Stuk 21 I
02/001682 Delft,
5 februari 2002.
Onderwerp:
Herinrichting “Delftse Rekenkamer”.
Aan
de gemeenteraad,
Geachte
dames en heren,
Reeds eerder is In “De Delftse rekenkamer
geëvalueerd’[1] beschreven
hoe invulling gegeven kan worden aan de versterking van de rekenkamerfunctie.
In de evaluatienota worden twee hoofdvarianten onderscheiden: de structurele
onderzoekscommissie en de onafhankelijke rekenkamer. Binnen deze hoofdvarianten
zijn dan nog verschillende modellen denkbaar:
I.
een structurele onderzoekscommissie instellen, die naast raadsleden
(c.q. de commissieleden/niet-raadsleden) bestaat uit leden, die niet afkomstig
zijn uit de gemeenteraad. Binnen deze variant zijn de volgende modellen voor de
bemensing te typeren :
IA Volgens het huidige
model (leden uit het midden van de raad)
IB Het gemengde model
(raadsleden/externen)
IC Het externe model
(alleen externen)
II. een rekenkamer als bedoeld in het wetsvoorstel
dualisering lokaal bestuur[2]. De rekenkamer krijgt een
aparte status, de rekenkamerleden zijn niet afkomstig uit de gemeenteraad. De
verschillende modellen voor deze rekenkamer zijn:
IIA Een Delftse rekenkamer
IIB Een gemeenschappelijke rekenkamer
De commissie Middelen en Bestuur heeft zijn keus voor
één van deze modellen opgeschort tot het moment dat de wet dualisering lokaal
bestuur helderheid zou verschaffen op welke manier gemeentes hun
rekenkamer(functie) vorm zouden kunnen –en misschien wel zouden moeten!- geven.
Het wetsvoorstel voor de aanpassing van de
Gemeentewet op de dualisering van het gemeentebestuur geeft ruimte voor beide oplossingsrichtingen;
gemeentes kunnen kiezen wat het beste bij hun besturingsmodel (en de bestuurscultuur)
past.
Voorgesteld
wordt nu definitief te kiezen voor de structurele onderzoekscommissie met een
gemengde (leden vanuit het midden van de raad en leden van buiten het Delftse
gemeentebestuur) samenstelling.
De
huidige rekenkamerfunctie komt daardoor te vervallen, geen ad hoc onderzoeken
meer. De onderzoekscommissie zal gestructureerd, planmatig te werk gaan, en zal
daarvoor ook een werkprogramma opstellen dat jaarlijks aan de gemeenteraad
wordt voorgelegd.
Via
de Verordening ‘Delftse Rekenkamer’ (zie stuk 21 III) worden de functie, de
positionering, en de samenstelling alsook het werkgebied en de werkwijze van de
structurele onderzoekscommissie nader gereglementeerd.
De keus uit de
verschillende modellen
Onder
druk van de Tweede Kamer, en veel gemeentes heeft het kabinet de verplichte
instelling van een lokale rekenkamer opgeheven. Wij zijn daar verheugd over.
Bij de minister stond immers de figuur van de Algemene Rekenkamer model voor de
lokale rekenkamer. De controle op de rechtmatigheid, en het financieel beheer
krijgt daarmee naar ons oordeel teveel gewicht. Er vindt dan een forse
stapeling van controle plaats. Dit terwijl de gemeenteraad ook gebruik kan
maken van andere middelen om zich een oordeel te kunnen vormen met betrekking
tot de rechtmatigheid en het financiële beheer. We hebben immers de accountantscontrole,
de beleidscyclus met zijn planning en verantwoordingskant, voortgangsrapportages
voor specifieke beleidsvelden en (nog verder te ontwikkelen) audits op de kwaliteit
van de bedrijfsvoering. Wij zien liever dat het rekenkamerinstrument bestemd
wordt voor selectief en specifiek onderzoek naar bereikte effecten en naar
causale verbanden tussen gevoerd beleid en bereikte effecten.
Het
Wetsvoorstel dualisering lokaal bestuur geeft nu ruimte voor het gewenste –en
ook noodzakelijke- maatwerk op lokaal niveau, gemeentes kunnen kiezen wat het
beste bij hun besturingsmodel (en de bestuurscultuur) past, dat kan dan een
structurele onderzoekscommissie zijn, maar ook een rekenkamermodel als van de
Algemene Rekenkamer.
