Aan: Commissie Middelen en Bestuur.
Van: Age Willemse
Datum: 28 mei 2001
Betreft: Voortgangsrapportage project invoering euro.
Hoofdpunten per medio mei 2001.
In de vergadering van de
Commissie Middelen en Bestuur van februari 2001 is besloten dat voor de zomer
over de voortgang van het project invoering euro zou worden gerapporteerd. Deze
rapportage is hieronder vermeld, ter kennisneming. Tevens is als bijlage
opgenomen de tussenrapportage van Het Expertise Centrum; op de aanbevelingen
daarin wordt in deze notitie eveneens kort ingegaan.
Na de zomervakantie zal ter
besluitvorming ondermeer het samenvattend overzicht van naar euro te
converteren bedragen in gemeentelijke verordeningen worden aangeboden.
Algemeen en samenvatting
De inventarisatie, de
analysefase en de planningsfase zijn afgerond. Alle clusters beschikken over
een draaiboek. Ten opzichte van de normplanning is weliswaar nog steeds sprake
van enige achterstand, zoals in veel andere gemeenten, maar deze achterstand is niet zodanig dat de definitieve
invoeringsdatum niet gehaald kan worden. Zoals voorzien zal de komende maanden
voor een deel van de werkzaamheden moeten worden teruggevallen op extern
aangetrokken krachten.
Uiterlijk vanaf 1 juli a.s.
wordt dubbelgeprijsd. In veel correspondentie wordt naast het guldensbedrag,
het bedrag in euro vermeld. Folders/brochures worden momenteel beoordeeld op de
wijze van mogelijke aanpassing t.b.v. de gewenningsinformatie, mede in het
perspectief van de uiteindelijke aanpassing aan de euro en waar mogelijk van de
gemeentelijke huisstijl.
De bedragen die voorkomen in
verordeningen, met nadruk op de mooie ronde bedragen, worden momenteel bezien op de waarde die vanaf 1 januari 2002 kan
worden voorgesteld.
De interne
kantoorautomatisering wordt momenteel aangepast (beoogde einddatum medio 2001).
Een hulpprogramma voor omrekening naar euro is gemeentebreed geïnstalleerd.
Er zijn drie grotere
software applicaties (t.w. WordPerfect applicatie bij WIZ
Parkeervergunningensysteem en Subsidiepakket BWS+) die niet europroof zijn en
door de leveranciers ook niet meer europroof zullen worden gemaakt Onderzoek naar vervanging is aan de gang
(kosten van aanschaf van alternatieven deels in verplichtingen - hieronder -
opgenomen).
Met name de leverdata van
euroversies van enkele grotere
softwarepakketten vragen op dit moment bijzondere aandacht.
Financiële rapportage.
Het totaal van maximaal
toegestane verplichtingen ten laste van het eurokrediet bedraagt thans:
|
Projectbeheer Kwaliteitsbewaking Automatisering (algemeen)
Belastingen Financiën WIZ Communicatie (intern / extern) Parkeren Diverse kleinere zaken 1)
|
fl. - - - - - - - |
472.000 77.000 400.000 400.000 500.000 750.000 160.000 135.000 41.000 |
|
TOTAAL |
fl. |
2.935.000 |
1) automaten, enkele softwarepakketten e.d.
Voor de meeste vitale
processen zijn thans kredieten voorzien. Er zijn nog verplichtingen voor
additioneel fl. 300.000 in behandeling. Het totaal bedrag van feitelijke uitgaven t/m 28 mei 2001
is fl. 323.000. Zoals het
zich nu laat aanzien blijft het totaalbedrag aan verplichtingen binnen de
oorspronkelijke begroting ad fl. 4.500.000.
Vitale processen.
Financiën. Een gedetailleerde planning voor testen van de
opeenvolgende releases van het financiële pakket is opgesteld in overleg met de
leverancier. Alle formulieren worden momenteel gescreend op eurogevoeligheid;
de aanpassing wordt voorbereid.
