Raadsgriffier en griffie
|
RAADSGRIFFIE, d.d. 15 mei 2002 |
Inhoudsopgaaf
|
HOOFDSTUK |
PAGINA |
|
|
|
|
|
|
1. |
Toelichting op de
rapportage |
3 |
|
|
|
|
|
2. |
De ondersteuning voor de
raad en zijn commissies |
5 |
|
|
|
|
|
3. |
Raadsondersteuning voor en
na dualisering |
7 |
|
3.1 |
De ondersteuning voor de dualisering |
7 |
|
3.2 |
Dualisering: introductie van de raadsgriffier |
8 |
|
3.3 |
De werkzaamheden van de griffier |
8 |
|
|
|
|
|
4. |
Vormgeving van de
raadsgriffie |
9 |
|
4.1 |
Basis- en groeimodel |
9 |
|
4.2 |
De formatie van de griffie |
10 |
|
4.3 |
Voorlichting en
Communicatie
|
10 |
|
|
|
|
|
5. |
De formalisering van de
griffiersfunctie |
12 |
|
5.1 |
De raadsgriffier: een verplichte functie |
12 |
|
5.2 |
De positionering van de raadsgriffier |
13 |
|
5.3 |
Aanzet voor een profielschets |
13 |
|
|
|
|
|
6. |
Financiële paragraaf |
15 |
|
6.1 |
De gedeeltelijke compensatie van het rijk |
15 |
|
6.2 |
Invoeringskosten van de dualisering |
16 |
|
6.3 |
De begroting van de raad |
16 |
|
|
|
|
|
7. |
Advies |
18 |
|
|
|
|
|
BIJLAGEN |
|
|
|
I. |
Instructie voor de
raadsgriffier |
19 |
|
II. |
Huidige begroting
gemeenteraad |
23 |
|
III. |
Programma dualisering en
kwartiermaken griffie® |
25 |
1. Toelichting op de
rapportage
De dualisering van het lokaal bestuur betekent een
ontvlechting van posities, functies en bevoegdheden van de verschillende
bestuursorganen raad, burgemeester en college. De raad regelde voorheen zelf op
welke wijze ambtelijke ondersteuning van de raad gestalte kreeg. In de op de
dualisering aangepaste Gemeentewet[1]
is nu vastgelegd dat niet alleen het wettelijk recht op ambtelijke bijstand
vanuit de ambtelijke organisatie van groot belang is, maar tevens een wettelijk
recht op fractieondersteuning en een verplichte raadsgriffier. De wijze waarop
de raad aan dit drieluik van ondersteuning inhoud wil geven is in de wet niet nader
bepaald. De gemeenteraad heeft dus nog steeds veel ruimte voor een eigen
invulling. Het is aan de raad daar zelf keuzes in te maken.
De rol van de raadsgriffier als
coördinator en procesbegeleider voor de raad, de eigen fractieondersteuning en
de technische bijstand van de ambtelijke organisatie moeten goed onderscheiden
worden. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zullen de griffier en de
ambtelijke bijstand in hoge mate communicerende vaten zijn. Met een goed
verzorgde technische bijstand vanuit de reguliere organisatie behoeft de
griffie wat minder ambitieus ingericht kunnen worden. Een uitgebreide griffie
kan daarentegen het beslag op de ambtelijke organisatie doen afnemen.
De positie en opstelling van
zowel de griffier als de secretaris zijn uitermate belangrijk bij de uitwerking
van de ambtelijke ondersteuning. De verordening op de ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning, die mei 2002 door de gemeenteraad vastgesteld is, vervult
een belangrijke rol bij de afbakening van de wederzijdse verantwoordelijkheden
en werkzaamheden.
De raadsgriffier is daarbij:
a. verantwoordelijk
voor secretariële en procesmatige ondersteuning
b. het
eerste aanspreekpunt voor de inhoudelijke ondersteuning
c. opdrachtgever
voor de randvoorwaardelijke ondersteuning
De wijze waarop invulling wordt
gegeven aan ambtelijke ondersteuning hangt in grote mate af van de wensen en
behoeften van de raad en de fracties. Hierbij kan sprake zijn van een
ontwikkelingsmodel. Voorgesteld wordt om te kiezen voor een basismodel in de
raadsondersteuning, waarbij onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier een
(compacte) griffie wordt ingesteld met medewerkers voor logistieke en
secretariële taken. Uiteraard zal de aanstelling van de griffier en griffie de
nodige financiële consequenties met zich mee brengen. De keus voor het
basismodel leidt tot een beperkte personele uitbreiding in verband met de in te
stellen griffiersfunctie en enige personele capaciteit voor het werk van de
commissiegriffiers.
Inwerkingtreding
Gemeenteraden moeten uiterlijk 7 maart 2003 een
raadsgriffier te benoemen. Inmiddels heeft het college op verzoek van de
gemeenteraad een interim-griffier (alsmede een plaatsvervangende griffier)
aangesteld. De Wet dualisering gemeentebestuur gaat uit van een groeimodel in
de omslag naar het duale stelsel. Dit geldt ook voor de ontwikkeling van de
griffiersfunctie. Met deze notitie wordt een aantal voorstellen gedaan om voor
de ambtelijke ondersteuning aan de gemeenteraad een goede startpositie te
creëren.
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt een korte schets gegeven van
het werkgebied van de ambtelijke ondersteuning voor de gemeenteraad. Hoofdstuk
3 beschrijft het basismodel voor de organisatie van deze ondersteuning via de
griffie en de reguliere ambtelijke organisatie.In hoofdstukken 4 wordt de
inhoud van het griffiewerk en de daarbijbehorende personele organisatie
beschreven. In hoofdstuk 5 wordt diepgaander op positionering, taak en
benodigde competenties van de raadsgriffier. (Ter aanvulling hierop is in Bijlage
I een instructie voor de raadsgriffier opgenomen). In de financiële paragraaf
van hoofdstuk 6 worden de meerkosten voor de ondersteuning van de gemeenteraad
berekend, en wordt de dekking daarvan aangegeven. Hoofdstuk 7 bevat het advies
voor de gemeenteraad.
2. De ondersteuning voor de
raad en zijn commissies
In dit hoofdstuk gaat het om
de nadere typering van de voor het raadswerk benodigde ambtelijke
ondersteuning. Daarbij wordt nog niet ingegaan op de organisatorische
vormgeving, dat komt in de vervolgparagrafen uitgebreid aan bod.
Verschillende soorten ondersteuning
De werkzaamheden zijn globaal onder te brengen in
vier onderdelen, te weten:
a.
Secretariële
ondersteuning,
b.
procesmatige
ondersteuning
c.
inhoudelijke
ondersteuning
d.
randvoorwaardelijke
ondersteuning van de raad.
a.Secretariële ondersteuning
Hiertoe hoort een adequate
voorbereiding en goed verloop van vergaderingen van de raad en zijn commissies.
