nota - huisvestingslasten

I. Probleemstelling

Op 1 maart 2000 startte het zeer ingrijpende veranderingsproces van de organisatie. De ingrijpendheid bestaat o.a. hieruit dat op veel facetten andere werkwijzen geintroduceerd worden (begroting, huisvesting etc.) alsmede geheel nieuwe samenwerkingsverbanden (clustering) geintroduceerd worden. Hiervoor is een implementatieperiode van 2 jaar afgesproken, hetgeen door de raad bevestigd is.

De vele wijzigingen in de organisatie zijn niet alleen die gericht op verbeterde publieks- en probleembenadering, deze betreffen ook sanering van soms bizar gegroeide situaties.

Eén van die bizarheden betreft het facet huisvesting. In Delft, een stad van een kleine 100.000 inwoners, waren tot 2000 de kantoorfuncties van de ambtelijke organisatie in 16 gebouwen gehuisvest! Alleen al de functies die gericht zijn op Werk, Inkomen en Zorg werden op zes soms ver van elkaar gelegen gebouwen uitgevoerd. Bovendien werden in steeds meer gebouwen arbo-regels flink overtreden (m²-ers; klimaatbeheersing e.d.) Ook het opknappen (stofferen; sauzen van muren e.d.) was uitgesteld omdat er jaren een reorganisatie in aantocht was.

Tenslotte kon geconcludeerd worden dat in enkele situaties de ruimten voor de publieke dienstverlening (bijv. Phoenixstraat) niet meer aan de eisen van de tijd voldeden.

Bij de operatie “her-huisvesting” worden deze taakstellingen tegelijk aangepakt. De financiele doelstelling/randvoorwaarde bij deze operatie is erop gericht het aantal lokaties sterk te verminderen en op nette en arbo-geschikte panden uit te komen terwijl de m²-prijs/medewerker (duidelijk) onder de marktprijs voor kantoorruimte blijft. Zoals hieronder blijkt is dat gelukt.

II. Algemene uitgangspunten en gevolgen

1. De één-loketgedachte
Een belangrijk element in de filosofie van de nieuwe organisatie, en dus ook in het huisvestingsplan, is “de één loketgedachte”. Burgers, instellingen, bedrijven moeten zoveel mogelijk op één plek geholpen kunnen worden. Om deze één loketgedachte ook in de praktijk te kunnen brengen moesten alle dienstverlenende organisatieonderdelen bij elkaar of dicht bij elkaar gehuisvest worden. Dit heeft er onder andere toe geleid dat “de loketten” van de cluster Publiekszaken geconcentreerd worden op de locaties Phoenixstraat 16 en Hooikade 13 en zolang het Riagg-pand nog niet betrokken kan worden voor een klein deel (de budgetwinkel) in de Zuiderstraat 40-44 en Marshalllaan 14 (BIND). Voor de Phoenixstraat begane grond is een grondige verbouwing in voorbereiding waarvan de voorlopig geraamde kosten voor de verbouwing zelf in dit voorstel zijn meegenomen. Deze verbouwing is echter een onderdeel van een te wijzigen dienstverlening (meer electronische dienstverlening, gewijzigde openingstijden e.d.) waarmee ook kosten op het gebied van ict en wellicht lasten in de personele sfeer gemoeid kunnen zijn. Daarom zijn deze verbouwingskosten een “reservering”. Het besluit tot besteding wordt in het grotere kader genomen.

2. Concentratie van lokaties en herordening
Een andere gemeentelijke wens was om het voor een stad als Delft bizar aantal dislocaties, waarin gemeentelijke organisatieonderdelen gehuisvest zijn, te verkleinen. Zoals blijkt uit onderstaande overzichten in deze nota, is het aantal dislocaties in totaal met 7 afgenomen (8 locaties eraf en één erbij).
De dienstenstructuur is verlaten. Vanaf 1 maart 2000 wordt gesproken over één gemeente, onderverdeeld in clusters met bijbehorende sectoren en vakteams. Om de communicatielijnen zo kort mogelijk te houden moeten in ieder geval de volgens het nieuwe organisatiemodel bij elkaar behorende vakteams en sectoren zoveel mogelijk bij elkaar gehuisvest worden.
Dit leidt tot de volgende mutaties in de periode 2000-2003.

