Algemene afspraken met betrekking tot declaraties

 

(van burgemeester en wethouders)

 

versie d.d. 19.12.2000

 

 

Algemene afspraken met betrekking tot declaraties (van burgemeester en wethouders).

 

 

 

Declaraties dienen te worden ingediend bij het hoofd van het vakteam P & O van het cluster Facilitaire Dienstverlening. Na fiattering door dat hoofd worden de kosten betaalbaar gesteld. In geval van twijfel wordt het voorgelegd aan de gemeentesecretaris. Bij blijvende twijfel legt deze de zaak ter beslissing aan het college voor.

 

Wanneer rekeningen rechtstreeks naar de gemeente worden gestuurd behandelen als declaratie (rekening hechten aan declaratieformulier), daarop aangeven het doel van de activiteiten, en dat het bedrag van de declaratie rechtstreeks aan degene die de nota heeft verzonden overgemaakt moet worden. Na akkoordverklaring door P & O Facilitaire Dienstverlening wordt het bedrag overgemaakt.

 

Er wordt geen gebruik gemaakt van een creditcard.

 

Bij de adjunct-gemeentesecretaris is een lijst aanwezig waarin de ontvangst van cadeaus (inclusief het deelnemen aan recreatieve activiteiten die door een commerciële partner zijn vergoed) gemeld worden. De (adjunct)-secretaris adviseert of daarnaast melding in het college ook verstandig is. Ook kan eventueel geoordeeld worden of de gemeente of de betrokken portefeuillehouder alsnog aan de gever een vergoeding geeft voor het verblijf van het collegelid c.q. het cadeau dat het collegelid heeft gekregen. Ook kan geoordeeld worden dat het cadeau een andere bestemming krijgt, bijvoorbeeld de gemeente zelf.

 

Veel van de concrete afhandeling ligt in handen van de secretaresses c.q. managementassistenten die terzake geïnstrueerd worden.

 

 

Neveninkomsten.

 

 

 

Wanneer een nevenfunctie q.q. wordt uitgeoefend dient de vergoeding hiervoor die als beloningselement kan worden aangemerkt teruggestort te worden in de gemeentekas. Een onkostenvergoeding in verband met dergelijke nevenwerkzaamheden hoeft niet teruggestort te worden, tenzij deze kosten voor rekening van de gemeente komen. Ook dient de waarde van een eventuele beloning in natura dat fiscaal als inkomen wordt aangemerkt in de gemeentekas te worden gestort. Inkomsten uit nevenfuncties, waarin een collegelid niet als collegelid is benoemd, hoeven niet in de gemeentekas gestort te worden. Als van gemeentelijke faciliteiten echter gebruik gemaakt wordt moet een onkostenvergoeding wel in de gemeentekas gestort worden c.q. moet de organisatie waarvoor wordt gewerkt de kosten van het gebruik (bijv. de taxikosten) naar de gemeente overmaken.

 

Een eenmalige inkomste c.q. geschenk in natura met een waarde van meer dan f 50 à f 100 voor een verleende dienst (bijv. lezing) waarbij van gemeentelijke faciliteiten gebruik is gemaakt wordt deze aan de gemeente afgedragen.

 

 

 

Reizen; taxigebruik; eigen auto.

 

 

 

Reiskosten en eigen autogebruik:
Vergoed worden de kosten gemaakt in verband met reizen tussen de woning en de werkplaats conform de voor de ambtenaren in hoofdstuk 15d van de Nadere uitwerkingsregeling rechtspositie (NUR) opgenomen regeling. De regel is: reizen per openbaar vervoer op de minst kostbare wijze (2e klasse). Verblijfkosten worden vergoed tot een door B & W redelijk geacht bedrag. Als in voorkomende gevallen van de eigen auto gebruik gemaakt wordt is het bepaalde in artikel 15d:1:22:5 van de NUR van toepassing (in principe gebruik van openbaar vervoer).

Taxigebruik:
Collegeleden kunnen voor reizen die niet privé (bijv. het reguliere woon-werkverkeer) zijn gebruik maken van het raamcontract met het taxibedrijf. Als een taxirit door omstandigheden niet via een secretaresse wordt geboekt, wordt deze nadien via de secretaresse doorgegeven, zodat de registratie alsnog kan plaatsvinden. Hier is een registratieformulier voor beschikbaar. Voor verder gelegen doelen gelden de volgende regels:

 

 

1.    Voor gebruik binnen het gebied dat zich uitstrekt tot en met Amsterdam, Utrecht en Dordrecht dient het betreffende collegelid per situatie een afweging te maken of het gebruik van openbaar vervoer of van de gemeentetaxi het meest handig is, waarbij:

voor een reis naar een kleinere gemeente binnen dit gebied (niet liggend aan het sneltreinnet) zonder meer van de taxi gebruik gemaakt mag worden

aan het taxibedrijf bij voorkeur van tevoren opgeven wanneer de terugreis aanvangt. Het is dan aan het bedrijf te beslissen of deze wacht of intussen terugkeert naar Delft;

Buiten het bij punt 1 bedoelde gebied dient het collegelid in principe met de trein (eerste klas) te reizen, met aanvullend openbaar vervoer of taxi. Uitzonderingen zijn mogelijk wanneer:

groepsgewijs wordt gereisd;

de plaats van de bijeenkomst met openbaar vervoer alleen heel tijdrovend bereikt kan worden

gelet op het tijdstip van de dag (nacht dus) taxigebruik geëigend is.

