|
INHOUDSOPGAVE met trefwoorden |
pagina: |
|
|
Projectdoel: Delft moet euroklaar zijn op 1-1-2002 |
2 |
|
Uitgangspunten en keuzen (bij aanvang project): gewenningsinfo in 2001; transacties in guldens tot 1-1-2002, daarna in euro |
2 |
|
Projectkarakter: niet in eerste plaats ICT probleem, organisatiebreed |
3 |
|
Projectorganisatie: clusters hebben eindverantwoordelijkheid, GMT is opdrachtgever projectopzet dicht bij lijn met herkenbaar en omlijnd aandachtsgebied projectteam coördineert en bewaakt budget; rapportage op vitale onderdelen. |
5 |
|
Projectsturing: via projectteam gecoördineerde bottom-up benadering op centraal niveau lijst van aan te passen objecten met stuurvariabelen quality assurance vanuit projectorganisatie |
8 |
|
Projectfasering: tot eind van 2000 gedetailleerde planning van activiteiten; overleg leveranciers voorbereiding begroting 2002 in euro (voorjaar 2001) veel aanpassingsinspanning in 2001 II-III-IV in werkplannen |
8 |
|
Projectcommunicatie: inpassing in bestuurlijke rapportagelijnen bericht over aanpak in september 2000 (extern en intern) regelmatige informatie op Intranet, NU & DAN en Delft Direct |
10 |
|
Projectrisico's en
aanbevelingen: allocatie middelen en taakverdeling in lijn nog onvolledig >> werkplannnen! capaciteitsproblemen >> van buiten aantrekken projectverantwoordelijkheden specifieker dan lijn >> geen afhankelijkheid lijn onvolledig inzicht in aan te passen objecten >> stimuleer inventarisatie big bang (alles omzetten op 1/1/02) niet volledig mogelijk>> verwerk 2 valuta's hoe dan ook: overgang zal extra ondoorzichtigheid veroorzaken >> extra controle |
11 |
|
Projectmijlpalen objectenlijst met rooster algemene wijzigingsverordening gewenningsinfo naar publiek omschakeling op 1/1/02 |
14 |
|
Projectkosten: in dit stadium is fl. 4,5 mln begroot |
15 |
|
Communicatie: landelijke informatie dichter bij burger aandacht voor kwetsbare en geïsoleerde groepen |
16 |
|
Bijlagen: 1. begrotingscyclus 2002 in euro 2. overzicht van aan te passen objecten per cluster en soort object 3. enkele componenten van de
projectbegroting |
20 23 24 |
Projectdoel.
Het project heeft tot doel binnen de Delftse organisatie die voorwaarden te scheppen en die voorbereidingen te treffen die nodig zijn voor een soepele overgang naar de euro, de implementatie binnen de organisatie te realiseren en de burger daar waar dat nodig is, over de gevolgen van de invoering van de euro te informeren.
Beleidsuitgangspunten en keuzen
Bij de projectuitvoering zullen de uitgangspunten in acht worden genomen die zijn vermeld in nota "Doorstart invoering Euro”. Zij zijn hieronder kort weergegeven.
Enkele aanvullingen die tijdens de eerste fase van het project nodig bleken zijn cursief vermeld.
1. De gulden blijft rekeneenheid tot en met 31 december 2001.
2. De euro wordt in de overgangsperiode (tot en met 31 december 2001) alleen daar gebruikt
waar het wenselijk is of waar ingevolge een overeenkomst tussen
partijen de euro dient te worden gehanteerd.
3. De begroting van het jaar 2002 zal in euro worden
opgemaakt (zie voor een verdere
uitwerking
het schema in bijlage 1)
4. Informatie-uitwisseling over de jaren tot en met 2001 verloopt in guldens,
ongeacht het
tijdstip waarop deze informatie-uitwisseling plaatsvindt, met in acht nemen van het schema bedoeld onder 3. Wel wordt ter
gewenning in de loop van 2001 steeds vaker een eurovermelding opgenomen. De
gulden blijft evenwel de leidende valuta.
5. Er wordt zo min mogelijk omgerekend. Indien dit wel gebeurt, zijn de afrondingsregels van de Europese
verordening van toepassing.
Bij de afronding van eurobedragen
als gevolg van de conversie van gulden en euro’s worden drie situaties
onderscheiden:
a. afronding op hele
eurocenten; de technische afronding. Deze
behoeft geen nadere
besluitvorming
b. afronding op hele euro;
c. afronding op “mooie ronde”
eurobedragen.
Over de afrondingen onder
b en c zal separaat besluitvorming plaatsvinden.
6. De gemeente werkt mee aan een soepele overgang naar de euro van die bedrijven en
instellingen
waarvoor zij hetzij bestuurlijk hetzij financieel verantwoordelijk is door tijdige en heldere
informatieverschaffing, zonder daarbij de eigen verantwoordelijkheid van die
bedrijven en instellingen aan te tasten.
7. De gemeente zal voor zover mogelijk actief bijdragen aan een soepele chartale invoering van de euro.
8. Het gemeentelijke betalingsverkeer zal hoofdzakelijk in guldens plaatsvinden tot en
met 31 december 2001.
9. De communicatie en voorlichting is complementair aan landelijke acties.
10. Vanaf 1 januari 1999 wordt waar nodig al in euro geleend.
De projectorganisatie voorziet in het gaandeweg verfijnen en
operationaliseren van deze uitgangspunten.
Projectkarakter.
De neiging bestaat het Europroject als een tweelingbroer van het Millenniumproject te beschouwen. Het project Invoering Euro heeft echter een ander karakter:
|
|
invoering Euro |
Millennium |
|
Delftse organisatie |
nieuwe structuur, taken en verantwoordelijkheden moeten op de werkvloer nog inhoud krijgen |
reeds lang bestaande organisatie |
|
Inhoud van het onderwerp |
aangrijpingspunten op veel plaatsen in de processen w.o. ICT, embedded software alleen automaten (parkeer, kluisje en pin), veel betrokkenen, veel onderlinge samenhang, focus op “geldvermelding”, nadruk op organisatie |
aangrijpingspunt hoofdzakelijk in ICT sfeer en embedded software, focus op datumvelden, nadruk op techniek |
|
Invoeringsdatum |
vast, met voorafgaand een overgangsperiode en aansluitend een duale periode, daarna blijvende verandering |
vast, na passeren datum overwegend ‘business as usual’ |
|
Onherroepelijkheid |
transacties uit verleden soms nog nodig (terugwerkende kracht, rekening 2001 etc.) |
na passage is datum definitief geschiedenis, enige onzekerheid over bijzondere data in 2000 |
|
Projectbenadering |
multidisciplinair, specialisme in combinatie met lijn, |
nagenoeg monodisciplinair |
|
Relatie met burger |
in veel contacten is geld aan de orde, “geld” is eerste levensbehoefte, voorlichting aan kwetsbare groepen
|
beperkte relatie bij voorbereiding, wel communicatie maatregelen |
|
Relatie met ambtenaren |
zware financiële relatie |
beperkt en gericht |
|
Risico’s |
afhankelijkheid van breed maatschappelijk proces met veel invloeden van en naar buiten, organisatorische complexiteit, vitale componenten naast grote massa kleine transacties en objecten, ontdekking fouten niet zonder meer |
afhankelijkheid van fysieke processen, vitale componenten overheersend., ontdekking storing waarschijnlijk |
De conclusie is dat de organisatorische gevolgen en de overige effecten van de invoering van de euro verschillen van die van het millenniumproject. Het project “invoering Euro” is niet primair een ITCproject, ondanks het grote aandeel van ICT.
