Eén van de onderdelen die binnen de werkgroep digitale dienstverlening
wordt opgepakt is de vernieuwing van de gemeentelijk internetsite, oftewel de
vernieuwing van de digitale publieksbalie van de gemeente. De huidige
gemeentesite kent een aantal forse nadelen en is daardoor niet geschikt om in
de nabije toekomst te blijven gebruiken. Om de ambities vanuit digitale
dienstverlening waar te kunnen maken, is de ontwikkeling van een goede digitale
frontoffice een noodzakelijke eerste stap. In de tweede fase kunnen pilots voor
digitale dienstverlening worden ingericht.
Dit stuk behelst een voorstel voor de eerste fase: het
vernieuwen van de gemeentesite, die in maart 2002 operationeel moet zijn. Ook
wordt een voorstel gedaan voor het onderhoud van de huidige site tot maart
2002.
Op dit moment bevat de gemeentelijke internetsite op
onderdelen sterk verouderde informatie. Daarnaast voldoet de zoekstructuur en
ook de zoekmachine niet aan de wensen van de klant: informatie is erg moeilijk
te vinden op de site en als je dan uiteindelijk wel op de goede plek
terechtkomt, is de informatie vaak niet meer juist.
Vanuit het KIS-1 programma is de huidige internetsite
zo’n drie jaar geleden ontwikkeld. Op dat moment was dat een goede stap vooruit
in de digitale informatievoorziening van de gemeente Delft. Het is een impuls
geweest voor alle andere digitale ontwikkelingen die daarnaast hebben
plaatsgevonden (zoals intranet). Over het beheer van de site en de verdere
ontwikkeling zijn nooit heldere afspraken gemaakt in de organisatie. Er was ook
geen formatie voor beschikbaar. Gevolg: de site is na lancering stil komen te
staan. Het resultaat kunnen we vandaag zien. Bovendien ontwikkelen nieuwe media
zich razend snel, waardoor huidige inzichten over hoe om te gaan met
internetsites niet zijn toegepast binnen de gemeentesite van Delft. Dit alles
betekent dat aan ontwikkeling en beheer in de nieuwe situatie veel aandacht
moet worden besteed, zodat deze stand van zaken zich niet nogmaals kan
voordoen. Deze taak wordt meegenomen door de voorgestelde projectgroep. Deze werkgroep
werkt hiertoe een voorstel uit.
Doel van het subproject “vernieuwing digitale
publieksbalie” is om de vindbaarheid, toegankelijkheid en actualiteit van de
digitale gemeentelijke informatie te
optimaliseren in een nieuwe gemeentelijke site. Daarnaast moet de site in de
toekomst mogelijkheden bieden voor interactie en transactie tussen burger en
gemeente. De site dient zoveel mogelijk aan de huidige en toekomstige wensen
van de burger en de organisatie te voldoen.
Die externe oriëntatie speelt een belangrijke rol. Het
betrekken van burgers bij de vormgeving en inhoud van de nieuwe digitale
frontoffice is een randvoorwaarde waaraan binnen dit subproject voldaan moet
worden. Daarnaast moeten zowel de organisatie als de werkprocessen rondom
digitale informatievoorziening op orde zijn.
Met de portal heeft de gemeente de ambitie om met en voor
de stad een overzichtelijke toegang tot Delftse informatie te bieden. Dat is
een goede formule gebleken. De portal is niet meer en niet minder dan een
handzame wegwijzer en toegangspoort tot de stad Delft en bevat nauwelijks
inhoudelijke informatie. Die inhoud bevindt zich op de gemeentesite of op
andere sites.
De nieuwe digitale publieksbalie is een voortzetting van
de gemeentesite, al gaan de doelstellingen natuurlijk verder dan alleen het
beschikbaar stellen van informatie.
Naar verwachting zal de portal een eigen, onafhankelijke
functie en rol houden in de informatievoorziening naar de burgers. Het handig
combineren van het beheer vanuit de gemeente is vanzelfsprekend een
aandachtspunt dat in de uitwerking van het project wordt meegenomen.
-
De backoffice is verantwoordelijk voor de inhoud van de informatie bij
de frontoffice en moet zelf deze informatie kunnen onderhouden zonder
tussenkomst van ICT.
-
Informatie wordt eenmalig gemaakt en onderhouden, maar kan op meerdere
plaatsen worden gepubliceerd.
-
Communicatie moet de mogelijkheid hebben eindredactie te voeren op
informatie die op het internet geplaatst wordt.
-
Actualiteit van de gegevens dient zo hoog mogelijk te zijn. Deze is
uiteraard afhankelijk van het type informatie.
-
Beveiliging van de gemeentelijke systemen en (burger)gegevens heeft de
hoogste prioriteit.
Om de tijd tot de oplevering van de
nieuwe site te overbruggen wordt de volgende procedure voorgesteld voor het
bijwerken van de bestaande site:
Onvolkomenheden in de
profielen/productendatabase
Vanuit ICT zullen vakteamhoofden
benaderd worden met het verzoek om de informatie van 'hun' producten op
internet kritisch te bekijken en onvolkomenheden te melden aan ICT. Dat vakteam
zorgt dan voor actualisatie. Dit wordt met een 3-maandelijkse frequentie
herhaald. Blijven er klachten komen over de informatie van bepaalde onderdelen,
dan zullen die onderdelen rechtstreeks benaderd worden door ICT.