Ten behoeve van representatieve doeleinden kunnen de partners van collegeleden gebruik maken van de taxi (wanneer zij meereizen met hun partner, of wanneer zij hun partner/de gemeente vertegenwoordigen).
In een voorkomend geval kan ook een niet-commerciële gast vervoer per taxi aangeboden worden.

 

 

 

 

 

Reizen buitenland:

 

 

 

Voor elke reis wordt door het college vastgesteld of de reis naar het buitenland geheel of gedeeltelijk door de gemeente wordt vergoed. In het bijzonder letten op recreatieve delen van de reis. Deze niet laten betalen door een commerciële partner als deze in de reis participeert. Indien dit uit beleefdheid moeilijk geweigerd kan worden dit melden aan het college (i.c. via de secretaris) waarvan registratie in de centrale lijst plaatsvindt. Eventueel deel kosten, in verband met recreatief karakter, voor rekening van collegelid. 

 

 

 

Verblijven.

 

 

 

Redelijk gemaakte verblijfkosten in verband met het collegewerk worden vergoed. Om te bepalen wat als redelijk kan worden aangemerkt worden de bedragen zoals deze zijn opgenomen in het Reisbesluit Nederland (regeling Rijk) als richtlijn aangehouden. Het eventueel toepassen van een hogere vergoeding, dus afwijken van hetgeen als maximum te vergoeden in dit besluit is opgenomen, is ter beoordeling van het college van Burgemeester en Wethouders.

 

 

Als een verblijf recreatieve delen kent die door een commerciële partner worden aangeboden, worden deze door de gemeente of het collegelid betaald (vooraf te bepalen). Indien dit uit beleefdheid moeilijk geweigerd kan worden wordt dit achteraf gemeld aan het college (i.c. via de secretaris) en vindt registratie op de lijst plaats. Bij reizen waar collegeleden gast zijn of als college collectief opereren, en bij die gelegenheid afgescheiden individueel kosten maken, worden deze kosten voor eigen rekening genomen.

 

 

Cursussen, seminars, symposia, congressen.

 

 

 

Kosten die zijn gemaakt voor het bijwonen van symposia, studiebijeenkomsten, seminars etc. dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding. Burgemeester en wethouders hebben nader besloten (1993/1994) dat kosten, gemaakt in de hoedanigheid van wethouder, gedeclareerd kunnen worden. Het bijwonen van een studiedag over een onderwerp, behorend tot de portefeuille van de wethouder, kan op basis van dat besluit worden gedeclareerd. Uit de vaststelling van de wekelijkse uitnodigingenlijst van het college blijkt aan welke cursussen e.d. binnen de portefeuille het collegelid mag deelnemen op kosten van de gemeente. Declaraties worden na positief besluit college ingediend bij het hoofd van het vakteam P & O van het cluster Facilitaire Dienstverlening middels het declaratieformulier, geparafeerd door de medewerker die belast is met het opstellen van de uitnodigingenlijst.

 

 

Excursies.

 

 

 

Kosten die zijn gemaakt voor excursies dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding. In relatie tot hetgeen burgemeester en wethouders nader hebben besloten inzake cursussen etc. geldt dat kosten, gemaakt voor excursies die betrekking hebben op onderwerpen in de portefeuille van het betreffende collegelid gedeclareerd worden. Het op uitnodiging van commerciële derden deelnemen aan een excursie dient, om de schijn van beïnvloeding te voorkomen, indien er sprake is van een gemeentebelang (uit te spreken door het college), ten laste van de gemeente te komen. Is er geen sprake van een gemeentebelang, dan dienen de kosten te worden betaald uit de vaste onkos-tenvergoeding. Indien er sprake is van een excursie waar geen sprake is van (schijn van) beïnvloeding kan bekostiging voor de commerciële organisator plaatsvinden. Wel registratie in de centrale lijst. Wanneer een wethouder aan een excursie van enige omvang wil deelnemen, eerst via de uitnodigingenlijst door het college over laten beslissen of er sprake is van een gemeentebelang en of de daarmee gemoeide kosten voor rekening van de gemeente moeten komen. Declaraties worden na positief besluit college ingediend bij het hoofd van het vakteam P & O van het cluster Facilitaire Dienstverlening middels het declaratieformulier, geparafeerd door de medewerker die belast is met het opstellen van de uitnodigingenlijst.

 

 

Vakliteratuur.

 

 

 

De hiermee gemoeide kosten dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding. Wanneer een collegelid van mening is dat een abonnement als “gemeenteabonnement” moet worden aangeschaft, zal dat beoordeeld worden door de directeur Centrale Staf. Bij verschil van inzicht beslist het college, via de secretaris in brengen. Bij aanschaf wordt het bestelde gemeente-eigendom.

