10 augustus 2000

lijst ingekomen stukken

Enige tijd geleden is de kanteling van de organisatie van de gemeente Delft ingezet onder de naam NEON. Naast grote organisatorische gevolgen heeft NEON ook gevolgen voor de naamgeving van de verschillende organisatie-onderdelen en daarom ook voor de gemeentelijke huisstijl. Feitelijk bestaan vanaf 1 maart de oude diensten niet meer, maar alle briefhoofden, gevels van de diverse panden en ook zaken als bouwborden en het wagenpark zullen zonder enige actie op deze punten ook na 1 maart de oude dienstnamen laten zien. Dit zal naar de buitenwacht toe een onduidelijk beeld kunnen geven en minimaal de suggestie kunnen wekken dat er bij de gemeente weinig veranderd is. Daarnaast heeft huisstijl ook altijd een interne werking. Hoe sneller de nieuwe benaming is doorgevoerd, des te sneller ook de eigen medewerkers het "oude dienst denken" los laten. Kortom: er zijn zowel interne maar vooral toch externe argumenten om de huisstijl zo snel mogelijk aan de nieuwe organisatie aan te passen.

Huisstijl vraagt voortdurend onderhoud, want een organisatie is een dynamisch iets. Jaarlijks worden er diverse zaken aangepast of toegevoegd aan de huisstijl. Hiervoor bestaat een zeer beperkt budget. Grote veranderingen of aanpassingen moeten dan ook op projectbasis gefinancierd worden. Dat geldt ook voor de huidige aanpassingen die nu voor de deur staan. Daarnaast is het nodig om binnen de diverse zaken die moeten gebeuren enige vorm van prioriteit te stellen, zeker omdat de personele capaciteit bij zowel Communicatie als Automatisering beperkt is. Vandaar dat wordt voorgesteld de volgende onderdelen van de huisstijl op korte termijn aan te passen:

De huisstijlsjablonen zoals die nu bij iedere medewerker in de computer staan. Het gaat om 500 stuks. Voorgesteld wordt om over te gaan op één algemeen huisstijlsjabloon, waarbij alleen Gemeente Delft als aanhef/kop van de brief wordt gebruikt. Er zal dan dus geen sprake meer zijn van een vermelding van cluster of vakteam boven aan de brief (of andere sjablonen uit de correspondentiereeks). Natuurlijk is het wel van belang om deze informatie nog ergens in de correspondentie te vermelden. Daarom wordt voorgesteld bij de ondertekening van bijvoorbeeld een brief, onder aan de brief bij de naam van de opsteller ook de cluster, sector of het vakteam te vermelden. Dit is afhankelijk van wie er ondertekent en dus ook tekenbevoegdheid heeft. Er zal nooit meer dan een organisatie-onderdeel bij de ondertekening worden vermeld. Daarnaast vermeldt iedere correspondentie onderaan een telefoonnummer van de opsteller, met uitzondering van het GBA systeem waarbij dit onmogelijk is. In dat geval wordt een telefoonnummer in het briefhoofd vermeld. Het is niet mogelijk om over te gaan naar een centraal postbusnummer, omdat alle bestaande postbussen nog in gebruik blijven. Door de centrale postkamer wordt een verdeling van postbussen gemaakt per organisatie-onderdeel. Deze verdeling wordt als uitgangspunt gebruikt bij de briefhoofden.Geschatte kosten: maximaal 100.000,= voor externe ondersteuning.

Het wagenpark beletteren is de volgende opgave die prioriteit krijgt binnen de aanpassing van de huisstijl. Er is inmiddels een inventarisatie van het wagenpark gemaakt. Het gaat om 152 wagens die opnieuw van letters moeten worden voorzien. Het grootste aandeel wordt gevormd door wagens van de dienst Beheer en Milieu. Voorgesteld wordt om als naamgeving zoveel mogelijk alleen Gemeente Delft aan te houden. De vermelding van de betreffende Cluster is overbodige informatie voor het wagenpark, evenals de vermelding van het vakteam. Geschatte kosten: 63.000,= voor belettering.

