Delfts Erfgoed Digitaal: wie wat waar wanneer in delft              00/026861

 

 

ICT heeft de toekomst, ook in de erfgoedsector. Er is inmiddels een aantal initiatieven genomen om collecties digitaal beschikbaar te stellen, ook in Delft. Zo werkt Museum Nusantara samen met de andere volkenkundige musea in Nederland aan een gezamenlijke presentatie, en heeft het Gemeentearchief met zijn Digitale Stamboom een top-site op archiefgebied.

 

De vereniging Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), door de rijksoverheid in het leven geroepen om digitale ontsluiting, presentatie, registratie en educatie van cultureel erfgoed te stimuleren, is op zoek naar een pilot-gemeente voor een inter-sectoraal internetproject. Voor goed doortimmerde plannen met een gerede kans van slagen is subsidie beschikbaar. Tot mei 2001 kunnen daartoe ideeën worden ingediend bij de Mondriaan-Stichting; naar verluidt is er in deze subsidieronde 20 miljoen te verdelen.

 

De Delftse erfgoedsector (Musea, Archief, Archeologie) ziet hierin kansen om landelijk tot de voorlopers te gaan behoren. Op basis van uitbouw en bundeling van reeds lopende projecten kan een degelijk plan worden ontwikkeld voor een vernieuwend, spraakmakend geheel: Delfts Erfgoed Digitaal. Om kans van slagen te hebben bij zo’n prestigieuze subsidie-aanvraag, moet Delft zelf ook middelen inbrengen. Die moeten in eerste instantie worden ingezet om een hecht doortimmerd plan te schrijven voor de inter-sectorale aanpak en een inventarisatie te maken van de huidige situatie en van de mogelijkheden om bestaande en geplande initiatieven te combineren. De erfgoedinstellingen maken hiervoor zelf capaciteit vrij; daarnaast is ƒ 50.000 nodig voor het inlenen van capaciteit van ICT’ers en andere interne en externe deskundigen.

 

Het product

 

Er wordt een internet-site gebouwd waarop de collecties van de Delftse erfgoedinstellingen on-line kunnen worden bevraagd. De informatie wordt vraaggericht aangeboden: het onderwerp staat centraal, niet de instelling. Het is voor het publiek immers niet relevant wie het antwoord op een vraag geeft.

 

De kapstok voor de vraag wordt “wie wat waar wanneer in Delft”.

 

1.   Wie? Informatie over personen. De Digitale Stamboom is daarvoor een logisch uitgangspunt. De persoonsgerichte informatie die daar al in zit, wordt uitgebouwd en gekoppeld aan bijvoorbeeld de portrettencollecties van het Gemeentearchief en de Gemeente Musea, of de personalia-index van de bibliotheekcatalogus van het Gemeentearchief.

 

2.   Wat? Informatie over voorwerpen en afbeeldingen. Deze wordt ondergebracht in TMS (The Museum System), reeds in gebruik bij de Gemeente Musea. In dit systeem worden ook de archeologische vondsten beschreven en de foto’s, prenten, tekeningen en kaarten van het Gemeentearchief.

 

3.   Waar? Informatie over plaatsen, met name straten en huizen. Het Gemeentearchief heeft de oudste kadastrale kaart van 1832 laten digitaliseren. Deze wordt gekoppeld aan het actuele GIS van Landmeten&Vastgoedinformatie en gevuld met oudere gegevens over de eigenaren van panden, maar ook met gegevens over archeologische opgravingen en vondsten ter plaatse. Te onderzoeken is of ook de oude en misschien zelfs de actuele bouwtekeningen hieraan kunnen worden gehangen en of de monumentensite hierin kan worden ondergebracht.

 

4.   Wanneer? In een soort “tijdbalk” (in een altijd zichtbaar frame?) wordt een aantal kernmomenten en -thema’s uit de Delftse geschiedenis gepresenteerd in woord en beeld. Dit aspect wordt steeds uitgebouwd, bijvoorbeeld door onderwijsinstellingen die een project over een bepaald onderwerp afsluiten met een internetpresentatie.

