Stuk 12 I Delft,
15 januari 2002.
01/035160
Onderwerp: Gemeenschappelijke regeling
archiefbeheer Schipluiden
Aan de gemeenteraad
Geachte dames en heren,
Het
gemeentebestuur van Schipluiden heeft te kennen gegeven voor het beheer van het
oud archief samen te willen werken met het Gemeentearchief Delft. Hiertoe is
een lichte gemeenschappelijke regeling ontworpen, analoog aan de regeling die
Delft en Pijnacker in 1995 met elkaar hebben gesloten – met dien verstande dat
de tekst is aangepast aan de inmiddels van kracht geworden Archiefwet 1995.
In het kader van deze
regeling neemt het gemeentebestuur van Schipluiden de volgende besluiten:
* vaststellen
van de gemeenschappelijke regeling met Delft
* aanwijzen
van het Gemeentearchief Delft als gemeentelijke archiefbewaarplaats van
Schipluiden
* benoemen
van de gemeentearchivaris van Delft tot onbezoldigd gemeentearchivaris van
Schipluiden
Het Gemeentearchief
Delft verzorgt voortaan beheer en beschikbaarstelling van het oud archief van
Schipluiden, in totaal circa 60 strekkende meter. De gemeente Schipluiden
betaalt daarvoor hetzelfde metertarief als de gemeente Pijnacker; eventuele
aanvullende diensten, zoals inspectie, inventarisatie of restauratie, worden
afgerekend op uurbasis. Schipluiden gaat tevens betalen voor de circa 10
strekkende meter kerkarchief van Schipluiden en ’t Woudt, die al bij het
Gemeentearchief Delft berusten en tot op heden gratis werden beheerd.
De geringe omvang van
Schipluidens archieven betekent – vergeleken met de circa 4 kilometer van Delft
– geen substantiële toename van de huisvestingsproblematiek van het
Gemeentearchief Delft. De opbrengsten van circa 5.000 euro per jaar dienen als
gedeeltelijke compensatie voor de bezuiniging die het Gemeentearchief Delft
vanaf 2002 is opgelegd, en waarvoor extra inkomsten als dekking zijn
aangegeven.
Wij stellen u voor, onder
voorbehoud van gunstig advies van de commissie middelen en bestuur, de
bijgaande gemeenschappelijke regeling vast te stellen.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van
Delft,
H.M.C.M.
van Oorschot ,burgemeester.
N.
Roos ,secretaris.
De gemeenteraad, het college van
burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Delft, ieder voor
zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en
wethouders van 15 januari 2002;
gelet op het advies van de commissie
middelen en bestuur;
gelet op artikel 1 van de Wet
gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995;
b e s l u i t e n :
vast te stellen de navolgende:
Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Schipluiden.
Artikel 1. Doel van de regeling.
De Gemeenschappelijke regeling heeft tot doel samenwerking tussen
de gemeenten
Schipluiden en Delft op het punt van beheer van het archief van de
gemeente Schipluiden.
Artikel 2. Taken van de deelnemers.
1. Het
gemeentebestuur van Schipluiden draagt zorg voor het navolgende:
a. benoeming van de
gemeentearchivaris van Delft tot gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32
van de Archiefwet 1995, van Schipluiden;
b. het vaststellen
van een archiefverordening, als bedoeld in artikel 30 eerste lid van de
Archiefwet 1995, waarin het Gemeentearchief Delft wordt aangewezen als
archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995, van de
gemeente Schipluiden, naast het depot in het gemeentehuis van Schipluiden;
c. het overbrengen
van de archieven van de gemeente Schipluiden tot circa 1935 naar het
Gemeentearchief Delft;
d. het, met
inachtneming van de overbrengingstermijn in de Archiefwet 1995, overbrengen van
de archieven van de gemeente Schipluiden van na 1935 naar het Gemeentearchief
Delft, voor zover daar voldoende ruimte aanwezig is;
e. het bij de
Algemeen Rijksarchivaris indienen van een verzoek als bedoeld in artikel 46,
derde lid, van de Archiefwet 1995, om de zich aldaar bevindende archieven
betreffende de gemeente Schipluiden over te dragen aan het Gemeentearchief
Delft;
f.
het in staat stellen van het Gemeentearchief Delft om, voor zover
deze situatie zich voordoet, particuliere archieven betreffende de gemeente
Schipluiden op dezelfde voorwaarden als genoemd in deze regeling, op te nemen
en te beheren.
