Project invoering euro

Aan: Meine Oosten

Van: Age Willemse

d.d.: 26 september 2001

Betreft: Voortgangsrapportage tot en met augustus 2001.

In deze rapportage wordt een beeld gegeven van de voortgang van het project. Het overzicht van de aanpassing van tarieven en andere bedragen, zal in oktober beschikbaar komen en in de Raadsvergadering van november worden besproken.

De onderstaande rapportage is betrokken bij de beoordeling door het ExpertiseCentrum. Dat oordeel wordt separaat ter kennisneming aan de Raad gezonden. Het laatste geldt ook voor de Monitor die in opdracht van het Rijk eind augustus is uitgevoerd voor de gemeente als geheel en voor WIZ resp. CombiWerk afzonderlijk.

VOORTGANGSRAPPORTAGE PROJECT INVOERING EURO tot en met augustus 2001.

Algemeen en samenvatting.

Delft verschaft sinds medio 2001 systematisch gewenningsinformatie in de vorm van dubbele prijslijsten en vermelding van euro-equivalenten bij sleutelbedragen (in beschikkingen, op facturen, kassabonnen, personeelsadvertenties en algemene correspondentie die bedragen bevat). Er is een algemene bijsluiter waarin de gedragslijn van de gemeente t.a.v. de invoering van de euro is beschreven. In brochures wordt hetzij door een inlegvel, hetzij door stickers duidelijk gemaakt wat de tegenwaarde in euro is.

Hiermee is voldaan aan de in de normplanning geformuleerde doelstelling ten aanzien van het verstrekken van gewenningsinformatie.

Het eerste document van de begrotingscyclus 2002, de zomernota, is opgesteld in euro.

De interne kantoorautomatisering is aangepast. Alle medewerkers beschikken naast conversie hulpmiddelen op de computer, over een losse bureau-eurocalculator. Er resten nog enkele kleinere aanpassingen die de komende weken zullen worden gerealiseerd.

Voor die applicaties die niet europroof worden gemaakt door de leveranciers zijn hetzij vervangende applicaties besteld en deels geïnstalleerd, hetzij alternatieve oplossingen gekozen.

Het betreft:

• twee pakketten voor registratie en afhandeling van subsidies (één is vervangen, voor de ander kan worden volstaan met een tijdelijke voorziening wegens het aflopend karakter),
• het parkeerheffingensysteem (wordt in de loop van kwartaal IV vervangen door een europroofversie die wordt geïntegreerd met de Belastingapplicatie),
• het parkeervergunningensysteem (massaverwerking tot en met medio 2002 afgerond; vervanging in loop van 2002; in tussentijd wordt een ad hoc benadering gevolgd voor ‘losse gevallen’ ),
• de grote Wordperfect applicatie bij WIZ (vervanging zal waarschijnlijk niet worden gerealiseerd voor 1 januari 2002; binnen bestaande applicatie zullen eurobedragen worden gehanteerd)
• enkele kleinere applicaties van minder cruciale betekenis.

De door de Budgetwinkel gehanteerde applicatie zal worden vervangen door een nieuw pakket.

De leverdata van euroversies van enkele grotere softwarepakketten zijn opgeschoven naar een later tijdstip. Dit geldt voor enkele applicaties van Centric en in mindere mate voor de applicatie van Civility (centrale financiële administratie).

De vertraging is deels in strijd met eerdere aankondigingen. Door dit uitstel van leverdata kunnen testtrajecten later worden afgerond dan was voorzien (maar naar het zich nu laat aanzien - wel voor december 2001). Deze vertraging dwingt er toe capaciteits-voorzieningen te treffen voor de laatste maanden van 2001, ‘voor het geval uit de testen onvoorziene tegenvallers voortkomen’. Deze capaciteitsvoorzieningen zijn grotendeels getroffen, voor een ander deel wordt daar nu aan gewerkt. Onderzocht wordt welke stappen kunnen worden ondernomen om zodanige leverdata te bewerkstelligen dat de inmiddels opgeschoven testtrajecten de conversiedatum (tussen Kerst en Oud en Nieuw 2001) niet in gevaar brengen.

Een opleidings- en trainingsprogramma voor baliemedewerkers die met kasgeld omgaan, vindt plaats in november 2001. Er zijn maatregelen getroffen om aan de wisselgeldproblematiek in de eerste weken van 2002 het hoofd te kunnen bieden.

Met vertegenwoordigende organisaties uit het maatschappelijk middenveld en met de gemeentelijke wijkcoördinatoren bestaan contacten over een eventuele aanvullende gemeentelijke actie. Uitgangspunt daarbij is dat de gemeente alleen een rol kan hebben in het geval de landelijke informatie de beoogde doelgroepen niet bereikt.

