DE NADERE UITWERKING VAN EZH-PROJECTEN

Na het besluit van de gemeenteraad van 30 maart jl., waarbij budgetten zijn toegekend aan de bekende 29 projecten, is de verantwoordelijkheid voor de nadere uitwerking en uitvoering van deze projecten terechtgekomen bij het lijnmanagement, waarbij de gezamenlijke directeuren - het GMT - de regierol en controlling voor het geheel vervullen. Voor het vervolg van deze afzonderlijke projecten is een nadere structuur nodig, waarbij duidelijk is:

* hoe de “bevels”- en rapportagelijnen lopen;

* aan welke procedure- en vormvereisten voldaan moet worden;

* welke financiële richtlijnen gelden voor de indiening van bestedingsvoorstellen.

Deze notitie geeft daar een aanzet voor.

Ingegaan wordt op:

I. Aansturing EZH-projecten

II. Procedure-afspraken

III. Financieel technische richtlijnen

IV. Grofmazige planning voor plan van aanpak en voortgangsrapportages

I. AANSTURING EZH-PROJECTEN

1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de EZH-projecten ligt bij het lijnmanagement (i.c. de sectorhoofden volgens bijlage I).

2. Gelet op het belang van de voortgang van de aangebroken fase van nadere uitwerking van de projecten en daarop te volgen uitvoering vervult het GMT de “regierol en controlling” op het geheel.

3. Het lijnmanagement draagt, ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering, zorg voor:

a. een plan van aanpak;

b. een bestedingsplan;

c. voortgangsrapportage.

4. Het verantwoordelijk lijnmanagement legt via het plan van aanpak aan het GMT voor op welke wijze het project uitgewerkt kan worden. De belangrijkste te beantwoorden vragen voor de lijnmanagers in dit verband zijn:

- Wat is nodig om het project succesvol uit te werken en implementeren:

- Wie wordt ambtelijk coördinator voor het project;

- Hoe wordt de voortgang in het project gewaarborgd. Is hiervoor voldoende capaciteit beschikbaar;

- Zijn er al activiteiten ondernomen om in contact te treden met de indieners van de projecten. Wanneer is het integrale bestedingsvoorstel te verwachten;

- Wat is de planning voor het vervolg, wanneer kan de implementatie starten, hoe lang duurt het implementatietraject en vanaf wanneer zijn de concrete resultaten zichtbaar.

Het is essentieel (mede omdat de politieke partijen, de pers en de betrokken projectindieners met “Argus-ogen” erop zullen letten of het college zijn toezeggingen nakomt) om hier op korte termijn een redelijk zicht op te geven. Op basis van een 1^e opzet van het lijnmanagement (begin juni) kan het GMT (omstreeks medio juni 2000) aan B&W/Raad berichten over het vervolg van het geheel van de 29 projecten. De Centrale Staf stelt de rapportage daarvoor op.

5. De bestedingsvoorstellen (raadsvoorstellen) gaan via de normale besluitvormingslijn langs B&W en raad. De Centrale Staf (vakteam Strategie en Control) toetst op opzet en aanpak, beoordeling op het doelbereik, financiële en procedurele aspecten.

6. Voortgangsrapportages worden vooralsnog eens per 3 maanden uitgebracht aan het GMT. Het GMT rapporteert, met een voortgangsrapportage over voorbereiding en uitvoering van alle 29 projecten, aan B&W en raad(scommissies). De Centrale Staf stelt de integrale voortgangsrapportage op.Voor 2000 wordt uitgegaan van een voortgangs-rapportage per peildatum 1/9 en 1/12.

In deze voortgangsrapportage wordt ingegaan op:

- de voortgang ten opzichte van het plan van aanpak

- zich voordoende knelpunten in de voortgang en daartoe te treffen maatregelen;

- het doelbereik (zichtbaarheid van resultaten);

- inzet van middelen (m.n. financieel/personeel/publiciteit).

Voorgesteld wordt om de aparte voortgangsrapportages op te stellen voor de jaren 2000 en 2001. Daarna kunnen de EZH-projecten opgaan in de normale cyclus.

II. PROCEDURE-AFSPRAKEN:

1. Voor elk project zal een separaat traject gevolgd worden met zijn eigen tempo voor wat betreft de bestuurlijke besluitvorming en de daaropvolgende uitvoering.