Het gebruik van verschillende
browsers voor het bekijken van de site
Door ICT wordt onderzocht of dit
snel is op te lossen. Is dit niet het geval dan plaatst men op de eerste pagina
van de site de opmerking dat de site is geoptimaliseerd voor gebruik met
Microsoft Internet Explorer 4.0 en hoger.
Juiste e-mailadressen b&w en
raad
Hiertoe is vorige week een
tussenoplossing in gebruik genomen, die erop neerkomt dat dit onderdeel
rechtstreeks door bureau Secretaris kan worden gewijzigd.
Eerste pagina
Kan in de huidige situatie door
Communicatie worden bijgehouden zonder tussenkomst van ICT.
Overblijvende informatie
Er zal vermoedelijk nog verouderde
informatie op de site staan, waar geen duidelijk verband met een inhoudelijk
verantwoordelijke is. Hier zullen de volgende oplossingen gehanteerd worden:
a. voor burgers zeer relevante
informatie wordt aangepast door ICT of Communicatie.
b. overige informatie wordt van de
site verwijderd.
Zoekmachine
De zoekmachine voldoet niet. De
oorzaken zijn niet duidelijk. ICT zal onderzoeken hoe en of de zoekmachine
eenvoudig aangepast kan worden. Kan dit niet dan blijven er twee 'snelle'
oplossingen over:
a. Vermelden dat het zoeken alleen
binnen de productendatabase plaatsvindt.
b. Verwijderen van zoekoptie.
Na een kort onderzoekje door ICT
blijkt dat de vormgeving en navigatiestructuur met een aantal simpele
aanpassingen sterk kunnen verbeteren. Voorstel is reeds met Communicatie
besproken.
Alle korte termijn oplossingen
zullen doorgevoerd worden, zodra deze nota is goedgekeurd door regiegroep en
GMT.
Vanaf 1 maart 2002 moet de basis van de nieuwe digitale
publieksbalie beschikbaar zijn. Daarna kunnen er eventueel pilots worden
toegevoegd. Dit betekent dat dit project in ieder geval loopt tot de oplevering
van de nieuwe digitale publieksbalie (internetsite). Daarna moet opnieuw een
projectvoorstel worden gemaakt voor het toevoegen van pilots. Dit voorstel
voorziet dan ook niet in de dekking voor deze tweede fase.
Voorgesteld wordt de volgende werkgroep samen te stellen
voor deze opdracht:
Deze werkgroep rapporteert regelmatig aan de regiegroep
Kennisorganisatie en neemt belangrijke beslissingen in samenspraak met deze
werkgroep. Binnen de gestelde randvoorwaarden kan de werkgroep haar opdracht
verder uitwerken en vormgeven.
Om vanaf 1 maart 2002 een nieuwe digitale frontoffice te
kunnen hebben, is het noodzakelijk dat er met een strak tijdschema wordt
gewerkt. In hoofdlijnen ziet dit tijdschema er als volgt uit.
Juli: goedkeuring
van deze projectopzet door de regiegroep Kennisorganisatie en het GMT, waarna
projectopzet wordt uitgewerkt tot plan van aanpak. Uitvoering starten korte
termijn oplossingen voor huidige site.
Juli:
ontwerpen eerste versie informatiearchitectuur en technische infrastructuur.
September:
eerste opzet van een productenoverzicht en een zoekstructuur voor de nieuwe
site. Bespreken in de regiegroep Kennisorganisatie en GMT. Aanvragen van
offertes voor het vormgeven van de digitale huisstijl die aansluit bij de
gemeentelijke huisstijl.
September:
realisatie technische infrastructuur en start pakketselecties voor tools (zoals
content management systeem) en standaard bouwstenen.
September: start
bouw maatwerk bouwstenen voor Frontoffice Ondersteunend Systeem.
September:
opzetten van een burgerpanel dat betrokken gaat worden bij de beoordeling
van de nieuwe digitale frontoffice.
Oktober/november:
opleveren eerste format (“look & feel”) voor de nieuwe digitale
frontoffice. Starten met het vullen van de format met de gemeentelijke
basisinformatie. Richtlijnen opstellen voor het beheer van informatie.
November:
oplevering eerste versie van het Front-office Ondersteunende Systeem.
December:
eerste proefsite voorleggen aan het burgerpanel, de stuurgroep KIS en de
werkgroep digitale dienstverlening.
Januari:
oplevering van een tweede versie van het Front-office Ondersteunende Systeem.
Februari:
verwerken laatste op- en aanmerkingen. Vullen met actuele informatie. Plan
van aanpak maken voor de lancering van de nieuwe digitale frontoffice. Plan van
aanpak maken voor de tweede fase.
Maart: start
van de nieuwe digitale frontoffice.
De geschatte kosten voor dit deelproject zijn € 87.000,-
exclusief eventuele inhuur van een externe adviseur, exclusief alle kosten voor
de techniek (dekking uit ontwikkelingskosten ICT) en exclusief
communicatiekosten voor het lanceren van de website (communicatiebudget KIS).
Overige kosten zijn als volgt opgebouwd: