Bijlage 1: overzicht van ondernomen acties.

 

Vitale systemen met bestuurlijk belang.

Centrale telefooncentrale

De leverancier (KPN) heeft in 1999, onder voorbehoud, een millenniumverklaring verstrekt, maar weigerde inzicht te geven in de testresultaten. Een, beperkte, eigen test op de belang­rijkste data deed daarna enige twijfel rijzen. Dit leidde weer tot een vervolgactie van de leve­rancier. Uiteindelijk vertoonde onder meer wat randapparatuur nog ‘cosmetische’ afwijkin­gen. Dat is in het najaar alsnog aangepast.

Datacommunicatie DelftNet

Zelf uitgevoerde tests van de belangrijke componenten bevestigde de door de leverancier verstrekte millenniumverklaring.

GBA

Het beheer van dit systeem is volledig ondergebracht bij de leverancier. Na lang aandringen van Delft is onder regie van die leverancier een test gehouden, waarbij onder meer ook de binnengemeentelijke informatievoorziening (tussen burgerzaken en sociale dienst, parkeer­bedrijf) is meegenomen. Voor het overige heeft Delft zijn voordeel gedaan met landelijke testprocedures van GBA-netwerk en GBA-systeem.

Heffingensysteem

Een dubbele slag is gemaakt. Eind 1998 is de stap naar een door de leverancier millen­niumbestendig verklaarde versie 1.9 gemaakt. Met deze terugvaloptie is halverwege 1999 de overstap naar de voor de Euro aangepaste versie 2.1 ingezet. Uit de eerste in eigen be­heer uitgevoerde millenniumtest kwamen een aantal foutmeldingen. De leverancier heeft de programmatuur daarop aangepast en in de maand december aangeleverd voor een her­test.

Huursubsidie

Dit systeem is door de leverancier aangepast, en in Delft geïmplementeerd. Het is daarna door ons zelf ge­test (en in orde bevonden).

RIS

Diverse componenten van het RIS (server, datacommunicatie) zijn vernieuwd. Op de PC’s van raadsleden zijn, net als op alle andere op het gemeentelijk netwerk aan­gesloten PC’s,  (millennium)patches voor de verschillende Microsoft-pakketten aangebracht. 

Totaal gemeentelijk netwerk (DelftNet)

Cruciale onderdelen zijn vooraf getest. Een integrale test is op basis van een minutieus uitgewerkt draaiboek uitgevoerd op zondag 2 januari 2000. Door de gehele groep automatiseringsmedewerkers is datacommunicatie en technische werking van de ser­vers getest; tevens waren die dag de applicatiebeheerder van de belangrijkste informatie­systemen aanwezig om de inhoudelijke werking van applicaties te checken. Op enkele kleine hardware-storingen na, die snel zijn opgelost, is de operatie vlekkeloos verlopen.

Openbare Orde en Veiligheid

Voor de brandweer en de andere hulpverleningsdiensten zijn een aanvullende technische voorzieningen aangebracht. Zoals aanpassingen van het noodstroomaggregaat van de brandweerkazerne, aanpassing en uitbreiding van het Natio­naal Noodnet en een verbetering van de inzage in relevante bevolkings-, milieu- en vast­goedgegevens. Dit laatste zowel via het gemeentelijk netwerk als met stand-alone toepas­singen. Deze voorzieningen zijn in het najaar uitgebreid getest, onder meer in een aantal rampenoefenin­gen. Aanpassingen zijn gepleegd bij de centrale meldkamer van de Hulpverleningsregio Haaglanden.

Uitkeringensysteem

Door het Kenniscentrum Sociale Diensten zijn onder meer landelijke testen georganiseerd. In Delft zijn aanvullend testen gedaan gericht op de goede werking binnen de specifiek Delftse infrastructuur. Zeer lastig daarbij was dat de leverancier, ook afgelopen jaar, een groot aantal nieuwe versies van het systeem uitleverde. Oorzaak is de continu wijzigende regelgeving en de jaarlijks veranderende eisen omtrent rap­portages (aan Rijk, CBS e.a.). De versiewijzigingen (van 4.1, via 4.2 en 4.3 naar 5.0) behoren voor de goede werking van het pakket allemaal te worden uitgevoerd. Dit betekende een zeer strakke planning.   

WVG

Het bestaande pakket was niet millenniumbestendig. Uiteindelijk is gekozen voor de WVG-module van SDMS/6. Deze module is bij de test rond het Uitkeringensysteem meegenomen.