Technisch bestaat dit uit activiteiten als voorbereiding van de agenda (afstemming
met organisatie en presidium),verspreiding van raadsstukken, verslaglegging,
behandeling van ingekomen stukken, archivering e.d. Ook de afstemming van de
agenda’s van de raadscommissies op de politieke agenda van de raad is onderdeel
van deze ondersteuning. Tot de secretariële ondersteuning kan ook behoren de
eventuele opstelling van een jaaragenda en/of raadsprogramma, waaraan in de
praktijk de collegeplannen zoals weergegeven in documenten als het
Collegeprogramma en de jaarlijkse Zomernota ten grondslag zullen liggen
b.Procesmatige ondersteuning
Uiteraard zullen fracties
vanuit hun kennis en ervaring (met hun eigen fractieondersteuning) zelf het
politieke handwerk moeten voeren. Er kan daarbij wel behoefte zijn aan technische
bijstand, bijvoorbeeld voor het formuleren van moties,
amendementen en initiatiefvoorstellen, en voor het voorbereiden van
interpellaties, schriftelijke vragen en dergelijke. Ook het verkrijgen van
inhoudelijke of statistische informatie, het verlenen van hulp bij redactionele
vormgeving, oplegnotities bij en samenvattingen van belangrijke documenten e.d.
kunnen hiertoe behoren.
In aanvulling hierop zal de
raad voor het vervullen van zijn volksvertegenwoordigende en controlerende rol organisatorische
ondersteuning nodig hebben voor het plaats doen vinden van bijv.
Maatschappelijke Verkenningen en hoorzittingen, voor het verrichten van
onderzoek (enquêterecht) en voor de externe communicatie bij deze bijzondere
activiteiten.
c.Inhoudelijke ondersteuning
De raad kan in het kader van
zijn kaderstellende en controlerende functies behoefte hebben aan inhoudelijke
ondersteuning. Dit gaat dan verder dan de organisatorische en technische
bijstand. Hierbij kan gedacht worden aan:
a.
het
ondersteunen van de raad bij de uitoefening van het initiatiefrecht
b.
het
opstellen van verordeningen voor het functioneren van de raad
c.
voorbereiding/advisering
van aanpak en vraagstellingen van Maatschappelijke Verkenningen en onderzoeken
d.Administratieve
en facilitaire ondersteuning van de raad
Hierbij hoort een scala van
onderwerpen, die er op gericht zijn, dat de randvoorwaarden voor het
functioneren van de raad zo goed mogelijk vervuld zijn. Voor de fracties en de
raad zijn voorzieningen geregeld als gebruik van werkruimtes, inrichting van werkplekken,
financieel administratieve registratie/afwikkeling van de aan het raadswerk
verbonden kosten.
Daarnaast wordt voorzien in
het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie,
begeleiding van raadsleden, verzorgen van trainingen, wegwijs maken in
werkwijzen en procedures.
Randvoorwaardelijke
ondersteuning vindt ook plaats door het beheer/onderhoud van Reglementen van
Orde (raad en raadscommissies), en de gedragscode raadsleden, als ook door
voorbereiding van benoemingen in commissies en besturen.
3. Raadsondersteuning voor en na
dualisering
3.1 De
ondersteuning voor de dualisering
Ook in de situatie voor invoering van het duale stelsel was sprake van
ondersteuning voor de werkzaamheden van de gemeenteraad. Een belangrijke
schakel voor de bestuurlijke besluitvormingsprocessen waarbij de raad, het
college en de ambtelijke organisatie hun eigenstandige rol in spelen is het
vakteam Bestuurlijke Processturing (BPS). BPS is onderdeel van de Centrale
Staf. Tot het werkgebied van BPS hoort:
a.
Ontwerpen
en vastleggen van besluitvormingsprocessen
b.
Begeleiden
van voorstellen door het besluitvormingsproces
c.
Kwaliteitstoets
voorstellen
d.
Directe
ondersteuning van de voorbereidende en besluitvormende organen, t.w. het
Gemeentelijk Management Team, het college, de commissies en de gemeenteraad.
De
bestuursondersteuning is onderverdeeld in inhoudelijke ondersteuning
(bestuursassistenten), secretariële ondersteuning, en kabinet voor de
burgemeester en representatie. Vakteam BPS is voor de raad en de commissies in
de regel het ‘voorportaal’ (frontoffice).
Ook
andere vakteams in de Delftse organisatie geven een reguliere
substantiële ondersteuning zoals met name:
a.
het
vakteam Strategie&Control met zijn werkzaamheden voor de Delftse
rekenkamer, en voor de beleidscyclus
b.
het
vakteam Juridische Zaken voor het opstellen van verordeningen, vervulling
juridische secretarisfunctie voor het ‘rechtsbeschermingbedrijf’
(ombudsfunctie, kamers voor beroep- en bezwaarschriften)
c.
vakteams Communicatie, ICT, HSM (Huisvesting, Services en
Middelen), P&O, en Financiën voor infrastructurele zaken als inzet communicatiemiddelen,
automatiseringsfaciliteiten, huisvesting, werkplekken, rechtspositionele zaken,
financiële verwerking van uitgaven ten behoeve van het raadswerk.
Daarnaast kan ook vanuit de andere vakteams sprake
zijn van raadsondersteuning, dit is dan veeleer ad hoc, op basis van actuele
ontwikkelingen.
3.2 Dualisering: Introductie
van de raadsgriffier
In de nieuwe Gemeentewet wordt de griffiersfunctie
voor de gemeenteraad geïntroduceerd. De Gemeentewet omschrijft slechts in
algemene zin over welke bevoegdheden de griffier en de eventuele griffie
beschikken. Het is daarom aan de raad zelf om de taken en werkzaamheden van de
griffier en de griffie nader te bepalen.
Artikel 107a
De griffier staat de raad
en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak
terzijde. |
Artikel 107b
De griffier is in de
vergadering van de raad aanwezig. |
Artikel 107c
De stukken die van de raad
uitgaan, worden door de griffier medeondertekend. |
De belangrijkste taak van de raadsgriffier is het bijstaan van de raad
en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak. De
raadsgriffier is zoals de verordening ‘ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning’ ook aangeeft het eerste aanspreekpunt voor de
gemeenteraad. De griffier vervult de functie van secretaris tijdens de
raadvergaderingen. De griffier zal met name belast zijn met de meer
generalistische ondersteuning van de raad en de raadsleden. Voorheen leverde de
‘gewone’ ambtelijke organisatie deze meer generalistische ondersteuning. Het
betreft zowel bijstand van als informatievoorziening aan de raad. Voor meer
specialistische hulp en voor het verstrekken van specifieke informatie zal
veelal een beroep gedaan moeten worden op de reguliere ambtelijke organisatie.
3.3 De werkzaamheden van de griffier
Het werkgebied van de griffier bestaat uit de
(in § 2 aangegeven) verschillende soorten raadsondersteuning: secretarieel,
procesmatig, inhoudelijk en randvoorwaardelijk. De basis van de functie zit in
de directe secretariële en procesmatige ondersteuning. Het is niet echt reëel
om te veronderstellen, dat de griffie zelf alle inhoudelijk ondersteunende
taken zou kunnen uitvoeren. De griffier zal een zeker zelfoplossend vermogen
hebben voor het verzorgen van informatie en inhoudelijke bijstand, maar zal
daarbuiten duidelijk een beroep moeten doen op de staande organisatie. En
uiteraard behoort de facilitaire organisatie te zorgen voor een goede
infrastructuur (huisvesting, ICT, etc.) voor het raadswerk, de griffier zal
daar voor de facilitaire organisatie de opdrachtgever voor zijn. Samengevat
betekent dit dat de griffier:
Ø verantwoordelijk
is voor secretariële en procesmatige ondersteuning
Ø het
eerste aanspreekpunt is voor de inhoudelijke ondersteuning
Ø en
opdrachtgever is voor de randvoorwaardelijke ondersteuning
De werkzaamheden van de griffier in de
raadsondersteuning zijn als volgt te specificeren:
|
Secretarieel
|
|
Adequate
voorbereiding en goed verloop van vergaderingen van de raad en zijn
commissies (voorbereiding agenda, verspreiding raadsstukken, verslaglegging,
afspraken maken, afdoening van brieven, archivering). Mede
voorbereiding raadsagenda voor de korte en langere termijn. Afstemming
agenda’s raadscommissies op de politieke agenda van de raad. Communicatie
(intern en extern) |
|
Procesmatig
|
|
Informatieverstrekking
(verzamelen en verwerken van informatie, het verlenen van hulp bij
redactionele vormgeving, incidenteel samenvattingen van belangrijke
documenten e.d.) Technische
bijstand (formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen,
bijstand bij voorbereiden van interpellaties, vragen en dergelijke) Organisatie
van bijzondere activiteiten zoals bijv. hoorzittingen, enquêtes/onderzoeken,
Maatschappelijke Verkenningen. |
|
Inhoudelijk |
|
Incidenteel
opstellen verordeningen Bijstand
(aanpak/vraagstellingen) bij de uitoefening in het recht van initiatief, het
recht van onderzoek, en overig onderzoek (bijv. Maatschappelijke
Verkenningen). |
|
Randvoorwaardelijk |
|
Trainingsactiviteiten
(inwerkprogramma’s). Opstellen van en wegwijs maken in reglementen van orde.
