10 augustus 2000

naar agenda

Stuk 74 I

00/009653 Delft, 9 mei 2000.

Onderwerp: de gemeentebegroting 2000 volgens de nieuwe organisatie.

Aan de gemeenteraad.

Geachte dames en heren,

Bij de behandeling van de zomernota 2000-2003 afgelopen zomer in uw raad, is het verdere begrotingsproces voor het jaar 2000 geschetst. Aangegeven is dat het jaar 2000 voor de opstelling van de gemeentebegroting een bijzonder jaar zou worden. Dit aangezien er bij de gemeentebegroting een vertaalslag moest worden gemaakt van de oude naar de nieuwe organisatie. Buiten de opstelling van de verplichte staten etc. is de gemeentebegroting 2000 daarom destijds beperkt van opzet gebleven. Op 1 maart 2000 is de nieuwe organisatie officieel van start gegaan. Om een "gebroken" begrotingsjaar 2000, met daarin dan een deel van de oude organisatie verwerkt te voorkomen, is de gemeentebegroting 2000 begrotingstechnisch reeds per 1 januari 2000 omgezet. Voor u ligt ter inzage de aangepaste gemeentebegroting voor 2000, die is gebaseerd op de nieuwe organisatie. In deze aanbiedingsbrief wordt aangegeven langs welke lijn deze technische omzetting heeft plaatsgevonden en tot welke aanpassing van de ramingen dit zal leiden. Uw raad wordt verzocht om de 3^e technische begrotingswijziging 2000 vast te stellen die volgt uit deze omzetting.

De aanpassing van de gemeentebegroting 2000 is volledig gebaseerd op de financieel technische vertaling van de oude naar de nieuwe gemeentelijke organisatie. Voor de feitelijke inhoud van de beleidsvelden en de taken die hieruit voortvloeien, zoals weergegeven per subfunctie in de zomernota 2000-2003, verandert er niets. De nieuwe raming is gebaseerd op de uitwerkingen van de organisatieonderdelen door middel van de opgestelde overdrachtsdossiers. Ook het financiële kader waarbinnen de nieuwe gemeentebegroting 2000 is opgesteld ondergaat geen veranderingen. Voor zover er sprake is van een noodzaak van verhoging van (facilitaire) budgetten, zal dit bij de zomernota 2001-2004 via de gebruikelijke weg worden ingebracht. Er is voor het begrotingsjaar 2000 sprake van een budgettair neutrale begrotingswijziging, die niet leidt tot een wijziging van het financiële beeld van de gemeente. Bij het onderdeel financieel perspectief is in de zomernota 2000 geschetst dat het noodzakelijk was om belangrijke risico’s in de bedrijfsvoering van de oude organisatie af te dekken. Bij de vaststelling van de zomernota 2000-2003 is een structurele voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s tot een maximum van 3 mln. gevormd en zijn enkele stelposten opgenomen. In deze nieuwe gemeentebegroting 2000 wordt de bedrijfsvoering van de organisatie verder gestroomlijnd. Op de inzet van de voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s en de stelposten om dit te kunnen bereiken wordt in het vervolg van deze aanbiedingsbrief nader teruggekomen.

Bij de opzet van de nieuwe gemeentebegroting is uitgegaan van de inmiddels bekende visie op de nieuwe Delftse organisatie:

In de nieuwe opzet van de gemeentebegroting 2000 is het één organisatie principe verder uitgewerkt. In de administratie betekent dit het integreren van de zes oude dienstadministraties tot één sterk vereenvoudigde (genormeerde) gemeentelijke administratie. Door gebruikmaking van (zoveel mogelijk) éénmalige vastlegging van financiële feiten en door het achterwege laten van een interne stroom van facturen tussen organisatieonderdelen, wordt een belangrijke efficiencyslag in de boekhouding van de gemeente verwacht. Het voeren van één gemeentelijke projectadministratie vervangt de interne verrekeningen (en dus het sturen van rekeningen). Er worden geen afzonderlijke clusterbegrotingen opgesteld, financiële aansturing vindt in de toekomst plaats op het niveau van de sectoren. Een uitzondering wordt gemaakt voor de onderdelen CombiWerk (bezig met verzelfstandiging) en een gedeelte van de administratie van de sector Kennisstad, namelijk het onderdeel grondexploitatie (gelet op het specifieke karakter van deze administratie) waarvoor een afzonderlijke vastlegging in stand blijven. De budgetverantwoordelijkheid ligt in beginsel daar waar de kosten worden gemaakt. Net als de nieuwe organisatie zal ook de gemeentebegroting nog een ontwikkeling moeten doormaken. De eerste stap naar een meer transparante begroting, waarbij op de produkten (lees nu nog de subfuncties) integraal de kosten zichtbaar zullen zijn, wordt nu gezet. In de komende jaren moet dit begrotingsbeeld steeds scherper worden, waardoor ook het effect van de inzet van (financiële) middelen op het beleid beter kan worden getoetst. Dit betekent tevens de ontwikkeling van een nieuw beleids- en beheersinstrumentarium voor Delft, waarin onderwerpen als de gemeenteagenda, het sturen op programma’s en ketens een plaats zullen krijgen.

Het opheffen van zes oude dienstadministraties betekent tevens het verdwijnen van tientallen verschillende methodieken van interne kostendoorberekening. De nieuwe gemeentebegroting is vanuit de kostendoorberekening sterk vereenvoudigd en begint voor het jaar 2000 met de volgende basisopzet:

Personeelskosten worden centraal genormeerd geraamd (en doorberekend naar de sectoren/vakteams)

Huisvesting gemeentelijke organisatie wordt centraal geraamd (en voor kantoorlocaties doorberekend per werkplek naar de sectoren/vakteams)

ICT voor de standaardvoorzieningen wordt centraal geraamd (en doorberekend per werkplek naar de sectoren/vakteams)

Alle kosten van het cluster Facilitaire Dienstverlening worden op basis van een bedrag per medewerker doorberekend naar de sectoren/vakteams (vanaf 2001 in de vorm van dienstverleningsafspraken, zgn. DVO’s)

Alle bureaukosten en doorberekeningen worden op kostenplaatsen per sector/vakteam verzameld (en doorberekend naar de produkten/sub-functies d.m.v. uren, een vaste doorberekening of een combinatie)

Op de kostendragers (werkbudgetten gewone dienst en investeringen) worden de uit te geven bedragen aan derden en de interne doorberekeningen afzonderlijk zichtbaar.

Eén van de consequenties van deze nieuwe methodiek van doorberekenen is het vervallen van het gebruik van opslagpercentages op facturen van derden, zoals dit door de oude diensten Stadsontwikkeling en Beheer & Milieu werd toegepast . Tevens zijn de oude concernafdelingen verzameld op de functie 002(bestuursondersteuning) ondergebracht in het cluster Facilitaire Dienstverlening en worden van daaruit over de organisatie en dus vrijwel alle subfuncties verdeeld. Een belangrijk deel van de verschuiving op de subfuncties van de gewone dienst bij deze begrotingswijziging wordt hierdoor veroorzaakt. Bij deze omzetting van de gemeentebegroting 2000 betekent dit dat het toepassen van een opslagpercentage op facturen wordt vervangen door nieuwe sleutels met een vaste doorberekening. Over de effecten van deze specifieke aanpassing van de doorberekening op onder andere (grootschalige) investeringen gedurende een begrotingsjaar zal afzonderlijk nog worden teruggekomen.

