Toelichting op de bezuinigingsvoorstellen per cluster BIJLAGE 2

Cluster Publiekszaken

1. Bijdrage Belastingen aan overhead Publiekszaken

Belastingen levert een extra bijdrage aan de overhead van Publiekszaken.

2. Beleidscapaciteit WIZ

Binnen de sector WIZ wordt vanaf 2001 een ½ FTE beleidscapaciteit ingeleverd (junior beleidsmedewerker). Zoals bekend worden besparingen in de extern gerichte clusters geacht met name gevonden te worden in reductie van leidinggevenden en beleidsmedewerkers. Deze besparing heeft dus betrekking op dit laatste, i.c. in het vakteam Beleid en Projecten. Dit levert een besparing van ƒ 50.000 structureel op.

3. Bijdrage stichting Werkplan

De uitvoering van de WIW is opgedragen aan de stichting Werkplan. Bij het opstellen van een verbeterde overeenkomst met de stichting is gebleken dat meer kosten voor de dienstverlening kunnen worden doorberekend. Uitgangspunt hierbij is dat voor de dienstverlening van de gemeente naar de stichting de werkelijke kosten worden doorberekend. Dit levert de algemene dienst extra inkomsten op voor een bedrag van ƒ 75.000 vanaf 2001.

4. Afplatting organisatie Publiekszaken

Er zijn mogelijkheden om vanaf 2002 door een verdere afplatting van de organisatie(reductie leidinggevenden dus) besparingen te realiseren op de kosten van management en organisatie van het cluster. Hiervoor wordt vanaf 2002 ƒ 168.000 ingezet.

Cluster Wijk & Stadszaken

5. Formatie onderwijs

Medewerker onderwijs (materiele zaken en planning vac. V/d Haagen), schaal 4

De functie wordt niet meer vervuld, de taak wordt intern overgenomen (ƒ 62.350,=).

6. Formatie overig W&S

Bezuiniging van 2 beleidsmedewerkers schaal 9. De omslag van beleidsvoorbereiding naar de uitvoering moet worden gemaakt, hetgeen vanzelf moet en zal leiden tot minder werk aan beleidsvoorbereiding. Dat betekent dat in 2002 deze bezuiniging binnen de sectoren van WSZ wordt ingevuld, met dien verstande dat de daadwerkelijke invulling geen negatieve gevolgen zal hebben voor zittende personeelsleden en niet zal leiden tot een negatief effect op de werkdruk. (ƒ 194.420,=).

7. Formatie veiligheid

Beleidsmedewerker veiligheid (leefbaarheid) , schaal 10, de middelen zijn in 2001 en een deel van 2002 nog wel nodig om het veiligheidsbeleid een extra aanzet te geven (ƒ 108.110,=).

8. Formatie taakcontrol/resturen

Taakcontroller schaal 9. Deze functie is momenteel vacant, er is reeds een taakcontroller bij WSZ en zoals het er nu naar uitziet kan binnen de bestaande bezetting de controltaak worden opgevangen (ƒ 97.210,=).

In de formatie van W&S staan verder nog diverse uren restruimte i.v.m. arbeidsduurverkorting. Deze kunnen worden ingeleverd (ƒ 18.440,=).

Cluster Bedrijven

9. Brandweer

Als gevolg van dienstverlening aan Delftse bedrijven zal sprake zijn van hogere inkomsten van derden. Een gedeelte daarvan kan toevallen naar de algemene middelen, voor 2001 ƒ 40.000,= en voor 2002 ƒ 95.000,=.

10. Stadsbeheer

Van de totale bezuiniging ad f 1,5 mln. bij het cluster Bedrijven drukt ruim f 1,0 mln. op de sector Stadsbeheer. In totaal wordt 8 fte bezuinigd, waarvan 6 vanaf 2001. De bedragen zijn structureel. De bezuinigingstaakstelling voor 2000 is ten opzichte van het voorstel van maart 2000, aangepast omdat een gedeelte daarvan direct van invloed was op het uitvoeringsniveau. In de aanvankelijke voorstellen vanuit de sector bedroeg de jaarschijf 2001 totaal f 195.000. De bijdrage voor 2002 is thans voor een groot deel (f 375.000) naar voren gehaald, zodat de bezuiniging sneller wordt gerealiseerd.

Inmiddels is de organisatiestructuur voor de sector verder uitgewerkt, zodat ook een beter beeld bestaat van de mogelijke personele bezuinigingen in de sector en de fasering daarvan.

