1. Inleiding

Medio 1998 heeft m.b.t. het Raads Informatie Systeem (verder RIS) een evaluatie plaatsgevonden, waarbij een aantal voorstellen is gedaan tot verbetering. Dat heeft geresulteerd in een betere vulling van organisatie rondom het RIS. Deze verbeteringen kunnen de aanzet zijn voor een volgende stap. In dit stuk worden daartoe mogelijkheden gepresenteerd.

2. Aspecten

2.1. Inhoud

De problematiek met het vullen van het RIS behoort (vrijwel) tot het verleden. De stukken die op het RIS moeten staan, staan er ook op. Verdere verbeteringen zijn de komende periode te verwachten.

Er wordt voor gepleit om de omslag te maken “van papier naar digitaal”. Dit moment dient duidelijk afgebakend te worden. Dat vereist natuurlijk in de eerste plaats dat de communicatie tussen de ambtelijke organisatie en de raadsleden zonder problemen en/of storingen verloopt. Als dat het geval is (en hardware/software + servicedesk werken naar behoren), kan de overgang in gang gezet worden.

Als een eerste stap worden sinds enige tijd voor één raadscommissie de bijlagen en stukken ter kennisname alleen digitaal aangeboden. Agenda’s en stukken worden dus ook nog op papier verzonden.

Zolang er nog problemen zijn c.q. die nog te vers in het geheugen van de raadsleden liggen, verlopen papieren en digitale stroom dus in dat opzicht naast elkaar.

2.2. Stand van zaken

Een deel van de problemen werd veroorzaakt doordat nog niet iedereen even veel affiniteit heeft met computers. Dat geldt voor de samenleving als geheel en dus ook voor raadsleden als een doorsnede daarvan. Niet onlogisch gezien de stand van de ontwikkelingen tot heden. Er mag verwacht worden dat in de komende jaren het gebruik van computers en ook Internet verder zal toenemen. Tevens zal e.e.a. gebruikersvriendelijker worden. In feite is zo’n ontwikkeling nu al zichtbaar.

Dat leidt tot een situatie waarin het gebruik van computers "gewoon" zal zijn.

Ook het gebruik van Internet wordt goedkoper en massaler.

De manier waarop met RIS omgegaan wordt en de wijze, waarop raadsleden hierop aansluiten, kan dan ook veranderen. Dit geeft met name mogelijkheden om op het beheersgebied als gemeente een terugtrekkende beweging te maken en meer initiatief (en dus eigen inbreng) bij het individuele raadslid te leggen.

Er behoeven in de geschetste situatie b.v. geen computers meer uitgeleverd te worden. Voorts zal ook het aantal mensen met een Internetaansluiting toenemen. Raadsleden kunnen dan een vergoeding ontvangen voor de kosten van (het gebruik van) de Internetaansluiting (b.v. als onderdeel van de raadsvergoeding). Hoe zij de aansluiting verder regelen is de eigen verantwoordelijkheid. Dat laatste kan tegenwoordig overigens vaak gratis (behoudens de kosten voor de telefoontikken).

2.3. Bruikleen- en huurovereenkomsten

Gebleken is dat de administratie over de bruikleen- en huurovereenkomsten niet volledig bijgehouden is; anderzijds dienen de overeenkomsten aan de huidige stand van zaken te worden aangepast.

Dit punt is in de gebruikersgroep RIS aan de orde geweest. De bijgewerkte overeenkomsten zouden nu ter goedkeuring kunnen worden aangeboden, waarna de administratie over e.e.a. kan worden bijgewerkt. Indien gekozen wordt voor de lijn die in het vervolg van deze notitie wordt aangehouden, is dit echter min of meer mosterd na de maaltijd en zou slechts voor een administratieve afwikkeling gekozen kunnen worden. Het enige doel is dan de opgelopen betalingsachterstand (t.g.v. het niet adequaat administreren door het gemeentelijk apparaat) ongedaan te maken, zodat met een schone lei kan worden begonnen.

2.4. Oplossingsrichting

De afgelopen maanden is regelmatig gediscussieerd hoe gekomen kan worden tot een beheersbare situatie vanuit de gemeente gezien en een voor het (plv.) raadslid aantrekkelijk alternatief. Omdat er geen sprake is van een raadslid met “modale” computerkennis en de ondersteuning vanuit de gemeente zich niet tot de thuissituatie van individuele raadsleden kan uitstrekken, is dit een lastige discussie, waar gemeentelijk belang en individuele situaties door elkaar lopen.

Steeds meer mensen hebben thuis de beschikking over een computer, waarbij een internetaansluiting ook steeds meer een standaard wordt. Het raadslidmaatschap maakt de stap om tot aanschaf van een computer over te gaan wellicht in een aantal gevallen ook kleiner. Immers: op een zeker moment in de niet al te verre toekomst kan men zonder computer niet meer als raadslid functioneren.

Het eenvoudigste voorstel is dan om nu de stap te zetten tot koppeling van raadslidmaatschap aan het bezit van een computer met toebehoren (incl. internetaansluiting). In dat geval kan aan de huidige RIS-groep een vergoeding verleend worden vanuit de gemeente voor het gebruik van de voorziening die nodig is om het raadslidmaatschap adequaat uit te kunnen oefenen. Die vergoeding zou dan conform de huidige kosten opgebouwd zijn uit een vergoeding van fl. 60,=/maand (t.b.v. Internetverbinding) aangevuld met een vergoeding van fl. 55,=/maand (hard- en software). Als in één slag er ook voor gekozen wordt om het probleem van de lage verbindingssnelheid op te lossen, dient de vergoeding voor de Internetverbinding te worden opgetrokken naar fl. 100,=/maand (men kan daarvoor een ADSL-verbinding nemen). Indien een raadslid ervoor kiest om aanvullend op c.q. binnen die vergoeding (eventueel voor meer kosten) meer functionaliteit (zowel hardware, software als randapparatuur) te kopen, is dat zijn/haar eigen keuze. De gemeente zorgt er slechts voor dat via de Internetverbinding de benodigde stukken beschikbaar zijn. Men is dus slechts aansprakelijk op de inhoud, niet (meer) op (het goed werken van) de hardware.