De eerste stap in de opzet van een gemeentebegroting voor de nieuwe organisatie ligt met name op het vlak van de bedrijfsvoering. Voor alle aspecten van de bedrijfsvoering ( lees apparaatskosten) worden nieuwe normen ontwikkeld, die zich laten vertalen in geüniformeerde budgetten van de organisatieonderdelen. Binnen de financiële kaders van de zomernota 2000 zijn in de gemeentebegroting 2000 nu als eerste stap de personeelslasten volgens een nieuwe opzet ingericht. Een rode draad bij de problemen in de bedrijfsvoering van de oude diensten vormde het gemiddelde salarisniveau (dat hoger lag dan op concernniveau beschikbaar gesteld) en het voor een deel van de organisatie ontbreken van een raming voor ziekteverzuim. In de nieuwe gemeentebegroting is voor de hele organisatie rekening gehouden met een hoger gemiddeld salaris (het maximum van de huidige schaal, zijnde het nieuw berekende gemiddelde) en wordt volledig genormeerd (in 4 categorieën medewerkers) rekening gehouden met ziekteverzuim. Als dekking voor de hieruit volgende verhoging van de personeelsramingen worden volgens afspraak de voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s en enkele daartoe opgenomen stelposten voor 2000 ingezet. De managementverantwoordelijkheid voor de totale personeelsbegroting ligt bij het gemeentelijk managementteam (GMT) als collectief. Voor een deel kan deze de komende jaren weer lager in de organisatie worden gelegd, daar waar het b.v. prikkels en instrumenten betreft om de personeelskosten beter te beheersen. In het gemeentelijk managementteam worden jaarlijks de personeelsnormen voor de concernbegroting besproken en vervolgens voorgelegd aan het college ter vaststelling. Met de nieuwe personeelsbegroting 2000 zijn de majeure knelpunten op personeelsgebied uit de oude organisatie opgelost, zoals deze o.a. naar voren kwamen bij de zgn. nullijnproblematiek, diverse nota’s van de oude diensten WOC (risico’s en remedies) en delen van de nota planning en normering van de oude DMZ. Daarnaast heeft het gemeentelijk managementteam de taak op zich genomen om personele knelpunten (o.a. wachtgelden en personeel boven de formatie) van de oude organisatie te saneren binnen de nieuwe personeelsbegroting 2000 en de daaraan gekoppelde personele formatie.

In de lijn van deze normeringsslag zullen in 2000 ook voor de andere onderdelen binnen de bedrijfsvoering (huisvesting, ICT, vorming & opleiding enz.) normen worden opgesteld die in 2001 in de begroting worden verwerkt. Een groot deel van deze ramingen bevindt zich op de scheidslijn tussen het cluster Facilitaire Dienstverlening en de rest van de organisatie. Voor 2000 zijn in het gemeentelijk managementteam rond facilitaire budgetten spelregels afgesproken. In deze spelregels zijn onder meer vastgelegd, de primaire verantwoordelijkheid voor het aangaan van verplichtingen op facilitair gebied en een consultatieplicht naar facilitair. Budgetoverschrijdingen binnen de bedrijfsvoering van de gemeente zijn in 2000 eveneens een collectieve verantwoordelijkheid van het gemeentelijk managementteam. De centrale staf zal toetsen op de naleving van deze afspraken.

In de voor u ter inzage gelegde gemeentebegroting 2000 vindt een aanpassing plaats van de ramingen voor het jaar 2000 in de lijn van het organisatie ontwikkelingstraject NEON. Er is voor het begrotingsjaar 2000 sprake van een budgettair neutrale begrotingswijziging met inzet van de daartoe gevormde voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s en enkele daartoe gevormde stelposten. Deze wijziging vindt plaats binnen de financiële kaders van de zomernota 2000-2003 en leidt niet tot een wijziging van het financiële beeld van de gemeente. Hierbij wordt voor de personeelsbegroting 2000 tevens een normering doorgevoerd waarbij financiële knelpunten uit het verleden op personeelsgebied grotendeels worden opgelost. Verdere stappen om te komen tot een vertaling van de begroting naar de nieuwe organisatie zullen nu worden gezet en bij de gemeentebegroting 2001 worden ingebracht.

Onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie middelen en bestuur stellen wij u voor de 3^e technische begrotingswijziging 2000 die voortvloeit uit het omzetten van de begroting 2000 van de oude naar de nieuwe organisatie vast te stellen.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Delft;

H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.

N. Roos ,secretaris.

Stuk 74 II

00/009653

De raad der gemeente Delft;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 mei 2000;

gezien het advies van de commissie middelen en bestuur;

b e s l u i t :

De 3^e technische begrotingswijziging van het jaar 2000 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 mei 2000.

,burgemeester.

,secretaris.