Toelichting: Het verder operationaliseren van de projecten zal soms nog lastig zijn. Er zullen nadere keuzes gemaakt moeten worden omdat veelal het beschikbare budget per project niet toereikend is om alle ingediende voorstellen volledig uit te voeren. Dit geldt in ieder geval voor de projecten die op de 11^e plaats of lager zijn beland. De projecten zijn ook heel verschillend van aard, sommige kunnen op relatief korte termijn uitgewerkt worden, voor andere projecten geldt een langere periode.

2. Als regel geldt, dat door de verantwoordelijke beleidsafdeling (zie bijlage I op sectorniveau):

a. Met de indieners van de projecten overleg wordt gevoerd;

b. Aan de raad afzonderlijke bestedingsvoorstellen worden voorgelegd, volgens de gebruikelijke vormvereisten (raadsvoorstel, raadsbesluit, begrotingswijziging) om het beschikbare geld voor het totale project toe te delen aan de onderscheiden onderdelen/deelprojecten;

c. De projecten (met mogelijk daarbijbehorende gedetailleerde begrotingen en plan van aanpak) worden uitgevoerd. De hieraan verbonden technische wijzigingen op de begrotingen kunnen via tussentijdse wijzigingen op de gemeentebegroting verwerkt worden;

d. Over de voortgang van de projecten systematisch wordt gerapporteerd.

Het eerste formele moment daarvoor zal zijn de rapportage per peildatum 1 september 2000.

3. Ook bij mogelijk noodzakelijke uitzonderingen (ziet pt.8 Financieel technische richtlijnen) op de algemene regel is de eerste weg naar de Raad, via de verantwoordelijke vakcommissie met een bestedingsvoorstel (incl. begrotingswijziging).

4. Op de raadsagenda worden de in besluitvorming gebrachte bestedingsvoorstellen gebundeld tot één agendapunt (bestedingsvoorstel(len) EZH).

III. FINANCIEEL TECHNISCHE RICHTLIJNEN:

1. Na het besluit van de gemeenteraad van 30 maart j.l. staan de budgetten voor de verschillende projecten vast. Het vastgestelde bedrag is beschikbaar vanaf 1 april 2000.

2. Op de projecten met onderliggende voorstellen ligt een zware “hypotheek”. Degenen die projecten hebben ingediend verwachten nu dat er met hen overleg gevoerd gaat worden, en dat hun eigen voorstel (deels of geheel) gehonoreerd gaat worden. Dat betekent ook dat de beoordeling van toetsing op bestedingsvoorstellen “streng in de leer” moet zijn. Het EZH-geld is niet bestemd om binnen het beleidsveld waar het project in thuis hoort op een andere wijze dan direct voor dit project ingezet te worden. De activiteiten,die met dit EZH-geld uitgevoerd worden en de resultaten die daaraan te ontlenen zijn, zullen een tijd lang symbool blijven staan voor iets wat bereikt is dankzij de op voordracht van de burgers gegeven bestemming van de EZH-gelden.

3. De projecten hebben deels:

a. een structureel karakter (bijv. omdat voor het project een structurele personele capaciteit nodig is, of omdat aan investeringen exploitatielasten verbonden zijn)

b. het karakter van investeringen of incidentele uitgaven (bijv. subsidies voor een bepaalde periode).

Dit onderscheid zal ook begrotingstechnisch (als de bestedingen vast staan) worden verwerkt. (Dit wordt dan ook opgenomen in de interne werkbegrotingen 2001 die voor 1 januari van het volgend jaar opgesteld worden).

4. Voor de structureel benodigde budgetten zal vanuit de EZH-reserve een bedrag opzij gezet worden (en geblokkeerd worden), om via de jaarlijkse rente die daarop getrokken wordt verzekerd te zijn van het benodigde structurele budget. Er wordt volgens een vaste formule uitgegaan van 5% rente op de geblokkeerde hoofdsom (of omgekeerd geredeneerd als er een structureel bedrag van ƒ 1 ton beschikbaar moet komen, zal een bedrag van ƒ 2 mln - dus het twintigvoudige - geblokkeerd moeten worden).