Samengevat geldt dat het europroject:
· veelzijdiger is,
· veel meer aangrijpingspunten in de organisatie heeft,
· veelal minder ‘high tech’ is maar meer organisatorisch (niet moeilijk maar wel veel) en
· meer communicatie (intern , maar ook extern) vraagt!
De inhoud van de bij beide projecten te onderscheiden gebruikelijke fasen verschilt daardoor.
Voor het Europroject geldt dat:
· de inventarisatie naar zijn aard veel breder is (meer objecten en objecten van uiteenlopende soort). Meer personen en meer disciplines leveren een bijdrage.
· in de planning en analysefase meer aandacht aan de onderlinge samenhang van de verschillende objecten dient te worden geschonken (procesafhankelijkheid, ketens met schakels die niet alleen ICT gerelateerd zijn). Die noodzaak wordt nog versterkt door het feit dat het afhankelijkheidsrisico groter is door de betrokkenheid van meer externe partijen (veel meer klanten en leveranciers dan alleen ICT-leveranciers).
· de fase van de feitelijke aanpassing van de objecten ter voorbereiding op de definitieve invoering (de “realisatiefase”) meer coördinatie en onderlinge afstemming vraagt
· de testfase niet alleen het testen van aangepaste software omvat maar ook controle op administratieve procedures, vervanging van apparatuur, controle van wijzigingen in documenten, brochures, verordeningen, besluiten etc. in hun onderlinge samenhang.
· de implementatiefase meer (controle)aandacht vraagt vanwege timing van de schakels in de ketens, de behoefte aan vergelijkbaarheid van gegevens in de tijd, het gelijktijdige gebruik van twee valuta’s en het zeker stellen van herkenbaarheid van oude guldensinformatie.
Dit alles neemt niet weg dat ondanks de verschillen, de projectstructuur en de projectsturing voor een deel van het millenniumproject kunnen worden gekopieerd. Evenals in het millenniumproject staat centraal in de projectsturing en -bewaking een lijst van objecten. Door de talrijker aangrijpingspunten zal meer aandacht moeten worden geschonken aan de interne en externe communicatie. Door de verandering van de organisatie vraagt de verantwoordelijkheidsstructuur en het vrij maken van eigen menskracht bovendien meer aandacht dan destijds.
Projectorganisatie
|
Taken |
Orgaan |
Doelen |
||||||||||||||||||
|
|
|
|
||||||||||||||||||
|
Uitgangspunten en beleidskeuzen Kredieten voteren Beoordeling voortgang |
Gemeenteraad / Commissie Middelen |
door gemeente alles vanaf 1/1/02 in euro; specifieke groepen ingelicht |
||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
Uitgangspunten en beleidskeuzen Voortgang vitale processen Aanvullende besluiten Rapportage aan Raad |
college van B&W coördinerend wethouder (fin.) |
|
realiseren van de projectdoelstellingen |
||||||||||||||||
|
|
|
|
linking pin: directeur Centrale Staf |
|||||||||||||||||
|
|
Voortgangsbewaking Coördinatiebesluiten Bewaken realisatie beleidskeuzen Aanvullende besluiten Rapportage aan B&W |
Gemeentelijk Management Team |
|
bereiken van de projectdoelstellingen; projectrealisatie |
||||||||||||||||
|
|
Projectdirecteur Rapportage in GMT Voorbereiding besluiten |
Directeur Centrale Staf |
|
In stand blijven productieve projectorganisatie |
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
Kaderstelling en control op inhoud (op mijlpaal niveau) |
Strategie & Control |
|
|
|
|
|||||||||||||||
|
|
|
|
|
Projectbureau |
|
|||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||
|
Toetsen aan criteria |
Externe expertise |
|
Projectteam |
Realisatie mijlpalen Onderlinge afstemming |
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||
|
|
|
deelprojecten: |
WOZ , andere
belastingen, heffingen en tarieven |
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
Uitkeringen /WIZ |
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
Op afstand volgen |
Instellingen met |
|
Financiële (deel)
administraties |
|
||||||||||||||||
|
|
gemeentebinding |
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
CombiWerk +
Combiservices |
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
_bestanden/image001.gif){kind=small}
_bestanden/image002.gif){kind=small}
_bestanden/image003.gif){kind=small}
_bestanden/image004.gif){kind=small}
De samenstelling van het projectteam is zodanig dat een afspiegeling van het algemene organisatieschema wordt verkregen, in die zin dat zowel de facilitaire diensten aanwezig zijn als de clusters, die verantwoordelijkheid dragen voor de gemeentelijke processen.
De vertegenwoordigers van de facilitaire diensten zijn gespecialiseerd in de domeinen: administratie, juridische zaken en automatisering. Het vakteam communicatie blijft nauw betrokken; het ontvangt de agenda en de voortgangsrapportages van het projectteam. In voorkomende gevallen kan een vertegenwoordiger van het vakteam deelnamen aan vergaderingen van het projectteam.
De vertegenwoordigers van de facilitaire diensten hebben tot taak de inhoudelijke coördinatie en het bijdragen aan kwalitatief goede oplossingen voor euroconversie.
De overige leden van het projectteam hebben zitting in de hoedanigheid van vertegenwoordiger van het cluster dat eindverantwoordelijkheid heeft voor de tijdige en concrete aanpassingen van de objecten die een rol spelen in hun processen.
De deelprojectleiders maken deel uit van het projectteam. Door personele unies tussen clustervertegenwoordigers en deelprojectleiders, kan het aantal projectteamleden beperkt blijven tot 7 personen, exclusief de projectteamleider. In de begroting is rekening gehouden met een achtste lid, voor het geval dat dat in de verdere uitwerking en realisatiefase nodig blijkt.
Er wordt een lijst aangelegd van instellingen die op afstand worden gevolgd (bijlage 4).
CombiWerk + Combiservices is als afzonderlijk deelproject opgenomen in afwachting van het definitieve besluit over de verzelfstandiging. T.z.t. kan het deelproject worden uitgelicht en overgedragen aan het verzelfstandigde CombiWerk. De deelprojectleider rapporteert wel aan het projectteam, maar maakt daar qualitate qua geen deel van uit.
