Gemeentebegroting 2003 – 2006
algemene toelichting
Inhoudsopgave
1. INLEIDING 3
2. ALGEMENE
TOELICHTING 4
2.1 Uitgangspunten
voor de begroting 2003 – 2006 4
2.2 Inrichting
van de begrotingsboeken 7
2.3 Verdere
ontwikkeling van de begroting: het duale stelsel 7
3. HET BEGROTINGSSALDO 2003 8
3.1 Ontwikkeling formatie en salarisbudget 8
3.2 Prijscompensatie materiële budgetten
en subsidies 9
3.3 Reeds
doorgevoerde begrotingswijzigingen 9
3.4 Ontwikkeling kapitaallasten 10
3.5 Resterend
verschil zomernota en meerjarenbegroting 2003-2006 11
3.6 Verwerking
resterende bezuinigingstaakstelling 11
4. VERBETERPUNTEN IN HET
BEGROTINGSPROCES 12
4.1 Evaluatie
van het begrotingsproces 12
4.2 Mogelijke
verdere verbeteringen 13
BEGROTING
2003 – Gewone dienst per subfunctie 15
De afgelopen jaren
hebben voor de financiële functie in het kader gestaan van de noodzakelijke
aanpassingen van begroting, rekening en administratie aan de nieuwe
organisatie.
Veel werk is in de
afgelopen jaren op dat vlak verricht. Veel is er ook bereikt. Zo beschikken de
onderdelen van de gemeente met ingang van het begrotingsjaar 2002 weer over
alle financiële gegevens die voor de bedrijfsvoering nodig zijn.
De begroting 2002
heeft in het kader gestaan van het oplossen van het aansluitprobleem. Het ging
daarbij om een bedrag van ruim € 3 miljoen.
Tegelijkertijd zijn
in het kader van de Zomernota 2002 –2005 en de Zomernota 2003 –2006 ook de
nodige correcties op de begroting meegenomen in de mee- en tegenvallers.
Door het oplossen van
het aansluitprobleem en het verwerken van de nodige correcties in de
zomernota’s zijn naast de omzetting opnieuw een aantal belangrijke stappen
gezet om de begroting ook voor wat betreft de inhoud op orde te krijgen.
Bij het voorbereiden
van de begroting 2003 is nog een beperkt aantal problemen naar voren gekomen.
Op zich is dat gezien de omvang van de noodzakelijke aanpassingen niet vreemd.
Duidelijk is wel, dat bij iedere volgende stap de problemen kleiner worden. In
hoofdstuk 3 wordt een schets gegeven van
de onderwerpen die in de begrotingsanalyse aan de orde zijn gekomen.
Toch is het hele
proces van de afgelopen jaren aanleiding om de begrotingsprocedure goed te
evalueren en zonodig opnieuw vorm te geven. In hoofdstuk 4 wordt daar verder op
ingegaan.
In hoofdstuk 2 van
deze nota wordt een algemene toelichting op de voorliggende begroting gegeven.
Daarin komen onder meer aan de orde de uitgangspunten die bij de opstelling van
de begroting zijn gehanteerd en de verdere ontwikkeling van de begroting in het
licht van het duale stelsel.
In de Zomernota 2003
– 2006 is het kader weergegeven waarbinnen de gemeentebegroting 2003 – 2006
zich dient te bewegen. Het zomernotaproces begon met een negatief saldo voor
het jaar 2003 van € 2.039.000. Dit is vervolgens uitgangspunt geweest voor een
operatie die in 2003 moet leiden tot een sluitende begroting. De neerslag van
deze operatie staat samengevat in tabel 3.1 van de zomernota 2003 – 2006.
In de Delftse
systematiek wordt langs een ander spoor gelijktijdig gewerkt aan de
totstandkoming van de gemeentebegroting. Deze begroting wordt van onderaf
opgebouwd vanuit de begrotingen van de vakteams en sectoren. Hierin is de
besluitvorming door B&W over de
Zomernota 2003 – 2006 verwerkt.
In het vervolg van
dit hoofdstuk wordt ingegaan op een aantal algemene uitgangspunten die leidend
zijn geweest bij de opstelling van de begroting 2003. Vervolgens wordt enige aandacht besteed aan de inrichting van
deze begroting, waarna in een slotparagraaf ook wordt ingegaan op de verdere
ontwikkeling van de Delftse begroting. Hierbij speelt uiteraard het duale
stelsel een voorname rol.