5. Voor de investeringen resp. incidentele uitgaven worden reserves aangehouden. De uitgaven hieruit zullen in de regel over een aantal jaren gespreid zijn. Voor deze reserves wordt de normale gemeentelijke beleidslijn gevolgd dat op deze reserves jaarlijks een inflatiecorrectie (prijscompensatie) wordt toegepast.

De rente-opbrengst van het eigen vermogen zal hoger zijn dan deze prijscompensatie. Het verschil tussen deze inflatiecorrectie en de calculatierente voor inzet van het eigen vermogen als financieringsmiddel wordt toegevoegd aan het financieel beeld van de gemeente. Deze rentemarge is derhalve geen aanvullende dekkingsbron voor bestedingsvoorstellen.

6. Bij de uitwerking van de diverse activiteiten moeten ook eventuele exploitatielasten en mogelijk noodzakelijke extra personele inzet die nodig is om resultaten te bereiken aangegeven worden. Bij een aantal activiteiten kunnen activiteiten gewoon meegenomen worden in het normale werk. Bij andere is extra capaciteit nodig òf bij externe organisaties òf in de ambtelijke organisatie. Dat moet dan door de beleidsverantwoordelijke afdeling aangegeven en onderbouwd worden.

7. Veel van de geselecteerde projectvoorstellen betreffen in feite - al dan niet eenmalig - een extra financiële steun voor al bestaande activiteiten of voor reeds bestaande maatschappelijke instellingen. Dit zal dan ook in de meeste gevallen in de vorm van subsidie moeten gebeuren.

Voor de verdeling van dit geld kan aangesloten worden bij de gebruikelijke "subsidiegang" van deze instellingen.

Daarbij kan het extra geld natuurlijk wel geoormerkt worden en kunnen er afzonderlijke voorwaarden etc. aan gesteld worden, zodat het geld niet ongemerkt in de grote subsidiepot verdwijnt.

8. Het kan noodzakelijk zijn t.b.v. de voortgang en de uitvoering van EZH-projecten om al voorafgaand aan het integrale bestedingsvoorstel een aantal activiteiten te starten. Dit geldt m.n. voor de projecten die complexer van aard zijn, en waarvoor nog veel overleg/tijd nodig is voor de definitieve uitwerking. In de afgelopen weken (april/mei 2000) hebben zich al verschillende voorbeelden voorgedaan, waarbij op creatieve wijze een start gemaakt wordt met de uitvoering van het project.

Te denken valt daarbij aan:

- beschikbaarstelling van een beperkt gedeelte van het totale beschikbare eenmalige bedrag of (een gedeelte van de ) eerste jaarschijf van een structureel budget om voorbereidingen te kunnen treffen of om zoals in de wijken gebeurt de “karavaan” al te laten starten;

- uitnutten van mogelijk tijdelijke andere dekkingsbronnen om te kunnen starten.

IV. GROFMAZIGE PLANNING VOOR PLAN VAN AANPAK
EN VOORTGANGSRAPPORTAGES

Plan van aanpak		Wie	Wanneer
1.	Het lijnmanagement doet een eerste aanzet voor een plan van aanpak	Lijnmanagers	vóór 7 juni
2.	De Centrale Staf bundelt en doet een voorzet voor een integrale rapportage over de aanpak (incl.advies)	CS/BdU	week 12 juni
3.	Het GMT bespreekt dit, stelt de integrale rapportage vast en brengt deze rapportage uit aan B&W/raad	GMT	21 juni
4.	Bespreking in B&W	B&W	27 juni
5.	Ter kennisneming naar raad, openbare publicatie	Via CS/FD (vakteam communicatie)	na 27 juni
Voortgangsbericht I (per peildatum 1 september)
1.	Lijnmanagement doet voorzet	Lijnmanagement	vóór 14/9
2.	Centrale Staf bundelt en doet voorzet voor integrale voortgangsrapportage (incl. advies)	CS/BdU	week 17/9
3.	GMT brengt vastgestelde voortgangs-rapportage uit	GMT	26/9
4.	Bespreking in B&W	B&W	1/10
5.	Ter kennisneming naar raad, openbare publicatie	via CS/FD (vakteam/communicatie)	na 1/10
Voortgangsbericht II
Voortgangsbericht II (per peildatum 1 december) kent dezelfde opzet en doorlooptijd als het eerste voortgangsbericht. In de 1^e helft van januari 2001 zou dan het voortgangsbericht II gepubliceerd kunnen worden.