Onze
voorkeur gaat uit naar de onderzoekscommissie en wel volgens het eerder
genoemde ‘gemengde model’ IB. Onze belangrijkste argumenten hiervoor zijn:
- Onderzoek van een door
de gemeenteraad bepaald onderwerp vergroot de kans dat de raad een vervolg
zal geven aan de uitkomsten van het onderzoek.
- De keuze voor een
onderzoekscommissie in plaats van het (Algemene) rekenkamermodel geeft
mogelijkheden tot maatwerk, zowel voor de inrichting (samenstelling
commissie en ambtelijke ondersteuning) als voor de werkwijze (onderwerpselectie,
aanpak en organisatie van het onderzoek, uitbrengen van rapportages, follow-up).
Afhankelijk van onderwerpkeuze en het soort onderzoek kunnen door de onderzoekscommissie
onderzoekers worden ingeschakeld die naar het oordeel van de commissie
daarvoor het meest in aanmerking komen.
- Onze ervaringen om een
commissie met deskundige derden te bemensen zijn positief.
Maatwerk in de vormgeving en de juiste maatvoering voor te
verrichten onderzoeken achten wij het beste gewaarborgd in het ‘gemengde
model’. Een bijkomend aspect is, dat de door ons voorgestane vormgeving van het
rekenkamerinstrument daarbij ook nog een qua capaciteit en kosten
redelijke/beheersbare vorm zal blijven behouden.
Het
borgen van onafhankelijkheid
Een belangrijk toetspunt voor de herinrichting van
de rekenkamerfunctie is de onafhankelijkheid. Het rekenkamerinstrument is immers
een bron voor kritische reflectie, niet alleen ten opzichte van de
beleidsuitvoering van het college en de ambtelijke organisatie, maar ook ten
aanzien van de (kaderstellende en controlerende) rol van de raad in beleidsprocessen.
De legitimiteit, de impact en het gezag van een rekenkamercommissie staat of
valt met de integriteit en geloofwaardigheid die zij in de ogen van de
verschillende belanghebbenden heeft.
De onafhankelijke positie ten opzichte van het
college is de essentie van de bijdrage aan de versterking van de positie van de
raad ten opzichte van het college.
In de verordening ‘Delftse rekenkamer’, die door ons
grotendeels analoog is opgesteld aan de wettelijke bepalingen voor het (algemene)
rekenkamermodel hebben we veel aandacht gegeven aan de onafhankelijke
positionering en werkwijze van de rekenkamercommissie.
De onafhankelijkheid van de rekenkamer kan onder
meer vorm gegeven worden door de beschikbaarheid van een eigen budget,
waarborgen voor toegang tot informatie, procedures voor onderwerpselectie,
waarbij de rekenkamer het voortouw heeft en een volledig bij de rekenkamer
geplaatste verantwoordelijkheid voor de opdrachtformulering, inrichting en uitvoering
van het onderzoek. Het blijft uiteraard de bevoegdheid van de raad om te
beslissen welke politiek-bestuurlijke consequenties verbonden worden aan de bevindingen
(conclusies en aanbevelingen) van de rekenkamer.
De
financiële paragraaf
Het
huidige budget bedraagt € 32.000,--. De instelling van een permanente
rekenkamer vergt aanvullende middelen: een verhoging van het budget voor
onderzoeken met externe ondersteuning, een werkbudget ten behoeve van benodigde
faciliteiten, en een budget voor vrij te maken ambtelijke ondersteuning.
Het
totaal benodigde budget bedraagt naar onze voorlopige inschatting (uitgaande
van twee onderzoeken per jaar) minimaal € 125.000,--. Daarbij is ook rekening
gehouden met verstrekking vergoedingen aan de commissieleden.
Ter
vergelijking, de kosten van het (algemene) rekenkamermodel zouden aanmerkelijk
hoger geraamd moeten worden. Er zal dan immers sprake zijn van een
professioneel apparaat met bijbehorende beloning, van extra organisatorische
voorzieningen, en ook zal rekening gehouden moeten worden met een te verwachten
natuurlijke beweging, dat er meer dan twee onderzoeken per jaar uitgevoerd gaan
worden Dit zal dan tenminste een verdubbeling van de kosten met zich mee
brengen.
Voor de implementatie van de dualisering in ons
lokaal bestuur verkrijgen de gemeentes aanvullende middelen via het Gemeentefonds.