2.1 Uitgangspunten voor de begroting 2003 -
2006
De begroting 2003 is
de laatste die nog is opgesteld onder het ‘oude’ besluit
Comptabiliteitsvoorschriften 1995. De begroting 2004 zal worden gebaseerd op
nieuwe comptabiliteitsvoorschriften waarin ook het duale begrotingsstelsel is
verwerkt. Deze comptabilteitsvoorschriften 2004 zijn overigens nog niet formeel
uitgevaardigd
De meerjarenraming is
gebaseerd op de personeelsformatie en de daarvan afgeleide genormeerde
personeelsbudgetten, op de (hulp)kostenplaatsen geraamde werkbudgetten en op de
functies geraamde programmabudgetten. De subfuncties zijn de door het algemeen
bestuur vastgestelde verbijzondering van de functies.
In tegenstelling tot
vorige jaren zijn de subfuncties in de begroting 2003 voorzien van een
toelichting. Wij verwachten dat dit de leesbaarheid van de begroting te goede
zal komen.
Verder wordt in deze
paragraaf nog aandacht besteed aan enkele specifieke uitgangspunten die bij de
opstelling van de begroting 2003 van belang zijn geweest.
BTW-Compensatiefonds
Per 1 januari 2003 treedt
de Wet op het BTW-Compensatiefonds (BCF) in werking. Dan wordt het mogelijk om
betaalde BTW in verband met taken die een gemeente of provincie als overheid
uitvoert, gecompenseerd te krijgen via het BCF. Daartegenover staat dan een
uitname uit het gemeentefonds met ingang van 2004.
De gevolgen van de
invoering van het BTW-compensatiefonds per 1 januari 2003 zijn nog niet in de
voorliggende begroting verwerkt. In het najaar van 2002 wordt deze operatie
uitgevoerd waarna het resultaat in een begrotingswijziging wordt verwerkt. Dit
moet in januari 2003 zijn afgerond om zowel bestuur als management tijdig te
laten beschikken over een begroting die als financieel sturingsinstrument kan
dienen.
In de loop van 2003 zullen
de werkelijke gevolgen van het BTW-compensatiefonds worden gemonitored om, in
overleg met de budgethouders, eventueel noodzakelijke bijstellingen van de
begroting tijdig te kunnen identificeren.
Omslagrente
De gemeente kent het
systeem van omslagrente. De omslagrente wordt berekend door de rente kosten van
de gemeente te relateren aan de boekwaarde. In het kader van de begroting 2002
was het mogelijk de omslagrente te verlagen van 7,5 naar 6,5 %. Voor de
begroting 2003 is het percentage van 6,5 gehandhaafd.
In het kader van de
begroting 2002 is geconstateerd is dat er sprake is van een piek in de inflatie
o.a. als gevolg van de BTW verhoging. Komend jaar is sprake van een
vergelijkbaar effect, namelijk door invoering van de euro. In dat verband is de
gedragslijn van vorig jaar doorgetrokken waarmee de prijscompensatie op
reserves en voorzieningen is gehandhaafd op 3 %
In principe zijn voor de
begroting 2003 dezelfde uitgangspunten voor kostentoerekening gehanteerd als
voor de begroting 2002. Deze uitgangspunten zijn:
1. in de begroting wordt een onderscheid gemaakt tussen basispakket en maatwerk inzake facilitaire
dienstverlening. Bij de verdeling van de kosten van het basispakket worden de
hieronder benoemde verdeelsleutels aangehouden.
2. voor vakteams, die onder marktconforme omstandigheden op de
"markt" opereren, kan ten behoeve van deze opdrachten een
differentiële kostprijs als basis voor de offertefase toegepast worden. Het
basisprincipe voor de begroting blijft de integrale kostprijsbepaling.
3. de tariefbepaling voor tractie[1]
zal conform gangbare bedrijfseconomische principes plaatsvinden;
4. structurele inzet van ingehuurde capaciteit kan worden
betrokken bij de bepaling van de tarieven van betreffende vakteams;
5. de relatie tussen hoogte leges en aan deze leges toe te
rekenen kosten zal nog nader onderzocht moeten worden;
6. bij onderlinge dienstverlening wordt niet over gegaan tot
compensatie van de effecten van de nieuwe tarieven, omdat via de begroting voor
de meeste activiteiten compensatie plaatsvindt;
7. voor gesloten circuits worden de daar optredende effecten,
gezien de complexiteit van de dan noodzakelijke maatregelen, niet op voorhand
gecompenseerd. De noodzaak tot compensatie zal van geval tot geval betrokken
kunnen worden bij de beoordeling van het financieel perspectief van deze
circuits bij bijzondere besluitvormingsmomenten, zoals bijvoorbeeld de
Zomernota.