Vervolgens het laatste onderdeel, de gevelbelettering. Nu staat nog op iedere gevel van een gemeentegebouw de huidige dienst vermeld die in het pand gehuisvest is. In de nieuwe situatie wordt voorgesteld om, passend bij de één gemeente gedachte, op iedere gevel Gemeente Delft te vermelden. Dat is de belangrijkste boodschap naar buiten toe. Dit betekent dat de oude belettering, die op verschillende manier is aangebracht in de gevels, wordt verwijderd en wordt vervangen voor dit opschrift. Hier zal een duurzaam maar niet meest dure oplossing gekozen worden wat betreft materiaal, gezien de plannen om uiteindelijk naar een centrale huisvesting toe te gaan. Geschatte kosten: 58.000,= voor belettering.

De hiervoor vermelde geraamde kosten zijn op basis van enkele offertes die zijn aangevraagd. Daarbij blijkt het sowieso lastig voor externe bureaus om op het gebied van automatisering (aanpassen sjablonen) op deze korte termijn capaciteit beschikbaar te hebben om deze opdracht te aanvaarden. De twee bureaus die nu beschikbaar zijn en wiens bedragen in deze notitie zijn genoemd om deze opdracht uit te voeren zijn Total Design en Infostijl. Total Design is ook de ontwerper van de Delftse huisstijl en heeft vorig jaar naar tevredenheid een aanvulling op de huisstijl gemaakt voor folders en brochures. Infostijl zal vooral de technische realisatie van de aanpassing van de sjablonen begeleiden en personele capaciteit leveren.

In totaal moet voor deze operatie een bedrag worden gereserveerd van 221.000,= voor deze opdracht. Voorgesteld wordt om dit bedrag te dekken uit het budget van NEON, omdat deze acties ook rechtstreeks te herleiden zijn tot NEON. Het is er een rechtstreeks gevolg van. Dit past financieel ook binnen het reorganisatiebudget.

De bouwborden zijn nu niet opgenomen als prioriteit bij de huisstijlaanpassing. Hiervoor wordt voorgesteld om bouwborden die vanaf heden worden gemaakt aan te passen aan de nieuwe naamgeving van de gemeentelijke onderdelen. Naast het logo van de gemeente Delft en het stadspromotielogo Maak Kennis in Delft (bij grote bouwprojecten), kan op deze borden het betrokken vakteam van de gemeente worden vermeld met wederom het algemene telefoonnummer van de gemeente Delft. Het lijkt logisch om bij bouwborden dezelfde lijn aan te houden als bij het wagenpark. Door deze aanpak zal pas over enige tijd op alle bouwborden de nieuwe naamgeving zijn doorgevoerd, maar uit kostenoverweging is dit de beste oplossing.

Daarnaast heeft de nieuwe naamgeving ook voor andere zaken gevolgen. Denk aan de vermelding van de gemeente Delft in telefoongidsen, de stadsgids, internet, enzovoort. Lopende het jaar zullen deze aanpassingen worden doorgevoerd. Het is onmogelijk om overal tegelijk deze naamgeving aan te passen, maar het zal vanaf heden uiteraard uitgangspunt zijn dat alleen de nieuwe naamgeving wordt gebruikt. Met de aanpassing wordt dan ook direct begonnen (zij het geleidelijk) zodra de Stuurgroep het voorliggende besluit heeft vastgesteld.

Ook de personeelsadvertenties zullen in hun tekst worden aangepast op de nieuwe organisatiestructuur. Al eerder is (medio 1999) een eerste aanpassing op de tekst van personeelsadvertenties gemaakt, waarin werd aangegeven dat Delft bezig is met een organisatieverandering. Vanaf 1 maart moet dit veranderen, zodanig dat duidelijk wordt dat de nieuwe organisatie inmiddels is gestart.

