Geachte heer Groesz,

Hierbij melden wij de gemeente Delft definitief aan als deelnemer aan het project Duale gemeenten.

Op 2 oktober 2000 stemt de raad van de gemeente Delft naar verwachting in met de Nota Bestuur 2: Bestuurlijke vernieuwing in Delft. Aan deze nota is ruim een jaar lang gewerkt door een werkgroep bestaande uit leden van de raad. De raad streeft ernaar te komen tot een toegankelijk, herkenbaar en effectief lokaal bestuur. Om dit te realiseren heeft de werkgroep de wijze van de beleidsontwikkeling en besluitvorming van de raad beschouwd en voorstellen gedaan voor de gewenste verbeteringen. De doelstellingen die in dit proces gesteld zijn luiden als volgt:

· het herdefiniëren van de bestuurlijke rol van de raad in relatie tot de rol van het college, met een grotere nadruk op het bestuur in de volle breedte;

· het versterken van de volksvertegenwoordigende rol van de raad;

· het duidelijker onderscheiden en stroomlijnen van de controlerende rol van de raad;

· het meer ruimte inbouwen voor groepen burgers om het beleid mede vorm te geven en het duidelijk inkaderen van die ruimte.

In de nota worden verschillende voorstellen gedaan die in het bijbehorende plan van aanpak zijn verwerkt en in de tijd zijn geplaatst.

De mogelijkheid die het project Duale gemeenten biedt om gebruik te maken van inhoudelijke, wetenschappelijke en procesondersteuning bij het nemen van maatregelen ter bevordering van een meer dualistische cultuur in Delft spreekt ons zeer aan.

Met een aantal maatregelen dat wordt genoemd in de omschrijving van het project Duale gemeenten heeft de gemeente Delft in de afgelopen jaren reeds ervaring opgedaan.

Hieronder volgen een aantal maatregelen die wij reeds genomen hebben of die wij van plan zijn op korte termijn te implementeren. In het geval dat er een overeenkomst is met een maatregel genoemd in uw projectomschrijving is dit tussen haakjes aangegeven.

reeds ingevoerde maatregelen

De maatregel die de gemeente Delft reeds heeft ingevoerd zijn:

· niet-raadsleden kunnen lid zijn van de commissies van advies (A1);

· burgers hebben spreekrecht in de vergaderingen van de raad en in de commissies (A3);

· de raad wordt op een actieve manier geïnformeerd door het college (A6);

· leden van de raad en niet-raadsleden/commissieleden hebben het schriftelijk vragenrecht zonder vereisten inzake drempelsteun (A8);

· de raad heeft het recht van interpellatie zonder vereisten inzake drempelsteun (A9);

· de gemeente heeft een lokale rekenkamer ingesteld (A16), de mogelijkheden tot verbetering van de functie van de rekenkamer worden bekeken;

· het raadsinformatiesysteem is te raadplegen via internet (B4);

· de gemeente heeft een ombudscommissie ingesteld (B5).

nog in te voeren maatregelen

De in de Nota Bestuur 2 genoemde maatregelen die binnenkort uitgevoerd zullen worden zijn:

· Het aanbrengen van meer transparantie en inzicht in informatiestromen, beleidsprocessen, de voortgang en effecten van beleid met behulp van ICT. Voorbeelden hiervan zijn digitalisering van de besluitvorming en het benutten van de mogelijkheden van interactieve meningspeiling.

· De kwaliteit van de raad verbeteren door het opstellen van een inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden en een programma voor huidige raadsleden om de omslag die de Nota Bestuur 2 voorstaat te bereiken. Tevens wenst de raad een verhoging van de vergoeding aan fracties zodat zij zelf scholing en opleiding kunnen volgen op basis van de eigen prioriteiten (A15).

· In het Najaar 2000 wordt gestart met het aanbieden van opleidingen voor het schrijven van heldere stukken aan beleidsmedewerkers. Ook een checklist voor het opstellen van beleidsnota’s wordt gemaakt. Het doel hiervan is te komen tot kortere, duidelijkere nota’s met een goede samenvatting, consistent, met verwijzingen naar eerdere besluitvorming, een weergave van de standpunten van maatschappelijke organisaties en een goede inkadering van de besluitvorming. Meerdere beleidsvarianten worden voorgelegd bij inhoudelijke startnotities en informatieve besprekingen (A11)

· De bekendheid en de bereikbaarheid van raadsleden wordt vergroot door de leden voor te stellen in de Stadskrant en een homepage voor elk raadslid creëren.