Verspreiden vakliteratuur en overige voor de raad relevante informatie Vormgeving
procedures vervulling vacatures raad. Idem voor benoemingen van leden uit de
raad in commissies, overleggen en besturen (intern en extern) Opstellen/beheren
gedragscode. Onderhoud/beheer
raadsinformatiesysteem. Opdrachtgeving
facilitaire dienstverlening: huisvesting, werkplekken, rechtspositionele
zaken, financiële administratie |
Voor zover daarbij nodig
wordt een beroep gedaan op bijstand uit de organisatie van de
gemeentesecretaris.
4. Vormgeving van de raadsgriffie
4.1 Basis- en groeimodel
Logische uitgangspunten voor de
organisatie van de raadsondersteuning zijn:
- Een complete en continue dienstverlening: de raad en zijn
commissies dienen goed ondersteund te worden, willen zij hun taken goed
uit kunnen voeren
- de organisatorische randvoorwaarden voor het functioneren van de
raad moeten optimaal zijn
- ook een duaal bestel is gericht op samenwerking: processen en
werkwijzen van de verschillende ondersteunende onderdelen (griffie en
reguliere ambtelijke organisatie) moeten op elkaar zijn afgestemd.
- de begrotingsruimte nodig voor het invoeren van een griffier en
voor overige te treffen maatregelen in verband met de ondersteuning van de
raad moet aanwezig zijn of kan worden gecreëerd
- de
wetgever is er vanuit gegaan dat de ontplooiing van het duaal stelsel
enige jaren (tot aan 2006) in beslag gaat nemen. Ook voor de te realiseren
raadsondersteuning kan sprake zijn van ervaring in de komende jaren
opdoen, en op basis daarvan zonodig bijstellingen plegen.
Voor de organisatie van de
raadsondersteuning kan gedacht worden aan verschillende modellen:
Minimale model: Raadsgriffier zonder eigen griffie
Het meest minimale model is de situatie waarbij
alleen de griffier zonder eigen medewerkers wordt benoemd. De griffier is
daarbij onafhankelijk van de gemeentesecretaris, maar de organisatieonderdelen
die het uitvoerende logistieke, inhoudelijke en randvoorwaardelijke
raadsondersteunende werk doen, blijven onder de gemeentesecretaris vallen. De
griffier stimuleert de samenwerking tussen de raad en de ambtelijke
ondersteuning en behartigt daarin de wensen en belangen van de raad. De
griffier is opdrachtgever voor de door de facilitaire organisatie te leveren
producten en diensten.
Basismodel: Raadsgriffier en een griffie voor het
vervullen van de basistaak (secretarieel en procesmatig)
De griffier is verantwoordelijk voor de
uitvoering van de logistieke/secretariële taken, en is procesmakelaar voor de
door de raad gewenste technische bijstand resp. inhoudelijke ondersteuning.
Daartoe wordt een griffie opgezet. Informatie en bijstand wordt in eerste
aanleg indien mogelijk door de griffier of een medewerker van de griffie
verleend. De inhoudelijke ondersteuning, die -op verzoek van de griffie- door
de reguliere organisatie wordt verleend blijft de verantwoordelijkheid van het
college en de gemeentesecretaris.
Plusmodel: Raadsgriffier en een griffie met
verdergaande specialistische ondersteuning
Logistieke en inhoudelijke
ondersteuners (bijv. voor het verrichten van onderzoek, beleidsadvisering,
communicatieadvisering) worden samengebracht in de raadsgriffie. Dit betekent
dat functies in de verschillende sectoren die eerst onder de gemeentesecretaris
vielen, moeten worden gesplitst. Dit model voorziet dus in de oprichting van
een eigenstandige griffie, waarbij de verantwoordelijkheid van het college en
de gemeentesecretaris zich beperkt tot het mogelijk maken van de ondersteuning,
voorzover samenwerking met en ondersteuning van de ambtelijke organisatie nodig
is.
Beoordeling van de verschillende modellen
Ook op termijn is het niet reëel om te verwachten, dat binnen de
griffie de volledige secretariële, procesmatige, en inhoudelijke
raadsondersteuning kan worden verleend. Een dergelijk model leidt tot splitsing
van functies (de raadsondersteuning moet dan ‘ontvlochten’ worden uit de
organisatie), inefficiënties en doublures.
Het minimale model is sterk afhankelijk van de staande
organisatie. Het is voor de griffier een eenzame functie. Hij kan niet zelf
sturend optreden in de omvang en kwaliteit van de ondersteuning. Voor zijn
vervanging moet een beroep gedaan worden op de organisatie van de
gemeentesecretaris.
Een constructie waarbij de griffie een eerste opvang voor de benodigde
bijstand kan vervullen, en de ‘staande’ organisatie met zijn specialistische
kennis zorg draagt voor verdergaande ondersteuning is te prefereren. Het basismodel
vertoont sterke gelijkenissen met de door het vakteam BPS vervulde functie voor
zowel raad als college: vakteam BPS is het schakelpunt tussen raad, B&W en
organisatie. Dit wordt dan gesplitst in twee ‘schakelingen’ de griffie met zijn
rol tussen raad en organisatie, en BPS met zijn rol tussen het college en de
organisatie.
Afhankelijk van verdere ontwikkelingen in de wijze
waarop de gemeenteraad zijn rol gaat vervullen kan in de komende jaren bezien
worden of cq in welke mate enige personele uitbreiding van de griffie gewenst
is (plusmodel). Overigens kan dan in samenhang daarmee overwogen worden
of/welke uitbreiding voor de fractieondersteuning wenselijk is.
4.2 De formatie van de griffie
Griffier
en griffiemedewerkers
De functie van de griffier is al eerder getypeerd. Uitgegaan wordt van
1 Fte, dat geeft ook enig armslag voor enig zelfoplossend vermogen. Bovendien
draait de griffier ook mee in het werk van de commissiegriffiers. De griffier
is een uitbreiding van de formatie.
