbudget	ƒ		5.000
totaal	ƒ		650.000

Betreft de kosten van de C.O.R b.v. inhuren externe deskundigen.

De aan MMC ten grondslag liggende visie en de samenhang van het daarvoor benodigde personeelsinstrumentarium is uitgebreid beschreven in de ‘Ontwerpschets MMC’. Voor het project menselijke mogelijkheden centraal is een begroting op gesteld. De daarin opgenomen uitgaven hebben betrekking op het inzetten van nieuwe personeelsinstrumenten en het actualiseren van bestaande instrumenten, inclusief het toerusten van vaardigheden van het management en het personeel daarvoor (training en instructie). De belangrijkste elementen m.b.t. incidentele kosten voor de komende vier jaar zijn:

 

		Bedrag
Vernieuwen personeelsinstrumentarium (o.m.: ontwikkelingsgesprekken, bouwstenenmodel, competentiebeloning, beoordelen op competenties, persoonlijke ontwikkelingsplannen, opzetten talentenpool en ontwikkelingsprogramma’s)	ƒ		1.050.000
Loopbaan adviescentrum (extra kosten t.o.v. bestaande mobiliteitsbureau)	ƒ		75.000
Mnagementontwikkeling (ontwikkelen en uitvoeren van MD-programma’s voor hoger en middenmanagement)	ƒ		275.000
Vorming en opleiding P&O functionarissen (o.m. in eigen beheer toepassen van assessment- instrumenten en loopbaanbegeleidingsinstrumenten)	ƒ		100.000
Onvoorzien	ƒ		50.000
Totaal	ƒ		1.550.000

Voor bovenstaande activiteiten zullen afzonderlijke uitwerkingsvoorstellen aan B&W gepresenteerd worden.

2.4 Parallel aan de kanteling van het ambtelijke apparaat, is de

gemeenteraad bezig met het project bestuurlijke vernieuwing. De raad is zich aan het bezinnen op zijn rol en positie binnen het Delftse lokale bestuur en onderzoekt op welke wijze(n) het politieke bestuur vernieuwd kan worden. Het overzicht van de kosten van het project bestuurlijke vernieuwing ziet er als volgt uit:

2.5 Om in de toekomst de besparingen te kunnen realiseren is de afgelopen tijd gewerkt met interim managers. Voor 2000 wordt voorzien, dat tot in dienst treding van de nieuwe clusterdirekteuren (enkele maanden) nog van twee interim managers/inrichters gebruik worden gemaakt.

 

Betreft kosten verbouwing Barbarasteeg à ƒ 225.000, kosten Torenhove niet voorzien in huurcontract à ƒ 150.000 + kosten verbouwing Hooikade à ƒ 600.000.

Betreft kosten verbonden aan de verhuisoperatie m.b.t. I.C.T, voornamelijk bekabeling (excl. publiek)

Kosten daadwerkelijke verhuizing, te weten verhuizen van 800 werkplekken + verhuismanagement van ƒ 125.000

Betreft de bijkomende kosten van de verhuisoperatie. De belangrijkste zijn:

 

		Bedrag
Intern
projectleiders	ƒ		165.000
kosten BOOG	ƒ		130.000
Subtotaal	ƒ		295.000
Extern
programma van eisen			100.000
innovatieve kantoorhuisvesting			125.000
voorbereiding Europese aanbesteding meubilair			25.000
architectenbureau			150.000
bouwfysica			60.000
Arbo			10.000
bouwkundig toezicht			75.000
Totaal			840.000

4. Frictiekosten bezuinigingen

Bezuinigingen worden geteld op moment van vervallen formatie plaats. De salarislasten zijn nog niet altijd direkt verdwenen. Stel dat het om 10 gevallen per jaar gaat. Voor de totale periode zou het dan gaan om ƒ 4 mln. De direkteuren/ inrichters hebben op zich genomen de kosten zoveel mogelijk te beperken. In verband daarmee is de post P.M. geraamd.

Inclusief de stortingen voor 1999 en 2000 is via de voorziening reorganisatiekosten dit bedrag beschikbaar.

Bij het vaststellen van de rekening 98 is besloten ƒ 2.9 ml. extra te storten in de voorziening reorganisatiekosten.

De stand van de bedrijfsreserves bedraagt per 31/12/98 ƒ 7.5 mln.

Hiervan is ƒ 2 mln. gereserveerd voor de nullijnoperatie van de diensten. De uitkomsten 99 zijn nog niet bekend, maar het moet zijn ƒ 2.5 mln te gebruiken voor dekking kosten Neon.

Het gemeentefonds kent voor 1999 incidentele meevallers, een deel daarvan kan gebruikt voor dekking kosten Neon operatie.

 

De reeds in uitvoering zijnde activiteiten kunnen worden gedekt ui de bestaande voorziening reorganisatie kosten. Voor de nog te besluiten activiteiten is aanvullende dekking noodzakelijk, zie hiervoor paragraaf 6.

Gezien het karakter van de activiteiten verdient het aanbeveling om d.m.v. een raadsvoorstel (rekening 1999) de extra benodigde gelden te storten in de voorziening reorganisatie kosten.

Bij de uitwerkingsvoorstellen voor de nog te besluiten activiteiten kan dan voor de dekking worden verwezen naar de voorziening reorganisatie kosten.

Kennis te nemen van het overzicht kosten Neon.

Bij het opstellen van de rekening 1999 ƒ 2.5 mln. te onttrekken aan de bedrijfsreserves.

Van de incidentele meevallers gemeentefonds ƒ 1.970.000 te reserveren voor kosten Neon, de daadwerkelijke besluitvorming kan via de rekening 1999.