Gebruiker	Adres	Huisnr.		2000	2001	2002	2003	totaal

Panden in eigendom				mutaties

Bestuur en Centrale Staf	Oude Delft	137
Publiekszaken	Phoenixstraat	16
Bedrijven	Staalweg	1
Publiekszaken	Hooikade	13
Publiekszaken	Hooikade	30
Centrale Staf / Leefbaarheid	Oude Delft	116

"Gehuurde" panden

Delft Kennis Stad	Phoenixstraat	49
Publiekszaken	Nassaulaan	2b
Publiekszaken	Nassaulaan	23
Publiekszaken	Zuiderstraat	44-46
Programma's en Projecten	Westvest	41
Bedrijven / GGD	Hooikade	2a
Wijk-/Stadszaken	Barbarasteeg	2
Publiekszaken	Marshalllaan	14
Publiekszaken	Molslaan *1	121
Publiekszaken	Brahmslaan	42
Facilitair en Centrale Staf	Martinus Nijhofflaan	2

			=	locatie wordt gehandhaafd
			=	locatie wordt afgestoten
			=	locatie is nieuw

* 1 De definitieve locatie voor de huisvesting van het Instituut Sociale Raadslieden wordt nog nader bekeken.

Zoals al eerder gememoreerd zal het resultaat van de herhuisvesting zijn dat het totaal aantal dislocaties met 7 (8 locaties eraf en één erbij) afneemt.

Om de dislocaties Zuiderstraat 44-46 en Marshalllaan 14 in 2002 af te kunnen stoten is het pand Hooikade 30 gekocht. Zo komen de vakteams van de cluster Publiekszaken nog geconcentreerder bij elkaar te zitten. Overigens is inmiddels weer aan de orde gekomen dat in Delft een vorm van CWI wordt gevestigd. Voor dat doel is eerder het Riagg-pand mede aangekocht. Dat kan tot konsekwentie hebben dat toch een enkele WIZ “satelliet” , bijv. Stichting Werkplan niet naar het Riagg-pand kan. De ontwikkelingen staan m.a.w. niet stil.

De huisvestingssituatie op clusterniveau eind 2001 is als volgt:

Adres	Huisnr.

Oude Delft	137	Bestuur en deel Centrale Staf
Phoenixstraat	16	Publiekszaken
Staalweg	1	Cluster Bedrijven, Cluster Publiekszaken en Cluster Wijk & Stad
Hooikade	13	Cluster Publiekszaken
Zuiderstraat	44-46	Cluster Publiekszaken / Budgetwinkel
Westvest	41	Programma’s & Projecten
Hooikade	2a	Cluster Bedrijven en GGD
Barbarasteeg	2	Cluster Wijk & Stad
Marshalllaan	14	Cluster Publiekszaken
Molslaan	121	Cluster Publiekszaken (ISR)
Martinus Nijhofflaan	2	Facilitair en deel Centrale Staf

De huisvestingssituatie op clusterniveau medio 2003 is naar verwachting de volgende:

Adres	Huisnr.

Oude Delft	137	Bestuur en deel Centrale Staf
Phoenixstraat	16	Publiekszaken
Staalweg	1	Cluster Bedrijven, Cluster Publiekszaken en Cluster Wijk & Stad
Hooikade	13	Cluster Publiekszaken
Hooikade	30	Cluster Publiekszaken
Westvest	41	Programma’s & Projecten
Barbarasteeg	2	Cluster Wijk & Stad
Molslaan	121	Cluster Publiekszaken (ISR)
Martinus Nijhofflaan	2	Facilitair en deel Centrale Staf

3. De onderhoudssituatie
De gemeente Delft, als werkgever, wilde ook van de gelegenheid gebruik maken om de kwaliteit van de werkplekken weer op een goed niveau te brengen. In afwachting van reorganisaties was de afgelopen jaren weinig meer aan onderhoud en vervanging van stoffering gedaan. Het zal duidelijk zijn dat als gebouwen leegkomen pas goed zichtbaar is dat onderhoud achterstallig is en stoffering aan vervanging toe zijn. Bovendien is uit kosten-effectiviteit het toch al ontruimd zijn een geschikt ogenblik tot vervanging stoffering e.d. Dit soort kosten zijn derhalve tegelijk met die van de Neon-verplaatsingen gemaakt.
In diverse gebouwen waaronder de enkele grote zoals Phoenixstraat en Barbarasteeg is de vloerbedekking vervangen en zijn de binnenruimten geschilderd.

