GEMEENTE DELFT

BEHEERSBEGROTING 2001

(incl. 0^e begrotingswijzing)

INHOUD

I. Algemene toelichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

II. Begroting Gewone Dienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

III. Overzichten

1. Personele sterkten en lasten

2. Geactiveerde kapitaaluitgaven

3. Reserves en voorzieningen 2001

4. Reserves en voorzieningen meerjarig

5. Langlopende geldleningen

6. Gegarandeerde geldleningen

7. Investeringen categorie 1 meerjarig

8. Investeringen categorie 2 en 3 meerjarig

9. Verzamel- en consolidatiestaat

Bijlagen:

A. Kostenverdeelschema en kostenverdeelsleutels

B. Kostenverdeelstaat (uittreksel)

C. Bijdrage Gemeentefonds

D. Berekening rente-omslag

I. ALGEMENE TOELICHTING

1. Inleiding

Op 26 oktober 2000 is de Gemeentebegroting 2001-2004 door de Gemeenteraad vastgesteld. Deze begroting voorzag in een actualisatie van de omgebouwde begroting 2000 en de daaraan verbonden meerjarenramingen en in verwerking van de besluitvorming over de Zomernota 2001-2004 en was het resultaat van een top-down proces.

Meer gedetailleerde uitwerking en presentatie van de cijfers, alsmede verdere vertaling van NEON-principes naar de financiële sturing, zou plaats vinden in het bottom-up proces dat in de maanden oktober en november in overleg met vakteams en sectoren zou worden doorlopen. De resultaten zouden op een later tijdstip in de cijfers worden verwerkt.

Het bottom-up proces heeft geleid tot de nieuwe Beheersbegroting 2001.In principe binnen de kaders van de reeds vastgestelde gemeentebegroting zijn budgetten bepaald op basis van gegevens over het primaire werkproces. Een gedetailleerde en volledig geactualiseerde uren- en budgetverdeling heeft geleid tot een nieuwe doorberekening van overheadkosten en tot aanmerkelijke verschuivingen binnen de Gewone dienst en tussen de Gewone dienst en de overige kostendragers (kapitaaldienst, werken voor derden en Grondbedrijf).

Naast de herverdeling van overheadkosten is in de Gewone Dienst bovendien sprake van een volumestijging ten opzichte van de top-down gemeentebegroting ƒ 568,5 miljoen tot ƒ 588,1 miljoen. Hieraan liggen verschillende oorzaken ten grondslag, waarover in de diverse fasen van het bottom-up proces tussentijdse besluitvorming in het College heeft plaats gevonden. Voor een deel heeft de besluitvorming over de volumestijging aan de uitgavenkant ertoe geleid dat separate dekking aan de inkomstenkant gevonden moest worden. Hierop wordt in de volgende hoofdstukken nader ingegaan. Voor het overige vindt de volumestijging zijn oorzaak in budgettair neutrale actualisering of uitbreiding van inkomsten en uitgaven rond subsidiegelden, diverse uitkeringen, onttrekking aan reserves en voorzieningen en nieuwe investeringen.

2. Uitgangspunten

In de nieuwe Beheersbegroting 2001 is het principe van één organisatie verder uitgewerkt. Eénmalige vastlegging van financiële feiten en het achterwege laten van een interne stroom van facturen tussen organisatieonderdelen leidt met ingang van 2000 tot meer efficiency in de boekhouding. Het voeren van één gemeentelijke projectadministratie heeft met ingang van 2000 interne verrekeningen vervangen. Beide elementen zijn in de nieuwe Beheersbegroting 2001 verder tot ontwikkeling gebracht.

Er worden geen afzonderlijke clusterbegrotingen opgesteld; financiële aansturing vindt plaats op het niveau van de sectoren. De uitzondering voor de onderdelen CombiWerk (bezig met verzelfstandiging) en Grondbedrijf (gelet op het specifieke karakter van deze administratie) is gehandhaafd: voor deze onderdelen blijft ook in 2001 een afzonderlijke administratie in stand.

De budgetverantwoordelijkheid ligt in beginsel daar waar de kosten worden gemaakt. De nieuwe Beheersbegroting is vanuit de kostendoorberekening verder vereenvoudigd en kent de volgende basisopzet:

· Personeelskosten worden centraal genormeerd geraamd (en doorberekend naar de sectoren/vakteams);

· Huisvesting van gemeentelijke kantoorlocaties wordt centraal geraamd (en doorberekend per werkplek naar de sectoren/vakteams);

· ICT voor de standaardvoorzieningen wordt centraal geraamd (en doorberekend per werkplek naar de sectoren/vakteams);

· Alle kosten van het cluster Facilitaire Dienstverlening worden op basis van een bedrag per medewerker doorberekend naar de sectoren/vakteams;

· Alle bureaukosten en doorberekeningen worden op kostenplaatsen per sector/vakteam verzameld (en doorberekend naar de produkten/sub-functies d.m.v. uren, een vaste doorberekening of een combinatie);

· Op de kostendragers (werkbudgetten gewone dienst en investeringen) worden de uit te geven bedragen aan derden en de interne doorberekeningen afzonderlijk zichtbaar.

