|
|
|
|
|
|
T.a.v. de heer drs. U.
Sijtema Directeur Centrale Staf Postbus 78 2600 ME Delft |
|||
|
|
|
|
|
|
Ons kenmerk: |
|
|
|
|
Bijlagen: |
|
|
|
|
Onderwerp: |
|||
|
|
|
|
|
Hierbij treft u aan een tussenrapportage met een
beoordeling van de stand van zaken per heden (peildatum is 19 april 2001) van
het Project Invoering Euro binnen de gemeente Delft. Deze tussenrapportage is
tot stand gekomen op basis van ons door de heer A. Willemse beschikbaar
gestelde documentatie.
De
gemeente Delft is momenteel in de eindfase dat wordt geīnventariseerd welke
objecten in het kader van de invoering van de euro aanpassing behoeven, welke
aanpassingen dit betreft, wie daarvoor verantwoordelijk is en op welke momenten de aanpassingen zullen worden
gerealiseerd. Hiervoor zijn twee registraties ontworpen. Allereerst een centrale database waarin de objecten zijn genoemd
en in welke fase (gewenning, realisatie of een combinatie van beide) het object
voor de EURO geschikt is gemaakt. Ten tweede zijn zeven organisatorische
clusters onderkend, te weten Centrale Staf, Facilitaire dienstverlening, Combiwerk,
WIZ, Publiekzaken (niet WIZ), Stad&Wijk en Bedrijven. Voor elk van deze
clusters zijn draaiboeken vervaardigd. Deze
draaiboeken bevatten op hoofdlijnen de manier waarop objecten zullen worden
aangepast aan gewenningsinformatie en feitelijke invoering.
Met
betrekking tot de landelijke normstelling merken wij op dat Delft enigszins
achterop loopt. Hierbij passen twee opmerkingen. Allereerst blijkt dat veel
gemeenten in een vergelijkbare positie als Delft verkeren. Ten tweede blijkt
dat niet alle standaard systemen, waarvan gemeenten voor een belangrijk deel
afhankelijk zijn voor hun bedrijfsvoering, door de leverancier al euro-proof
zijn gemaakt. Dit zal er naar verwachting toe leiden dat pas in een laat
stadium de aangepaste programmatuur getest kan worden. Gevolg van de huidige
stand van zaken is dat naar ons oordeel de komende maanden slechts met extra
inzet van personeel de beoogde datum van de invoering van de euro (1 januari
2002) gehaald kan worden.
Met
betrekking tot de inhoud van het proces rond de invoering van de euro in
de gemeente maken wij de volgende opmerkingen.
1.
De gemeente maakt voor
een deel van haar informatievoorziening gebruik van standaardpakketten. Met
betrekking tot het euro-proof maken van deze pakketten is de gemeente
afhankelijk van de betreffende leveranciers. Een van de belangrijkste softwareleveranciers
voor standaardpakketten, Centric, heeft een groot aantal applicaties euro-proof
gemaakt. Voor vier applicaties (Burgerlijke stand, Huursubsidie, Monumenten, Kadaster)
bestaat daarover echter nog geen zekerheid. Deze informatie is ontleend aan de
website van Centric (http://pss.centric.nl/euro_print.asp) die, naar ons is verzekerd, dagelijks
geactualiseerd wordt. Ook de andere leveranciers van standaardpakketten geven
actuele informatie over de aanpassing van hun pakketten aan de euro op
internet.
Aanbevolen
wordt om in de komende periode regelmatig contact op te nemen met de
softwareleveranciers van de gemeente (waaronder Centric) om (schriftelijke)
toezeggingen te verkrijgen over de data waarop de aan de euro aangepaste
pakketten beschikbaar zullen komen. Daarnaast is het van belang om regelmatig
de vinger aan de pols te houden, onder meer door het regelmatig raadplegen van
de website van Centric en de andere relevante leveranciers.
2.
De beschrijvingen in de
draaiboeken van de genoemde clusters verschillen sterk van diepgang. Ook
ontbreken er soms nog gegevens, zoals
verantwoordelijken, processen, etc. De rapportage over de voortgang van
het project vindt plaats op het niveau van objecten die door de euro worden
geraakt en als gevolg daarvan moeten worden aangepast, en/of waarover gewenningsinformatie
moet worden verstrekt. De activiteiten die daartoe moeten worden uitgevoerd
worden niet in de rapportages (en in de database) opgenomen, maar vallen onder
de verantwoordelijkheid van het verantwoordelijke vakteam. Dit betekent dat de
mijlpalen, waarop door het project gestuurd kan worden, uitsluitend bestaan uit
de start van alle activiteiten van een bepaald object en uit de gereed melding
daarvan. Hiertussen liggen vaak enkele maanden. Tussentijdse informatie over de
stand van zaken betreffende de verschillende activiteiten wordt niet verstrekt.
Om toch een vinger aan de pols te houden voert de projectleider regelmatig
(informele) gesprekken met de verantwoordelijken binnen de vakteams.
Naar
ons oordeel zit in het voorgaande het risico dat op een te laat tijdstip wordt
geconstateerd of er wellicht vertragingen in de uitvoering optreden en dat er
dus niet tijdig kan worden bijgestuurd indien dit nodig is.
Hoewel
in principe de vakteams zelf verantwoordelijk zijn voor de juiste en tijdige
uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden, bevelen wij aan om de uit te
voeren activiteiten en de bijbehorende mijlpalen één niveau dieper door het
project te laten bewaken en daarbij de mijlpalen zodanig te kiezen dat tijdig
vertragingen in de voortgang kunnen worden ontdekt en er kan worden
bijgestuurd.
3.
Binnen de
geīnventariseerde objecten is in de huidige informatie geen onderscheid aangebracht
tussen objecten waarvan de aanpassing aan de euro kritisch is voor de continuīteit
en de juistheid van de bedrijfsvoering van de gemeenten en objecten waarvoor
dit minder het geval is. Dit, om prioriteiten te kunnen stellen voor het geval
dat de tijd (misschien) gaat knellen.
Wij bevelen
aan om binnen de geīnventariseerde objecten de objecten te markeren die voor
een ongestoorde bedrijfsvoering na 1 januari 2002 van cruciaal belang zijn en
om voor deze objecten, indien nodig, tijdig noodplannen te ontwikkelen.
4.
Er bestaat geen goed
inzicht in de algemene stand van zaken bij onder meer de gesubsidieerde
instellingen voor wat betreft hun voorbereidingen op de euro. Ofschoon deze
organisaties hiervoor een eigen verantwoordelijkheid bezitten, bestaan er veel
administratieve verbanden met de gemeentelijke organisatie.
Wij bevelen aan om op korte termijn
afspraken te maken met die organisaties die weliswaar een zelfstandig juridische
status bezitten maar bestuurlijk en financieel
sterk afhankelijk van de gemeente Delft zijn over de wijze waarop zij
een goed inzicht in de voortgang van de aanpassingen op de euro kunnen geven.
Vervolgens adviseren wij een algemene rapportage aan het bestuur te maken
waarin de stand van zaken bij deze organisaties wordt weergegeven.
Tot
zover onze tussenrapportage over de stand van zaken rond het Project Invoering
Euro in de gemeente Delft. Ik vertrouw erop u hiermee naar tevredenheid te
hebben geīnformeerd
|
Het Expertise Centrum |
|
|
|
|
|
|