De kaderbrief (maart 2001)
inzake de zomernota 2002-2005 bevat de eerste
instructies inzake de voorbereidingsperiode van de begroting en de euro.
De interne aanschrijving voor het opstellen van de kaderbegroting 2002 bevat
instructies over de manier waarop de euro aanpassingen plaats moeten vinden.
Belastingen. Met de software leverancier is overleg gaande over
de juiste inhoud van de opeenvolgende euro-proof versies. Onderzocht wordt of
integratie met het parkeerheffingensysteem mogelijk is.
WIZ. Conversie van de centrale software naar de euro
vindt in stappen plaats. Een eerste conversie zal in de zomer 2001 worden
geïmplementeerd, in oktober gevolgd door een nieuwe europroof versie.
Voor enkele andere
toepassingen vereist de invoering van de euro interne aanpassingen die
momenteel in kaart worden gebracht en waarvoor capaciteit wordt gezocht.
Salarisadministratie. Geen
ontwikkelingen ten opzichte van vorige rapportage.
Parkeren. Besloten is dat ook na 1 januari 2002 zowel
elektronisch als met munten kan worden betaald. Op basis daarvan wordt thans in
samenspraak met leveranciers en installateurs het exacte conversietraject
vastgesteld.
Instellingen en subsidies. De Algemene Beleidsuitgangspunten zijn
vastgesteld. Gesubsidieerde
instellingen ontvangen rechtstreeks bericht over de door de gemeente gevolgde
gedragslijn.
Enkele intermediaire
instellingen zullen worden benaderd teneinde de beoogde rol van de gemeente ten
aanzien van groepen die mogelijk van landelijke informatie verstoken blijven,
scherper te kunnen omlijnen qua doelgroep en qua inhoud van mogelijke actie.
.
Externe rapportages.
De euromonitor gemeenten
(totaaloverzicht) is gehouden in maart; rapportage moet nog plaatsvinden.
De SZW monitor is gehouden
in april; rapportage moet nog plaatsvinden.
Het HEC bracht een tweede
tussenrapportage uit.
Belangrijkste aanbevelingen
zijn:
·
Houdt nauw contact met
CENTRIC (leverancier enkele vitale applicaties): in uitvoering
·
Maak de basis voor
voortgangsrapportage een slag gedetailleerder: deels reeds het geval door aanvullende mondelinge rapportagelijnen
binnen het project, deels te realiseren door opdeling van planningtermijnen in
kortere perioden met ‘tussenmijlpalen’.
·
Maak bij objecten
het onderscheid zichtbaar tussen ‘kritisch’ en ‘niet-kritisch’ voor
bedrijfsprocessen: onderscheid in
objectenlijst voorzien, zal worden geëffectueerd.
·
Verbeter het
inzicht in de stand van voorbereiding bij gesubsidieerde instellingen: informatie uitwisseling is gaande.
Overzicht van de stand van zaken van de
aanpassing van eurogevoelige objecten.
Verwacht aantal
aanpassingen in 2001 = 100%
Dit betreft tussen de 1100
en 1400 aanpassingen |
||
|
Start
van aanpassingen vindt/vond plaats in kwartaal: |
Plan
|
Realisatie |
|
I II III IV |
44% 17% 22% 17% |
Ca. 40% Ca. 10% --
-- |
Het
zwaartepunt van de aanpassingen in het eerste halfjaar van 2001 betreft
voorbereidingen voor het verstrekken van gewenningsinformatie, voorbereiding
van aanpassingen van bedragen in verordeningen en voorbereidingen van tests van
de grotere software applicaties resp. het vervangen van applicaties die niet
europroof worden.
De
eerste twee onderdelen liggen op schema. Het testen resp. vervangen van
applicaties heeft enige vertraging opgelopen. Dit aspect krijgt de komende
maanden extra aandacht.
Bijlage:
HEC:
Tussenrapportage Migratie Euro