Ten behoeve van het project worden de verschillende processen onderverdeeld in:
1. complexe, specifieke processen en complexe algemene administratieve processen; deze zijn ondergebracht in de deelprojecten. De vermelde gebieden vragen omvangrijke en zeer specifieke inspanningen ten behoeve van de invoering van de Euro.
2. afgeronde processen, die hooguit raakvlakken hebben met de algemene administratie van betalingen en ontvangsten, maar die door hun bijzondere karakter (bijvoorbeeld vanuit PR oogpunt, hoge kosten of anderszins) specifieke rapportage behoeven aan het bestuur.
3. overige processen
Deelprojecten hebben het karakter van een afzonderlijk project met een eigen plan van aanpak, dat onderdeel uitmaakt van dit plan van aanpak. De taken van de deelprojectleiders zijn ten aanzien van het aandachtsgebied gelijk aan die van de algemene projectleider; de algemene projectleider is marginaal betrokken bij de invulling van de deelprojecten.
De exacte afbakening van deelprojecten en vitale processen zal plaatsvinden na afronding van de inventarisatie; het projectteam vervult daarbij een coördinerende rol. Darbij komt mede aan de orde de gezamenlijke en /of gelijke benadering van vaststelling en realisatie van privaatrechtelijke tarieven.
De organisatie van de invoering van de euro in de overige processen kan naar het inzicht van de verantwoordelijke clusterdirecteur worden ingericht. De activiteiten voor de invoering van de euro in de processen van categorie 2 dienen in ieder geval een herkenbare plaats te hebben. Verantwoording verloopt via het teamlid dat het desbetreffende cluster vertegenwoordigt.
De processen onder 1 en 2 worden hier verder als vitale processen aangeduid.
Binnen alle processen kunnen objecten voorkomen die van cruciaal belang zijn voor het uitvoeren van het proces waaraan het object bijdraagt. Dergelijke componenten worden als "vitaal object" beschouwd. Zij kunnen zowel voorkomen in vitale processen als in andere processen. De eerste categorie loopt automatisch mee in de voortgangsrapportage van de vitale processen, de tweede categorie vormt het belangrijkste ijkpunt van het projectteam voor beoordeling van de voortgang.
Tot de processen onder 2 worden gerekend:
|
proces: |
reden voor
afzonderlijke rapportage |
|
salarisadministraties (incl. B&W wedden) |
relatie met ambtenaren zelfstandigheid betaalstroom |
|
scholen |
relatie met Rijk, vergoedingen |
|
parkeren |
omvangrijke investering in apparatuur; frequente directe betalingsrelatie met publiek |
|
instellingen en subsidies |
toezegging door gemeente inzake medewerking aan soepele overgang naar de euro; bestuurdersaansprakelijkheid |
|
treasury |
aangrijpingspunt betalingstechniek; omvangrijke leningen en garanties; beheer vermogen van de gemeente |
De voortgangsrapportage aan het Bestuur over de overige processen gebeurt globaal per cluster, met signalering van onverhoopte (toekomstige) tegenvallers.
Opdrachtgever is het gemeentelijk managementteam.
Het projectteam is verantwoordelijk voor:
· het coördineren van die activiteiten die qua inhoud en fasering onderlinge afstemming tussen de clusters behoeven, zoals tijdplanning, prioritering, aanwijzen gemeenschappelijk aan te vatten zaken e.d.
· het opstellen van algemene richtlijnen voor de uitvoering van de projectactiviteiten
· het bewaken van de algehele voortgang op basis van het plan van aanpak. Ieder lid heeft in beginsel de verantwoordelijkheid voor haar/zijn werkgebied. Het gaat om het beoordelen van afwijkingen van de geplande voortgang, het rapporteren in het projectteam en het in onderling overleg beramen van maatregelen ter voorkoming of opvang van (dreigende) verstoring van de geplande voortgang
· het doen van voorstellen voor aanvullende besluiten en het bewaken van aanpassingen van het plan van aanpak, indien noodzakelijk geacht
· het bewaken van voldoende kwaliteit van prestaties en resultaten, het opstellen van toetsingscriteria, alsmede het adviseren inzake acceptatie van de opgeleverde aanpassingen van vitale objecten na marginale toetsing, zonodig na overleg met de algemene projectleider
· het bevorderen dat binnen ieders achterliggende organisatie-onderdeel die acties worden ondernomen die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken
· het (doen) samenstellen van rapportages binnen de projectstructuur
De teamleden onderhouden ten behoeve van hun projectactiviteiten nauw contact met hun clusterdirecteur, die eindverantwoordelijkheid draagt voor de realisatie van de aanpassingen en de uiteindelijke implementatie van de euro in haar/zijn cluster.
De projectteamleider is tevens hoofd van het projectbureau; zij/hij is verantwoording verschuldigd aan de directeur centrale staf.
Het projectbureau heeft de volgende taken:
· het bevorderen van de bewustwording binnen de gemeentelijke organisatie
· het geven van algemene informatie over de invoering van de Euro aan ambtenaren
· het bewaken en zo nodig aanpassen van het plan van aanpak
· het volgen van landelijke richtlijnen en afspraken; het vertalen daarvan naar de interne organisatie en zonodig naar de deelprojecten
· het beoordelen van aanpassingen van vitale objecten en het afgeven van een verklaring van compliance (op hoofdlijnen en deels door het zoeken van bevestiging dat de juiste procedures zijn gevolgd)
· het registreren van de voortgang en het actualiseren van de objectenlijst; het adresseren van onbegeleide objecten
· het concipiëren van aanvullende besluiten en rapportages
· het verrichten van helpdeskactiviteiten en het onderhouden van een FAQ op Intranet
· het volgen op afstand van de resultaten van inspanningen voor de invoering van de euro door instellingen waarmee de gemeente nauwere banden onderhoudt
· het signaleren van die zaken die een soepele invoering van de euro in de gemeentelijke organisatie (zouden kunnen) verhinderen
· het bewaken van het projectbudget volgens een nader op te stellen protocol.
Het projectbureau beschikt over twee werkplekken.
Projectsturing.
Door de organisatorische inpassing is directe betrokkenheid van de eindverantwoordelijken verzekerd.
Spil in de uitvoering is de lijst van objecten. Objecten zijn componenten in het proces van dienstverlening die door de invoering van de euro aangepast moeten worden.
Het gaat om componenten in brede zin: apparaten, kassa’s, kluisjes, computersoftware en -hardware, documenten, brochures, verordeningen, beschikkingen, invulformulieren, spreadsheets etc.