2. Het
gemeentebestuur van Delft draagt zorg voor het navolgende
I. algemeen:
a. het,
overeenkomstig het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde,
bewaren en beheren van de overgebrachte archieven betreffende de gemeente Schipluiden.
II. bijzonder:
b. het, op verzoek
van het gemeentebestuur van Schipluiden, microficheren en nader ontsluiten van het Bevolkingsregister,
de Registers van de Burgerlijke Stand, en de Doop-, Trouw- en Begraafregisters
van de gemeente Schipluiden;
c. het één maal per
jaar en verder op verzoek van het gemeentebestuur van Schipluiden inspecteren
van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Schipluiden;
d. het, op verzoek
van het gemeentebestuur van Schipluiden, conserveren en restaureren van de naar
het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven;
e. het, op verzoek
van het gemeentebestuur van Schipluiden, schonen en inventariseren van de naar
het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven;
f.
het, met inachtneming van het daartoe bij of krachtens de
Archiefwet 1995 bepaalde, beschikbaar stellen van de naar het Gemeentearchief
Delft overgebrachte archieven, in de studiezaal van genoemde dienst.
Artikel 3. Financiën.
1. Het
gemeentebestuur van Schipluiden betaalt met ingang van 2002 voor beheer en
beschikbaarstelling van de overgebrachte archieven aan het gemeentebestuur van
Delft een geïndexeerd tarief van € 54,30 per strekkende meter archief per jaar.
2. Het
gemeentebestuur van Schipluiden stelt aan het gemeentebestuur van Delft met
ingang van 2002 een geïndexeerd budget van € 519,88 per jaar beschikbaar, zodat
het Gemeentearchief Delft in voorkomende gevallen materiaal betreffende de
gemeente Schipluiden kan acquireren.
3. Het zorgdragen
door het gemeentebestuur van Delft voor de taken als hiervoor genoemd in
artikel 2, tweede lid, onderdelen b, c, d en e, geschiedt tegen vergoeding door
het gemeentebestuur van Schipluiden aan het gemeentebestuur van Delft van de
reëel daarvoor gemaakte uren.
Artikel 4. Informatie.
Vóór 1 mei van elk jaar gedurende de looptijd van deze regeling,
wordt het gemeentebestuur van Schipluiden door het gemeentebestuur van Delft
geïnformeerd over de uitvoering van deze regeling.
Artikel 5. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.
1. Deze regeling kan
worden gewijzigd dan wel opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de
raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de
deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid
betreft. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de deelnemende gemeenten
afzonderlijk worden gedaan.
2. De wijziging of
opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de
betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid van
de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald.
3. Toetreding tot de
regeling door andere gemeenten behoeft de goedkeuring van de raden, de colleges
van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de deelnemende
gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.
4. Uittreding van
een gemeente is mogelijk, krachtens een daartoe strekkend besluit van de raad,
het college van burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester van de
betreffende gemeente.
5. Het voornemen tot
uittreding moet tijdig voorafgaand aan het daartoe strekkende besluit als
bedoeld in het vierde lid, door middel van een aangetekend schrijven bekend
worden gemaakt aan de andere gemeenten.
6. Wanneer de
deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling, respectievelijk
wanneer één van de deelnemende gemeenten besluit tot uittreding, zal in
onderling overleg bezien worden of er sprake is van daaruit voortvloeiende
kosten en zo ja hoe deze kosten over de deelnemende gemeenten verdeeld moeten
worden.
Artikel 6. Toezending en publicatie.
1. Het
gemeentebestuur van Delft zendt deze regeling en besluiten tot wijziging,
opheffing, toetreding en uittreding aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland.
2. De besturen van
de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig
artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de
bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot
wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.
Artikel 7. Slotbepalingen.
1. Deze regeling
treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het
register als bedoeld in artikel 27, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke
regelingen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
2. Deze regeling
wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Schipluiden.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 januari
2002.
,burgemeester.
,secretaris.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente
Delft op 8 januari 2002.
,burgemeester.
,secretaris.
Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Delft op 8
januari 2002.
,burgemeester.