Verkeerslichtensysteem

Dit betreft een vorige zomer alsnog door de leverancier ontdekt millenniumprobleem met betrekking tot verkeersapparatuur. De oorzaak van de pro­blemen ligt in een onjuiste inter­pretatie van het door de ether ontvangen kloksignaal uit Duitsland. Voor een beperkt aantal installaties wordt een foute dag gezien zodat de bedrijfs­tijden van de verkeerslichten op werk- en weekenddagen door elkaar worden gehaald. Dit is aangepast.

Gemalen

Een grondige analyse heeft plaatsgevonden; op basis waarvan een noodplan is opgesteld.

 

Vitale systemen met een gemeentebreed belang.

Financieel systeem

Bij de aanschaf van het nieuwe financiële systeem was uitgangspunt dat het systeem ook na 2000 moest blijven werken. De leverancier heeft zich daar op vastgelegd. In de praktijk was nog wel een (omvangrijke) actie van de leverancier nodig. Het aan­passen van programma­tuur en het testen daarvan door de leverancier maakte dat de millen­niumbestendige versie  6.2 pas na de zomervakantie 1999 is uitgeleverd. Het installeren van de nieuwe software (op de centrale servers en alle PC’s waar financiële gegevens worden ingevoerd en geraad­pleegd) en een aanvullende Delftse test heeft in het najaar plaats­gevonden.

Postvolgsysteem

De leverancier besloot, in tweede instantie, om van het bestaande postvolgsysteem alsnog een millenniumbestendige versie uit te brengen. (In eerste instantie ging de leverancier er van uit dat gebruikers er goed aan deden om over te stappen op zijn nieuwe, uitgebreidere, documentair informatiesysteem.) Uiteindelijk is afgelopen zomer nieuwe soft- en hardware geïnstalleerd. In samenwerking met de gemeente Eindhoven zijn (eigen) tests ge­pland. In deze test zijn onder meer millenniumfouten gevonden; waarna de leverancier weer aan de slag ging om dit te verhelpen. Inmiddels bleek dat in het operationele systeem niet alle handelingen meer konden worden verricht. Bewakingstermijnen voorbij 1 januari maak­ten dat het systeem daar op vast liep. Ondanks dat nog enkele onvolkomenheden (met het sorteren van stukken) boven water kwamen is het door de leverancier opnieuw aangepaste systeem goed genoeg bevonden om er in de praktijk mee te kunnen werken.   

PSIS

Voor het hoofdsysteem zijn wij afhankelijk van de leverancier die het sys­teem voor ons in service draait. Volgens planning van de leverancier zijn aanpassing en millenniumtest van het personeels- en salarisinformatiesysteem per oktober 1999 afgerond. In overleg met en door de leverancier zijn noodplannen en voorzorgsmaatregelen ge­troffen. Salarisbetalingen waren daarmee gegarandeerd. Daarnaast is in 1999, in eigen beheer, een nieuw, modern hulpsysteem ge­maakt gericht op het maken van overzichten. Ter vervanging van een ‘verouderd’ hulp­systeem dat door de leverancier niet millenniumbestendig is gemaakt.

Parkeerheffingensysteem en parkeervergunningensysteem

Dit systeem is door de leverancier aangepast. De Delftse millenniumtest bevestigde daarna de leveranciersverklaring dat dit aangepaste systeem millenniumbestendig was.

Verkeersmeubiliair, Wagenpark, Overlaadstation

Geen bijzonderheden geconstateerd.

 

Dienstsystemen (een globale toelichting per dienst).

Door de automatiseringsafdeling van de dienst Beheer en Milieu is de laatste jaren, ook voor gemeentebrede systemen, veel werk verricht. Zo verzorgt deze dienst naast het technisch beheer van het financieel pakket onder meer ook de gemeentelijke datacommunicatie (spraak en data). Van de dienstsystemen is onder meer Argus, een systeem voor grondexploitatie, be­langrijk. Bij millenniumtesten bleek dat verkeerde BTW-berekeningen werden uitgevoerd; hetgeen weer had kunnen leiden tot verkeerde exploitatieberekeningen. De leverancier heeft het programma na de zomer op de gevonden fouten aangepast. Mede als gevolg van het millenniumproject is het pakket Planon ingevoerd voor afdelingen afkomstig van de dienst B&M en WOC. Dit pakket wordt inmiddels dan ook gebruikt voor beheer en onderhoud van gemeentegebouwen (dienst B&M) als voor het beheer van sportgebouwen (dienst WOC). Dit ter vervanging van niet-millenniumbestendige pakketten.  