De lijst van objecten bevat (uiteindelijk) de volgende kenmerken per object:
· verantwoordelijk cluster, sector of vakteam / naam medewerker (eigenaar of beheerder)
· proces waarvan object deel uitmaakt
· leverancier
· aanpassingsinspanning voor gewenning: aard en wie
· aanpassingsinspanning voor invoering euro: aard en wie
· perioden van aanpassingen met data
· indicatie omvang aanpassingsinspanning
· aard test en controle
· afmelddatum gereed
· indicatie “vitaal”
· rappeldatum (indien nodig)
De verschillende gegevens op de lijst van objecten worden fasegewijze ingevuld:
|
fase |
inhoud |
|
1 |
het opsommen van objecten per verantwoordelijke en proces |
|
2 |
het door de verantwoordelijken aangeven van de strategie van gewenning en conversie en de beoogde perioden van aanpassing; hiermee wordt tevens het eurobewustzijn bevorderd. |
|
3 |
definitieve vaststelling van start- en opleverdata en acceptatiecriteria |
|
4 |
testen en vastlegging resultaat; afmelden met indicatie “gereed” |
|
5 |
implementatie |
Het aantal objecten op de lijst zal rond 1500 zijn.
Projectfasering
De gemeente Delft heeft in juli 1998 al een grootschalige, interne informatiebijeenkomst gehouden waarin de aanstaande veranderingen zijn besproken en de medewerkers bewust werden gemaakt van de consequenties van de invoering van de euro. Ter voorbereiding op de invoering van de euro heeft de gemeente de zwaarte van het invoeringsvraagstuk verkend. De sleutelafdelingen Financiën, Juridische Zaken en Automatisering maken sinds 1998 deel uit van het zogenaamde kwartiermakersgroepje dat de invoering van de euro heeft voorbereid. Hun bevindingen zijn vastgelegd in de notitie Doorstart invoering euro die begin mei door het college van B&W is vastgesteld.
Het project "invoering Euro" wordt verder voorbereid t/m augustus 2000. Aansluitend gaat de projectuitvoering van start. Het project loopt van vrijdag 1 september 2000 t/m vrijdag 28 juni 2002.
De planning van activiteiten heeft drie niveau's
1. een indeling naar zwaartepunten die voortvloeit uit wettelijke vereisten en de uitgangspunten en keuzen, inclusief de budgetcyclus 2002. Deze indeling maakt deel uit van dit plan van aanpak (zie hierna)
2. de daarop aansluitende actiepuntenlijst op meso-niveau (zie rooster bij de Projectmijlpalen). Deze lijst wordt leidend voor de interne afstemming, begeleiding en voortgangsbewaking binnen het projectteam. De timing op deze actiepuntenlijst vloeit voort uit de zwaartepuntenlijst, de in overleg met de clusters per object vastgelegde kritieke data en conversiestrategieën, het communicatieplan, alsmede uit algemene actiepunten. De lijst wordt in de loop van het project aangepast aan het voortschrijdend inzicht van het projectteam. De eerste versie zal als bijlage 2 bij dit plan worden gevoegd.
3. een gedetailleerde actielijst die per cluster/sector/vakteam wordt bijgehouden en die aansluit op de actiepuntenlijst op mesoniveau.
De vertaling van de landelijke normplanning (ZIE NAAM IN HOOFDLETTERS) naar de Delftse situatie levert het volgende tijdschema in hoofdlijnen op:
|
jaar |
kwar- taal |
Zwaartepunten |
|
2000 |
I - III |
INVENTARISATIE, ANALYSE EN PLANNING Gemeentebrede inventarisatie, planning, projectopzet Besluitvorming en kredietaanvrage Projectstart Personeelsbericht en extern bericht aan leveranciers en instellingen. |
|
|
IV |
PLANNING EN REALISATIE Inhoudelijk voorlichting betrokken medewerkers Verfijning planning en start deelprojecten Afspraken met leveranciers Definitieve keuzen gewenningsinfo en conversiebenaderingen Eerste conversie (begroting 2001), deels doorlopend in 2001 - I Installatie nieuwe versies programmatuur (loopt door tot eind 2001) |
|
2001 |
I |
REALISATIE Aanpassing verordeningen Voorbereiding introductie gewenningsinformatie Definitieve keuzen en aanpassingen onderwijsgerelateerde items (deels in 2001 - II) P.M. Bijzondere aandacht voor overdracht CombiWerk |
|
|
II-III |
REALISATIE, TESTEN EN IMPLEMENTATIE Uitbreiding gewenningsinformatie Begroting 2002 in euro voorbereid; omwerken van veel guldensbestanden en documenten Voorbereiding grote conversies Vaststellen controleprocedures Testen Communicatie met groepen burgers (deels in 2001 - IV) |
|
|
IV |
REALISATIE, TESTEN EN IMPLEMENTATIE Voorbereiding conversies Installatie muntgevoelige apparatuur. Testen en Controles Instructie gehele personeel Offertes in euro Formuleren definitieve noodscenario’s Omwerken van veel guldensbestanden en documenten Externe voorlichting |
|
2002 |
I |
IMPLEMENTATIE Guldens uit roulatie nemen Afronding conversie Schoonmaak objecten met guldensrestanten Afsluiten afgeronde deelprojecten |
|
|
II |
SLOT Jaarrekening afronden Afsluiten project |
Projectcommunicatie
Het gaat hier om de communicatie over de projectuitvoering; dit is exclusief de communicatie die voortvloeit uit voorlichtingsactiviteiten over de betekenis van de Euro zelf (zie hiervoor het afzonderlijke hoofdstuk ).