· Jaarlijk wordt een raadsprogramma opgesteld. Dit vormt een totaal jaarprogramma waar alle politiek-strategische onderwerpen op staan waarover de raad wil praten over waarover de raad moet beslissen. Hierin staat ook aangegeven welke onderwerpen interactief vormgegeven zullen worden.

· Het raadsprogramma wordt vertaald naar commissieprogramma’s. Elke commissie krijgt een eigen jaarprogramma met alle bespreekonderwerpen voor de betreffende commissie.

· De vergaderagenda van de commissie wijzigt. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een bespreekagenda, een besluitagenda, presentaties en overige onderwerpen. Insprekers wordt een tweede inspraaktermijn geboden om te kunnen reageren op het antwoord van de voorzitter (C3). Verder wordt de informatieve vragenronde afgeschaft. De informatieve vragen kunnen voorafgaand aan de vergadering afgehandeld worden, hiertoe wordt naast het vermelden van naam en telefoonnummer van de betreffende beleidsmedewerker, nu ook het email-adres vermeld. (A12)

· Vanaf maart 2001 worden gekozen raadsleden (in plaats van leden van het college) benoemd tot voorzitters van de raadscommissies, voorlopig voor de periode van één jaar, waarna een evaluatie volgt. (A1)

· De controlerende taak van gemeenteraad wordt beter onderscheiden en gestroomlijnd door middel van een controleprogramma. Een produktbegroting wordt ingevoerd. Ook tijdig beschikbare jaarrekeningen en beleidsafrekeningen vergroten de controlerende mogelijkheid van de raad. Verder worden per beleidsveld de beleidscycli geïnventariseerd en in een jaarplanning opgenomen. Ook wordt aan het begin van een beleidscyclus de controle-instrumenten en -criteria benoemd en gerelateerd aan gemaakte prestatie-afspraken. (B1)

· Een lijst van aandachtspunten voor interactieve processen wordt opgesteld, aan de hand waarvan gewogen kan worden in hoeverre een bepaald interactief proces succesvol kan verlopen. De raad ziet bij interactieve beleidsvorming voor zichzelf een rol weggelegd als procesbegeleider, inhoudelijke partner en participant (C1, C3).

· De mogelijkheden van ICT worden ingezet bij interactieve beleidsvorming. Voor projecten van een groot maatschappelijk belang moet het mogelijk worden dat burgers op plannen reageren en over de uitvoering meedenken. Ook moet het mogelijk worden dat burgers kunnen reageren op nota’s die nog in ontwikkeling zijn. (C4, C3)

· Een participatieverordening voor interactieve beleidsvorming wordt opgesteld. Deze verordening kan de afspraken die gemaakt worden formaliseren en daarmee bijdragen aan de gewenste duidelijkheid en helderheid verschaffen over rechten en plichten van alle betrokken partijen. Vooruitlopend hierop heeft de raad met de notitie Interactieve beleidsvorming van een deel van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing ingestemd. Deze wordt betrokken bij de participatieverordening en geldt voorlopig als leidraad voor interactieve beleidsvorming. (C3)

· De wijkverkenning wordt ingevoerd.Dit is een georganiseerd wijkbezoek door de raad, dat afgesloten wordt met een openbare informele ontmoeting met wijkbewoners. De daadwerkelijke invulling hiervan wordt nog nader bekeken.

Een uitgebreider overzicht van onze activiteiten ten aanzien van bestuurlijke vernieuwing vindt u in de Nota Bestuur 2 en het bijbehorende Plan van aanpak, die u beide bijgaand aantreft.

De uitvoering van de Nota bestuur 2 is een omvangrijke operatie die veel verschillende onderdelen omvat. De kans op een succesvolle implementatie van de door ons voorgenomen maatregelen wordt vergoot wanneer gebruik gemaakt kan worden van de deskundigheid en de ervaring van anderen.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Delft,

, burgemeester

, secretaris