Ook de Bestuursdienst heeft een aantal gemeentebrede systemen in portefeuille. Vermel­denswaard is het postvolgsysteem, waar millenniumeffecten elders binnen de organisatie opduiken. Zo bleek in het najaar bijvoorbeeld dat bouwvergunningen niet met het postvolg­systeem bewaakt konden worden. Omdat door het (niet-millenniumbestendige) systeem tij­delijk niet voorbij 1 januari 2000 kon worden gekeken. In het voorbeeld van bouwvergun­ningen geldt dat wanneer binnen een bepaald aantal weken geen uitspraak wordt gedaan de vergunning van rechtswege is verstrekt. Ook ten aanzien van het GBA geldt dat derden, zoals het parkeerbedrijf van de goede wer­king afhankelijk zijn. Bijvoorbeeld voor het innen van parkeerboetes. Mede hierom is de binnengemeentelijke informatievooziening getest.  

Combiwerk heeft in het najaar in een integrale test vastgesteld dat zowel de technische infra­structuur als de diverse applicaties millenniumbestendig waren. Hier geldt dat de laatste jaren veel nieuwe systemen zijn geïmplementeerd. Van het oude financiële systeem en de telefooncentrale was bekend dat zij het jaar 2000 niet zouden halen. Naast de vervanging van de financiële en salarisadministratie en de telefooncentrale is gewerkt aan een nieuwe kantoorautomatiseringsomgeving. De embedded systemen zijn door eigen mensen nauw­keurig onderzocht. Een en ander is gecertificeerd door een externe deskundige.   

Bij de dienst Maatschappelijke Zorg is de afgelopen jaren een intensieve ICT-slag gemaakt. Naast een nieuwe technische infrastructuur, en nieuwe kantoorautomatiseringsomgeving is een nieuw uitkeringensysteem geïmplementeerd. Het laatste jaar is de aandacht met name uitgegaan naar het implementeren van de verschillende (millenniumbestendige) versies van SDMS/6, dit naast de aandacht die er was voor een groot aantal kleinere applicaties. Er is onder meer een schoningsactie ondernomen op de data van de ABW.  Daarnaast kon bij­voorbeeld pas op het laatste moment het scannen van inkomstenverklaringen worden op­gelost. Bij een millenniumtest kwam een grove bug naar voren. De leveran­cier heeft begin 2000 een bestendige versie geïnstalleerd. Als dit niet had gewerkt dan zouden, net als een paar jaar geleden, weer alle inkomstenverklaringen met de hand verwerkt moeten worden. 

Voor de dienst Stadsontwikkeling geldt met name dat naast het huursubsidiesysteem door dezelfde leverancier meerdere relatief zware vastgoedapplicaties (BWT+, KAD+, MON+, BGB+) voor het millennium zijn aangepast en uitgeleverd. De oude systemen bleken geen van allen het millennium te doorstaan. Halverwege 1997 was de leverancier nog van plan om op vernieuwde technologische leest nieuwe systemen te ‘bakken’. Na een eerste proefproject bleek dit niet tijdig (voor januari 2000) te realiseren. Daarom besloot de leveran­cier alsnog de operationele pakketten, op basis van bestaande technologie, bestendig te maken. Tijdens de acceptatietesten, rond de zomer van 1999,  bleek dat de kwaliteit van de geleverde aangepaste software ronduit slecht was. Dit betekende dat de sector Bowon, de afdeling Landmeten & Vastgoed en de automatiseringsafdeling veel meer inspanning heb­ben moeten leveren dan bij ‘normale’ implementatietrajecten gebruikelijk is. De planning is daardoor een aantal maanden uitgelopen en de kosten zijn aanmerkelijk hoger uitgevallen.

Voorts kwamen, veelal in de loop van 1999, in een aantal vakspecifieke en embedded sys­temen (verkeerslichtinstallatie, parkeerautomaten, slagboominstallatie, tekeningenregistra­tie) millenniumfouten aan het licht.

Ook de dienst Welzijn, Onderwijs en Cultuur is op een aantal plekken geconfronteerd met het millennumprobleem. Bij een, beperkt, aantal systemen en objecten is getest. Dit is onder meer gebeurd voor het pakket LLA+ voor de leerlingenadministratie, ten behoeve van de uitvoering van de leerplichtwet, en bij het CASO-systeem, dat salarisbetalingen verzorgt voor het onderwijzend personeel. Voorts heeft de dienst voorzorgsmaatregelen getroffen om mogelijke (verzekerings)risico’s af te dekken. Zo zijn bijvoorbeeld de gebruikers van panden in bezit van de gemeente aangeschreven. Dit om concrete invulling te geven aan de zorgplicht die door verzekeraars is opgelegd. Voorts zijn een aantal vakspecifieke objecten, zoals kassa´s, aangepast of vervangen.