Het is nu belangrijk om de nieuwe naamgeving van de diverse organisatie-onderdelen definitief vast te stellen. Anders is het onmogelijk om bovengenoemde zaken uit te voeren. Op dit moment is het zo dat voor de verschillende onderdelen vaak nog verschillende namen worden gebruikt en in ieder geval verschillende schrijfwijzen. Hierin moet nu definitief worden gekozen. Als bijlage treft u een voorstel voor de definitieve naamgeving aan. Er zijn een aantal onderdelen die wellicht om een nieuwe naam vragen, omdat de huidige naamgeving die gekozen was, te complex of onduidelijk is om extern te communiceren. Het gaat er tenslotte om dat in één keer helder wordt wat een organisatie-onderdeel doet en waar mensen dus moeten zijn met vragen en suggesties. Vandaar dat eenvoud vaak het meest doeltreffend is in naamgeving. Daarnaast is belangrijk om te realiseren dat het onmogelijk is om voor ieder onderdeel een naam te verzinnen die 100% de lading van het werk dekt. Maar daar waar de meeste overeenkomsten worden gevonden is de meest geschikte naam gevonden.

In bijgaande lijst is te zien wat de schrijfwijzen- en naamvoorstellen zijn. Nogmaals: de namen van de Clusters zullen zo min mogelijk worden gecommuniceerd. De woorden cluster en vakteam zullen überhaupt niet worden gebruikt in de externe communicatie. Bij enkele onderdelen van het cluster Wijk- en stadszaken moet nog een keuze worden gemaakt tussen twee naamsuggesties.

Het advies van de COR bij de naamgeving is, om de sector Sociale Zaken toch Werk Inkomen en Zorg te laten heten, omdat die eerste naam een stap terug in de tijd zet (lijkt erg op Sociale Dienst). Daarnaast wil de COR dat het woord ‘wijk’ minder vaak in de naamgeving wordt gebruikt. Dit schept verwarring. Daarom lijkt het goed het voorstel van het vakteam Stadsbeheer c.q. Wijkbeheer te volgen en te kiezen voor de naam Stadsbeheer.

Aan het college wordt voorgesteld het volgende te besluiten;

• Akkoord gaan met de aangegeven prioritering voor de aanpassingen huisstijl;
• Zo snel mogelijk met de invoering van belettering en sjablonen te beginnen, volgens de richtlijnen zoals in deze notitie staan weergegeven;
• Akkoord gaan met de voorgestelde naamgeving en deze als definitieve naamgeving beschouwen voor de huisstijlaanpassingen;
• Een bedrag van 221.000,= beschikbaar te stellen vanuit het NEON budget om de aanpassingen uit te kunnen voeren;
• De coördinatie van de aanpassingen te laten plaatsvinden via de huisstijlcoördinator bij Communicatie in nauwe samenwerking met Informatie en communicatietechnologie, beiden onderdeel van Facilitaire Dienstverlening.

Ilse de Greef,

huisstijlcoördinator

Carola de Vree-van Wagtendonk,

hoofd Communicatie

BIJLAGE: Voorstel voor naamgeving nieuwe organisatie-onderdelen:

Strategie en control

Bestuurlijke processturing

Treasury en riskmanagement

• Beheer gemeentelijke onroerende zaken
• Huisvesting services en middelen
• Informatie en communicatietechnologie
• Documentaire informatie voorziening
• Personeel en organisatie
• Financiën
• Juridische zaken
• Communicatie

• Werk, Inkomen en Zorg

• Activering en inburgering
• Werkplan
• Nieuwe klanten
• Budgetwinkel
• Voorzieningen gehandicapten
• Klantbeheer
• Invordering en bijzonder onderzoek
• Productondersteuning
• Beleid en projecten
• Procesondersteuning

• Instituut sociaal raadslieden
• Sector Bouwen, Toezicht en Ondernemen

• Publieksbalie
• Milieuzorg
• Bouwtoezicht en monumenten
• Toezicht openbare ruimte
• Servicecentrum bedrijven

• Burgerzaken
• Belastingen

• Sector Leefbaarheid

• Welzijn
• Onderwijs
• Wonen

• Sector Kennisstad

• Cultuur, kennis en economie
• Grond

• Sector Duurzaamheid

• Ruimtelijke ordening
• Milieu
• Mobiliteit

• Wijkzaken en Projecten
• Ingenieursbureau

• Gemeente Musea Delft

• Stedelijk Museum Het Prinsenhof
• Museum Nusantara
• Museum Lambert van Meerten

• Gemeentearchief
• Archeologie
• Vrije Akademie Delft
• Brandweer
• Sportbedrijf
• Stadsbeheer

Combiwerk