 

Een voorbeeld

 

Een scholier zoekt inspiratie voor een werkstuk. Hij logt in op Delfts Erfgoed Digitaal en voert in het zoekveld “wie” zijn achternaam in. Hij vindt (via wat nu de Digitale Stamboom is) dat zijn opa is geboren op 7 juli 1899. Er is een link naar “portret”, waar een foto van opa staat, staande voor een tabakswinkel aan de Wijnhaven. Via de link naar “waar” krijgt hij de kadastrale kaart van Delft te zien, waar het perceel oplicht. Hij klikt erop en krijgt een foto van het huidige pand, met de mogelijkheid om ook oudere foto’s te bekijken. Er is zelfs een link naar een schilderij van dat stukje Delft in de 17e eeuw, maar ook naar het verslag van de opgraving in de achtertuin van de winkel, die plaatsvond in 1998. Uiteraard zijn de vondsten afgebeeld. Hij klikt op een plaatje van een 16e-eeuwse kinderschoen, die nu in het Prinsenhof te zien is, en ziet dat er ook zo’n schoen is gevonden aan de Barbarasteeg, waar vroeger het Weeshuis stond. Via “wat” leert hij dat in dit Weeshuis alleen jongens zaten, en dat velen van hen belandden op de schepen van de VOC. Hij kan vervolgens een schilderij van een VOC-schip bekijken, maar ook zoeken of er ooit een naamgenoot heeft aangemonsterd. Etcetera.

 

Voor wie

 

·       Onderwijsinstellingen in Delft en omgeving gebruiken de informatie voor de verplichte lessen omgevingsgeschiedenis.

·       Wetenschappers en amateurs die onderzoek doen naar Delftse geschiedenis raadplegen hier de “collectie Delft”.

·       Burgers van Delft hebben een goede toegang tot het erfgoed van hun stad.

·       Ambtenaren en bestuurders van Delft vinden hier historische basisinformatie ten behoeve van de eigen werkzaamheden, beleidsstukken en promotiemateriaal.

·       Toeristen bereiden hun bezoek voor met de actuele en de historische informatie.

·       Potentiële bezoekers worden via een smaakmakende presentatie aangezet tot een bezoek aan Delft.

 

Winstpunten

 

De inzet van ICT zal de informatie-uitwisseling zowel intern als onderling én extern enorm bevorderen. Voor de interne bedrijfsvoering is het voordeel dat activiteiten als collectie-administratie, -documentatie en onderzoek beter worden ondersteund. Doordat de documentatie op een gemeenschappelijk platform wordt gepresenteerd, kunnen de instellingen gemakkelijker gebruik maken van elkaars collecties en documentatie. Ook voor organisaties van buiten de gemeente is de Collectie Delft dan beter toegankelijk. De grootste winnaar is uiteindelijk het publiek, met name in het onderwijs, dat via één internet-site toegang heeft tot de gehele Collectie Delft, zeven dagen per week, 24 uur per dag.

 

Het succes van de Digitale Stamboom, die inmiddels is verkocht aan de archiefdiensten van Rotterdam, Eindhoven en Leiden, toont aan dat een eenmalige grote investering kan leiden tot een prachtproduct dat zichzelf kan bedruipen.

 

Delftse deelnemers, bestaande initiatieven

 

Om een gezamenlijke internet-presentatie mogelijk te maken, moet er eerst voldoende “content” zijn. De verschillende collectie-onderdelen moeten digitaal beschikbaar zijn, bovendien op een wijze die uitwisseling van informatie mogelijk maakt. Al in een vroege fase van het project moeten de bestaande en geplande initiatieven op elkaar worden afgestemd. Een vluchtige inventarisatie geeft globaal het volgende beeld van lopende zaken en toekomstige wensen.