Gehanteerde
verdeelsleutels
In de
gemeentebegroting 2003 – 2006 zijn de navolgende verdeelsleutels gehanteerd
voor de doorberekening van de indirecte kosten:
Werkplekken
·
Huisvesting, services
en middelen
·
ICT
Medewerkers
·
Documentaire
Informatievoorziening
·
Juridische Zaken
·
Communicatie[2]
·
Personeel en
organisatie
·
Financiën
·
Directie Facilitaire
Dienstverlening
Toewijzen aan
kostendragers
·
Beheer onroerende
Zaken
Naar bestuursapparaat (functie 002)
·
Centrale Staf
·
Gemeentelijk
Management Team
In het bijlagenboek
(paragraaf 12) zijn overzichten opgenomen van de verdeling van aantallen werkplekken en werknemers over de
onderdelen.
Raming
personeelskosten.
Bij de raming van de personeelskosten zijn in deze begroting
de navolgende uitgangspunten gehanteerd:
1. in de begroting zijn alleen de personeelskosten van vaste-
en tijdelijke formatie geraamd;
2. de kosten van wachtgelders, onregelmatigheidstoeslagen en
piketdiensten en coördinatiecapaciteit Bedrijfshulpverlening (BHV) worden
gedekt via een afroming van de aan vakteams beschikbaar te stellen personeelsbudgetten.
Deze afroming is verwerkt in de normbedragen per schaal;
3. de vakteams zijn vanaf 2002 voor zowel prijsverschillen,
zijnde het verschil tussen normbedrag en het werkelijk uitbetaalde salaris, als
de hoeveelheidsverschillen verantwoordelijk;
4. de kosten van bovenformatieven worden gedekt uit de
personeelsbudgetten en worden niet geraamd in de begroting;
5. een aantal secundaire budgetten in de sfeer van personele
zorg (werving en selectie, kerstpakketten, vorming en opleiding,
loopbaanbegeleiding, pc-privé project en bedrijfshulpverlening) worden in
beginsel gefinancierd vanuit de ruimte in de personeelsbudgetten door prijs- en
hoeveelheidsverschillen gedurende het jaar.
Basispakket en maatwerk
Facilitaire Dienstverlening
Het onderscheid tussen
basispakket en maatwerk inzake facilitaire dienstverlening is niet gewijzigd
ten opzichte van vorig jaar. Voor 2002 zijn door het cluster Facilitaire Dienstverlening
dienstverleningsafspraken (DVA’s) gemaakt, waarin de omvang van het basispakket
is vastgelegd. Het is de bedoeling om eerst de ervaringen met betrekking tot de
DVA’s en de daarin opgenomen afbakening van het basispakket te evalueren. In de
begroting 2004 kan deze afbakening dan in financiële zin worden uitgevoerd.
2.2 Inrichting van de begrotingsboeken
De gemeentebegroting
2003 – 2006 bestaat uit twee delen. Het hoofddocument bevat, de begroting van
de gewone dienst. Deze bestaat uit de begrotingscijfers per subfunctie met de
toelichting daarop.
De cijfermatige
overzichten en voorgeschreven staten zijn opgenomen in een apart bijlagenboek.
Daarin zijn onder andere specificaties opgenomen van reserves en voorzieningen,
investeringen en personele sterkte.
2.3 Verdere
ontwikkeling van de begroting: het duale stelsel
Per 7 maart 2002 is
de Wet dualisering gemeentebestuur in werking gestreden. Deze wet heeft zoals
bekend consequenties voor de begroting. Voor de raad zal een programmabegroting
worden ontwikkeld waarmee hij op hoofdlijnen de beleidsdoelen kan vaststellen
en de middelen die daarvoor beschikbaar worden gesteld. Het college werkt deze
programmabegroting uit in een productenbegroting waarin de instrumenten worden
beschreven waarmee het college de beleidsdoelen uit de programmabegroting wil
realiseren.
Zoals reeds in de
Zomernota 2003 – 2006 is aangegeven, ligt het voor de hand dat de zomernota als
instrument verder wordt ontwikkeld naar een programmabegroting. De
gemeentelijke begroting zal dan het karakter moeten krijgen van een
productenbegroting.
Programmabegroting en
productenraming zijn vastgelegd in de Comptabiliteitsvoorschriften 2004 (CV
2004). Dit wetsvoorstel ligt op dit moment ter advies voor bij de Raad van
State De CV 2004 treedt per 1 januari
2004 in werking, en is voor het eerst van toepassing op (de instrumenten in)
het jaar 2004.