Splitsing
van het ‘voorportaal’ van het huidige vakteam BPS betekent dat de twee
medewerkers die nu als hoofdtaak de logistieke ondersteuning voor de
raad verrichten voor hun taak in de raadsondersteuning gedetacheerd worden bij
de griffie. De bij de benoeming van de interim-griffier eveneens benoemde
plaatsvervangend griffier is èèn van beide medewerkers. Detachering van deze
medewerkers is een interne verschuiving in de formatie. Daarnaast worden in het
werkpakket van vakteam BPS door enkele medewerkers ook secretarieel
administratieve werkzaamheden verricht voor de raadsondersteuning. Dit betreft
echter niet hun hoofdtaak, voorgesteld wordt om dit door vakteam, BPS te laten
blijven faciliteren.
De
secretariële ondersteuning van de raadsadviescommissies werd tot op heden
verricht door de bestuursassistenten. De bestuursassistenten hebben zowel een
rol in de beleidsvoorbereiding (afstemming met de organisatie, planningen), als
in de commissie zelf (afstemming met commissievoorzitter en wethouder, verslaglegging,
formuleren adviezen), en de terugkoppeling van commissievergaderingen, volgen
van de afdoening van afspraken, en toezeggingen. Het heeft de voorkeur het
proces na de besluitvorming in het college af te splitsen van de huidige
functie van de bestuursassistenten. Naar schatting gaat het daarbij samengeteld
om ca 0,5 Fte. Het daarvoor bestemde personeelsbudget kan door de raad ingezet
worden om een commissiegriffier aan te trekken. Kijkende naar de totale
personele capaciteit van de griffie, waarbij ook de griffier en beide andere
medewerkers meedraaien in het commissiewerk, zal echter per saldo èèn fulltime
functie gecreëerd moeten worden. Dit betekent dan dus een uitbreiding met 0,5
Fte. Uitgangspunt blijft uiteraard dat de beleidsvoorbereiding aan de basis
goed verzorgd blijft, en raadsstukken met bijbehorende documenten kant en klaar
(na vaststelling in het college) aangeboden worden voor de gemeenteraad.
Binnen de griffie zijn maatregelen genomen voor onderlinge vervanging
m.b.t. het dagelijks gebeuren van commissies en raad. Mocht de raadsgriffier
voor langere tijd niet aanwezig zijn wordt voor de continuïteit in de
raadsondersteuning een beroep gedaan op een vanuit de reguliere organisatie van
de gemeentesecretaris nog aan te wijzen waarnemend griffier
Samengevat
is het beeld van de formatie dan als volgt:
|
|
Aantal
medewerkers |
Aantal
Fte |
Bijdrage
uit organisatie |
|
Griffier |
1 |
1 |
- |
|
Griffiemedewerkers,
waarvan |
3 |
2,7 |
2,2 |
|
Ø
detachering |
(2) |
(1,7) |
(1,7) |
|
Ø
aan te trekken |
(1) |
(1) |
(0,5) |
|
Totaal
formatie |
4 |
3,7 |
2,2 |
4.3 Voorlichting en Communicatie
Afzonderlijke aandacht vergt de communicatie over en
vanuit de raad. De voorlichting/communicatie over de raadsbesluiten vergen in
beginsel geen afzonderlijk communicatietraject met
persberichten/persconferenties en woordvoering via het vakteam communicatie.
Het besluitvormingsproces (college, commissies en raad) heeft zich immers in
alle openbaarheid voltrokken.
Daarnaast zal wel behoefte zijn aan
voorlichting over de samenstelling van de raad en zijn commissies, over te
houden vergaderingen en geagendeerde onderwerpen. Dit kan bij uitstek een
voorlichtingstaak voor de griffie zijn. In overleg met vakteam communicatie zal
nog nader afgestemd moeten worden hoe de raad(sgriffie) gebruik zou kunnen
maken van reguliere communicatiemiddelen, zoals de gemeentelijke website (met
een eventuele thema portal), en de stadskrant.
In aanvulling hierop kan sprake zijn van
bijzondere activiteiten van de gemeenteraad, zoals enquêtes, onderzoeken,
Maatschappelijke Verkenningen en eventueel in gang gezette interactieve
beleidsprocessen, met bijeenkomsten, hoorzittingen e.d. Elk van dit soort
activiteiten kent zijn eigen communicatietraject. Ook de door de raad
ingestelde rekenkamer zal voor elk onderzoek zijn eigen communicatietraject
vorm geven.
Voor dit soort nieuwe zaken kan een beroep gedaan
worden op het vakteam communicatie voor het opzetten van een communicatieplan.
De uitvoering van het communicatietraject valt dan onder de hoede van de
griffier met eventuele inschakeling van externe deskundigheid.
Afhankelijk van de ontwikkelingen kan op termijn
bekeken worden of aanvullende middelen beschikbaar moeten worden voor
communicatieactiviteiten ten behoeve van de gemeenteraad.
5. De formalisering van de griffiersfunctie
5.1 De raadsgriffier: een
verplichte functie
In iedere gemeente is een secretaris en een
griffier. In artikel 100 van de nieuwe Gemeentewet is de raadsgriffier voor
elke gemeente verplicht gesteld. De raad moet over een eigen raadsgriffier
beschikken om verzekerd te zijn van een eigen en professionele ondersteuning om
de nieuwe kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken goed
te kunnen uitvoeren. De Gemeentewet voorziet niet in een onverenigbaarheid
tussen de functies van griffier en secretaris. De letter van de wet sluit deze
combinatie van functies in één persoon dus niet uit. De bedoelde combinatie is
echter wel in strijd met de geest van de wet. Het gaat immers om een eigen ambtelijke ondersteuning
voor de raad. Dit betekent dat het niet wenselijk wordt geacht deze functie te
combineren met het ambt van gemeentesecretaris. De raad is bevoegd gezag voor
zover griffierstaken worden vervuld, terwijl voor zover ‘gewoon’ ambtelijk werk
wordt verricht het college het bevoegd gezag is.
In het Wet dualisering gemeentebestuur is geen rekening
gehouden met de mogelijkheid dat ook voor 7 maart 2003 gemeenten een griffier
zouden willen belasten met zijn wettelijke taken. Om dit te verhelpen is op 15
februari 2002 een Aanpassingswet ingediend, die beoogt het voor gemeenten
mogelijk te maken al vóór 7 maart 2003 een griffier te benoemen. De
Aanpassingswet treedt echter pas na 7 maart 2002 in werking.
In verband hiermee heeft de raad het college
verzocht de (interim-)griffier[2]
te benoemen. Nadat de Aanpassingswet in werking is getreden kan de raad de
aanstelling van de dan fungerende griffier (de huidige interim dan wel zijn
opvolger) bekrachtigen.
De wettelijk vastgelegde taak van de griffier
bestaat uit het terzijde staan van de raad en de door de raad ingestelde
commissies bij de uitoefening van hun taak, de aanwezigheid in de vergadering
van de raad en het medeondertekenen van stukken die uitgaan van de raad.
Regels inzake organisatie en benoemingen griffier en griffie
Artikel 107
De
raad benoemt de griffier. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te
ontslaan. |
Artikel 107d
De raad regelt de
vervanging van de griffier. De artikelen 101 en 107
tot en met 107c zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier
vervangt. |
Artikel 107e
De raad kan regels stellen over de organisatie van de
griffie.
De raad is bevoegd de op de griffie
werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
|
De raad is daarmee dus het bevoegd gezag over
de griffier en zijn medewerkers. De raad benoemt, schorst en ontslaat de
griffier en de medewerkers van de griffie. Tevens regelt de raad de vervanging
van de griffier. De taken van de griffier en de griffie worden door de raad
vastgelegd in een instructie. Deze wordt in bijlage I verder uitgewerkt.