|
Aan: |
periodiciteit /
inhoud |
|
Publiek/burger |
Via Raadsstukken. |
|
Raad inclusief Raadscommissie Middelen |
· Ca. september 2000 reservering op basis van plan van aanpak; vaststellen (laatste) beleidskeuzen · Voortgangsverslagen bij: · behandeling begroting 2001 (summier) · gemeentebericht (october 2000; voorlopig) · behandeling verzamelverordening Euro (begin 2001) (voorlopig) · zomernota 2002 (medio 2001) · begroting 2002 (uitgebreid, najaar 2001) · eventueel: rond jaarwisseling 2001/2002 specifiek · rekening 2001 (voorjaar 2002) |
|
College B&W |
· Via wethoudersoverleg wordt de voortgangsrapportage gedaan aan de hand van de stand van zaken van de vitale processen · Waar nodig worden tussentijds besluiten genomen (via GMT en wethoudersoverleg voorstellen aandragen) |
|
Portefeuillehouder (coördinerend wethouder) |
1e maandag van de maand gezamenlijk vast agendapunt van het wethoudersoverleg (voortgang en eventueel concept-besluiten). Namens projectorganisatie zijn, indien nodig, aanwezig: directeur centrale staf en/of projectteamleider. |
|
GMT |
Laatste woensdag van de maand vast agendapunt (voortgang, eventueel aanpassing richtlijnen / besluiten). Indien nodig is projectteamleider bij het agendapunt aanwezig. |
|
Projectteam (leden) |
· Voortgangsrapportage en detail afkomstig vanuit eigen cluster en deelproject (maandelijks verzameld door projectbureau) · Afstemmingsinformatie onderling en met projectbureau · Besluiten van bestuur (na begin: ad hoc) · Kredietaanvragen (ter acceptatie aangeboden door cluster aan projectteam) · Aanvragen voor fiattering resultaat (ter acceptatie aangeboden door cluster) · Door projectleider goedgekeurde kredietaanvrage |
|
Ambtelijk verantwoordelijke (directeur centrale staf) |
· Voortgangsrapportage van projectteam · Projectteamleider rapporteert en stemt af. · Financiële rapportage vanuit projectbureau |
|
Projectbureau |
· Door projectteam gefiatteerde kredietaanvragen · Financiële informatie inzake betalingen/ontvangsten · Overige voortgangsinfo van teamleden · Vragen aan helpdesk (inhoudelijke info) · Interviews en detailinfo activiteiten van niet-deelprojecten |
|
Organisatie / medewerkers |
Van projectorganisatie (zie ook hoofdstuk Communicatie) · NU & DAN vaste rubriek (ervaringen) · Delft Direct (korte voortgang, “weetjes”) · pagina op Intranet (algemene info + FAQ) Van of via teamleden/deelprojectleiders: · instructies, richtlijnen, acceptatienormen e.d. · gefiatteerde kredietaanvragen · verklaring van acceptatie van resultaat |
De voortgangsrapportage kent twee niveau's:
· het projectteam geeft maandelijks een algemeen voortgangsverslag aan de Projectdirecteur, mede ten behoeve van het GMT en wethoudersoverleg.
Twee maandelijks gaat dit algemene verslag vergezeld van een globaal verslag, waarin aandacht wordt besteed aan voortgang (en signalering van mogelijke verwachte tegenvallers) over de vitale processen. Dit globale verslag is bedoeld voor rapportage aan het college en naar inzicht van B&W, aan de Raad en Raadscommisie. In beide verslagen is voortgang inzake de communicatiedoelstellingen een vast onderdeel.
· binnen de uitvoeringsorganisatie worden door de uitvoerenden de vorderingen gerapporteerd aan de hand van de objectenlijst. Mutaties van de objectenlijst maken deel uit van de rapportage, alsmede signalen van mogelijke tegenvallers.
Projectrisico’s
Het europroject wordt gekenmerkt door:
· het grote aantal plaatsen binnen de organisatie waar de omschakeling naar de euro invloed heeft
· de onderlinge samenhang van aanpassingen
· de talrijke relaties met de omgeving
· de onwrikbare opleverdatum.
Het betekent dat bij de invoering van de euro veel medewerkers uit uiteenlopende disciplines zijn betrokken.
Het risico bestaat uit een onvolledige en /of niet tijdige en /of onjuiste invoering van de euro. De bedreigingen kunnen voortkomen uit:
· interne personele omstandigheden
· onduidelijkheden over onderlinge relatie van de aanpassingen (de in elkaar grijpende schakels van de processen)
· externe relatie met leveranciers
Een aanvullend risico wordt gevonden aan de "afnemerskant": bij een haperende invoering van de euro zal de burger hinder ondervinden, hetgeen tot een politiek risico kan uitgroeien; het kan ook leiden tot verzoeken om schadeloosstelling of beroep/bezwaarprocedures.
Interne
personele omstandigheden.
Het project vergt vermoedelijk ca. 15 mensjaar inspanning gedurende de periode heden tot voorjaar 2002. Dit getal kan pas preciezer worden gemaakt na de analyse van de processen en de inventarisatie. Het zwaartepunt van de inspanning ligt in de tweede helft van 2001 en rond de jaarwisseling 2001/2002. Overigens kan dit per vakteam verschillen. In die beperkter periode is ca. 10 mensjaar nodig.
Na de kanteling van de organisatie met de daaruit voortvloeiende herschikking van taken en (deels) mensen, is nog niet sprake van ingesleten procedures; medewerkers plegen extra inspanning om in de nieuwe werkkring ingewerkt te raken; nieuwe procedures moeten nog groeien. Kortom: de beoogde verbetering van de doelmatigheid van de administratieve activiteiten, vereist nu nog extra inspanning. Het is niet zeker of het doel van verhoging van de efficiëntie in de loop van 2001 zal worden gehaald. Daarmee wordt de beschikbaarheid van geschikte medewerkers onzeker, en dus wordt het risico vergroot.
In dit plan is geanticipeerd op dit risico door een tijdige, zeer gedetailleerde impactanalyse "on the spot" per vakteam enerzijds (zie de objectenlijst) en door rekening te houden met een aanzienlijke omvang van extern in te huren krachten (zie evenwel hierna) anderzijds.
De eerste remedie moet er toe leiden
dat de verantwoordelijke clusters, sectoren en vakteams vóór het opstellen van
hun werkplan 2001 inzicht krijgen in de verwachte inspanning. De invoering van
de euro is een bijkomend project; er zijn vele andere projecten en activiteiten
naast het europroject. Een goed werkplan stelt in staat prioriteiten te stellen
, waarbij voor de euro geldt dat de datum "hard" is. Prioritering zal
dus plaats moeten vinden in de volgorde: op de eerste plaats invoering euro en
daarna de overige projecten.
Aanbeveling: iedere clusterdirecteur vergewist zich ervan
dat de verwachte inspanning voor de invoering van de euro zodanig is
ingeroosterd in de werkplannen van haar/ zijn cluster dat de vereiste
beschikbaarheid van geschikt personeel bij realisatie naar redelijkheid is
verzekerd. Bij tussentijdse wijzigingen in de prioriteitsstelling dient deze
zekerheid te blijven bestaan.
Het inhuren van externen vraagt bijzondere aandacht. Algemeen wordt gewaarschuwd voor krapte op de relevante delen van de arbeidsmarkt. Zo al van buiten personeel kan worden aangetrokken, zal het niet 'snel even te regelen zijn'. Ook is het waarschijnlijk dat de prijs hoog zal zijn.
Aanbeveling:
start op korte termijn de inschrijving voor externe deskundigheid voor een
langere periode (let op, wellicht is de Europese procedure van openbare
aanbesteding vereist). Leg contact met HBO's en Universiteiten om een soort
stagiaire-pool te creëren (met overloop naar vakantiewerk in 2001).
Onderlinge afhankelijkheid.