Om de zomernota
verder te kunnen ontwikkelen in de richting van een programmabegroting zijn
tenminste de volgende stappen noodzakelijk:
·
de raad zal de
(beleids)programma’s vast moeten stellen waarlangs de programmabegroting wordt
ingericht;
·
In de
programmabegroting wordt vervolgens per programma aangegeven welke politieke
prioriteiten worden gesteld en welke middelen daarvoor beschikbaar komen;
·
Per programma worden
echter ook de integrale baten en lasten weergegeven;
·
In ieder geval zal voor
de programmabegroting een aantal aanvullende paragrafen verplicht gesteld zijn.
Dit betreft ondermeer paragrafen over
het weerstandsvermogen, financiering, belastingen, bedrijfsvoering en verbonden partijen. Deze informatie is
gedeeltelijk al in de huidige zomernota beschikbaar, maar moet gedeeltelijk ook
nog verder worden ontwikkeld.
Naar verwachting kan
in de eerste maanden van 2003 met de Raad een gedachtewisseling plaatsvinden
over de vaststelling van de programma’s. Het college zal daartoe een voorstel
doen. De Zomernota 2004 – 2007 kan vervolgens naar deze programma’s worden
ingericht.
Zoals eveneens reeds
in de Zomernota 2003 – 2006 is gesteld, zal de ontwikkeling van een
programmabegroting een meerjarig proces vragen, waarbij Raad en College de
ontwikkelingen regelmatig zullen evalueren en bijstellen. De gedachte planning
van dit proces zal eveneens in de eerste maanden van 2003 aan de Raad worden voorgelegd.
Zoals bekend wordt de
Gemeentebegroting 2003 – 2006 ‘van
onderaf’ opgebouwd door actualisatie van de begrotingen van vakteams en
sectoren. Daarbij is de besluitvorming inzake de zomernota 2003 – 2006
uiteraard leidend. Niettemin ontstaan in 2003 verschillen tussen de aldus
opgebouwde begroting en het saldo dat volgens de zomernota is toegestaan.
Deze verschillen
kunnen globaal als volgt worden gespecificeerd:
|
Par. 3.1 |
Waarderingsverschil
in de formatie |
€ 150.000 Nadeel |
|
Par. 3.2 |
Hogere kosten van
prijscompensatie |
€ 170.000 Nadeel |
|
Par. 3.3 |
Verschil
begrotingswijzigingen |
€ 70.000 Nadeel |
|
Par. 3.4 |
Hogere
kapitaallasten |
€ 200.000 Nadeel |
|
Par. 3.5 |
Restant
begrotingsanalyse |
€ 130.000
Voordeel |
|
|
Per saldo |
€ 460.000 Nadeel |
Zonder nadere
maatregelen zou aldus in de jaarschijf 2003 van de voorliggende
Gemeentebegroting een nadelig saldo ontstaan van ruim € 4 ton. De rest van dit
hoofdstuk gaat in op de afzonderlijke verschillen en behandelt de oplossingen
die er tezamen voor zorgen dat in 2003 alsnog een sluitende begroting wordt
overlegd.
3.1 Ontwikkeling formatie en salarisbudget
De formatie is
gestegen van 1.315 fte in het begrotingsspoor 2002 naar 1.360 fte in het
begrotingsspoor 2003, een uitbreiding derhalve met ca. 45 fte. In het
begrotingsproces heeft een analyse plaatsgevonden van deze uitbreiding waarbij
uiteraard vooral is gelet op de financiële dekking.
Voorzover deze
excercitie heeft geleid tot ‘ongedekte’ formatieverschillen zijn deze inmiddels
uit de begrotingsformatie 2003 verwijderd. Het ging hierbij overigens slechts
om enkele fte. Hierbij is de gedragslijn gevolgd dat technische correcties van eerdere
besluiten of van fouten uit het verleden niet in de begroting zijn verwerkt,
tenzij deze reeds waren aangemeld, en
in besluitvorming meegenomen, bij de zomernota 2003 – 2006.
Het
‘hoeveelheidsverschil’ in de formatie vormt dus geen verklaring voor het
negatieve begrotingssaldo. Anders ligt dit voor het ‘prijsverschil’, oftewel de
stijging van de gemiddelde salariskosten per fte. Conform de zomernota 2003 –
2006 bedraagt de nominale stijging van de salarissen en sociale lasten 5,5 %.
De gemiddelde
salarislast blijkt echter op begrotingsbasis sterker te zijn gestegen. In
absolute bedragen is de extra (bovennominale) stijging van het salarisbudget
ongeveer € 700.000. Hiervan is ca. €
550.000 gecompenseerd uit de middelen die zijn vrijgemaakt na de
functiewaardering als gevolg van NEON.