 

 

 

Vereniging van raadsleden.

 

 

 

De hiermee gemoeide kosten dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding van de wethouder.

 

 

Telefoongebruik.

 

 

 

Deze kosten dienen door de wethouders betaald te worden uit de vaste onkostenvergoeding. Voor wat betreft kosten van privé-gebruik van de gemeentelijke mobiele telefoon wordt afgewacht welke regeling voor ambtenaren wordt ontworpen. Tot die tijd worden, net als voor de ambtenaren, geen kosten in rekening gebracht.

 

 

Voor de burgemeester is hetgeen is bepaald in het Rechtspositiebesluit burgemeester 1994 en het KB van 22 september 1997 (houdende regeling vergoeding aan ambtenaren van kosten verbonden aan het gebruik van de privé-telefoonaansluiting voor dienstdoeleinden) van toepassing (zie bijlage - onderdeel burgemeester). 

 

 

 

 

Portokosten en fotokopieën.

 

 

 

Deze kosten dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding (niet bij incidenteel gebruik van gemeentelijke apparatuur).

 

 

 

Bijdrage in kosten van fractieassistent/-weekends/vergaderkosten fractie/secretariaat fractie.

 

 

 

Deze kosten dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding.

 

 

 

Representatiekosten.

 

 

 

Deze kosten dienen te worden betaald uit de vaste onkostenvergoeding. Bij het vertegenwoordigen van de gemeente (aanbieden fruitmand aan 100-jarige b.v.) komen de kosten, incl. reiskosten, voor rekening van de gemeente. Persoonlijk getinte giften (bij afscheid van ambtenaar, bij huwelijk, geboorte etc. van collegelid): voor eigen rekening.

 

Zie ook nader aanvulling in bijlage - onderdeel burgemeester.

 

 

Teambuilding-achtige activiteiten van het college.

 

 

 

 

Kosten komen voor rekening van de gemeente

 

 

 

Activiteiten waarin de collegeleden namens de gemeente optreden.

 

           

   

 

Eventueel te maken kosten komen voor rekening van de gemeente, tenzij deze door de organisatoren worden vergoed.

 

 

Geschenken geven.

 

 

 

Het geven van relatiegeschenken:

·       wanneer het een persoonlijke gift is, bijv. bij afscheid, huwelijk, geboorte, etc. in de nabije omgeving (collegeleden, ambtenaar): kosten voor eigen rekening

·       representatieve giften: mogen gedeclareerd worden voor zover geen gift uit het gemeentelijk geschenkenassortiment plaats kan vinden.

 

 

 

 

Geschenken krijgen.

 

 

 

 

Cadeaus met een waarde van ƒ 50 à ƒ 100 kunnen aangenomen en ook behouden worden als er een bijzondere reden voor is die niet de bijsmaak van “verplichtingenscheppend” heeft. De verkrijging moet gemeld worden in de lijst bij de (adjunct)secretaris: de inhoud, de gever en de reden van de verkrijging. Er kan reden zijn dat de waarde hoger is doch voor de gemeente het cadeau van generlei waarde is en het uit hoffelijke overwegingen niet geweigerd kon worden. Naast registratie is overleg met de secretaris hierover aan te bevelen. Voor cadeaus in de vorm van excursies e.d.: zie bij de desbetreffende rubriek “excursies” en “verblijven”. In het bijzonder geldt nog dat maaltijden, e.d. die genoten worden samen met adviseurs, aannemers, e.d. waarvan werk nog niet is opgeleverd door de gemeente betaald en dus vergoed worden.

Als een in een geldbedrag te vertalen cadeau (bijvoorbeeld een waardebon) wordt verkregen na een activiteit voor een organisatie o.i.d. wordt deze steeds aan de gemeente gegeven als gebruik is gemaakt van gemeentelijke faciliteiten.

 

 

Maaltijden in bepaalde bijzondere situaties.

 

 

 

Functioneel eten met iemand van buiten de organisatie:

kosten komen voor rekening van de gemeente.

 

Eten met iemand van de eigen fractie:

kosten komen voor rekening van de wethouder.

 

Maaltijd van politiek belang met iemand van andere fractie:

kosten komen voor rekening van de gemeente.

 

 

Lunches in het jongenshuis:

wanneer een dergelijke lunch samen met een of meer ambtenaren of externen genoten wordt, zijn de kosten voor rekening van de gemeente; in alle andere gevallen komen de kosten voor rekening van de wethouder.


Elke lunch wordt geregeld door/via de managementassistent (zie nieuw bestelformulier); deze registreert of er sprake is van een “werklunch” (samen met derden) of van een “privé-lunch” (in andere gevallen). De rekeningen van de cateraar voor privé-lunches worden éénmaal per maand met betrokkene verrekend. Eenmaal per maand worden de - belaste - werklunches via de salarisadministratie verwerkt (belastbaar bedrag wordt bij de salarisberekening meegenomen, voor zover de wethouders te kennen heeft gegeven onder de werking van de Wet op de Loonbelasting te willen vallen).

 

N.B. Elke door de gemeente betaalde lunch is belastbaar (in 2000: ƒ 3,-- per lunch).