Een geheel ander aspect van de kanteling betreft het antwoord op de vraag welke verantwoordelijkheden waar liggen. Daar blijken in de korte periode van inventarisatie veel onduidelijkheden voor te komen. Deels zullen deze onduidelijkheden op korte termijn worden opgeheven. Een ander deel zal echter tot dieper gaande discussies aanleiding geven, met het gevaar van hiaten in de ketens en processen. De laatste categorie vormt een gevaar voor een tijdige start en voortgang van het europroject. In dit plan wordt dit verschijnsel zo goed mogelijk ondervangen door een zeer gedetailleerde en transparante opsomming van acties en actieve bewaking door een representatieve vertegenwoordiging van de hele Delftse organisatie. Bovendien is de projectorganisatie volledig ingekapseld in de lijnorganisatie waardoor over de eindverantwoordelijkheid geen twijfel kan bestaan: die ligt bij de clusterdirecteuren.
Aanbeveling:
maak aan de staande organisatie duidelijk hoe de verantwoordelijkheden binnen
het project liggen, met de aantekening dat waar toewijzing van
verantwoordelijkheid aan een functionaris heeft plaats gevonden die
mogelijk afwijkt van de (vermoede)
staande organisatie, dit alleen is
gedaan ter wille van de urgentie van het europroject, zonder precedentwerking.
Bij een proces van dienstverlening zijn altijd diverse componenten betrokken. Sommige daarvan zijn gevoelig voor de overstap op de euro (zij staan op de objectenlijst). De aanpassing van ieder van die objecten staat niet op zichzelf. Er zijn relaties tussen de componenten binnen het proces en met zijwaartse of kop-staart relaties met andere processen. De enige die geacht kan worden een proces in zijn geheel te kunnen overzien is het cluster. Om die reden is binnen de projectorganisatie gekozen voor inpassing in de bestaande (nieuwe) structuur. Voor de afstemming van zijwaartse en kop-staart relaties is de tweeledige teamsamenstelling gekozen: clusters en meest relevante specialistische facilitaire diensten. Het garandeert wel afstemming, maar nog niet altijd volledigheid.
Aanbeveling: overweeg of onder het personeel een prijsvraag kan worden uitgeschreven (of een andere incentive) om substantiële objecten vanuit de organisatie aan te dragen, die aangepast moeten worden maar nog niet op de lijst van aan te passen objecten zijn vermeld.
Externe
relaties
Delft heeft de uitgangspunten voor invoering van de euro geformuleerd in overeenstemming met de landelijke afspraken. Het betekent dat de laatste datum voor mogelijke invoering is gekozen; uitstel is niet mogelijk. In veel processen komen componenten voor die worden geleverd door externe leveranciers. Als in die componenten aanpassingen moeten plaatsvinden, is de gemeente afhankelijk van de leverancier. Om die reden is een (intensieve) actie opgenomen om met leveranciers (schriftelijke) afspraken te maken over aard en moment van aanpassing (zie objectenlijst en rooster onder mijlpalen).
Aanbeveling:
streef naar een zo vroeg mogelijke aanpassing die zodanigis dat binnen de
redelijke (kosten)grenzen, de verwerking van twee valuta’s mogelijk is. Daarmee wordt de afhankelijkheid van het
goede moment van aanpassing in de processen verminderd.
Afnemers.
Ofschoon Delft zich conformeert aan het landelijke tijdschema, is het goed aan de buitenwacht duidelijk te maken waar men wat Delft betreft op mag rekenen. Dit geldt overigens ook voor de Raad en de eigen medewerkers. Op deze manier ontstaat duidelijkheid, die in goede zakelijke en politieke relaties de kans op onvrede en claims vermindert. In dit plan zij twee expliciete momenten van algemene voorlichting naar buiten opgenomen:
· rond 1 oktober 2000 voor aankondiging van de "kalender" en daarna ad hoc op verzoek, naast Internet
· eind 2001 voor meer detaillistische op de Delftse situatie gerichte informatie over de feitelijke overstap in januari 2002.
Landelijk wordt al veel informatie verstrekt.
Tenslotte:
een risico is gelegen in het feit dat financiële transacties een bijzondere aantrekkingskracht hebben op (potentiële) fraudeurs. Door de invoering van de euro kan een situatie van 'verwarring' over budgetten en bedragen ontstaan. Vanuit controle oogpunt verdient het aanbeveling extra waakzaamheid aan de dag te leggen rond en direct na de invoering. In dit plan is extra menskracht ingecalculeerd rond 1 januari 2002 ten behoeve van het cluster Strategie & Control. Naar zijn aard behoort deze activiteit niet in de projectorganisatie zelf te worden ondergebracht.
Aanbeveling:
stel bijzondere controle regels op voor de overgangsperiode rond de
jaarwisseling.
Projectmijlpalen
De belangrijkste mijlpalen zijn:
|
|
datum |
naam |
inhoud |
|
1. |
1-9-00 |
Plan van Aanpak (hoofd) |
Overzicht van: · uitgangspunten, doelen en activiteiten die moeten worden verricht voor een soepele invoering van de euro in de Delftse organisatie, · projectorganisatie,sturing en verantwoordelijkheden, · te bereiken tussentijdse resultaten en · capaciteitsbehoefte, kosten en ontvangsten. Accoord B&W op dit plan en voorstel Raadsbesluit. |
|
2a 2b |
1-9-00 2000-IV |
Objectenlijst Rooster |
Versie 1 van de lijst van aan te passen objecten (detail) met geplande aanpassingsdatum (wordt daarna geactualiseerd op grond van de bevindingen door projectteam) en realisatiedatum. Vitale objecten zijn als zodanig herkenbaar. Actiepuntenlijst en rooster van belangrijke datums per vakteam: moment van invoering gewenningsinfo, handelwijze rond 1/1/02 en afhandeling restanten in gulden |
|
3. |
1-10-00 |
PvA deelprojecten |
Inhoud conform hoofd PvA; deelprojectplannen maken daar deel van uit. |
|
4. |
1-10-00 |
Mededelingen aan: medewerkers, instellingen en bedrijven. |
Fasering van invoering euro in Delft en manier waarop gemeente de verandering van de financiële transacties zal gaan uitvoeren. |
|
5. |
januari 01 |
Algemene wijzigings verordening |
Overstap van guldens naar euro in verordeningen Procedure voor aanpassing verordeningen in en na 2001. |
|
6. |
2001 |
Gewenningsinfo |
Uitingen van en voorbereiding op invoering euro komen geleidelijk tot uitdrukking in alle relevante documenten, brochures, brieven, etc. (zie Objectenlijst onder 2a en Rooster onder 2b) |
|
7. |
maart 01 |
"Begroting 2001" |
Een naar euro omgewerkte versie van de begroting 2001 voor intern gebruik (voorbereiding op begroting 2002). Begrotingsaanschrijving t.b.v. 2002 door F aan clusters in Euro (daarnaast guldens vermelding) |
|
8. |
2001 |
testplannen |
Overzicht van criteria, testgrootheden en testwaarden waaraan aangepaste objecten dienen te voldoen (beperkt tot vitale processen en daarbinnen eventuele tot de vitale objecten).
|
|
9. |
sept. 01 |
begroting 2002 |
volledig in euro, inclusief alle onderliggende specificaties |
|
10 |
2001 - IV |
publicatie |
Algemene mededeling aan het publiek. |
|
11 |
december 2001 |
sein: euroklaar |
Definitief overzicht van overgangsprocedure rond 1 januari 2002 met noodprocedures. |
|
12 |
januari 2002 |
"het werkt" |
Lijst met meldingen vanuit hele organisatie met bevinding over juiste invoering euro. Laatste afrekening inwisseling guldens. Geen guldensvermeldingen meer (behoudens afwenning) |
|
13 |
april 2002 |
rekening 2001 |
Volledige presentatie in euro. Goedkeurende verklaring van accountant. |
Deze mijlpalen vormen de basis voor rapportage aan het bestuur en voor de controle op de voortgang door de Centrale Staf (onderdeel S+C).