2001

A. Straatwerkzaamheden. Voor het normale jaarlijkse volume straatwerkzaamheden is het niet nodig vacature V026 te vervullen. Dit bespaart 1 fte (f 71.000). Als sprake is van een groter volume bijv. als gevolg van de wijkaanpak, zal dit vanuit aanvullende middelen bekostigd moeten worden.
B. Projectopzichter. Door herschikking van taken en externe dekking kan bezuinigd worden op de formatie van Civiel (f 75.000).

C. Efficiëncy administratieve ondersteuning. Door de vorming van een Bureau Management Ondersteuning bij de sector Stadsbeheer is het mogelijk efficiencybesparing te realiseren ten opzichte van de oude situatie, waarbij de ondersteuning verdeeld was over drie afdelingen. Dit levert circa 0,5 fte op (f 36.000).

D. Afvalinzameling. Verdere uitbreiding van ondergrondse afvalinzameling levert een besparing op bij de reguliere huisvuilinzameling van 2 fte (f 140.000) en f 135.000 materieel, alsmede een beperking van de onderhoudspost van bovengrondse containers van f 40.000.

E. Baggeren watergangen. Het gaat hier om een deel van de in totaal ƒ 50.000 op jaarbasis die het vakteam Groen besteedt aan het baggeren van waterpartijen in parken en andere grote groenvoorzieningen( bijv. Delftse Hout). Door een ander, meer ecologisch beheer, kan de bagger frequentie in die gebieden veelal worden verlaagd, hetgeen uiteraard een besparing oplevert. Aangezien de aanleiding is gelegen in het ecologisch/milieuverantwoord beheer, wordt milieuschade juist vermeden. Een en ander zonder het bergend vermogen aan te tasten. Overigens speelt hier ook mee dat door de vorming van Stadsbeheer en het in een hand gaan uitvoeren van het baggerwerk een zekere efficiencywinst wordt behaald.

F. Wagenpark. In de nieuwe organisatie is door een nauwe samenwerking met TRM en verdergaande automatisering een besparing mogelijk op de administratieve kosten van belasting en verzekeringen van het wagenpark (f 20.000).

G. Verkeersvoorzieningen en gemalen. Door beheer op afstand van de gemalen en automatisering van het beheersysteem van de verkeersbesluiten is een besparing van f 30.000 mogelijk.

2002

H. Beperking aantal teamleiders/projectleiders. De reorganisatie en de vorming van Stads-beheer moet het mogelijk maken op termijn met minder teamleiders/projectleiders te gaan werken. Rekening wordt gehouden met 1,5 fte besparing (f 135.000) op een totaal van 24.
I. Coördinator TBB. Bij de vorming van Stadsbeheer is gekozen voor een tijdelijk coördinator voor het Technisch Beheer Bureau, voor de duur van de implementatieperiode. De wegvallende kosten leveren in 2002 een besparing op (circa f 40.000).

J. Onderhoud groen. Een andere dekking voor de kosten van het onderhoud van groen levert een besparing op van f 35.000. Dit heeft dus geen konsekwenties voor het onderhoudsniveau.

11 en 12 VAK en Musea

Zie algemene toelichting over deze bedrijven. Voorgesteld wordt dus in 2002 de opgave te doen voor het jaar 2003 voor de VAK (ƒ 90.000) resp. de Musea (ƒ 75.000).

13. Gemeentearchief

De bezuiniging ad. ƒ 30.000 in 2002 kan in beginsel gerealiseerd worden via hogere inkomsten als gevolg van uitbreiding van dienstverlening, dan wel het hanteren van meer kostendekkende tarieven.

14. Sportbedrijf

Ook voor het Sportbedrijf zijn de financiële kaders recent vastgesteld door middel van de besluitvorming over de nota Risico’s en Remedies. Voor 2001/2002 zijn toch in beperkte mate maatregelen voor inkomstenverhoging dan wel kostenbesparing mogelijk. De resterende taakstelling ad. ƒ 60.000 zal, zo wordt voorgesteld, in 2002 voorgesteld worden voor het jaar 2003.

2001

	Bedrag		Aantal Fte’s
Meeropbrengst 1^E verhuurde ruimte Kerkpolder	ƒ	5.000
Efficiency in beheer door schaalvergroting	ƒ	5.000
Afschaffing 10% kortingsregeling op gebruik Zwembad Kerkpolder	ƒ	25.000
	ƒ	35.000

2002

Meeropbrengst 2^E te verhuren ruimte Kerkpolder	ƒ	20.000
Beheer sporthallen (0,5 Fte, schaal 5, i.v.m. FPU medewerker in december 2002 (leidt tot frictieverlies in 2002)	ƒ	35.000	0,5 Fte
	ƒ	55.000
	ƒ	90.000	0,5 Fte

Cluster Facilitaire Dienstverlening/Centrale Staf

Vooral de mogelijkheden om te bezuinigen op materiële budgetten zijn onderzocht. Dit in contrast met de eerste jaarschijf (2000) waar uitsluitend bezuinigingen op de formatie zijn ingezet. Gezien de capaciteitsdruk als gevolg van de reorganisatie en de bezuiniging 2000, is het niet verantwoord op dit moment opnieuw een in hoofdzaak personele bezuiniging op te voeren. Circa een derde van de bezuinigingsvoorstellen heeft betrekking op formatie. De totale bezuiniging wordt in 2003 gerealiseerd.

