Gemeente Delft

Financiële Tussenrapportage

Per 1 mei 2002

prognose van financiële resultaten

Samenvatting

Op grond van het financieel meerjarenbeeld van de Zomernota 2003-2006 vertoont de begroting 2002 een negatief saldo van
€ 2,9 miljoen (tabel 3.1). Het totaal van deze Financiële Tussenrapportage (FT), te weten € 3,2 miljoen nadeel, zou dat negatieve saldo , zonder compenserende maatregelen, verder laten oplopen tot ruim € 6,1 miljoen. Om dit te voorkomen zijn door het GMT maatregelen genomen om de nadelen uit deze Financiële Tussenrapportage te voorkomen.

Inleiding

U treft hierbij voor het eerst sinds jaren Financiële Tussenrapportage over 2002 aan. Het doel is u te informeren over de financiële stand van zaken per 1 mei 2002 en de prognose van het financiële resultaat 2002 teneinde u en het management daarmee in staat te stellen eventueel bij te sturen. U heeft reeds eerder besloten, dat deze rapportage jaarlijks wordt uitgebracht.

Deze rapportage is zo beknopt mogelijk gehouden. U treft in deze notitie het volgende aan: We gaan in op het doel van deze Financiële Tussenrapportage en de aanpak voor het tot stand komen ervan. We presenteren de financiële resultaten waarbij ingegaan wordt op de structurele en incidentele voor- en nadelen, uitgesplitst in productkosten en bedrijfsvoerings-kosten. In de bijlagen treft u de afzonderlijke voor- en nadelen aan en is een geaggregeerde versie van deze rapportage toegevoegd ter kennisgeving aan de Raad.

Werkwijze

Via de aanschrijvingsbrief Financiële Tussenrapportage is aan de vakteams verzocht inzicht te geven in de verwachte risico’s en verwachte mee- en tegenvallers. Aan de vakteam- en sectorhoofden is gevraagd op hoofdlijnen te rapporteren over de financiële ontwikkeling in relatie tot de eigen werkbegroting en daarbij een eindejaarsverwachting te formuleren en in de rapportage aan te geven welke maatregelen worden genomen om ongewenste ontwikkelingen bij te sturen.

Ieder vakteam- en sectorhoofd diende te rapporteren aan de eigen clusterdirecteur. Aan de hand van de stand van de werkelijke uitgaven tot en met mei 2002 en op grond van verwachtingen zijn formats ingevuld. De controllers hebben deze formats verzameld en het vakteam S&C heeft daar uit deze Financiële Tussenrapportage samengesteld. Vervolgens zijn door S&C de aangeleverde formats beoordeeld en de formats in een spreadsheet gezet. Deze spreadsheet is aangevuld met alle mee- en tegenvallers, die bij de Zomernota 2003 e.v. in de jaarkolom 2002 zijn opgenomen, althans voor zover zij al niet op de genoemde formats voorkwamen. Dit resulteerde in de voor 2002 verwachte voor- en nadelen, die zijn vastgelegd in de bijlage. Hierin zijn de mee-en tegenvallers van bijlage II van de Zomernota 2003-2006 niet meegenomen

Nuancering

Deze Financiële Tussenrapportage is de start van een groeimodel op weg naar een transparante en kwalitatief volwaardige managementrapportage. De nu gekozen methode, tot stand gekomen in een periode met hoge werkdruk (Rekening 2001, Zomernota 2003 e.d.) is zeker nog niet volmaakt. Het resultaat moet gezien worden als een indicatie, maar is zeker nog niet honderd procent zuiver. We zullen met elkaar nog moeten wennen aan deze nieuwe vorm en ook moeten zoeken naar verbeteringsslagen. Daartoe biedt deze Financiële Tussenrapportage 2002 een goede aanzet.

Gesloten circuits, investeringen en de reserves en voorzieningen.

Over de zogenaamde gesloten circuits en de voortgang van investeringskredieten hebben we weinig gegevens ontvangen. Uitzonderingen zijn, gesloten circuits: Parkeerfonds (deels) en Reiniging die budgettair neutraal opgenomen zijn in de prognoses. De risico’s zijn aan de orde bij zowel de rekening als bij de Zomernota (risicoparagraaf)

Over de investeringskredieten kregen we te weinig prognoses binnen. Ons advies is om in de loop van dit jaar (in te plannen door Strategie & Control) aan de voortgang van reserves en voorzieningen en investeringskredieten extra aandacht te besteden.