Projectbegroting.
De
aard van de inspanningen ten behoeve van de invoering van de Euro brengt met
zich mee dat veel activiteiten zullen (moeten) worden gecombineerd met de
normale jaarlijks terugkerende werkzaamheden. De juiste omvang en de mate van
inpassing in de normale bedrijfsvoering
zijn op dit moment niet precies aan te geven. Vermoedelijk beloopt de
personele inspanning ten behoeve van alle aanpassingen, extra controles,
testen, implementatie en voorlichting rond 15 mensjaar. Deze raming is
gebaseerd op de uitkomst van de inventarisatie (zie bijlage 2) en overleg met
diverse betrokkenen.
Het
ligt in de reden dat een belangrijk deel van de inspanningen zal worden
ingepast in de werkplannen 2000-2002. Slechts voor bovenmatige kosten kan een
beroep worden gedaan op een afzonderlijk raamkrediet.
In
totaal zal een bedrag ad fl. 4,5 mln.
worden gereserveerd voor bovenmatige kosten. Dit bedrag is afkomstig uit het
overschot van de rekening 1999 en het Gemeentefonds (een extra bijdrage van ca. fl. 0,6 mln).
De
inspanningen zullen voor een deel tweeledig zijn: eerst ten behoeve van het
verstrekken van gewenningsinformatie daarna ten behoeve van de feitelijke
invoering binnen alle geledingen, procedures en systemen, inclusief het
afbouwen van guldensinformatie na 1 januari 2002.
Binnen
het budget wordt geen rekening gehouden met de kosten die gesubsidieerde
instellingen maken of instellingen waarbij de gemeente op andere wijze nauw
betrokken is.
Bijlage
3 bevat een overzicht van belangrijke componenten die tot de indicatie van de
bovenmatige kosten van het project
hebben geleid.
De
aanwending van de middelen uit de voorziening is onderworpen aan een protocol,
volgens welk geen uitgaven ten laste van de voorziening kunnen worden gebracht
dan die waarvan het bovenmatige karakter van te voren is vastgesteld door het
verantwoordelijke vakteam en als zodanig geaccordeerd door het
projectteam.
Budgethouder
is de projectdirecteur Invoering Euro.
COMMUNICATIE
De
overgang naar de euro raakt alle aspecten van de maatschappij. Hierdoor zijn de
landelijke voorlichtingsactiviteiten omvangrijk en complex. Het is de grootste
campagne die het ministerie van Financiën ooit heeft gevoerd. Door de Europese
Raad is besloten om alle voorlichtingsactiviteiten door de lidstaten zelf uit
te laten voeren. In Nederland is eind 1995 hiervoor door de Ministerraad het Nationaal Forum voor de introductie van de
Euro in het leven geroepen. In het Nationaal Forum zit onder andere de
vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Het Nationaal Forum verzorgt de
algemene, landelijke voorlichting over de introductie van de euro (brochures,
Euro-lijn 0800-1521, euro-site www.euro.nl en televisiespots).
Uitgangspunten
1. Dit
communicatieplan geeft de algemene lijn van de communicatie/voorlichting over
de euro weer. Op een aantal specifieke terreinen ¾ zoals Wet Ontroerende
Zaken (WOZ), uitkeringen (WVG, bijstand), vergunningen, parkeerautomaten en -
meters moet er apart aandacht zijn voor communicatie met speciale doelgroepen.
In deze ‘deelcommunicatie-plannen’ moeten de belangrijke momenten vermeld
worden die van belang zijn voor de communicatie (met name extern).
2. De
gemeentelijke communicatie is aanvullend op de nationale publiekscampagne. De
gemeente heeft een eigen taak als het om voorlichting gaat aan burgers die
gebruik maken van gemeentelijke diensten. De communicatie vanuit de gemeente is
met name gericht op personen, bedrijven en organisaties waar de gemeente een
(financiële) relatie mee heeft.
3. Speciale
aandacht in de voorlichting moet uitgaan naar inwoners van Delft die een
sociaal-economische achterstand hebben.
4. De
voorlichting/communicatie van de gemeente is er daarnaast op gericht de euro
dichterbij de burger te brengen. Aan de invoering van de euro zijn emoties
verbonden, zowel positieve (we krijgen een munt waarmee we straks ook ons glas
sangria in Spanje kunnen betalen!) als negatieve (onze gulden verdwijnt en zal
nooit meer terugkomen!). De gemeente is immers de enige
die deze specifieke informatie naar deze doelgroepen kan verzorgenJuist
bij de invoering van de euro kan het idee ontstaan dat dit een door Den Haag,
of sterker nog, in Brussel ontwikkeld plan is, waar de inwoner van Delft niet
direct iets mee te maken heeft. Het is belangrijk om het voorlichtingsmateriaal
dat voorradig is op actieve wijze dichter bij de inwoner van Delft te brengen,
en tevens met name door een visuele presentatie duidelijk te maken dat ook de
directe omgeving van de inwoner van Delft aangepast moet worden om euro-proof
te worden.
5. Interne communicatie gaat voor de externe communicatie, afstemming hierover moet in de projectgroep euro plaatsvinden.
Interne communicatie
Interne
communicatiedoelstellingen
1. Het op tijd en volledig informeren van medewerkers van de gemeente over de veranderingen in de gemeentelijke organisatie over de gevolgen van de overgang van gulden naar euro.
2.
Bijdrage leveren aan het bevorderen van actieve deelname van
medewerkers aan het europroject opdat de soepele overgang van de euro wordt
gerealiseerd. Deze doelstelling is vooral op die doelgroepen gericht die nauw
betrokken zijn bij het euro-project.
3. Informeren van de medewerkers van de gemeente over de gevolgen van de euro voor hun eigen werk.
De doelgroepen
Doelgroepen die voornamelijk van belang zijn voor de
besluitvorming. Zij worden voornamelijk geïnformeerd via de
projectorganisatie.:
1.
college van B&W
2.
leden gemeenteraad
3.
commissie Middelen
4.