In feite kan het raadslid dus de gemeentelijke toelage naar eigen inzicht gebruiken om thuis de benodigde hard- en software incl. randapparatuur aan te schaffen met een internetverbinding. Verlaat men de raad, dan verliest men het recht op de vergoeding.

Plaatsvervangend raadsleden betalen een vergoeding van fl. 55,=/maand om gebruik te kunnen maken van een RIS-pc. Voorgesteld wordt om de huidige regeling voor plaatsvervangers in die zin bij e.e.a. te betrekken dat in de nieuwe situatie volstaan wordt met het verbindingsdeel van de vergoeding (fl. 100,=/maand). Indien men een computer met toebehoren nodig heeft, dient men die zelf aan te schaffen, waarbij het iedereen natuurlijk vrij staat om daartoe ook de vergoeding aan te spreken.

De nu in gebruik zijnde apparatuur is reeds afgeschreven. Er wordt voor geopteerd om deze apparatuur om niet in eigendom te verstrekken aan de huidige gebruikers. Er behoeven dan nl. geen kosten te worden gemaakt om de apparatuur af te voeren en tevens wordt aan de huidige gebruikers een startsituatie verschaft. In die startsituatie is een Casema internetabonnement opgenomen. Over de continuering daarvan beslist het individuele raadslid.

Het bovenstaande levert dus (ook naar de toekomst gezien) twee mogelijke situaties op:

1. Men heeft in de thuissituatie een computersysteem al dan niet met Internetverbinding. Men ontvangt een maandelijkse vergoeding van fl. 160,= (plaatsvervangers fl. 100,=) en zorgt dat via dat systeem via Internet de raadsstukken benaderbaar zijn. Dit systeem wordt door de gemeente beschouwd als een privé-systeem, waarvoor men geen ondersteuning ontvangt.

2. Men heeft geen computersysteem. Bij de start van het raadslidmaatschap ontvangt men een vergoeding van fl. 160,=/maand (plaatsvervangers fl. 100,=/maand) en hiermee schaft het men zich een computersysteem met Internetaansluiting aan. Eventuele meerkosten komen voor rekening van de betreffende persoon, waarbij ervan uitgegaan wordt dat daarbij privé gebruik van het systeem afgedekt wordt. Ondersteuning is analoog aan situatie 1 (niet dus).

Voor de gemeente heeft het bovenstaande het voordeel dat men zich meer kan concentreren op de inhoudelijke kant van het RIS. In overleg met de raad kunnen vervolgstappen genomen worden bij de inhoudelijk opzet van het RIS.

Raadsleden hebben het voordeel dat zij zelf kunnen kiezen hoe zij de digitale stukkenstroom benaderen.

3. Financiën

Tot voor kort werden de kosten die samenhingen met de voorzieningen aan het RIS grotendeels bestreden uit de Reserve Automatisering. Enige jaren geleden is hieruit een krediet van fl. 555.000,= beschikbaar gesteld. Dit was bedoeld voor (de)centrale hard- en software. Dit krediet is inmiddels uitgeput. Tevens is in het verleden beschikbaar gesteld een krediet (eveneens uit de Reserve Automatisering) van fl. 45000,= voor de overgang naar Casema (eveneens inmiddels uitgegeven).

Beschikbaar is nog een Reservering RIS van momenteel fl. 103.000,= t.b.v. jaarlijks terugkerende kosten. De jaarlijkse storting van deze reserve bedraagt ca. fl. 50.000,=. De met de oplossing onder 2.4 samenhangende kosten worden op ca. fl. 100.000,=/jaar begroot. E.e.a. kan dus in ieder geval voor een periode van 1,5 tot 2 jaar uit de reservering RIS gefinancierd worden. Dat lijkt voorshands voldoende. Daarbij speelt ook dat indien in de rijksvergoeding aanschaf/gebruik van een computersysteem t.b.v. het raadswerk wordt opgenomen (waar nu over gesproken wordt), de vergoeding van de gemeente Delft (in ieder geval deels) kan vervallen.

4. Voorstellen

1. Er vanaf heden van uit te gaan dat aan het raadslidmaatschap het bezit van een privé-computer met internetaansluiting is gekoppeld

2. Voor het gebruik van het onder 1. genoemde systeem een maandelijkse vergoeding toe kennen van fl. 160,=, en de raadsvergoeding met dit bedrag op te hogen. E.e.a. te dekken uit de Reservering RIS.

3. Voor plaatsvervangers wordt de vergoeding vastgesteld op fl. 100,=/maand, waarbij het onderscheid dat momenteel aanwezig tussen plaatsvervangers en raadsleden is dus gehandhaafd blijft.

4. De nu in gebruik zijnde apparatuur om niet in eigendom verstrekken aan de huidige gebruikers.

5. De administratief/financiële afhandeling van de lopende overeenkomsten door het vakteam ICT laten afwikkelen.

6. Indien de rijksvergoeding pc-gebruik in de toekomst afdekt, stopt de vergoeding van de gemeente Delft.

7. De regeling op 1 oktober 2001 in te laten gaan.