3. Bedrijfsvoering

De eerste stap in de opzet van een gemeentebegroting voor de nieuwe organisatie lag bij de ombouwoperatie van 2000 met name op het vlak van de bedrijfsvoering. Voor alle aspecten van de bedrijfsvoering ( lees apparaats- of overheadkosten) werden nieuwe normen ontwikkeld, die zich laten vertalen in geüniformeerde budgetten voor de organisatieonderdelen.

Met de nieuwe personeelsbegroting in 2000 waren de grootste knelpunten op personeelsgebied uit de oude organisatie opgelost, zoals deze o.a. naar voren kwamen bij de zgn. Nullijn-problematiek, diverse nota’s van de oude diensten WOC (risico’s en remedies) en delen van de nota planning en normering van de oude DMZ. In de lijn van deze normeringsslag zouden ook voor de andere onderdelen binnen de bedrijfsvoering (huisvesting, ICT, vorming & opleiding enz.) normen worden opgesteld en in 2001 in de begroting worden verwerkt. Een groot deel van deze ramingen bevinden zich op de scheidslijn tussen het cluster Facilitaire Dienstverlening en de rest van de organisatie. In het gemeentelijk managementteam zijn rond de facilitaire budgetten spelregels afgesproken. In deze spelregels zijn onder meer de primaire verantwoordelijkheid voor het aangaan van verplichtingen op facilitair gebied en een consultatieplicht naar het facilitair cluster vastgelegd. Budgetoverschrijdingen binnen de bedrijfsvoering van de gemeente zijn een collectieve verantwoordelijkheid van het gemeentelijk managementteam. De centrale staf zal toetsen op de naleving van deze afspraken.

Inmiddels is zowel gedurende de realisatie van het jaar 2000 als tijdens het bottom-up proces voor 2001 en verder gebleken dat enkele specifieke onderwerpen van de bedrijfsvoering om nadere uitwerking of lichte aanpassing van de uitgangspunten vragen. Deze onderwerpen worden hierna behandeld.

Zie bijlage A voor een schematisch overzicht van de kostenverdeling en de bijbehorende verdeelsleutels en bijlage B voor een uittreksel uit de kostenverdeelstaat.

4. Indeling en presentatie

In de nieuwe Beheersbegroting 2001 zijn de begrotingscijfers van de Gewone Dienst en de Kapitaaldienst opgenomen (zie hoofdstukken V en VI, 2. en 3.). Alle cijfers zijn in guldens (x 1.000) en niet in Euro’s, zoals vastgesteld in het gemeentelijke projectverband Invoering Euro.

Voor toelichtingen bij de Gewone Dienst en de Kapitaaldienst zijn aparte hoofdstukken opgenomen (resp. hoofdstuk III en hoofdstuk IV). In deze toelichtingen wordt nader ingegaan op de wijze waarop de cijfers worden gepresenteerd, alsmede op enkele belangrijke elementen en ontwikkelingen.

De cijfers van kostenplaatsen (de functionele of organisatorische onderdelen waarop directe kosten van de overhead worden verzameld) zijn niet apart in deze begroting opgenomen. Zij komen slechts tot uiting in de ‘interne doorberekeningen’ op het niveau van de Gewone Dienst. Ten behoeve van enkele belangrijke elementen en ontwikkelingen in uitgangspunten is voor de kostenplaatsen in hoofdstuk II. wel een aparte toelichting opgenomen.

II BEGROTING VAN DE GEWONE DIENST

De cijfers van de Gewone Dienst zijn hierna opgenomen. De cijfers worden meerjarig, voor de jaren 2001 tot en met 2004, op het niveau van subfunctie weergegeven. In tegenstelling tot de top-down Beheersbegroting is een kolom voor het jaar 2000 niet opgenomen, omdat in deze bottom-up begroting als gevolg van een op de nieuwe organisatie toegesneden kostendoorberekening en budgetindeling een vergelijking van de begrotingscijfers tussen beide jaren niet langer zinvol is.

Binnen de subfuncties wordt onderscheid gemaakt naar voorgeschreven categorieën of kostensoorten. Onder de categorie ‘interne doorberekeningen’ zijn alle overheadkosten verzameld die vanuit de kostenverdeelsystematiek aan een subfunctie worden toegerekend.

In de financiële administratie worden budgetten gedefinieerd op het niveau van ‘project’, hetgeen een samenvoeging kan zijn van diverse categorieën binnen één subfunctie. Een project is toegewezen aan het organisatieniveau ‘vakteam’. In deze Beheersbegroting 2001-2004 is de onderverdeling van subfuncties naar projecten en vakteams achterwege gelaten, om het totaalinzicht van de begrotingscijfers per subfunctie te vergroten.

Enkele relevante onderdelen van de begroting worden hierna nader toegelicht mede in relatie tot de bij de begroting verstrekte overzichten en bijlagen. Deze betreffen:

1. de meerjarenraming van het gemeentefonds (functie 921 en bijlage Bijdrage Gemeentefonds)

2. de renteomslag (functie 911 en bijlage Berekening rente-omslag)

3. renteresultaat reserves en voorzieningen (functie 910 en overzicht Reserves en voorzieningen)

4. de geraamde stortingen in reserves en voorzieningen (functie 910) en

5. investeringen (stelposten 922.7 en 922.8 en overzicht Investeringen categorie 1 en overzicht Investeringen categorieën 2 en 3).