Bovennominale
stijging salarisbudget €
700.000
Compensatie in
Zomernota 2002 – 2005 - 330.000
Aanvullend budget via
verlaging normbedragen per schaal - 218.000
De resterende € 1,5 ton aan waarderingsverschillen in de formatie en
salarisbudget 2003, is gecompenseerd door een evenredige verlaging van de
normbedragen per schaal en daarmee van het budget voor salarissen en sociale
lasten.
Bij de raming van de
personeelskosten in de Gemeentebegroting 2002 – 2005 zijn voor de kosten
van wachtgelders,
onregelmatigheidstoeslagen, Uszo en piket diensten en kosten
bedrijfshulpverlening aparte budgetten opgenomen in de begroting. Hiertegenover
staat een evenredige verlaging van het budget voor salarissen en sociale
lasten, door een geringe verlaging van normbedragen per schaal.
Voor de Gemeentebegroting
2003 – 2006 heeft het management een extra inspanning geleverd om zoveel
mogelijk tegenvallers binnen bestaande begroting op te vangen. In dat kader is
ruim 0,5 % van het salarisbudget ingezet om de kosten van de Fuwa en overwerk
te betalen. Indien de waarderingsverschillen van € 150.000 daaraan worden
toegevoegd komt daar 0,25 % bij.
3.2 Prijscompensatie materiële budgetten en
subsidies
In de zomernota 2003
– 2006 is een macro-becijfering opgenomen van de nominale ontwikkeling van
materiële budgetten en subsidies. Na aftrek van de korting op de
prijscompensatie zou voor de nominale stijging van deze budgetten per saldo €
1,6 miljoen benodigd zijn.
In de afgelopen
periode zijn de materiële budgetten en de prijscompensatie op alle afzonderlijke
budgetten voor materiële kosten en subsidies doorgevoerd, waarbij uiteraard ook
de korting op de prijscompensatie is verwerkt. Dit leidt tot een totaalbedrag
van € 1,77 miljoen. De prijscompensatie komt daarmee, na aanpassing van alle
budgetten in de begroting, dus ca. € 170.000 ‘duurder’ uit dan volgens de
macro-becijfering in de zomernota.
Ter
dekking van de extra kosten van de prijscompensatie is een inkomstenstelpost
opgenomen ten laste van het gemeentefonds.
Deze stelpost kan naar verwachting bij verwerking van de
septembercirculaire 2002 worden omgezet in een meer definitieve inkomstenpost
uit het gemeentefonds.
3.3 Reeds doorgevoerde begrotingswijzigingen
In de Zomernota 2003
- 2006 is in het financieel
meerjarenbeeld (tabel 3.1) met ingang van 2003 rekening gehouden met een voordeel
van € 6.000. Inmiddels is het saldo van de reeds doorgevoerde
begrotingswijzigingen echter € 64.000 nadelig. Ten opzichte van de zomernota
2003 leidt dit dus in de meerjarenbegroting tot een nadeel van € 70.000.
3.4 Ontwikkeling kapitaallasten
In het kader van de
begrotingsanalyse is een vergelijking gemaakt van de kapitaallasten in de
nieuwe Gemeentebegroting 2003 – 2006 met deze lasten in de vorige begroting
2002 – 2005. Daarbij zijn de kapitaallasten van de zogenaamde gesloten
circuits, zoals de afvalwerking en de riolering, buiten beschouwing gebleven.
Deze lasten worden namelijk ‘afgerekend’ met een aparte voorziening of reserve
en komen dus niet voor rekening van de algemene middelen.
|
bedragen x € 1.000 |
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
|
kapitaallasten
begroting 2003 |
32.367 |
31.824 |
31.107 |
30.621 |
|
kapitaallasten
begroting 2002 |
32.161 |
31.498 |
31.082 |
31.082 |
|
verschil |
206 |
326 |
25 |
-461 |
Zoals blijkt uit de
bovenstaande tabel zijn de kapitaallasten in de voorliggende meerjarenbegroting
hoger dan in de vorige versie.
Ook bij vervanging
van bedrijfsmiddelen is uiteraard sprake van inflatie en tegenvallers. Nieuwe
bedrijfsmiddelen zijn dus meestal duurder dan hun voorgangers waardoor de
gemiddelde kapitaallasten een trendmatige stijging vertonen. In de berekening
van bedragen die voor prijscompensatie nodig zijn in de gemeentelijke begroting
wordt hiermee nog onvoldoende rekening gehouden.