Het rijk heeft dit echter minimalistisch ingevuld, het beschikbaar komende
bedrag zal lang niet toereikend zijn om alle te treffen voorzieningen (zoals de
raadsgriffie) te bekostigen. Voor het aanvullend benodigd budget met betrekking
tot de rekenkamer zal het Gemeentefonds geen compensatie geven. Het door u
beschikbaar te stellen budget ad € 125.000,--
zou (op halfjaarbasis ad € 62.500,--) in 2002 ten laste kunnen komen van
de begrotingspost onvoorzien. Voor 2003 e.v. kan het door u vastgestelde budget
meegenomen worden in het financieel meerjarenbeeld van de Zomernota 2003-2006.
Voorstel
Wij
stellen u voor, onder voorbehoud van gunstig advies commissie Middelen en
Bestuur,
A.
Akkoord te gaan met de instelling van een permanente rekenkamer in de
vorm van een structurele onderzoekscommissie met een gemengde samenstelling;
B.
Akkoord te gaan met intensivering van het onderzoeksprogramma, en een
grotere vrij te maken ambtelijke capaciteit;
C.
Voor het functioneren van de rekenkamer een aanvullend budget ad €
125.000,-- vast te stellen. De dekking
van het voor 2002 benodigde bedrag van € 62.500,-- geschiedt vanuit de
begrotingspost onvoorzien. Voor 2003 e.v. wordt het benodigde budget opgenomen
in de Zomernota 2003-2006;
D.
De Verordening ‘Delftse Rekenkamer’ vast te stellen respectievelijk het
reglement Rekenkamerfunctie in te trekken;
E.
Aan de nieuwe raad mee te geven de herinrichting van de
rekenkamerfunctie daadwerkelijk vorm te geven,
en daartoe vast te stellen de 13e
wijziging van de gemeentebegroting voor het dienstjaar 2002.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Delft,
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.
N. Roos ,secretaris.
De
raad van de gemeente Delft;
gelezen
het voorstel van burgemeester en wethouders
van 5 februari 2002;
met
inachtneming van het advies van de commissie Middelen en Bestuur;
rekening houdend met de aanstaande wijzigingen in de
Gemeentewet volgens het wetsvoorstel dualisering lokaal bestuur;
b
e s l u i t :
A
Akkoord te gaan met de instelling van een permanente rekenkamer in de
vorm van een structurele onderzoekscommissie met een gemengde samenstelling;
B
Akkoord te gaan met intensivering van het onderzoeksprogramma, en een
grotere vrij te maken ambtelijke capaciteit;
C
Voor het functioneren van de rekenkamer een aanvullend budget ad Є
125.000 vast te stellen. De dekking van het voor 2002
benodigde bedrag van Є 62.500 geschiedt vanuit de begrotingspost
onvoorzien. Voor 2003 e.v. wordt het benodigde budget opgenomen in de Zomernota
2003-2006;
D
De Verordening ‘Delftse Rekenkamer’ vast te stellen respectievelijk het
reglement Rekenkamerfunctie in te trekken;
E
Aan de nieuwe raad mee te geven de herinrichting van de
rekenkamerfunctie daadwerkelijk vorm te geven,
en
daartoe vast te stellen de 13e wijziging van de gemeentebegroting
voor het dienstjaar 2002.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 februari 2002.
,burgemeester.
,secretaris.
De
raad der gemeente Delft;
gelezen het voorstel van
burgemeester en wethouders van 5 februari 2002;
gelet op de artikelen 82
e.v. van de Gemeentewet;
rekening houdend met de
aanstaande wijzigingen in de Gemeentewet volgens het wetsvoorstel dualisering
lokaal bestuur;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende
Verordening
Delftse Rekenkamer.
Artikel 1.
Deze verordening verstaat
onder
a.
commissie: de commissie
genoemd in artikel 2;
b.
externe leden: de leden
van de commissie, welke niet afkomstig zijn uit het midden van de raad
c.
interne leden: de leden
van de commissie, welke afkomstig zijn uit het midden van de raad
d.
bestuursorgaan: een
orgaan van een rechtspersoon, die krachtens publiekrecht is ingesteld of een
ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.
Artikel 2.
1. Er is een gemeentelijke rekenkamercommissie.
2. De commissie is niet ondergeschikt aan enig
bestuursorgaan.
Artikel 3.
De taak van de commissie is
het doen uitvoeren van beleidsevaluaties. De effectiviteit en de
efficiëntie van het gemeentelijke beleid staan daarbij centraal.
Artikel 4
1. De commissie bestaat uit vijf leden
die door de gemeenteraad worden benoemd:
a.
een
externe voorzitter
b.
twee
externe leden
c.
twee
interne leden
d.
de
commissie wijst uit haar midden een of meer plaatsvervangende voorzitters aan.