15. Formatie Facilitair

Dit voorstel heeft betrekking op twee formatieplaatsen, waarvan de “bezetters” al langere tijd niet meer feitelijk werkzaam zijn voor de gemeente Delft, maar via detachering worden uitgeleend. Met de betrokken medewerkers zijn afspraken gemaakt over beëindiging van het dienstverband. Formeel horen deze formatieplaatsen bij de formatie van de vakteams. Bezuinigen op deze formatieplaatsen betekent dat deze niet meer ingezet kunnen worden voor personele knelpunten bij de desbetreffende vakteams.

16. Facility management

Deze voorstellen hebben betrekking op gemeentebrede budgetten die door Facilitair worden beheerd. Door het introduceren (en handhaven) van nieuwe procedures, het standaardiseren van het voorzieningenniveau en het opnieuw aanbesteden en afsluiten van mantelcontracten kunnen besparingen worden gerealiseerd.

Ook als de budgetten (nog) niet bij Facilitair zijn ondergebracht, maar Facilitair wel de regie voert over het desbetreffende segment, wordt de bezuiniging bij Facilitair opgenomen.

Het totale budget voor facility management bedraagt ca. f. 3,5 mln (op basis van uitgaven 1999). Dit betreft dan de segmenten kantoorartikelen, catering, beveiliging, schoonmaken, kopiëren, hygiëne-artikelen.

De geschatte mogelijkheid tot bezuiniging bedraagt in totaal f. 630.000,-, te bereiken in 3 jaar (zie overzicht). Dat is ca. 18% van het huidige budget.

De bezuiniging zal worden gerealiseerd door:

· zodanige aanpassingen van de organisatie en inzet van medewerkers van HSM dat regie op dit proces ook succesvol is

· strakke centrale procedures te ontwerpen en te bewaken

· het standaardiseren en aanpassen van verzorgingsniveaus

· het realiseren van volumebeperkingen via verdergaande digitalisering (bijvoorbeeld in het kopiëren)

· het opnieuw onderhandelen over contracten en daarbij uitbuiten van schaalvoordelen (catering, schoonmaken, beveiliging)

Alle voorstellen met betrekking tot contracten worden uitgewerkt in de vorm van Europese aanbestedingen. Voor deze aanbestedingsprocedures zal per segment (onderwerp) een standaard worden bepaald. Daarbij komt het verzorgingsniveau dus aan de orde.

Het is verder de bedoeling om te onderzoeken in hoeverre de BTW op de indirecte kosten (waartoe deze budgetten gerekend kunnen worden) gedeeltelijk teruggevorderd kan worden. Als deze mogelijkheid bestaat, kan daardoor het halen van deze bezuiniging extra gewaarborgd worden.

17. Verandering werkwijze Facilitair

Door het bundelen van facilitaire functies in één cluster is het mogelijk om tot andere werkwijzen te komen. Bijvoorbeeld door het concentreren van het verstrekken van opdrachten (schaalvergroting) waardoor besparing mogelijk wordt. Maar ook door nieuwe vormen van samenwerking tussen de verschillende facilitaire vakteams. De volgende voorbeelden kunnen hiervoor worden genoemd:

A. Concentratie gebouwenbeheer

Door concentratie van het technisch beheer van de gebouwen van de vakteams Grond, Welzijn en Onderwijs kan een besparing op de uitvoeringsbudgetten van (uiteindelijk) structureel f. 120.000,- behaald worden. Deze besparing wordt gehaald door opdrachtclustering, raamcontracten en scherper aanbesteden. Enige jaren geleden was dit ook een bezuinigingsopdracht die in de toenmalige dienstenstructuur niet te realiseren bleek te zijn en jaarlijks als besparingsverlies moest worden ingeboekt. De oude bezuiniging van ƒ 100.000,- staat echter nog structureel in de begroting. Bovenop deze taakstelling kan dus nog een extra bedrag van ƒ 20.000,- worden gerealiseerd vanaf 2002. Na effectuering van de concentratie, conform de NEON-uitgangspunten, van al deze segmenten is de bezuiniging haalbaar.