4. De Arbo-eisen
De gemeente Delft is (wettelijk) verplicht de medewerkers op werkplekken te huisvesten die aan de Arbonormen voldoen. De feitelijke ontwikkeling de afgelopen jaren is geweest dat op nogal veel plaatsen nieuwe medewerkers voor nieuwe taken onder de verplichte Arbonorm in gemeentelijke kantoorgebouwen gehuisvest werden omdat er eenvoudig geen ruimte meer extra was (men “schoof aan” ). Bij het verplaatsen van hele organisatieonderdelen naar andere gebouwen ontstaat echter de situatie dat men niet meer opnieuw onder de m² norm geplaatst mag worden. De Centrale Ondernemingsraad bewaakt dit terecht. Het gevolg is dat voor eenzelfde bepaald aantal mensen meer m² nodig zijn.
Om te kunnen bepalen hoeveel vierkante meters bruto vloeroppervlak (bvo) er nodig zijn om de werknemers - in het kader van de Arbo-gedachten - goed te kunnen huisvesten, wordt in Nederland vaak de norm van 25 m² bvo als gemiddelde gebruikt. Deze norm is toegepast op het inpassen van werkplekken in de Torenhove, waar thans circa 245 werkplekken zijn ingericht op een totaal van 5.915 m² (de etages 2 t/m 8) De projectgroep “Huisvesting” beveelt bij het college aan om bij de inpassing van werkplekken in een nieuw te betrekken accommodatie deze norm van 25 m² bvo (all-in) als gemiddelde uitgangspunt te hanteren.
Terzijde, er wordt inmiddels een plan van aanpak opgesteld om te experimenteren met zgn. flexplekken. Dit in de praktijk gecompliceerdere concept dan op het eerste gezicht lijkt zou als pilot toegepast kunnen gaan worden om ervaring op te doen t.b.v. de bouw van een nieuw stadskantoor in de Spoorzone. Deze norm wordt gehanteerd door diverse, op huisvestingsmanagement georiënteerde, landelijk opererende adviesbureaus.
Het tekort van het aantal m² ers voor kantoorpersoneel wordt met deze operatie opgeheven.

Voor alle duidelijkheid, het aantal medewerkers van de gemeente is steeds een dynamisch gegeven. Door taakafstoting, gebiedsuitbreiding of iets dergelijks kunnen de behoeften snel wijzigen.

Naast Arbo-normen terzake m²ers worden andere Arbo-eisen opgelost, bv.de klimaatbeheersing in het pand Hooikade 13 en beveiligingen.

Na deze operatie zijn alle kantoorpanden voldoende Arbo geschikt, behalve het Jongenshuis, Oude Delft 137.

5. Aanpassing ict
Een belangrijk aspect bij de herhuisvesting is het tegelijk vernieuwen of compatible maken van ict voorzieningen in de verschillende lokaties geweest. In de oude dienstenstructuur was vanuit een decentraal ICT beleid verschillende “omgevingen”, systemen en netwerken gegroeid. Na deze operatie zijn alle lokaties én alle werkplekken op hetzelfde systeem aangesloten en op een gestandaardiseerd niveau gebracht.
De telefooncentrale was voorts aan vernieuwing toe.

6. Bouwkundige aanpassingen
In een aantal situaties moesten werkruimten bouwkundig worden aangepast om tot doelmatige indeling van de gebouwen te komen (wandverplaatsingen) alsmede het aanpassen van verwarming en luchtbehandelingsinstallaties en electrotechnische maatregelen.

7. De verhuisorganisatie
Het verplaatsen, het uitrekenen van de mogelijkheden, het maken van verbouwplannen en kostenvergelijkingen etc. etc., is een uitermate gecompliceerd proces (geweest). Er was geen expertise in eigen huis voor. Bovendien was al het betrokken personeel zelf “in de Neon-verplaatsing” betrokken. Er is deskundige begeleiding vanuit met name het bureau Twijnstra Gudde voor ingehuurd geweest. Ook is een bouwkosten-deskundige ingeschakeld geweest.
Nu de organisatie inmiddels op orde aan het komen is kunnen de resterende bewegingen rond WIZ wel - mede m.b.v. de “geleerde” expertise van de externe begeleiding - verder in eigen huis worden georganiseerd.

8. De m² prijs
De nieuwe lasten per m²/medewerker zal na het verbouwen en opknappen niet hoger mogen zijn dan in de markt gebruikelijk. De gemiddelde m² prijs voor eigenaars- en huurlasten van de met name genoemde (kantoor) panden, was in 1999 ƒ 183,= m². In 2003 zal de m² prijs ƒ 210,= gaan bedragen (huidig prijspeil).
Wanneer de gemeente Delft op de “markt” kantoorruimte wil gaan huren dan zal ze uit moeten gaan van een m² prijs tussen ƒ 230,= en ƒ 270,= per jaar per m² bvo, exclusief inrichtingskosten. De nieuwe lasten liggen derhalve globaal 20% lager dan in de huurmarkt nu geldt.
Wanneer de gemiddelde uitgaven voor bouwkundige en ICT-werkzaam-heden opgeteld worden bij de jaarlijkse huur- en eigenaarslasten, bedraagt de nieuwe gemiddelde prijs voor deze panden ƒ 252,= per m² bruto vloeroppervlak (bvo)

III. De kosten per soort probleem en per pand

De maatregelen voor de soorten problemen c.q. doelen rond de huisvesting van kantoorlokaties genoemd in hoofdstuk II hebben geresulteerd in de volgende globale kosten c.q. lasten. Uitsplitsing is toegepast per gebouw.Voor de goede orde, vermeld moet nog worden dat in de huidige begrotings aanpak kredieten voor (bijv. CV installaties) en groot onderhoud via de investeringsplanning verlopen. Dit soort activiteiten is niet in onderhavig voorstel vervat.