In de praktijk blijkt
echter dat de werkelijke kapitaallasten
achterblijven bij de begroting, bijvoorbeeld omdat investeringen later worden
uitgevoerd dan oorspronkelijk gepland. In de zomernota is in 2002 een
incidenteel voordeel op de kapitaallasten opgenomen van € 975.000. De
verwachting is dat in 2003 eveneens een voordeel zal ontstaan. Het voordeel op de kapitaallasten is benut
voor het sluitend maken van de begroting voor het jaar 2003. Het gaat daarbij
om een bedrag van ca. € 150.000
In het jaar 2005 is
sprake van een geringer nadeel en in 2006 zelfs van een voordeel. Dit voordeel
ontstaat door vrijval van kapitaallasten in de jaren na 2004. Hiertegenover
dient echter een stelpost te staan waaruit vervanging van de afgeschreven
kapitaalgoederen kan worden betaald. Deze stelpost bedraagt ca. € 5 ton in de
jaren 2005 en 2006. De stelpost is in
deze jaren vermoedelijk te laag omdat de vervangingsinvesteringen leiden tot cumulatief hogere kapitaallasten.
Aan de procedures van
besluitvorming en raming van kapitaallasten van m.n. vervangingsinvesteringen
is sinds de gemeentelijke reorganisatie nog weinig aandacht besteed. Dit is te
begrijpen uit het feit dat na de reorganisatie met herinrichting van de
begroting en de aansluitproblematiek andere prioriteiten gesteld zijn. Het zal
echter duidelijk zijn dat de raming van kapitaallasten moet worden meegenomen
in de voorgestelde evaluatie van de begrotingssystematiek. Hierop wordt nader
ingegaan in hoofdstuk 5.
3.5 Resterend verschil zomernota en
meerjarenbegroting 2003 – 2006
De begroting is voor
de jaarschijf 2003, met de boven voorgestelde maatregelen, sluitend. Voor de
jaren na 2003 geldt dit echter nog niet. In de jaren 2004 tot en met 2006
resteren nog de navolgende verschillen tussen zomernota en begroting. Het
betreft in alle gevallen een nadelig verschil.
Bedragen x € 1.000
|
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
|
verschil zomernota
en begroting |
0 |
331 N |
890 N |
550 N |
Het nadeel in 2004 is
grotendeels te verklaren doordat de kapitaallasten in de nieuwe begroting hoger
zijn dan vorige Gemeentebegroting. Zie hiervoor de tabel en verklaring in
paragraaf 3.4. Voor de jaren na 2005 en 2006 is echter nog geen bevredigende
verklaring voor het verschil gevonden.
Voor het resterende
verschil is een stelpost in de begroting opgenomen. In de komende maanden zal
hiervoor een fundamentele begrotingsanalyse worden uitgevoerd die zich met name
richt op de jaren 2005 en 2006. Dit zal nog voor de zomernota 2004 moeten
leiden tot een rapportage en voorstellen waarmee de stelpost kan worden
geëlimineerd.
3.6 Verwerking
resterende bezuinigingstaakstelling
Van de
bezuinigingstaakstelling voor de periode 2000 – 2003, groot ca. € 2,5 miljoen,
was ten tijde van besluitvorming over de gemeentebegroting 2002 – 2005 een
aanzienlijk deel niet geconcretiseerd. Deze bedragen zijn toen op een stelpost
in de begroting opgenomen.
De concretisering van
de resterende taakstelling voor 2001 en 2002 heeft in het voorjaar
plaatsgevonden en is inmiddels in de begroting verwerkt. Bij de voorbereiding
van de begroting 2003 – 2006 resteerde de concretisering van taakstellingen
voor 2003 van met name de cluster Bedrijven en Facilitair/Centrale Staf.Deze
invulling heeft inmiddels plaatsgevonden en is ook in de begroting verwerkt.
Dit betekent dat de stelpost ‘nog te vullen bezuinigingen’ inmiddels kan worden
geëlimineerd.
4. VERBETERPUNTEN IN HET BEGROTINGSPROCES
4.1 Evaluatie van het begrotingsproces
De Delftse
begrotingssystematiek kent sinds de gemeentelijke reorganisatie een opbouw van
de begroting langs twee sporen. De begroting wordt (top-down) op hoofdlijnen
geactualiseerd bij de zomernota. Gelijktijdig wordt (bottom-up) de begroting
vanuit de organisatie opgesteld, waarbij de begroting-op-hoofdlijnen uit de
zomernota als kader dient.
De ervaring tot nu
toe met deze systematiek is dat beide sporen tot aanzienlijke saldoverschillen
leiden, waarvoor na tijdrovende analyses slechts moeizaam een verklaring kan
worden gevonden.
Het GMT heeft besloten om
de huidige begrotingssystematiek te laten evalueren. Deze evaluatie moet nog
voor de start van het begrotingstraject 2004 leiden tot voorstellen voor
verbetering.
In elk geval zouden
de volgende elementen in deze evaluatie een plaats kunnen krijgen.