 

·       Gemeente Musea.

·       Er wordt hard gewerkt aan het digitaal registreren, ontsluiten en presenteren van de collectie in TMS (The Museum System). Uit de EZH-gelden worden nog vijf extra TMS-licenties aangeschaft, alsmede E-museum of Connection, een module waarmee de collectie op het internet kan worden gepresenteerd (samen ƒ 65.000). Voor jaarlijks onderhoud wordt ƒ 13.000 geraamd.

·       De kosten van digitalisering en registratie variëren. Voor tweedimensionale objecten moet worden gerekend op circa ƒ 5-10 per stuk, voor driedimensionale op ƒ 10-15 per stuk.

 

·       Archeologie.

·       Faciliteiten. In de nota over de toekomst van de Delftse archeologie worden twee extra zware computers aangevraagd, uitgerust met TMS en GIS programmatuur. De jaarlijkse kosten bedragen ƒ 26.000.

·       Primaire informatie. Veel vondstinformatie is verwerkt in databases; dit geldt met name voor beschrijvingen van aardewerk, glas, pijpekoppen en botmateriaal. Aanvulling met andere vondstbeschrijvingen is hard nodig; de kosten zijn vooralsnog niet te ramen.

·       Secundaire informatie. De teksten van reeds uitgegeven publicaties worden momenteel omgebouwd tot publiekstoegankelijke items voor het internet. Zo ontstaan teksten per opgraving en per thema.

 

·       Gemeentearchief.

·       www.delft.nl/archief/, de archiefsite met basisinformatie over de archieven en collecties, waarop ook de inventarissen te raadplegen zijn, wordt maandelijks door 1500 mensen geraadpleegd. De site draait goed, maar is toe aan groot onderhoud, onder meer om hem aan te passen aan de huisstijl. Voor structureel onderhoud is behoefte aan een webmaster voor minstens een dag per week (ƒ 20.000 per jaar).

·       www.archief.delft.nl, de Digitale Stamboom, met detailinformatie over 650.000 Delftenaren, telt maandelijks circa 6000 inloggers. Dagelijks (7 dagen per week) komen er dus zo’n 200 mensen digitaal op bezoek. De site draait perfect; structureel onderhoud wordt uitbesteed en is financieel gedekt.

·       Binnenkort gaat een VOC-site van start, in samenwerking met het Algemeen Rijksarchief en de archiefdiensten van de andere steden waar vroeger een kamer van de VOC was gevestigd (Amsterdam, Rotterdam, Middelburg en Hoorn/Enkhuizen). Alle 50.000 opvarenden van de Delftse VOC-schepen in de 18e eeuw zijn dan op het internet te vinden. Aanvulling met beeldmateriaal en tekst over Delft en de VOC, in samenwerking met Gemeente Musea en Archeologie, is wenselijk. Een projectmedewerker kan dit verzorgen in circa drie maanden (kosten ƒ 25.000).

·       De gedeeltelijk geautomatiseerde catalogus van de bibliotheek, met zo’n 30.000 banden dè boekencollectie over Delft, kan door een relatief eenvoudige aanpassing op het internet worden gezet (ƒ 25.000 eenmalig; ƒ 5.000 jaarlijks). Om de hele archiefbibliotheek te ontsluiten, samen met de bibliotheken van de Gemeente Musea en Archeologie, is een extra impuls voor catalogisering nodig van vijf mensjaren (ƒ 500.000), plus een aantal extra licenties van VUBIS (ƒ 3.000 per stuk).