5.2 De positionering van de raadsgriffier
Ondanks zijn bijzondere positie
is de griffier overigens wel gemeenteambtenaar. De griffier en zijn medewerkers vallen niet
onder de personele verantwoordelijkheid van de secretaris, maar onder die van
de raad. De raad stelt rechtspositionele regelingen vast en de raad bepaalt hoe
het werkgeverschap en de dagelijkse aansturing in de praktijk (waaronder ook
het voeren van functioneringsgesprekken) wordt uitgeoefend.
Aansturing griffier
In de aansturing van de griffier spelen m.n. de
burgemeester (in zijn rol als voorzitter van de raad), het
fractievoorzittersoverleg en het presidium een bepalende rol. De burgemeester
kan daarbij voor de griffier het praktisch aanspreekpunt zijn voor de
dagelijkse gang van zaken. Ook de functioneringsgesprekken zouden onder de
hoede van de burgemeester kunnen vallen.
Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit alle
fractievoorzitters en de burgemeester. In dit (overigens niet geformaliseerde)
overleg kunnen naast procedurele aangelegenheden ook inhoudelijke zaken aan de
orde komen. Het fractievoorzittersoverleg komt in de regel bijeen voorafgaande
aan de maandelijkse raadsvergadering. Vanaf het aantreden van de nieuwe raad
zijn bijv. onderwerp van gesprek geweest de implementatie van de dualisering,
het programma voor de kwartiermakersperiode van de interim griffier, de in te
stellen raadsadviescommissies, en de herindeling fractiekamers stadhuis. Het
fractievoorzittersoverleg zal werkafspraken maken met de raadsgriffier over
zijn ondersteuning aan de raad.
In het reglement van orde voor de bijeenkomsten van de raad wordt het presidium
geïntroduceerd. Het presidium uit de voorzitter van de gemeenteraad en de
voorzitters van de raadscommissies. Het presidium vervult een procedurele rol
bij de voorbereiding van de raadsvergadering. Het gaat er dan om vanuit de raad
zelf de agenda en de plaats en het tijdstip van niet reguliere vergaderingen vast
te stellen. Het presidium levert daarmee een bijdrage aan de dualisering van
verhoudingen tussen raad en college. Het presidium zal in juni ’02 voor het
eerst van start gaan.
Het
presidium maakt werkafspraken met de raadsgriffier gericht op de behandeling
van voorstellen en agendering van onderwerpen voor commissies en raad.
Afstemming griffier en secretaris
Artikel 100
In iedere gemeente is een
secretaris en een griffier. |
De aanstelling van de
raadsgriffier leidt tot een verandering in de positie van de
gemeentesecretaris. De secretaris kan zich geheel toeleggen op de ondersteuning
van het college en de leiding van de ambtelijke organisatie. Via de
raadsgriffie kunnen verzoeken gedaan worden voor ambtelijke bijstand van de
‘reguliere’ ambtelijke organisatie. In de verordening op de ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning zijn hiervoor regels vastgesteld. Uitgangspunt is dat
er binnen de gemeente voldoende professionaliteit bestaat voor een effectieve
samenwerking tussen secretaris en de griffier. Zonodig kan de burgemeester als
meer onafhankelijke partij een rol spelen bij eventuele bemiddeling tussen
griffier en secretaris.
5.3 Aanzet voor een profielschets
De raadsgriffier heeft dus een geheel eigen
rol en eigen verantwoordelijkheid binnen de gemeente. Hoe krijgt deze functie
gestalte? Hoe ziet het profiel van de raadsgriffier eruit? De griffiersfunctie
zal zich naar verwachting de komende jaren in de praktijk verder ontwikkelen.
Het is daarom raadzaam hier bij de functieomschrijving, de selectieprocedure en
de aanstelling van de griffier rekening mee te houden.
Opleidingsniveau
De raadsgriffier vervult een functie naast de
secretaris. Gezien de verantwoordelijkheid van de griffier en zijn netwerk aan
gesprekspartners zowel in de bestuurlijke organisatie als in het ambtelijk
management kan bij het aantrekken van een raadsgriffier uitgegaan worden van
academisch werk- en denkniveau.
Competenties
Naast organisatorische vaardigheden die de raadsgriffier
bij het verzorgen van het secretariaat nodig heeft, dient de raadsgriffier als
aanspreekpunt van de raad over goede communicatieve vaardigheden te beschikken.
De raadsgriffier speelt immers een belangrijke communicatieve rol tussen de
raad en de secretaris, het college en de ambtelijke organisatie.
De belangrijkste elementen van het
competentieprofiel zijn :
- Gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen
- Netwerkvaardigheden: ontwikkelen en bestendigen van relaties, en
deze benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking.
- Plannen en organiseren: op effectieve wijze doelen en prioriteiten
bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om de bepaalde
doelen te kunnen bereiken.
- Besluitvaardigheid en actiegerichtheid: beslissingen nemen door
middel van het ondernemen van acties of zich vastleggen door middel van
het uitspreken van meningen.
- Oordeelsvorming: gegevens en mogelijke handelswijzen in het licht
van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tot realistische
beoordelingen komen.
Functiewaardering
Welke functiewaardering past bij de raadsgriffier? Ten aanzien van de
inschaling van de griffier en zijn eventuele medewerkers gelden geen centrale
regels. Ook voor hen geldt het reguliere functiewaarderingsstelsel zoals dat
van toepassing is voor de organisatie van de gemeentesecretaris. Voor de
functie raadsgriffier wordt vooralsnog uitgegaan van schaalniveau 12.
6. Financiële paragraaf
6.1 De gedeeltelijke compensatie van het rijk.
Het rijk heeft in de recent verschenen Voorjaarsnota
€ 35,9 miljoen[3]
ter beschikking gesteld, in 2002 krijgen de gemeenten € 21,9 miljoen, in 2003
wordt daar € 11,9 miljoen aan toegevoegd, waarna het jaarlijks nog licht
oploopt tot structureel € 35,9 miljoen per jaar. Bij een eerstvolgende
circulaire van het Gemeentefonds zal aangegeven worden welke verdeelmaatstaven
voor de precieze toerekening naar de gemeenten toegepast gaan worden.
Vuistregel voor Delft is, dat ²/3 % van de totale
gemeentefondsuitkering aan Delft ten goede komt, voor 2002 betekent dit dan €
146.000, waar in 2003 € 79.000 aan toegevoegd wordt, vervolgens oplopend tot
een structureel bedrag van € 239.000 vanaf 2006.
|
|
2002 |
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
|
Gemeentefonds |
|
|
|
|
|
|
o
Per
jaar |
21.900 |
11.925 |
700 |
650 |
700 |
|
o
Cumulatief |
21.900 |
33.825 |
34.525 |
35.175 |
35.875 |
|
Aandeel Delft: |
|
|
|
|
|
|
o
Per
jaar |
146 |
79 |
5 |
4 |
5 |
|
o
Cumulatief |
146 |
225 |
230 |
234 |
239 |
De regering heeft aangekondigd, dat de
fondsbeheerders de kosten van invoering van de dualisering nader zullen
bestuderen. Gedurende het komend najaar zullen de feitelijke uitgaven, die
worden gedaan in het kader van de dualisering bij een dertigtal gemeenten in
kaart worden gebracht. Naar verwachting zal het volgend kabinet op grond van de
resultaten aan het eind van het jaar in staat zijn een conclusie te trekken
over de hoogte van de kosten en over een eventuele extra dotatie aan het
gemeentefonds.
De door het rijk ter beschikking gestelde middelen
voor de implementatie van de Wet dualisering Gemeentebestuur zijn nu in eerste
aanleg bestemd voor
a.