Gemeentelijk Management Team
Doelgroepen die in hun werk in meer of mindere mate met de
invoering van de euro te maken hebben. Tussenhaakjes staat in welk verband ze
o.a. ermee te maken hebben. In de meeste gevallen geldt dat vertegenwoordigers
van deze doelgroepen zitting hebben in het euro-project. Informatie zal via
deze vertegenwoordiging lopen voor wat betreft vakinhoudelijke aspecten.
Daarnaast worden deze doelgroepen via de algemene interne kanalen ingelicht.
1.
medewerkers
publieksvoorlichting (publieksbalie, geven van informatie en voorlichting over
de euro, verwijsfunctie)
2.
consulenten Werk, Inkomen en
Zorg (financiële relatie met klanten, geven van toelichting)
3.
medewerkers belastingen
(idem)
4.
medewerkers inkoop service
bureau (onder andere contact leveranciers)
5.
medewerkers bedrijvenloket
(informatie, voorlichting en verwijzen)
6.
medewerkers P&O (m.b.t
salaris op loonstroken en in personeelsadvertenties)
7.
juristen (o.a. aanpassen
verordeningen)
8.
ICT'ers en data- en
applicatiebeheerders bij clusters (o.a.aanpassen programma's)
9.
financiële medewerkers (o.a.
omrekenen)
10. medewerkers burgerzaken (vergunningen etc)
Medewerkers van de gemeente Delft als salarisontvanger
Communicatiemiddelen en strategie
Voor de meeste medewerkers van de
gemeente Delft volstaat regelmatige informatieverschaffing via de Nu&Dan, Delft Direct en intranet. In
de artikelen moet worden aangegeven dat de invoering consequenties heeft voor
de relatie tussen de gemeente en burgers, bedrijven en instellingen. Voor alle
medewerkers moet het tijdpad helder zijn en zij moeten weten bij wie zij
terecht kunnen met vragen over de euro en naar wie zij burgers kunnen
verwijzen. Medewerkers die actie moeten ondernemen om documenten, brochures en
formulieren aan te passen en de medewerkers die externe contacten onderhouden
met publiek of met organisaties of bedrijven waarmee de gemeente een speciale
financiële relatie heeft, moeten extra worden voorgelicht. Hier zal vooral ook
sprake zijn van instructies. Hier zal
al vrij snel na de installatie van de projectgroep mee gestart worden
(november). Het doel van deze bijeenkomst is het geven van
achtergrondinformatie, zodat de mensen die veel vragen zullen krijgen een beter
beeld hebben van het proces en de achterliggende gedachten van het
invoeringsproces.
Binnen de gemeente wordt een Euro-helpdesk in het leven geroepen.
Deze wordt gevormd door het nog in te stellen projectsecretariaat. Deze persoon
weet waar de medewerkers van de diverse sleutelafdelingen te vinden zijn voor
specialistische vragen. De helpdesk moet goed bereikbaar zijn. Ook komen alle
namen van de contactpersonen van de verschillende afdelingen en een lijst met
veel gestelde vragen op intranet te staan.
De te gebruiken interne middelen op
een rij: personeelsbladen (Nu&Dan en Delft Direct), voorlichtings-
en/instructiebijeenkomsten, afdelingsoverleggen, intranet, weggevertjes
(attentie), (instructie)folder, presentatie van het Europroject, euro tentoonstelling
(zie bij extern), interne helpdesk.
Externe communicatie
Externe
communicatiedoelstelling
1. Het op tijd en volledig informeren over veranderingen van de gemeente Delft over de veranderingen in de gemeentelijke dienstverlening als gevolg van de invoering van de euro (de burger als klant).
2. Bij de externe voorlichting speelt het aspect ‘de euro dichterbij de burger brengen’. Deze tweede doelstelling kan dan ook als volgt geformuleerd worden: inwoners van Delft voelen zich betrokken bij de invoering van de euro (inwoners van Delft).
Communicatiemiddelen en strategie
Een groot deel van de euro gewenningsinformatie wordt landelijk verzorgd. De gemeente heeft vooral een aanvullende voorlichtingstaak. Dit kan deels via de algemene voorlichtingskanalen (bijvoorbeeld Stadskrant, internet) maar er zullen ook andere specifieker middelen ingezet worden, bijvoorbeeld een speciale voorlichtingskrant voor uitkeringsgerechtigden of in samenwerking met ouderenorganisatie voorlichtingsbijeenkomsten organiseren. Alle bedrijven en instanties waarmee de gemeente een speciale financiële relatie mee heeft moeten voor 1 januari 2002 geïnformeerd zijn over de veranderde prijzen, tarieven en subsidiebedragen. Op dit moment wordt met veel afgeronde bedragen gewerkt: parkeertijd in guldens, tarieven OZB per waardebedrag van 5000 gulden. In 2001 neemt het ministerie van Financiën de wet aan waarin staat hoe de omrekening naar euro’s moet plaatsvinden. Op basis hiervan te nemen politieke besluiten, zullen de nieuwe bedragen in euro’s aan de burgers, bedrijven en instellingen bekend moeten worden gemaakt.
De externe voorlichting over de euro
moet herkenbaar zijn. Er kan gebruik gemaakt worden van het euro teken en van
het gegeven dat de Nederlandse zijde van de euro door een Delfts ontwerper is
gemaakt. Mogelijke motto’s kunnen zijn 'Bedacht in Delft Kennisstad: de euro',
' de euro is van Delft'. Doel ervan is herkenbaarheid te krijgen in de gemeentelijke
uitingen over de euro, binnen de voorwaarden van de gemeentelijke huisstijl.
Doelgroepen
Doelgroepen die in een directe (financiële) relatie met de gemeente staan:
- uitkeringsgerechtigden en klanten CWI/Budgetwinkel
- door de gemeente gesubsidieerde instellingen, verenigingen e.d.
- belastingplichtigen
- kopers van gemeentelijke diensten (m.n. burger als klant)
- leveranciers van de gemeente
Opmerking: er wordt geen voorlichting aan andere overheidslichamen voorzien; wel vormt de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij verschillende samenwerkingsverbanden binnen de projectorganisatie een aandachtspunt.
Informatie over de invoering van de euro in het algemeen als aanvullend op landelijke voorlichting. Het gaat om groepen burgers die naar verwachting ofwel verstoken blijven van landelijke informatie ofwel die informatie over de euro niet zonder meer kunnen toepassen in hun eigen leefomgeving:
- dak- en thuislozen
- ouderen (deels)
- verzorgden in verzorgingstehuizen
- anderstaligen
- vluchtelingen
- degenen die geen ervaring hebben met buitenlands geld en wisselen
- WsW medewerkers CombiWerk/Combiservices bv
- mensen die door een handicap verstoken blijven van informatie
Tenslotte gelden de Pers en de Intermediaire kaders (verenigingen, instellingen) als algemene doelgroepen.
~ ~ ~ ~ ~ ~