Oplegnotitie bij de actielijst Managementletter (ML) en Interim Managementletter (IML) .

Bijgaand vindt u ter kennisname een lijst met nog openstaande actiepunten, die voortvloeien uit de “rapportage interimcontrole 2001” (Interim Managementletter) van de accountant en “het accountantsrapport jaarrekeningcontrole 2001”. Deze actielijst is 20 november 2002 in het Gemeentelijk Managementteam (GMT) besproken. Daarbij is afgesproken, dat deze actielijst periodiek (per kwartaal) voor het GMT geagendeerd zal worden, teneinde de voortgang van de actiepunten te monitoren. Ook is door het GMT besloten, dat deze lijst bij het verschijnen van nieuwe accountantsrapportages aangevuld en geactualiseerd zal worden, zodat er één actielijst ontstaat van alle accountantscontroles sinds 2001.

Leeswijzer: Achter ieder aandachtspunt staat aangegeven waar uitgebreide informatie (beschrijving van het aandachtspunt) in de brondocumenten te vinden is: ML staat voor Managementletter en IML voor: Interim Managementletter.

Actielijst Managementletter (ML) en Interim Managementletter (IML)

Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Gereed op:
1.	Benoemen van verantwoordelijkheden rekeningstraject (pag. 3 ML)	Benoemen in Aanschrijvingsbrief	1 november 2002 (inmiddels gerealiseerd)
2.	Realistische planning Jaarrekening (pag. 3 ML)	- Eerder beginnen met afsluitingsactiviteiten; - Tijd plannen voor AO-IC; - Overlap met andere cyclusdocumenten voorkomen; - Planning bespreken in werkoverleggen consulenten/AO-IC/SenC	1 november 2002. (inmiddels gerealiseerd)
3.	Strakke regie op het rekeningsproces (pag. 3 ML)	- Planning handhaven	1 april 2003
4.	Afspraak met accountant over interne oplevering Jaarrekening 2002 (pag. 3 ML)	- Datum afspreken wanneer alle stukken gereed liggen	1 februari 2003
5.	Beleid m.b.t. negatieve reserves formuleren (pag. 4 en 10 ML)	Korte interne notitie maken mede in relatie tot Compta-biliteitsvoorschriften 2004	1 januari 2003
6.	Meerjarenplanning Grondbedrijf (MPG) betrekken in planning rekeningsproces (pag. 4, 11 en 12 ML)	Oplevering, goedkeuring door B en W en aanbieding aan de raad (voor autorisatie lange termijn ontwikkelingen) vóór de jaarrekening laten vaststellen door de gemeenteraad;	1 april 2003
Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Gereed op:
7.	Meer inzicht in risico’s grondexploitatie en monitoren Grondbedrijf (pag. 4,11 en 12 ML)	Opname complexen, die nog niet in exploitatie zijn genomen, die nog afgesloten moeten worden en de ontwikkeling Harnaschpolder in MPG	1 april 2003
8..	Verbeteren relatie vakteam Grond (pag. 12,13,14, 23,24,25 en 26 IML)	-uitwerking en formaliseren aanbestedingsbeleid; - waarborgen juistheid en volledigheid transacties; - goedkeuren projecten middels raadsbesluit; - opstellen werkplan en urenverantwoording; - voor- en nacalculatie van projecten; - Verbetering voortgangsrapportages; - Beschrijven en invoeren afsluiten en overdracht van projecten; - Volledigheid opbrengsten huur, inclusief aansluiting financiële administratie	Streefdatum 1 april 2003
9.	Informatieverstrekking door Combiwerk over verbeteringstraject en risico’s (pag 13 en 14 ML en 19 en 20 IML)	Combiwerk betrekken bij tussentijdse rapportages	1 januari 2003
10.	Boekingsgang Onderhanden werk (pag. 6 en 16 ML)	Boekingsgang afspreken en beschrijven	1 januari 2003
Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Gereed op:
11.	Beheer kapitaalkredieten (pag. 6 en 17 ML)	Spelregels beheer /afsluiten kapitaalkredieten opstellen	1 januari 2003
12.	Voorbereiding verzelfstandiging openbaar onderwijs (pag. 7 en 19 ML)	Overdracht reserves en voorzieningen en overdracht beheers-en administratie budgetten. Verbetering periodeafsluiting.	1 december 2003
13.	Invoering Comptabiliteitsvoorschriften 2004 (pag 7., 13 en 14 ML)	Realisatie actieplan	1 juli 2003
14.	BTW-Compensatiefonds (pag. 8 en 18 ML)	Invoeren gevolgen BTW-Compensatiefonds	1 januari 2003
15.	Subsidies (pag. 17 ML en 15,16,29,30,31 en 32 IML)	- opstellen totaal overzicht subsidies; - actualiseren en herinvoeren procedure subsidieverstrekking; - aansluiting jaarprogramma subsidies met projectadministratie - periodieke toetsing specifieke verordeningen aan Algemene Subsidieverordening - verbeteren procedures aanvragen subsidies; - AO/IC	Streefdatum 1 april 2003
16.	Verbetering rapportage naleving wet FIDO (pag 15 ML)	Beschrijven AO/IC en verbetering van de opzet en ontwikkeling van de rapportages	1 maart 2003
Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Gereed op:
17.	Parkeerbeheer (pag. 18 ML)	AO/IC op volledige verantwoording actualiseren; benoemen verantwoordelijkheden omtrent verantwoording parkeergelden	Nader te bepalen datum in 2003
18.	Financieel – Juridische control invullen (IML pag. 5)	Afspraken over invulling financieel-juridische control	Is gereed
19.	Opstellen risico-analyse als planning-en control aandachtspunt (pag. 6 en 12 IML)	Opstellen risico-analyse gericht op extern risicobeheer (inclusief risicoanalyse grote projecten)	1 maart 2003
20.	Verbeteren informatievoorziening in begroting en jaarrekening (pag. 9 IML)	- formuleren beleidsdoelen en prestaties ; - toelichtingen op beleidsrealisaties en prestaties; - uitwerken relaties financiële en kwantitatieve gegevens	1 juli 2003
21.	Invoeren programma- en productbegroting (pag. 9 IML)	Ontwerpen programma- productbegroting	Programmabegroting: 1 juli 2003; product-begroting: 1 september 2003
22.	Regelen verantwoordelijkheden AO/IC (pag. 8 IML)	Themabijeenkomst organiseren over plaats en rol van AO/IC in organisatie	1 februari 2003
23.	Verbeteren transparantie en eenduidigheid m.b.t. omslagrente (pag. 6 en 18 ML)	Interne notitie schrijven met evaluatie huidige methodiek en de gevolgen van aanpassing Comptabiliteitsvoorschriften	1 juli 2003
24	Professionalisering liquiditeits-stromen/ liquiditeitsprognoses (pag. 11 IML)	Dagelijks cashmanagement invoeren	1 maart 2003
Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Gereed op:
25.	Uitbetalen declaraties buiten salarisadministratie (pag. 15 en 27 IML)	Opstellen richtlijnen waarin wordt aangegeven, dat declaraties ter fiscale beoordeling, aan de salarisadministratie wordt voorgelegd.	1 januari 2003
26.	Voorkomen fiscaal risico freelancers. (pag.15 en 28 IML)	Opstellen richtlijnen inschakelen freelancers	1 januari 2003
27.	Functiescheiding belastingen (pag. 6 en 17 ML en 18 en 38 en 39 en 40 IML)	- functiescheiding invoeren; - managementinformatie opstellen - standenregister invoeren	Streefdatum 1 maart 2003