B. Procedure werving en selectie

De vakteams PenO en Communicatie bedenken samen een nieuwe strategie voor het werven van personeel. Dit moet leiden tot een efficiëntere en meer aansprekende manier van werken.

De besparing kan worden gerealiseerd door een aantal aktiviteiten:

· het bundelen van wervingsacties voor nieuw personeel (1 procedure)

· plaatsen van zgn. combi-advertenties, 1 advertentie voor meer functies tegelijk; geeft een besparing in de advertentiekosten

· meer gebruik maken van de mogelijkheden van Internet, al of niet in combinatie met een personeelsadvertentie

· afsluiten nieuw contract met Comm’pany dan wel opnieuw aanbesteden van deze dienstverlening

C. Huisstijl/bundelen van advertenties

Er is een structurele post voor het onderhoud van de gemeentelijke huisstijl van f. 40.000. Door toevoeging van een huisstijl voor folders en brochures kan bespaard worden op de ontwerp-kosten hiervoor. Het huisstijlbudget kan hierdoor worden verlaagd met f. 10.000,-.

Voor de gemeentelijke advertenties is een huisstijl en standaard advertentiereeks in de maak. Door bundelen en met name structurering van de advertenties van de gemeente, kan een besparing worden bereikt op de ontwerp-kosten. Door de plaatsing te laten lopen via een mediabureau kunnen bulkkortingen worden verkregen op de te plaatsen pakketten advertenties. Snelle betaling is hiervoor voorwaarde. f. 5000,- kan worden bespaard.

In totaal is op dit onderwerp f. 15.000,- te besparen.

D. Abonnementen beperken en overgaan op digitale verspreiding van (vak)nieuws

Onder deze titel valt een aantal activiteiten.

· De concentratie van functies maakt dat het aantal abonnementen op vakbladen en dergelijke bij Facilitair kan worden verminderd.

· Door het nieuws via een digitale knipselkrant op Intranet te zetten kan het grootste deel van de krantenabonnementen worden afgestoten.

· Ook zal een steeds groter deel van de vakbladen en ander vaktechnisch materiaal op Internet te raadplegen zijn, waardoor de abonnementen op papieren versies niet meer nodig zijn.

Structureel is hierop f. 50.000,- te bezuinigen vanaf 2002.

E. Centraal kassasysteem

Begin 2000 is nieuwe kassasoftware van Logis aangeschaft die gekoppeld kan worden aan Eagle. Deze software draait op een gewone PC met wat toebehoren (geldla e.d.). Door de geautomatiseerde koppeling aan Eagle is het mogelijk de kassaregistratie direct te verwerken in Eagle in plaats van via het intikken van kasstaten. Dat is sneller, nauwkeuriger en efficiënter en maakt betere controle mogelijk. Voor het eind van 2000 zijn alle voormalige WOC-bedrijven aangesloten. Met Publiekszaken loopt overleg over installatie op de overige kassa’s. Als ook deze kassa’s worden aangesloten kan bij Financiën een besparing worden bereikt van f. 50.000,- op de formatie (verwerking en controle KBG). Ook aan de kant van de gebruikers kan dan overigens een besparing op de verwerking van de kasregisters worden gerealiseerd (geen kasstaten meer).

F. Stroomlijnen logistiek postproces

Het postproces is nu verdeeld tussen HSM en DIV. De taakverdeling is nog niet optimaal. De verwachting is dat herinrichting van dit proces kan leiden tot een betere taakverdeling, een efficiëntere en effectievere postbehandeling en te zijnertijd tot een besparing op de formatie.

Daarnaast zal worden onderzocht of het mogelijk is een deel van de postbezorging uit te besteden aan de Stadspost. In totaal wordt gestreefd naar een bezuiniging van f. 40.000,- structureel.

G. bezuiniging ICT

Door de concentratie van ICT functies in de nieuwe organisatie is een besparing mogelijk van ƒ 50.000 die op dit moment taakstellend is ingevuld.

18. Treasury

Bij de gezamenlijke invulling van de bezuinigingen Facilitair/Centrale Staf is ook gekeken of doorberekenen van de kosten van treasury besparingen zou kunnen opleveren. Dit onderwerp moet uitgebreider onderzocht worden. Door enerzijds een taakstelling voor Treasury op te nemen (terug te verdienen door slimmer op de markt te opereren) en anderzijds kosten aan derden toe te rekenen moet het mogelijk zijn om ongeveer totaal

ƒ 100.000,- per jaar te besparen.

19. Samenwerking Facilitair en Centrale Staf

Door een efficiëntere taakverdeling tussen de Centrale staf en de cluster Facilitair moet een besparing te bereiken zijn van f. 100.000,- vanaf 2001. De invulling van deze taakstelling wordt nader uitgewerkt.