Delft, 14 november 2000

Geachte raadsleden,

Het college heeft kennis genomen van het rapport van de rekenkamercommissie en wil daar middels deze notitie in algemene zin op reageren.

De rekenkamer constateert dat er op ICT gebied binnen de gemeente Delft de afgelopen periode veel tot stand is gebracht en dat in Delft de basis tot een omvorming naar een kennisorganisatie wordt gelegd. De invoering van het KIS concept als leidraad heeft dit proces in een stroomversnelling gebracht. Het college deelt die opvatting.

Aan de bestuurlijke informatievoorziening over het verloop van dit proces schort volgens de rekenkamer het nodige. Zo wordt het ervaren als weinig inzichtelijk en heeft het in de rapportages over het beleid ontbroken aan de informatie die noodzakelijk is om de te behalen doelen in verhouding te kunnen zien met de daartoe in te zetten middelen. Het ontbreken van aansluiting van de dienstmaraps op de rekening speelt hierin een grote rol.

Naar de indruk van het college is er weliswaar regelmatig gerapporteerd maar wordt onderschreven dat de inzichtelijkheid en te relatie van individuele projecten tot geheel te wensen over hebben gelaten. De nieuwe inrichting van de organisatie, met de vorming van het facilitaire cluster, biedt goede perspectieven om hierin een aantal verbeteringen aan te brengen.

De rekenkamer doet een groot aantal aanbevelingen waarin verbetering wordt gevraagd op het gebied controleerbaarheid en meetbaarheid enerzijds, en van inzicht en doorzicht in de materie anderzijds.

De aanbevelingen van de rekenkamer blijven in dit stadium echter vrij algemeen en er zal dus een debat moeten plaatsvinden om zaken meer expliciet te maken. Het verbeteren van een dergelijk proces moet zorgvuldig geschieden in samenspraak tussen raad, college en organisatie en kost daarom tijd. Om dit debat vorm te geven zal het college een discussienota presenteren. Daarin zal meer expliciet worden ingegaan op de afzonderlijke aanbevelingen uit het rapport. In dit debat zal de raad de gelegenheid moeten nemen duidelijk aan te geven op welke wijze zij bepaalde control mechanismen optimaal acht.

Uit het rapport blijkt dat, met name voor de raad, vaak onduidelijk is hoe individuele ICT activiteiten en projecten zich verhouden tot het KIS concept, waardoor het moeilijk is inzicht te verkrijgen in de onderlinge samenhang tussen deze activiteiten. Tevens is daardoor de bestuurlijke afweging als lastig ervaren, omdat prestatie indicatoren in termen van meetbare doelen, resultaat, financiën en personele bezetting per activiteit meestal in een breder verband zijn geïndiceerd.

Een duidelijker vertaalslag van het KIS concept naar afzonderlijke projecten is wenselijk. Hiertoe zal een duidelijk onderscheid moeten worden aangebracht tussen activiteiten die zich afspelen op het gebied van interne- en externe KIS ontwikkelingen. Een heldere definitie van KIS is daarvoor een eerste vereiste. Die zal dan ook in de komende maanden plaatsvinden en tezamen met het debat inhoud geven aan twee programma’s. Een programma voor KIS intern, en een programma voor KIS extern. Deze programma’s zullen bestaan uit een integrale visie over een periode van vier jaar, en een aantal projecten om te komen tot de gestelde doelen. In de beschrijving van die projecten zullen de bevindingen van de rekenkamer een rol spelen.

We spreken dan ook niet meer van KIS eerste- en tweede fase, maar van KIS intern en KIS extern. Deze programma’s zullen een vierjarig traject beschrijven met na twee jaar een tussenrapportage waarin evaluatie, bijsturing en eventuele introductie van nieuwe projecten aan de orde zijn.

De constatering van de rekenkamer, dat momenteel sprake is van een cruciaal omslagpunt van interne naar externe oriëntatie op ICT gebied onderschrijven wij volledig. Dit is overigens geheel in overeenstemming met de oorspronkelijke uitgangspunten en de planning van het KIS programma. In het bedrijfsplan KIS is dat ook op die wijze verwoord. Dit besef is evident en zal in een concreet programma voor KIS extern tot uiting moeten komen. Temeer daar Delft een leidende positie wil veroveren op het gebied van interactieve dienstverlening.

Op dit moment vaststellen dat dit zich per definitie vertaalt in een structureel grotere benodigdheid van middelen lijkt wat vroeg. Verstandiger vinden wij het hierover uitspraken te doen als de plannen voor de toekomst helder op papier staan en er een goede afweging gemaakt kan worden of de te bereiken doelen zich juist verhouden tot de in te zetten middelen.

Tenslotte merken we op dat het rapport als geheel goede aanknopingspunten biedt om het ICT beleid aan transparantie te laten winnen.

Het college van B&W.

Hoogachtend,