Directe
kosten uitbreiding raad ten gevolge van de dualisering. Ten gevolge van de
dualisering neemt het aantal raadsleden toe waaraan de vergoeding voor
werkzaamheden overeenkomstig het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden
uitgekeerd moet worden. Het gaat om vijf extra raadsleden.
b.
de
ondersteuning van de raad in de vorm van de griffiersfunctie.
Het rijk is in zijn algemeenheid zuinig
met zijn compensatie voor de kosten van de dualisering. Het rijk gaat er ook
van uit, dat gemeenten zelf een gedeelte daarvan (50%?) voor hun rekening
zullen nemen. Gelet ook op de in de komende jaren te verwachten
bezuinigingsdruk op het gemeentefonds hoeft niet direct op aanvullende dotaties
gerekend te worden.
Deze algemene compensatie staat dan nog los van de
kosten die zijn gemoeid met onderzoeken/enquêtes, rekenkameronderzoeken en
Maatschappelijke Verkenningen waartoe de raad opdracht geeft. De middelen
hiervoor kunnen gelijktijdig met het raadsbesluit voor dit soort activiteiten
beschikbaar worden gesteld. Dit vergt mogelijk op termijn nog wel op
structurele basis vrij te maken middelen.
6.2
De invoeringskosten van de dualisering
Invoeringskosten
De invoeringskosten van de dualisering
m.b.t. de vergoeding van raadsleden en de griffieorganisatie zijn ingaande 2003
structureel te berekenen. Voor 2002 worden deze meerkosten pas in de loop van
het jaar gemaakt:
Ø
De posten voor vergoeding raadsleden, resp. de fractievergoeding
zijn geraamd ingaande april 2002;
Ø
Voor de kosten van de personele organisatie van de griffie wordt
er vooralsnog vanuit gegaan dat ingaande september 2002 de benodigde capaciteit
aangetrokken is.
De verbouwing van de raadszaal, en de
inrichting van de fractiekamers betreffen incidentele uitgaven, die gedekt
worden uit de voorziening ‘onderhoud/inrichting stadhuis’.
Dekking
De meerkosten voor de post ‘vergoeding
raadsleden’ worden voor 50% gedekt vanuit de compensatie via het Gemeentefonds
voor de dualisering. In de Zomernota is voor het resterend gedeelte (50%) een
tegenvaller aangemeld ad € 40.525.
Voor de commissiegriffier wordt vanuit
de reguliere organisatie voor 50% (0,5 FTE) in bijgedragen.
Het verloop in de inkomsten van het rijk
is in § 6.1 al aangegeven.
Saldo
Per saldo resteert voor de raad een
werkbudget van € 36.675
voor nog te benoemen activiteiten.
Bedragen
in €
|
|
2002 |
2003 |
|
Uitgaven
dualisering |
|
|
|
1.
Invoeringskosten
uitbreiding raad |
|
|
|
Ø
Vergoeding
raadsleden |
60.800 |
81.050 |
|
Ø
Verbouwing
raadszaal, herinrichting fractiekamers |
p.m. (incidenteel) |
|
|
Ø
Fractieondersteuning
|
24.225 |
32.300 |
|
2.
Ambtelijke
ondersteuning |
|
|
|
Ø
griffier (1Fte
incl. overhead) |
30.225 |
90.675 |
|
Ø
bureaukosten en
werkbudget |
11.975 |
24.000 |
|
Ø
commissiegriffier(1Fte
incl. overhead) |
25.000 |
75.000 |
|
Totaal
raming uitgaven |
152.225 |
303.025 |
|
Dekking: |
|
|
|
1.
Compensatie
gemeentefonds |
146.000 |
225.000 |
|
2.
Claim Zomernota |
30.400 |
40.525 |
|
3.
Interne compensatie commissiegriffier |
12.500 |
37.500 |
|
Totaal
dekking |
188.900 |
303.025 |
|
Incidenteel werkbudget Raad voor nog nader te benoemen
activiteiten |
36.675 |
|
6.3
De begroting van de raad
De in de vorige paragraaf beschreven invoeringskosten van de
dualisering zijn onderdeel van het geheel van de uitgaven voor de gemeenteraad.
In bijlage II wordt uitgaande van het cijfermateriaal van de begroting 2002
opgesomd welke begrotingsposten voor het functioneren van de raad zelf van toepassing
zijn:
Ø
Een
groot deel daarvan wordt direct geraamd op begrotingsfunctie ‘001’
(‘gemeenteraad’), m.n. betreft dit de vergoedingen voor raadsleden,
commissieleden/niet-raadsleden
Ø
op
begrotingsfunctie ‘002’ (‘B&W’) staan budgetten geraamd voor o.m.
representatie, druk- en bindwerk, stenografische verslagen raadsvergaderingen,
bestuurlijke vernieuwing en de rekenkamerfunctie
Ø
de
facilitaire dienstverlening voor de raad wordt deels toegerekend aan functie
‘001’ en deels aan functie ‘002’
Gelet
op de gedualiseerde verhoudingen is het een logische consequentie om deze
budgetten voor activiteiten van de raad, op èèn plaats (te weten functie ‘001’)
te verzamelen in de gemeentebegroting. De griffier kan dan voor deze
deelbegroting de rol gaat vervullen van (ambtelijk) budgethouder. In overleg
met de betrokken budgethouders, en de Centrale Staf dient hiervoor een
uitwerkingsvoorstel met bijbehorende begrotingswijziging opgesteld te worden.
7. Advies
a.
Instemmen
met de invoering van het basismodel voor de raadsondersteuning: een raadsgriffier en een
griffie voor het vervullen van secretariële en procesmatige taken
b.
Vaststellen, dat de griffier
Ø verantwoordelijk
is voor secretariële en procesmatige ondersteuning
Ø het
eerste aanspreekpunt is voor de inhoudelijke ondersteuning
Ø en
opdrachtgever is voor de randvoorwaardelijke ondersteuning
c. Akkoord
gaan met de basisformatie voor de griffie
Ø Akkoord
gaan met detachering van twee medewerkers uit de staande organisatie
Ø Akkoord
gaan met de openstelling van de vacatures voor raadsgriffier en
commissiegriffier
Ø Het
fractievoorzittersoverleg machtigen voor de vervulling van de vacature
raadsgriffier een nadere procedure (profielschets, werving) af te spreken
d.
Vaststellen de Instructie voor de raadsgriffier (zie apart
raadsbesluit)
e.
Vaststellen de financiële paragraaf met betrekking tot de
invoeringskosten van de dualisering
f.
Akkoord gaan met de nadere uitwerking van een integrale
(deel-)begroting voor de budgetten van de raad.
Stuk
De
raad van de gemeente Delft;
Gelet
op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
gelezen
het voorstel van de griffie van 5 juni 2002;
gezien
het advies van.de raadscommissie Middelen en Bestuur van 20 juni 2002;
Besluit
vast te stellen de volgende instructie:
Instructie
voor de raadsgriffier
Artikel
1 Algemene ondersteuning
De
raadsgriffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de
leden van de raad.
Artikel
2 Agendering
De
raadsgriffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de
agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel
3 Bijstand raadsvoorzitter
1.
De raadsgriffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor
een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2.
De raadsgriffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij
zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen
van de raadscommissies.
Artikel
4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
1.
De raadsgriffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een
goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2.
De raadsgriffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.
3.
De raadsgriffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda,
notulen en overige stukken aan raadsleden.