·       De collectie Beeld&Geluid bevat een schat aan materiaal: naar schatting 150.000 foto’s, prenten, tekeningen, kaarten, plattegronden, prentbriefkaarten, films etcetera. Voor digitalisering hoeft geen systeem te worden aangeschaft: er kan gebruik worden gemaakt van TMS, dat bij de Musea voorhanden is. Wel moet een aantal licenties worden aangeschaft (ƒ 5.000 per stuk). Bovendien zijn een scanner, digitale camera en fotoprinter noodzakelijk, niet alleen voor digitalisering van de collectie, maar ook om tegemoet te komen aan de groeiende vraag naar digitale reproducties (ƒ 25.000). Scanning, koppeling aan een database en beschrijving vergen een eenmalige investering van 150.000 x ƒ 10,00 = 1,5 miljoen.

·       De kadastrale kaart van 1832 is gedigitaliseerd en wordt momenteel gekoppeld aan het actuele GIS-bestand. Er is behoefte aan een GIS-werkstation met relevante programmatuur (MicroStation, ArcView; ƒ 50.000), en aan het invoeren van de historische eigenaren, die teruggaan tot circa 1600 (ƒ 150.000). Hiermee ontstaat een informatiesysteem van het niveau van de Digitale Stamboom.

 

Delftse partners

 

·       Monumentenzorg. De Delftse monumenten zijn jaren geleden al op internet gezet. Deze site is met stille trom verdwenen, maar kan na “reanimatie” gemakkelijk worden uitgebreid en gekoppeld aan Delfts Erfgoed Digitaal.

·       ICT. Binnen het vakteam ICT bestaat veel ervaring met internet-activiteiten en wordt gezocht naar mogelijkheden om de Delftse aanwezigheid op internet uit te breiden. Waar mogelijk zullen de werkzaamheden met eigen, gemeentelijke mensen moeten worden gedaan, om expertise op te bouwen en in huis te houden.

·       CKE. Delft neemt actief deel aan het Actieplan Cultuurbereik, waarbinnen een project Stadsgeschiedenis is gedefinieerd.

 

Externe partners

 

Vereniging DEN. Met het ‘keurmerk’ van DEN aan een projectplan kan met een goede kans op succes aanvullende financiering worden gevraagd. In eerste instantie valt te denken aan de Mondriaan-stichting, die namens het ministerie van OCenW subsidies verdeelt voor ICT-projecten in de erfgoedsector. De eerstvolgende aanvraagronde (voor gelden vanaf 2002) sluit 1 mei 2001.

 

Fasering

 

·       November-december 2000.

·       Besluitvorming over incidentele extra middelen (actie: sector + wethouder).

·       Specificeren behoefte aan extra faciliteiten in apparatuur en programmatuur (actie: sector + ICT).

·       Prioriteren extra faciliteiten (actie: sector).

·       Januari-mei 2001.

·       Aanschaf en implementatie extra faciliteiten (actie: sector + ICT; ƒ 100.000).

·       Schrijven van een definitiestudie, die tevens kan dienen als aanvraag voor aanvullende externe financiering (actie: sector). Elementen:

·       ontwikkelen van visie op wensen en mogelijkheden;

·       beschrijven van bestaande initiatieven in Delft; checken of lopende projecten te integreren zijn;

·       inventariseren van collectie-onderdelen die zich lenen voor digitalisering;

·       berekenen van kosten (faciliteiten, tijd en geld);

·       aansluiten bij landelijke initiatieven met het oog op standaardisatie en fondsenwerving.

·       Juni 2001-december 2002

·       Versneld vullen van primaire informatiesystemen (actie: sector + ingehuurde krachten; ƒ 150.000).

·       Ontwerpen van proto-type voor overkoepelende internet-site (ƒ 50.000).

 

 

Organisatie

 

In de fase tot en met mei 2001 worden de plannen opgewerkt door een projectgroep bestaande uit de gemeentearchivaris (projectleider), de directeur van de Gemeente Musea en de stadsarcheoloog.

Al naar gelang de behoefte zullen adviseurs uit andere sectoren aan de projectgroep worden toegevoegd (ICT, CKE, Monumentenzorg).

De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt bij de wethouders Oosten (erfgoed) en Mahler (ICT).