Bijlage I: Portefeuillehouders, projecten, clusters/ sectoren

Het totaaloverzicht waarbij de projecten ingedeeld zijn naar portefeuillehouder:

nr.		Project	Cluster	Sectorhoofd	Communicatie-adviseur
	Portefeuille Hein van Oorschot
6		Steun aan zustersteden	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Carola de Vree
	Portefeuille Jan Torenstra
15		Investeren in de wijken	Wijk/Stad, Wijkzaken en projecten	Geert Huizing	Marja Otten
27		Natuur, sport, recreatie, milieu; voorzieningen en activiteiten	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Marja Otten
7		Uitbreiding algemeen maatschappelijk werk	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Marja Otten
28		Investeren in sportzalen en -hallen	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Marja Otten
29		Investeren in (verenigings-) sportaccommodaties	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Marja Otten
	Portefeuille Meine Oosten
5		Aardewerkcentrum	Wijk/Stad, CKEG	Patrick Verhoef	Judith Habets
1		Versterking Delft Kennisstad	Wijk/Stad, CKEG	Patrick Verhoef	Judith Habets
33		Investeren in de musea	Bedrijven	Daniëlle Lokin	Judith Habets
	Portefeuille Rik Grashoff
25		Investeren in fietsvoorzieningen	Wijk/Stad, Duurzaamheid	Joop Koetsenruijter	Barry Raymakers
17		Uitbreiden ondergrondse afvalcontainers	Bedrijven, Stadsbeheer	Kees Kruijff	Barry Raymakers
19		Versnelde aanleg spoortunnel inclusief stadskantoor	Directeur programma’s en projecten	Edith Bijleveld	Barry Raymakers
21		Investeren in monumenten	Publiekszaken	Roelie van Opijnen	Barry Raymakers
24		Verbetering openbaar vervoer, m.n. buslijn 61	Wijk/Stad, Duurzaamheid	Joop Koetsenruijter	Barry Raymakers
20		Parkeergarages Zuidpoort en oostkant binnenstad	Wijk/Stad, Duurzaamheid	Joop Koetsenruijter	Barry Raymakers
18		Beheersing wateroverlast binnenstad	Wijk/Stad, Duurzaamheid	Joop Koetsenruijter	Barry Raymakers
23		Beperken autoverkeer	Wijk/Stad, Duurzaamheid	Joop Koetsenruijter	Barry Raymakers
16		Instellen van een energiefonds	Wijk/Stad, Duurzaamheid	Joop Koetsenruijter	Barry Raymakers
	Portefeuille Dick Rensen
4		Scholen voor de toekomst	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
11		Ouderen: informatie en zorg	Publiekszaken, WIZ	Chris Kruizinga	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
10		Meer activiteiten en zorg rond de scholen	Wijk/Stad, Leefbaarheid	Jaap v.d. Berg	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
8		Bestrijden sociaal isolement en ondersteuning vrijwilligers	Publiekszaken, WIZ	Chris Kruizinga	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
9		Tegengaan van armoede en verkleinen instroom WAO	Publiekszaken, WIZ	Chris Kruizinga	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
12		Centra voor dagbesteding	Publiekszaken, WIZ	Chris Kruizinga	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
Portefeuille Dick Rensen/Matthijs Mahler
14		Opvang zwerfjongeren en daklozen	Publiekszaken, WIZ	Chris Kruizinga	Carola de Vree/Brigit (per 1/8)
	Portefeuille Matthijs Mahler
34		Investeren in de openbare bibliotheek	Wijk/Stad, CKEG	Patrick Verhoef	Judith Habets (t/m 31/7)
37		Bijdrage aan filmhuis	Wijk/Stad, CKEG	Patrick Verhoef	Judith Habets (t/m 31/7)
2		Stimuleren van gebruik computer en internet	Wijk/Stad, CKEG	Patrick Verhoef	Judith Habets (t/m 31/7)
36		Poppodium en cultuurpodium	Wijk/Stad, CKEG	Patrick Verhoef	Judith Habets (t/m 31/7)