Stuk 73 I

01/008875 Delft, 10 april 2001.

Onderwerp: Beheersbegroting 2001-2004

(incl. 0^e begrotingswijziging)

Aan de gemeenteraad.

Geachte dames en heren,

1. Inleiding

Op 26 oktober 2000 is door u de Gemeentebegroting 2001-2004 vastgesteld. Deze begroting voorzag in een actualisatie van de omgebouwde begroting 2000 en de daaraan verbonden meerjarenramingen en in verwerking van de besluitvorming over de Zomernota 2001-2004 en was het resultaat van een top-down proces. Meer gedetailleerde uitwerking en presentatie van de cijfers, alsmede verdere vertaling van NEON-principes naar de financiële sturing, zou plaats vinden in het bottom-up proces dat in de maanden oktober en november in overleg met vakteams en sectoren zou worden doorlopen. De resultaten zouden op een later tijdstip in de cijfers worden verwerkt.

Thans leggen wij de resultaten van het bottom-up proces in de vorm van de 0^e begrotingswijziging aan u voor. Deze begrotingswijziging is in overleg met vakteams en sectoren tot stand gekomen. Dit betekent dat in principe binnen de kaders van de reeds vastgestelde gemeentebegroting budgetten zijn vastgesteld op basis van gegevens over het primaire werkproces. Deze werkwijze heeft geleid tot een herverdeling van gelden over diverse onderdelen van de begroting, vooral waar het gaat om de doorberekening van overheadkosten aan de producten.

In verband met de aard en de omvang van de wijziging hebben wij een nieuwe versie van de gemeentebegroting samengesteld, waarin de 0^e wijziging in de cijfers is verwerkt. Deze nieuwe gemeentebegroting bieden wij u hierbij tevens aan. In de nieuwe Beheersbegroting 2001zijn de cijfers weergegeven op productniveau (subfunctie).

Hieronder volgt een toelichting op de gevolgde werkwijze bij de totstandkoming van de nieuwe gemeentebegroting, alsmede op enkele belangrijke uitgangspunten en verdere ontwikkelingen. Ook willen wij u enkele problemen die zich tijdens het bottom-up proces hebben voorgedaan en de oplossingen die daarvoor zijn gekozen niet onthouden. Voor een gedetailleerde toelichting op de begroting verwijzen wij u naar de toelichting in het boekwerk van de begroting.

2. Uitgangspunten

Reeds bij de eerste begroting van de nieuwe organisatie is aan u medegedeeld op welke wijze de uitgangspunten van de reorganisatie in de begroting verwerkt zijn. Enkele belangrijke elementen willen wij u nogmaals noemen, in enkele gevallen aangevuld of verder ontwikkeld.

Het voeren van één gemeentelijke projectadministratie vervangt de interne verrekeningen (en dus het sturen van rekeningen). Financiële aansturing vindt plaats op het niveau van de sectoren. Een uitzondering wordt gemaakt voor de onderdelen CombiWerk (bezig met verzelfstandiging) en een gedeelte van de administratie van de sector Kennisstad, namelijk het onderdeel grondexploitatie (gelet op het specifieke karakter van deze administratie) waarvoor een afzonderlijke vastlegging in stand zal blijven. De budgetverantwoordelijkheid ligt in beginsel daar waar de kosten worden gemaakt. De kostendoorberekening is ten opzichte van de oude organisatie sterk vereenvoudigd:

q Personeelskosten worden centraal genormeerd en geraamd (en doorberekend naar de sectoren/vakteams);

q Huisvesting gemeentelijke organisatie wordt centraal geraamd (en voor kantoorlocaties doorberekend per werkplek naar de sectoren/vakteams);

q ICT voor de standaardvoorzieningen wordt centraal geraamd (en doorberekend per werkplek naar de sectoren/vakteams);

q Alle kosten van het cluster Facilitaire Dienstverlening worden op basis van een bedrag per medewerker doorberekend naar de sectoren/vakteams;

Stuk 73 I pag. 2

q Alle bureaukosten en doorberekeningen worden op kostenplaatsen per sector/vakteam verzameld (en doorberekend naar de produkten/sub-functies d.m.v. uren, een vaste doorberekening of een combinatie);

q Op de kostendragers (werkbudgetten gewone dienst en investeringen) worden de uit te geven bedragen aan derden en de interne doorberekeningen afzonderlijk zichtbaar. Eén van de consequenties van deze nieuwe methodiek van doorberekenen is het vervallen van het gebruik van opslagpercentages op facturen van derden. Tevens zijn de oude concernafdelingen verzameld op de functie 002 (bestuursondersteuning), ondergebracht in het cluster Facilitaire Dienstverlening, en worden van daaruit over de organisatie en dus vrijwel alle subfuncties verdeeld.

Bij het bottom-up proces, waarbij doorberekening van overheadkosten op basis van een nieuwe kostenverdeelstaat heeft plaats gevonden, doen de gekozen uitgangspunten zich sterker gelden dan in de Gemeentebegroting 2000 en in de top-down Gemeentebegroting 2001. Vanwege een zeer gedetailleerde en volledig geactualiseerde uren- en budgetverdeling, leidt de nieuwe doorberekening tot aanmerkelijke verschuivingen binnen de Gewone dienst en tussen de Gewone dienst en de overige kostendragers (kapitaaldienst, werken voor derden en Grondbedrijf).

Op het verloop van het bottom-up proces gaat de volgende paragraaf verder in.

3. Bottom-up proces

Per 1 maart 2000 is de nieuwe organisatie, na een voorbereidingsproces van anderhalf jaar, formeel van start gegaan. De organisatiewijziging die is doorgevoerd is zeer ingrijpend. Deze is zo ingrijpend omdat:

a. in de sfeer van de externe oriëntatie de organisatie volgens volledig andere principes (individueel, wijk en stad) is ingedeeld dan de traditionele opzet, n.l. die van de functionele indeling;

b. in de sfeer van de interne disciplines radicaal is afgerekend met het model van autonome diensten; de één-gemeentegedachte is geïntroduceerd.

Voor wat dit laatste betreft worden op een aantal zgn. “facetten” volledig nieuwe planning en control instrumenten opgezet. Een daarvan is te komen tot een nieuwe begroting, gaandeweg te vervangen door een productbegroting.

In het algemeen is door de raad de ingrijpendheid van de hele Neon-operatie erkend door in het raadsvoorstel te bevestigen dat de implementatie in elk geval 2 jaar zal kosten voordat alles in de nieuwe operationele staat voldoende zal functioneren.

Zulks is zeker het geval voor het facet financiën. In de oude organisatie zijn in de loop der jaren 6 soorten begrotingen ontstaan die niet veel meer met elkaar gemeen hadden. Verschillende kosten-toerekenmethodieken; definities van “kostenderden”; verschillende wijzen van gebruik van de schier onaantastbare dienst-bedrijfsreserves; dekken van kosten uit de vermoedelijke rekeninguitkomsten etc. etc. Het verbaast dus ook niet dat het opbouwen van één gemeentebegroting met geheel nieuwe methodieken en mechanismen (kostennormeringen en -toerekeningen; verdeling algemene en kapitaaldienst etc.) een “hell of a job” is. Sterker, dat de aansluiting van de zes oude begrotingen op de ene nieuwe in eerste instantie niet zal kloppen. In spiegelbeeld uitgedrukt: als dat wel allemaal gemakkelijk klopte hadden we ons kunnen afvragen waar de behoefte aan verandering vandaan was gekomen.

De omzetting naar de nieuwe begroting die aansluit op de (uitkomsten van de) oude begroting - plus - indexverhogingen zal net als de andere facetten naar verwachting dus 2 jaar in beslag nemen. In het geval van de begroting is deze 2-jaarstermijn ingegeven door het feit dat het allerlaatste inzicht waar verschillen inzitten en dus correcties op moeten plaatsvinden ontstaat in de jaarrekening die er “normaal” uitziet. Dat is de jaarrekening over het eerste “normale jaar” van de nieuwe organisatie, dus van 2001, waarvan de financiële gegevens in februari 2002 beschikbaar zijn.

Door de omzetting van de oude concernbegroting (gebaseerd op 6 dienstbegrotingen) naar 1 nieuwe gemeentebegroting is een aantal aansluitproblemen boven water gekomen, met name met betrekking tot de dekking van kosten. In de bottom-up begroting 2001 is de aansluiting met de oude begroting voor ƒ 7 mln. nog niet gevonden. Om toch te zorgen voor een sluitende begroting 2001 heeft het GMT een aantal oplossingen vastgesteld.

Stuk 73 I pag. 3

De regiegroep Omvorming Begroting, begeleid door een extern adviseur van Cap Gemini Ernst & Young, heeft tevens een viertal onderzoeksprojecten gestart om de aansluiting verder te analyseren. Het is de bedoeling de projecten af te ronden voor de besluitvorming van de Zomernota. Zoals in de inleiding al gesteld zal het echter tot het voorjaar 2002 op grond van de financiële gegevens van de rekening 2001 kunnen duren dat er min of meer definitief de aansluiting verantwoord is gevonden.

De commissie Middelen is op 1 maart jl. middels een sheetpresentatie geïnformeerd over de aansluitproblematiek. Voor de zomer volgt een notitie over dit onderwerp, waarin zo mogelijk ook de voorlopige rekeningresultaten van 2000 in de analyse zijn verwerkt.

4. Bezuinigingen

In de nieuwe Beheersbegroting 2001 zijn de bezuinigingen voor 2001 in een totaalpost verwerkt. Nadere detaillering tot op het niveau van werkbudget zal plaats vinden en aan u in de vorm van een separate begrotingswijziging worden voorgelegd.

5. Conclusie en voorstel

Met de nieuwe Beheersbegroting 2001 is sprake van een volgende stap in de voltooiing van het NEON-reorganisatieproces. De begroting is gefaseerd tot stand gekomen, waarbij in het bottom-up proces enkele specifieke verbeteringen zijn aangebracht. Tegelijkertijd heeft dit proces ook enkele problemen blootgelegd, die om verdere aandacht vragen. Gedurende het jaar 2001 zal worden gewerkt aan het structureel oplossen van deze problemen, waarbij tevens verdere uitwerking van principes en uitgangspunten zal plaats vinden.

Onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie Middelen & Bestuur stellen wij u thans voor in te stemmen met de 0^e begrotingswijziging van het jaar 2001 en daarmee de nieuwe Beheersbegroting 2001 als eindresultaat van het begrotingsproces 2001 vast te stellen, met inbegrip van de daarin verwerkte oplossingen voor de budgettaire problemen die in het begrotingsproces zijn gerezen. Tevens vragen wij uw instemming met de aanpak van een structurele oplossing voor enkele problemen en de gefaseerde verwerking daarvan via besluitvorming over de Zomernota 2002-2005, de Gemeentebegroting 2002-2005 en de Jaarrekening 2001.

Hoogachtend,

Burgemeester en Wethouders van Delft,

H.M.C.M. van Oorschot , burgemeester

N.Roos , secretaris.

Stuk 73 II

01/008875

De raad der gemeente Delft,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 april 2001;

gezien het advies van de commissie middelen en bestuur;

b e s l u i t :

de 0^e Begrotingswijziging 2001, betreffende de nieuwe Beheersbegroting 2001, vast te stellen;

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 april 2001.

, burgemeester.

, secretaris.