Voor het overige kan worden verwezen naar de toelichtingen zoals opgenomen in het hoofdstuk 4 Het financieel perspectief van de Zomernota 2001-2004.

1. Gemeentefonds

Zie voor opbouw van de bijdrage uit het Gemeentefonds bijlage C.

De algemene uitkering uit het gemeentefonds is berekend aan de hand van de meicirculaire 2000 van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De hoofdlijnen uit deze circulaire waren, zij het in globale zin, verwerkt in de Zomernota 2001-2004. De definitieve berekeningsuitkomst landde in de gemeentebegroting 2001-2004. Dit maakt dat de toelichting hier beperkt kan blijven tot enkele essentiële punten uit de ontwikkeling van deze belangrijke inkomstenpost.

In de meerjarenraming van de algemene uitkering van het gemeentefonds is verwerkt de tweede en tevens laatste fase in de herverdeling van het gemeentefonds. Het nadeel dat daaruit voor Delft voortvloeit bedraagt in totaal ƒ 2,5 miljoen en wordt in vijf stappen wordt doorgevoerd. Het Delftse aandeel in de behoedzaamheidsreserve, welke binnen het gemeentefonds wordt aangehouden, ligt op ƒ 3 miljoen. In de raming is deze voor 1/3-deel ofwel ƒ 1 miljoen meegenomen. De toename van de vrije besteedbare ruimte in de algemene uitkering is grotendeels benut om kostenstijgingen, welke voor 2001 zijn voorzien, op te vangen en het restant is via de Zomernota ingezet voor de versterking van het financiële beeld.

De veranderingen die in de algemene uitkering uit het gemeentefonds optreden na de meicirculaire in het bijzonder de septembercirculaire 2000, worden zoals gebruikelijk via een begrotingswijziging tussentijds verwerkt.

2. Renteomslag

Zie voor berekening van de renteomslag bijlage D.

Voor 2001 is voor de verrekening van de rentelasten uitgegaan van een renteomslag van 7,5%. Op grond van de onderliggende rente-parameters levert dit uitgangspunt een financieringsvoordeel op van bijna ƒ 3 miljoen. Bij de bepaling van de renteomslag is het eigen vermogen als financieringsmiddel berekend tegen de omslagrente zelf. Inmiddels is in principe besloten om vanaf 2002 in de samenstelling van de rente-omslagmethodiek een verandering aan te brengen in die zin dat het eigen vermogen tegen een marktconforme rente wordt ingezet. De consequenties hiervan zullen in de Zomernota 2002-2005 aan de orde komen.

3. Renteresultaat reserves en voorzieningen

Het renteresultaat op de gemeentelijke reserves en voorzieningen bestaat uit het verschil tussen de financieringsvergoeding over deze componenten, welke gelijk is aan de omslagrente, en de jaarlijkse bijschrijving op de reserves en voorzieningen, waarvoor de prijscompensatie uitgangspunt vormt. Het voordeel dat hieruit voortvloeit is terug te vinden op functie 910 van de begroting. Conform de hiervoor afgesproken beleidslijn wordt hiervan een deel gestort in de reserve voor gemeentbrede huisvesting en wordt het restant ingezet om het financiële beeld sluitend te maken.

4. Stortingen in reserves en voorzieningen

Planmatig vinden in enkele reserves en voorzieningen vanuit de algemene middelen jaarlijkse dotaties plaats. Op functie 910 is uit deze hoofde een totaal bedrag verwerkt van ƒ 5,7 miljoen. De belangrijkste stortingen welke hiervan deel uitmaken zijn betreffen de reserve voor gemeentebrede huisvesting ƒ 2 miljoen, de reserve parkeervoorzieningen ƒ 1,1 miljoen, de voorziening egalisatie gemeentelijke pre-vut ƒ 0,5 miljoen, de reserve automatiseringsmiddelen ƒ 0,3 miljoen, de reserve Delft Kennisstad ƒ 0,4 miljoen en de reserve Nutswinsten ƒ 1 miljoen.

5. Investeringen

Zie voor een specificatie het overzicht van de categorie 1 investeringen en het meerjarige investeringsplan 2001-2004 voor de categorieën 2 en 3.

Bij de Zomernota 2001-2004 is het investeringsplan voor categorie 1 investeringen reeds vastgesteld. Dit plan blijft nu ongewijzigd. De meerjarige kapitaallasten welke hieruit voorvloeien zijn op een stelpost opgenomen. Overeenkomstig de hiervoor geldende procedure zullen de investeringen nog afzonderlijk aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

De categorie 2 en 3 investeringen betreffen de jaarlijkse onderhoudsinvesteringen en investeringen in bedrijfsmiddelen. Met de vaststelling van deze begroting worden tevens de kredieten voor deze categorie investeringen goedgekeurd.