Personeelskosten

Voor het jaar 2002 verwachten wij, op basis van de nu bekende gegevens, dat de kosten binnen de budgetten blijven. Wij verwachten daarbij een voordeel op de post salariskosten van ongeveer € 4,5 miljoen. Daar staat echter tegenover een te verwachten nadeel op de post inhuur derden van € 4,5 miljoen. Deze post is daarmee circa 50% lager geprognotiseerd dan de werkelijke kosten over 2001.Deze laatste verwachting (evenwicht tussen overschot op personeel en tekort op derden) is gebaseerd op het ingezette aangescherpte beleid (ten aanzien van inhuur derden) door het GMT.

Wat zijn de geprognosticeerde financiële resultaten?

Hieronder zijn in tabel vorm de geprognotiseerde financiële resultaten voor 2002 weergegeven op basis van de bijlage.

Tabel 1, prognose van het financiële resultaat in € 1.000,- voor het jaar 2002.

resumé
	totaalbedrag
		incidenteel	Structureel
totaal nadeel	11.016
- incidenteel		8.186
- structureel			2.830
totaal voordeel	7.833
- incidenteel		6.936
- structureel			897
Saldo	-/- 3.183	-/- 1.250	-/- 1.933

Ter toelichting: in de regel saldo is ‘-/-‘ een geprognotiseerd financieel nadeel.

Bovenstaand resultaat (tabel 1) is onder te verdelen in product - en bedrijfsvoeringskosten.

In de onderstaande tabellen 2 en 3 hebben we de onderverdeling nader gespecificeerd.

Tabel 2, specificatie van financiële nadelen in € 1.000,-

financieel nadeel
	totaalbedrag
		producten	Bedrijfsvoering
incidenteel	8.186
- producten		3.450
- bedrijfsvoering			4.736
structureel	2.830
- producten		1.430
- bedrijfsvoering			1.400
totaal nadeel	11.016	4.880	6.136

Tabel 3, specificatie van financiële voordelen in € 1.000,-

financieel voordeel
	totaalbedrag
		Producten	Bedrijfsvoering
incidenteel	6.936
- producten		2.436
-bedrijfsvoering			4.500
structureel	897
- producten		897
- bedrijfsvoering			0
totaal voordeel	7.833	3.333	4.500

Conclusies

Wat is nu te concluderen over de oplossingsrichting vanuit de tabellen?

1. Het financiële resultaat over 2002 komt uit op een nadeel van € 2,9 miljoen (tabel 3.1. Zomernota 2003-2006). In de Zomernota is aangegeven dat dit met name veroorzaakt wordt door de besluiten rondom Combiwerk en de Reiniging.
2. Zonder compenserende maatregelen was het financieel resultaat in 2002 in de Zomernota (tabel 3.1) € 3,183 miljoen hoger (tabel 1) geweest.
3. Op de productbudgetten zien we een incidenteel gesaldeerd nadeel van € 1,014 miljoen en een structureel gesaldeerd nadeel van € 0,533 miljoen.
4. Voor de bedrijfsvoeringskosten geldt een incidenteel gesaldeerd nadeel van € 0,236 miljoen en een structureel gesaldeerd nadeel van € 1,400 miljoen.

Oplossingsrichting.

Bij de voorbereiding van de Zomernota 2003-2006 heeft het GMT het college van B&W in grote lijnen geadviseerd de in het kader van de Zomernota aangemelde mee- en tegenvallers in de categorieën ‘bedrijfsvoering’, ‘ overig beïnvloedbaar’, ‘overig autonoom’, en ‘technische correcties’, door de organisatie zelf op te laten lossen. Het college heeft dit advies in haar vergadering van 18 juni jl. overgenomen.

Voor 2002 is voor dezelfde oplossingsrichting gekozen, die, zoals we nu verwachten, tot het resultaat, zoals dat in de samenvatting (begin van deze nota) is aangegeven.

Bij de tweede tussenrapportage 2002, de zogenaamde Beleidsrapportage, kan gemonitord worden, of de gemaakte afspraken hierover effect sorteren.

Advies:

1. Deze Financiële Tussenrapportage voor kennisgeving aannemen;
2. Deze ter kennis brengen aan de Raad zoals is weergegeven in de bijlage.

N.B. De cijfers in deze tussenrapportage zijn gebaseerd op de realisatie t/m 1 mei 2002.