Artikel
5 Ondersteuning presidium en fractievoorzittersoverleg
1.
De raadsgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van presidium en
fractievoorzittersoverleg en draagt zorg voor een goede en tijdige
verslaglegging van de vergaderingen.
2.
Het presidium maakt werkafspraken met de raadsgriffier gericht op de
behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen voor commissies en
raad.
3.
Het fractievoorzittersoverleg maakt werkafspraken met de raadsgriffier over
zijn ondersteuning aan de raad.
Artikel
6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien
de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet
instelt, ondersteunt de raadsgriffier deze commissie.
Artikel
7 Ambtelijke bijstand
De
raadsgriffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor
dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.
Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand
en de fractieondersteuning.
Artikel
8 Organisatie griffie
1.
De raadsgriffier geeft leiding aan de griffie.
2.
De raadsgriffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de
griffie.
3.
De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de
raadsgriffier.
Artikel
9 Verhindering en vervanging
Indien
de raadsgriffier (meer dan twee werkweken) verhinderd is zijn ambt te
vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad, en worden zijn taken
waargenomen door de waarnemend raadsgriffier.
Artikel
10 Slotbepaling
1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de raadsgriffier
voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
2.
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Aldus
vastgesteld door de gemeenteraad van 27 juni 2002.
H.M.C.M.
van Oorschot, burgemeester
B.
den Uijl, loco
secretaris
Toelichting
op de instructie voor de griffier
Artikel 1
De
hoofdverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is de ondersteuning van de raad.
Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De
raadsgriffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke
ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
Artikel
2
De
raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door
het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De raadsgriffier en de
medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De
administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien
de raad een jaaragenda/ raadsprogramma vaststelt biedt de griffier ook daarbij
ondersteuning.
Artikelen 3 en 4
De
burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door
de raadsgriffier. De raadsgriffier zit naast de burgemeester tijdens
raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare
(administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt
zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de
griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn
bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de
raadscommissies ondersteunen. Uitzondering hierop is de raadscommissie Middelen
en Bestuur waar de griffier tevens als commissiegriffier optreedt. Voor zover
aangewezen ondersteunt de griffier tevens de voorzitters van de
raadscommissies, de griffier kan ook aanwezig zijn bij vergaderingen van de
raadscommissies.
Artikel 5
Voor het
fractievoorzittersoverleg als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde
als voor de raad in het algemeen. Daarnaast is sprake van een presidium. De samenstelling en de taakstelling van deze
instituten verschillen. Het presidium bestaat uit de voorzitters van de
reguliere raadsadviescommissies en de burgemeester. Het presidium wordt
ondersteund door de raadsgriffier: zijn voornaamste taak is het bepalen van de
procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit alle fractievoorzitters en de
burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In dit overleg kunnen
naast procedurele aangelegenheden ook inhoudelijke zaken aan de orde komen.
Elk
van de genoemde instituten zullen door de griffier en medewerkers van de
griffie ondersteund worden.
Artikel 6
Indien
de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan
ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft
zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor
een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden
vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond
van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening
opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot
bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke
bijstand.
Artikel 7
De
raadsgriffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke
ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de
verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt
is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden
ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de
termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en
omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken
van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat
een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 8
Gezien
de parallel met de werkzaamheden van de raadsgriffier in de raadsvergaderingen
is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in
commissiegriffier.
Ook
de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de
voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat
blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in
de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden
losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.
Indien
het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is
deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval
bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de
aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college
in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet
naar behoren uitvoeren.
Artikel 9
Binnen de griffie zijn maatregelen genomen voor onderlinge vervanging
m.b.t. het dagelijks gebeuren van commissies en raad. Mocht de raadsgriffier
voor langere tijd niet aanwezig zijn wordt voor de continuïteit in de
raadsondersteuning een beroep gedaan op een vanuit de reguliere organisatie van
de gemeentesecretaris nog aan te wijzen waarnemend griffier
Artikel 10
Dit artikel behoeft geen
toelichting.
Bijlage II
Huidige Begrotingsposten
gemeenteraad
Bijgaand
overzicht geeft een weergave van begrotingsposten uit de gemeentebegroting 2002
die betrekking hebben op activiteiten en bijbehorende kosten van de
gemeenteraad.
Rechtspositiebesluit
raads- en commissieleden
De
raadsleden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden en een
tegemoetkoming in de kosten. Daarnaast kan de raad regels stellen aan de
tegemoetkoming/vergoeding van bijzondere kosten en andere financiële
voorzieningen in verband met vervulling lidmaatschap voor de raad. Dit wordt
bij verordening door de raad vastgesteld. Deze verordeningen worden vastgesteld
op basis van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Het ministerie
van BZK geeft jaarlijks de te hanteren maximum bedragen per maand aan voor:
a.
werkzaamheden
voor raadsleden: ingaande 2002 € 1082,85;
b.
onkostenvergoedingen[4]
€ 128,75 (niet belastbaar) als raadsleden niet opteren voor een fictieve
dienstbetrekking. Indien wel sprake is van een fictief dienstverleningsverband
wordt gebruteerd tot € 267,96 (belastbaar loon).
Dit wordt jaarlijks herzien aan de hand van de consumentenprijsindex voor
de maand september van het voorgaand kalenderjaar.
Andere financiële voorzieningen:
Presentiegelden
Voor leden van commissies (niet raadsleden) kan sprake zijn van
een maximumvergoeding ad € 72,87 (presentiegeld) voor het bijwonen van
vergaderingen.
Het presentiegeld voor commissieleden/geen raadsleden is in de
begroting 2002 geraamd op € 63.899.
Vergoeding voor
(van huis uit) inloggen op het RIS
Voor
leden van de raad resp. commissieleden/niet raadsleden die voor hun raadswerk
o.m. het RIS via Internet zullen moeten raadplegen wordt sinds oktober 2001 een
maandelijkse vergoeding verstrekt van netto ƒ 135,-- (€ 61,26) .
Fractievergoedingen
Via
de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning zal een nieuw
voorstel gedaan worden voor een vast bedrag per fractie, raadslid/fractielid . Het totaal ter beschikking staande
jaarbedrag 2002 is thans nog geraamd op € 17.200.
Bestuurlijke vernieuwing
Het
plan van aanpak Nota Bestuur 2 is nagenoeg afgerond danwel naadloos overgegaan
in naar het bij de dualisering horende programma. Het voor de Bestuurlijke
Vernieuwing beschikbare budget kan daarvoor gereserveerd blijven.