Gelijktijdige besluitvorming zomernota en begroting
Dat zomernota en
begroting in de afgelopen jaren volgtijdelijk worden afgerond en tot
besluitvorming leiden, blijkt een duidelijk nadeel te hebben. De nieuwe feiten
en inzichten die tijdens het begrotingsproces aan het licht komen kunnen aldus
niet in het besluitvormingsproces van de zomernota worden ingebracht, waarna nog
een tweede besluitvormingsronde in het najaar noodzakelijk blijkt, hoewel dit
in theorie niet de bedoeling is.
Gemeentebegroting nader uitsplitsen in taakstellende
begrotingen per cluster
Vanuit de
een-gemeente-gedachte wordt jaarlijks een totale gemeentebegroting opgesteld en
ter besluitvorming ingebracht. Dit brengt wel mee dat de gevolgen van alle mutaties in de begroting pas op dat
hoogste aggregatieniveau zichtbaar worden. Alle verschillen die in de lagere niveaus
ontstaan worden aldus ‘afgewenteld’ op de totale begroting en daarmee op de
algemene middelen. Hiervoor is bovendien geen duidelijke verantwoordelijke aan
te wijzen.
Betere controle en eventueel centralisatie van invoer van
mutaties in de begroting.
In de huidige
situatie vindt invoer van mutaties in de begroting plaats door het team van
controller en financieel consulenten per cluster. Hiervoor zijn weliswaar
spelregels afgesproken en er vindt (vooral achteraf) controle plaats, maar het
is duidelijk dat dit de bovengeschetste verschillen niet volledig heeft kunnen
verklaren, laat staan voorkomen.
Het verdient
aanbeveling om meer verbands- en totaalcontroles in te voeren en eventueel ook
de invoer in de begroting langs een centraal punt te leiden waardoor deze beter
kan worden getoetst aan gemeenschappelijke gedragsregels en besluiten.
Begroting kapitaallasten
Dit punt is reeds in paragraaf
3.4 aan de orde gekomen. Met de name de begroting van investeringen in- en
kapitaallasten van bedrijfsmiddelen behoeft verbetering. Voor de vervanging van
bedrijfsmiddelen moeten in de begroting middelen worden vastgelegd op basis van
nog vast te stellen uitgangspunten. Voor de toewijzing van deze middelen moeten
wellicht duidelijker spelregels worden ontworpen.
4.2 Mogelijke verdere verbeteringen
Een van de oorzaken
van de vergissingen die de afgelopen jaren in de begrotingsvoorbereiding
gemaakt zijn is de beperkte aandacht voor de begroting gedurende het jaar.
In feite is dat een
rechtstreeks gevolg van de overgangsperikelen van de afgelopen periode.
Inmiddels lopen een
aantal projecten die direct of indirect tot verbetering kunnen leiden. In het
vervolg van deze paragraaf worden ze kort geschetst.
I. Versterking
budgethouderschap
II. Financiële
/beleidsrapportage
III. Monitoren
invoering BTW compensatie fonds
In de huidige
organisatie beschikt iedere manager over een werkbegroting voor het eigen
vakteam. Er is echter ook vaak sprake van onderlinge relaties tussen vakteams
bijvoorbeeld waar deze uit verschillende invalshoeken een bijdrage leveren aan
de uitvoering van beleid. Daarbij doet zich niet zelden de vraag voor welk
vakteam verantwoordelijk is voor het eindresultaat en bijgevolg ook voor de
inzet van middelen.
Als eerste stap is nu
voor de subfuncties in de gemeentelijke begroting opnieuw een budgethouder
aangewezen. In een volgende fase krijgt dit vakteamhoofd of sectorhoofd een
coördinerende rol bij de opstelling van de begroting voor de subfunctie.
Daarbij stemt de budgethouder de inzet van middelen af met andere vakteams die
elk voor hun deel als budgetbeheerder optreden. Het is uiteindelijk de
bedoeling dat de budgethouder bij de rekening verantwoording aflegt over de
gerealiseerde prestaties op een subfunctie en de middelen die daarbij zijn
ingezet.
Na een aarzelende start
voor het begrotingsjaar 2001 komt het systeem van rapporteren over de voortgang
van de begroting weer op gang. Zo is voor de eerste helft van 2002 een
financiële rapportage gemaakt over de uitputting van de budgetten en de
vooruitzichten voor de rest van het jaar.
In het najaar van
2002 verschijnt een beleidsrapportage waarin in hoofdlijn wordt ingegaan op
voortgang in de realisatie van beleid en tevens opnieuw de financiële situatie
wordt beoordeeld.