De actie die is gericht op het verspreiden van kennis over de gedragslijn van de gemeente onder de Delftse burgerij, mag zich verheugen in een stijgende belangstelling, getuige het aantal antwoorden op de periodieke prijsvraag.

CombiWerk zal extra aandacht besteden aan de omwisseling van de gulden ten behoeve van de eigen doelgroep. Op relevante werkplekken wordt de kantoorautomatisering momenteel aangepast.

Vitale processen.

Er zijn in totaal ruim 100 eurogevoelige vitale objecten onderscheiden, in veel gevallen computerprogramma’s met databases. De aanpassing van die objecten ligt in veel gevallen op schema. Belangrijke objecten zijn de applicaties waarvan hierboven reeds is vermeld dat vertraging is ontstaan door latere leveringen door de leveranciers c.q de mede daardoor ontstane vertraging van het testen van koppelingen tussen systemen. De testtrajecten zijn in volle gang, diverse foutconstateringen zijn met leveranciers besproken en deels gecorrigeerd. Naar verwachting zullen begin november de testtrajecten van de vitale applicaties zijn afgerond; de draaiboeken voor de feitelijke conversies, die overwegend eind december zullen plaatsvinden, zijn dan gereed.

Financiën: de centrale financiële administratie zal op 27 december 2001 worden geconverteerd.

Het parkeerheffingensysteem zal worden geïntegreerd met het belastingensysteem (wel een afzonderlijke, maar direct gekoppelde module).

De leningen- en garantieadministratie is europroof.

Parkeren: de parkeerautomaten in de parkeergarage zijn tijdig voorzien van euro; in de duale periode is betalen in twee valuta mogelijk, wisselgeld is in euro. De overige parkeerautomaten zijn in de duale periode te gebruiken met twee valuta. De kosten van de aanpassing van enkele parkeermeters aan de duale periode zijn zo hoog dat deze niet opwegen tegen de baten in januari 2002 (duale periode); zij zullen tijdelijk buiten bedrijf zijn.

Salarissen: de leveranciers van beide grote salarispakketten, hebben gedetailleerde informatie verstrekt over de wijze van de overstap naar de euro rond de jaarwisseling. De in onderzoek zijnde aanschaf van een nieuw salarissysteem voor het niet-onderwijzend personeel zal zeker niet leiden tot implementatie voor 2002. De overstap naar de euro zal met de huidige applicatie gebeuren. Het salarissysteem CombiWerk wordt momenteel getest.

Instellingen en subsidies De financiële administratie van de huursubsidies zal in de loop van 2002 worden overgenomen door het Rijk. In dat licht is besloten de – relatief kostbare - aanpassing van de applicatie achterwege te laten en de uitvoering van de vijf in 2002 resterende betaalronden op eenvoudiger wijze af te wikkelen.

Aan de grotere gesubsidieerde instellingen is gevraagd hoe de voorbereiding op de invoering binnen de eigen organisatie plaatsvindt en wanneer die zal zijn afgerond. Uit de response blijkt dat de instellingen intern voorbereiding treffen voor de omschakeling; daar waar klantcontacten ‘eurogevoelig’ zijn wordt door de instellingen informatie verstrekt.

Financiële rapportage.

Het totaal van maximaal toegestane verplichtingen ten laste van het eurokrediet bedraagt thans:

Projectbeheer Kwaliteitsbewaking Automatisering (algemeen) Belastingen WIZ Parkeren Overig Publiekszaken Financiën Communicatie (intern / extern) CombiWerk Diverse kleinere zaken	fl. - - - - - - - - -	472.000 77.000 400.000 400.000 750.000 135.000 165.000 500.000 160.000 140.000 84.000
TOTAAL	fl.	3.283.000

(Dit is € 1.489.723)

Naar het zich thans laat aanzien zullen de betalingen, binnen de toegestane verplichtingen blijven.

De ruimte tussen thans toegestane verplichtingen en het totale krediet ad fl. 4.500.000 (€ 2.042.011), dient vooralsnog beschikbaar te blijven voor opvang van mogelijke (capaciteits)problemen in het laatste kwartaal 2001 / eerste kwartaal 2002.

Bijlage voortgang per 1 september 2001 project invoering euro:

Overzicht van de stand van zaken van de aanpassing van eurogevoelige objecten.