|
|
Volgnummer begroting |
Begroting 2002 |
|
Raad |
6.001.1100 |
|
|
Salarissen/vergoedingen
raadsleden |
|
511.663 |
|
Secundaire voorzieningen[5] |
|
37.924 |
|
Ontvangen vergoedingen
bestuursfuncties raadsleden |
|
4.683 (bate) |
|
Fracties
en commissieleden |
6.001.1110 |
|
|
Vergoedingen |
|
5.473 |
|
Presentiegeld
commissieleden /niet-raadsleden |
|
63.899 |
|
Facilitaire
zaken |
6.001.1110 |
|
|
RIS
(jaarlijkse storting in reserve voor onderhoud/vervanging
RaadsInformatieSysteem) |
|
23.710 |
|
Doorberekening facilitaire overhead (basispakket): |
|
238.357 |
|
a. Telefooncentrale |
|
(13.232) |
|
b. Vakteam PenO |
|
(115.289) |
|
c. Vakteam Financiën |
|
(109.836) |
|
Elders “in begroting” |
|
|
|
Delftse Rekenkamer
(onderzoeksbudget) |
6.002.1030 |
34.000 |
|
Voorziening inrichting
stadhuis (jaarlijkse storting) |
kapitaaldienst |
40.000 |
|
Huisvestings-/werkplekkosten
fracties |
Via
kostenplaatsen facilitaire vakteams HSM/ICT etc |
NTB |
V&O Raad
|
Op ad hoc basis bij vakteam
P&O (kostenplaats) |
p.m. |
|
Druk- en bindwerk etc. |
6.002.1040 Bij vakteam BPS |
130.268 |
|
Stenografische verslagen
raadsvergaderingen |
|
30.265 |
|
Gebruik vergaderruimte
stadhuis |
|
p.m. |
|
Bestuurlijke vernieuwing |
|
47.420 |
Bijlage
III. Programma
dualisering en kwartiermaken griffie®
|
Programma dualisering en kwartiermaken griffie® |
Wie |
B&W |
Raad |
||
|
I. Hoofdlijnen/kaders
beleid en te bereiken doelstellingen |
|
|
|
||
|
|
(Aanzet) Programbegroting (i.r.t. Zomernota/gemeentebegroting)
|
CS iom (Interim)
Griffier
|
Sept.
‘02
|
Sept/okt 2002
|
|
|
|
Rol en herijking
Raadsprogramma (op basis Collegeprogramma)
|
Griffier
|
--- |
Sept/okt |
|
|
II. Besturingsmodel:
Bestuursbevoegdheden |
|
|
|
||
|
|
Overdracht Bestuursbevoegdheden aan college
|
|
|
|
|
|
|
Ø 7
gemeentewettelijke bevoegdheden naar college
|
JZ |
Maart ‘02 |
25 april |
|
|
|
Ø Beleidsregel
delegatiebesluit
|
JZ |
Mrt/april |
25 april |
|
|
|
Ø Bestuursbevoegdheden medebewindwetgeving naar
college |
JZ |
Medio ‘03 |
Medio ‘03 |
|
|
|
Ø Algemene bestuursbevoegdheden (na wijziging
grondwet) |
JZ |
2003/2004 |
2003/2004 |
|
|
|
Herijking verordeningen
op dualisering: |
|
|
Mrt/april |
|
|
|
Ø Aanpassen verordeningen(Geen beleidsregels voor medebewinds-bevoegdheden college, afschaffen
beroep op raad bij collegebesluiten, aanpassen delegatiebesluit i.v.m.
overdracht bestuursbevoegdheden naar college |
JZ |
Mrt/april |
25/4 |
|
|
|
Ø
Intrekken
verordeningen * Vormgeving organisatiestatuut
(Organisatieverordening geen raadsbevoegdheid) * Ntb |
P&O/JZ/ S&C |
1e helft 2003 |
1e helft 2003 |
|
|
|
Herordening vertegenwoordiging in
besturen:
|
Griffier/JZ |
Mrt/juni |
Mrt/juni |
|
|
|
Ø
Raadscommissies |
|
|
|
|
|
|
Ø
Bestuurscommissies |
|
|
|
|
|
|
Ø
Gemeenschappelijke
regelingen |
|
|
|
|
|
|
Ø
Stichtingen |
|
|
|
|
|
|
Het reglement van orde voor raad en raadscommissies als ankerpunt van
de nieuwe verhouding raad/burgemeester/college
|
|
|
|
|
|
|
Ø
Reglement van orde
Raad Ø
Reglement van orde
raads-commissies |
RVO
|
BPS ism JZ |
Februari Mei |
21 maart 30 mei |
|
|
Wie |
B&W |
Raad |
||
|
III. Instrumenten: Het
nieuwe instrumentarium van de raad |
|
|
|
||
|
|
Specifieke ‘rechten’: |
|
|
|
|
|
|
Ø
Recht van
initiatief |
RVO |
Id |
Id |
Id |
|
|
Ø
Recht van
amendement |
RVO |
Id |
Id |
Id |
|
|
Ø
Recht van
interpellatie |
RVO |
Id |
Id |
Id |
|
|
Ø
Recht van onderzoek |
JZ/griffier |
Ntb |
Ntb |
|
|
|
Financiële functie |
CS |
Nov ‘02 |
Dec.’02 |
|
|
|
Ø
De ‘Delftse
Rekenkamer’ : * Modelkeus * Verordening * Selectie/Benoeming leden |
CS Griffier Griffier |
Feb. |
21 feb. Juni ‘02 2e helft 2002 |
|
|
|
Ø
Vaststellen nieuwe
verordeningen * Financieel beleid, beheer, en organisatie * Externe controle * Onderzoek doelmatigheid/ doeltreffendheid |
CS |
2e helft 2002 |
Voor 1/1/2003 |
|
|
IV. Processen :Nieuwe
verhoudingen in agendavorming en besluitvorming |
|
|
|
||
|
|
Voorstel stroomlijning procesgang i.r.t.:
|
Griffier |
Juni/juli |
Juni/juli |
|
|
|
Ø
Benoeming/uitwerking
rol presidium
|
|
|
|
|
|
|
Ø
Raadscommissies Ø
Instellen
raadscommissies nieuwe raad |
|
|
|
|
|
|
Ø
Adviescommissies |
|
|
|
|
|
|
Ø
Lange termijn
agenda (raadsprogramma) |
|
|
|
|
|
|
Ø
Agendavorming/Besluitvormingslijn |
|
|
|
|
|
|
Ø
Vergadercultuur |
|
|
|
|
|
|
Ø
Actieve
inlichtingenplicht college Ø
Besluitenlijst
openbaar |
BPS/JZ/ COM |
3e kwartaal
|
3e kw. |
|
|
V. De organisatie |
|
|
|
|
|
|
Voorstel inregelen organisatie op
dualisering:
|
Griffier |
Juni ‘02 |
Juni ‘02 |
|
|
Ø
Ambtelijke bijstand en
Fractieondersteuning
|
JZ i.om. griffier |
April |
25
april4 |
|
|
Ø
Raadsgriffier * Benoemen interimgriffier (kwartiermaker) *
Vaststellen instructie griffier *
Benoemen griffier |
BPS Griffier Griffier |
19 maart |
14 maart Juni ‘02 Sep. ‘02 |
|
|
Ø
Voorstel
Raadsgriffie: *
Taken en positionering, *
Personele organisatie, huisvesting, ter beschikking staande middelen |
Griffier |
|
Juni 2002 |
|
|
Ø
Aanpassen
instructie gemeentesecretaris |
BPS |
12/3 |
Nvt |
|
VI Rollen en gedrag:
Bestuurlijke integriteit |
|
|
|
|
|
|
Voorstel gedragscode raadsleden
|
Griffier |
|
Juni 2002 |
|
VII
Ondersteunend/Faciliterend: |
|
|
|
|
|
|
Inwerkprogramma ‘Nieuwe raad, nieuwe
verhoudingen’
|
Griffier |
|
April/mei |
|
|
Huisvesting fracties |
Griffier |
|
April |
|
|
Begroting
raad |
|
|
|
|
|
Ø Financiële paragraaf dualisering |
Griffier |
11 juni |
27 Juni |
|
|
(Kosten extra
voorzieningen i.v.m. uitbreiding totaal aantal van collegeleden, en
raadsleden, kosten griffie, kosten recht van onderzoek, rekenkamer,
contra-expertise raad) |
|
|
|
|
|
Ø
Aanzet
begrotingsopzet raad |
|
|
27 Juni |