Per 1 januari 2003
wordt het BTW compensatie fonds ingevoerd. Heel kort geformuleerd komt het er
op neer dat voor veel activiteiten van de gemeente de BTW geclaimd kan worden
bij het Rijk. Daarvoor is het noodzakelijk dat alle budgetten gezuiverd worden
voor de BTW component.
Om deze operatie soepel
te laten verlopen, wordt gewerkt met voorlopige aannames voor de uitname. In de loop van 2003 zal worden bekeken of de
voorlopige uitnamen terecht waren.
De rode draad van
deze drie operaties is, dat de begroting actiever als sturingsinstrument wordt
benut en eventuele fouten of afwijkingen eerder aan het licht komen.
BEGROTING
2003
gewone dienst per subfunctie
Algemene toelichting
In de
Gemeentebegroting 2002 – 2005 waren in de begroting van de gewone dienst
uitsluitend de baten en lasten per subfunctie opgenomen.
In voorliggende
Gemeentebegroting 2003 – 2006 is de presentatie op enkele punten gewijzigd:
De genoemde
wijzigingen zijn een stap in het proces om de informatiewaarde van de begroting
geleidelijk te verbeteren. Daarbij is ook in ogenschouw te nemen dat deze
begroting verder zal moeten worden ontwikkeld naar de productenbegroting die
het duale stelsel uiteindelijk voorschrijft. Dit zal overigens een begroting
voor het college worden, waarbij de raad, zoals bekend, de beschikking zal
krijgen over een programmabegroting.
Het streven is er
derhalve op gericht de informatiewaarde, en met name de kwaliteit van de
toelichtingen, in een volgende versie van deze begroting verder te verbeteren.
Ontwikkeling baten en
lasten van 2002 naar 2003
In de ontwikkeling
van baten en lasten in deze begroting, ten opzichte van de vorige versie, zijn
enkele factoren aan te wijzen die van invloed zijn op alle subfuncties
Ad 1.
Zoals aangegeven in
de Zomernota 2003 – 2006 is voor het budget salarissen en sociale lasten
rekening gehouden met een stijging van 5,5 %. Hierin is een correctie
meegenomen van 1,5 % in verband met een hoger dan voorzien stijging van de
premies per 1 januari 2002. Voorts is in dit cijfer rekening gehouden met het
feit dat per 1 april 2003 een nieuwe CAO wordt afgesloten. Daarnaast is in dit
stijgingspercentage rekening gehouden met een verwachte stijging van de
pensioenpremies.
De prijscompensatie
op de materiële budgetten was aanvankelijk becijferd op 7 %. Hierin is ook een
‘inhaaleffect’ verdisconteerd van de inflatie 2001 en 2002 die, volgens
officiële indexcijfers van het CPB, hoger was uitgevallen dan bij eerdere
begrotingen was voorzien. Om voor 2003 een sluitende begroting te kunnen opstellen,
is bij de Zomernota 2003 – 2006 besloten een deel van deze prijscompensatie
over de budgetten voor materiële kosten niet te vergoeden. Dit komt er per
saldo op neer dat alleen de verwachte inflatie voor het jaar 2003 is vergoed.
Dit komt neer op een percentage van 3,5 %.
De gemeentelijke
tarieven en subsidies tenslotte zijn verhoogd met 6 %.
Ad 3.
Een belangrijke
herinrichting van posten binnen de gemeentelijke begroting heeft zich
voorgedaan rond kosten en opbrengsten van het onroerend goed. Enige tijd
geleden heeft het college besloten de eigenaarsrol van het gemeentelijk
onroerend goed, met uitzondering van de onderwijsgebouwen, onder te brengen bij
het vakteam Grond. Om de exploitatie van het onroerend goed per gebouw
inzichtelijk te maken en daar mee de beheersing van kosten en opbrengsten te
optimaliseren, zijn de budgetten voor de eigenaarslasten van alle gebouwen (en
terreinen) ondergebracht in de hulpkostenplaats Vastgoed. Daarin zijn ook
opgenomen de onderhoudsbudgetten van het vakteam Beheer Onroerende Zaken.
Vanuit deze kostenplaats worden de kosten direct toegerekend aan de betreffende
subfuncties c.q. de kostenplaats Huisvesting (op deze kostenplaats worden de
kosten voor de kantoorhuisvesting van ambtenaren verantwoord). Deze herinrichting
is in principe binnen de totale begroting budgettair neutraal uitgevoerd.
Bovenstaande factoren
vormen een algemene verklaring voor de ontwikkeling van baten en lasten per
subfunctie van de begroting 2002 naar 2003. Daarnaast is uiteraard sprake van stijgingen
van baten of lasten op een specifieke subfunctie. Deze worden in het navolgende
ook zoveel mogelijk toegelicht.