Verwacht aantal aanpassingen in 2001 = 100% ^1)
Start van aanpassingen vindt/vond plaats in kwartaal:	Plan	In bewerking of gereed
I II III IV	46% 9 % 26% 19%	Ca. 46 % Ca. 9 % Ca. 25 % Ca. 3 %

1) Dit betrof aanvankelijk bijna 1500 objecten, bij nadere analyse en uitvoering van aanpassingen is het aantal afgenomen (d.w.z. bij nader inzien niet eurogevoelig) tot ca. 900 per 1 september 2001. Daardoor wijkt de procentuele verdeling af van die in de vorige rapportage. Het betreft nu nog uitsluitend aanpassingen ten behoeve van de realisatie, niet meer voor het verstrekken van gewenningsinformatie.

Status van de aanpassing van eurogevoelige objecten per 1 september 2001.

		Waarvan:
soort object	totaal	inmiddels aangepast	aanpassing vertraagd	restant
apparaten	28	3	7	18
brochures, folders e.d.	68	6	49	13
Computerprogramma’s en databestanden	243	29	108	106
invulformulieren/sitepagina’s	48	6	30	12
(meerjarig) contracten	38	10	18	10
tekstdocument(en) Word etc.	189	6	85	98
verordeningen/besluiten/beschikkingen	95	55	13	27
werkmap MS Excel,Lotus e.d.	83	4	52	27
overig	95	21	26	48
TOTAAL	887	140	388	359

Eén object kan in sommige gevallen een verzameling deelobjecten omvatten.

Toelichting op vertraging ten opzichte van oorspronkelijk rooster (van begin 2001):

Alle beschouwde objecten die nog niet zijn aangepast op de oorspronkelijk voorziene datum, zijn overwegend wel in behandeling en vaak bijna afgerond:

• Voor de apparaten zijn met leveranciers afspraken gemaakt voor aanpassing (zie ook onder Parkeren voor de belangrijkste component: parkeerautomaten).
• Brochures blijken in zeer veel gevallen niet eurogevoelig te zijn. Momenteel zijn de 15 belangrijkste brochures met financiële informatie in behandeling.
• Voor de belangrijkste computertoepassingen zijn testtrajecten aan de gang. Veel van de 108 vertraagde objecten betreffen onderdelen van de grote applicaties; zodra deze testtrajecten succesvol zijn afgerond zal het aantal vertragingen aanzienlijk dalen. Hiervoor is capaciteit beschikbaar. De testtrajecten monden in oktober/november uit in gedetailleerde draaiboeken voor de feitelijke conversie. Voor de kleinere applicaties worden veel ‘euroversies’ in september - november geleverd. Daarvoor geldt in veel gevallen: implementatie is test.
• Invulformulieren zijn voor een belangrijk deel bij WIZ geconcentreerd. De hele set formulieren wordt in kopij gereed gemaakt. Binnenkort worden zij gedrukt.
• (Meerjarige) contracten worden zonder nadere actie van rechtswege omgezet; het in de overeenkomsten vermelde NLG bedrag wordt dan gelezen als EUR bedrag, waarbij omrekening volgens de officiële koers plaats vindt. Bij verlenging van contracten en nieuwe contracten worden de gevolgen van deze ‘technische omrekening’ beoordeeld; waar nuttig en nodig worden reeds eurobedragen opgenomen. Het merendeel van de gemeentelijke overeenkomsten met derden wordt echter stilzwijgend van rechtswege ‘omgezet’.
• Tekstdocumenten worden de komende maanden systematisch aangepast. Hiertoe zijn elektronische hulpmiddelen aanwezig. Bovendien worden de medewerkers via een interne promotiecampagne nadrukkelijk gewezen op het realiseren van de aanpassingen. Op diverse plaatsen worden de controleprocedures verscherpt.
• Verordeningen en besluiten: de voorstellen voor de belastingverordeningen zijn gereed. Zij zullen samen met de moederverordening (die een opsomming bevat van de naar euro geconverteerde bedragen in de overige verordeningen) worden aangeboden aan de Raad in november 2001. In de toelichting zal een overzicht van de mutaties worden opgenomen, waaruit de neutraliteit van de invloed van de euroconversie als zodanig blijkt.
• Werkmappen: hier geldt hetzelfde als onder tekstdocumenten is vermeld.
• Overig: Hieronder vallen voor een belangrijk deel de kassen / kassasystemen. De voorzieningen voor een goede afwikkeling van de contant geldstromen in de periode na 1 januari 2002 zijn getroffen. De effectuering vindt deels plaats in het vierde kwartaal 2001; het resterende deel in januari 2002.

Samengevat: de vermelde vertragingen zijn niet van zodanige aard dat de goede afronding van het project in gevaar komt, onder voorbehoud van de goede en tijdige (vertraagde) levering van de grotere applicaties. Er zijn maatregelen genomen om het verwachte extra beroep op mens- en computercapaciteit op te vangen.