2.
Op dezelfde wijze als in het vorige lid wordt een genoegzaam aantal
plaatsvervangende leden benoemd.
3.
Voorafgaand aan de benoemingen, bedoeld in het eerste en tweede lid,
pleegt de raad overleg met de commissie.
4.
Leden van het college van burgemeester en wethouders maken geen deel uit
van de commissie.
Artikel 5
1. De voorzitter en de externe leden van de commissie
worden benoemd voor een periode van vier jaar.
2. Zij kunnen voor maximaal
één keer voor een periode van vier jaar worden herbenoemd.
3. De interne leden van de
commissie worden benoemd voor een periode van twee jaar.
4. Het lidmaatschap, respectievelijk het
plaatsvervangend lidmaatschap van de commissie vervalt:
- op eigen verzoek;
- bij de aanvaarding van een betrekking die
onverenigbaar is met het lidmaatschap;
- wanneer door ziekte of gebreken het commissielid
blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen.
5. De gemeenteraad trekt de benoeming van een lid,
respectievelijk plaatsvervangend lid in wanneer dit lid naar het oordeel van de
gemeenteraad door handelen of nalaten het aanzien van de commissie heeft
geschaad.
Artikel 6
1. De leden van de commissie genieten een vergoeding
voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie krachtens de in artikel
96 van de Gemeentewet vastgestelde regeling.
2. De werkelijk gemaakte kosten terzake van andere
werkzaamheden of bemoeiingen ten behoeve van de commissie worden vergoed.
Artikel
7
De commissie stelt een
reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij
zendt het reglement ter kennisneming aan de raad.
Artikel
8
1. De commissie kan op grond van een belang, genoemd in
artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken
die aan haar worden overgelegd, geheimhouding opleggen.
2. De geheimhouding wordt door allen die van deze
stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
Artikel 9
1. De raad stelt, na overleg met de commissie, de
commissie de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van
haar werkzaamheden.
2. Op voordracht van de voorzitter van de commissie
benoemt het college zoveel ambtenaren van de commissie als nodig zijn voor een
goede uitoefening van haar werkzaamheden.
3. De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de
commissie zijn ter zake van die werkzaamheden uitsluitend verantwoording
schuldig aan de commissie.
Artikel 10
1. De commissie onderzoekt de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het beleid van het gemeentebestuur.
2. Het werkprogramma van de
commissie wordt afgestemd met de gemeenteraad.
3. De commissie doet jaarlijks een voorstel welke
onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een (vlakte- of
diepte)onderzoek.
4. Tevens kan de commissie op verzoek van de raad
onderzoeken instellen. Mocht de commissie van oordeel zijn, dat het door de
raad gewenste onderzoek niet past in doel en functie van rekenkameronderzoeken
of anderszins niet inpasbaar is in het werkprogramma van de commissie dan wordt
dit verzoek van de raad niet overgenomen.
Artikel 11
1. De commissie is belast
met de organisatie van het onderzoek, dat wil zeggen:
a.
de exacte formulering van de onderzoeksopdracht en de onderzoeksvragen;
b.
de mogelijke selectie van het onderzoeksbureau;
c.
de bewaking van de kwaliteit en de voortgang van het onderzoek.
2. De commissie kan zich
laten bijstaan door deskundigen.
Artikel 12
1. De commissie komt op gezette tijden bijeen en
bespreekt de beheersmatige en inhoudelijke aspecten en problemen van te verrichten
onderzoeken. De commissie heeft de bevoegdheid om hierover zelfstandig
beslissingen te nemen.
2. Het staat de commissie vrij om de gemeenteraad
tussentijds te informeren over de voortgang van een onderzoek.
Artikel 13
De commissie kan bij het
uitoefenen van haar taak gebruik maken van de resultaten van door anderen
verrichte onderzoeken.
Artikel 14
1. De commissie is bevoegd alle documenten die
berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken.
2. Het college verstrekt desgevraagd alle
inlichtingen die de commissie ter vervulling van haar taak nodig acht.
Artikel 15
1. De commissie heeft de in
de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van:
a. openbare lichamen
ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente
deelneemt;
b.
stichtingen waaraan de gemeente deelneemt
c. naamloze vennootschappen en besloten
vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan
vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt.
2. De commissie kan haar bevoegdheden, bedoeld in dit
artikel, ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde openbare lichamen,
stichtingen en vennootschapen uitoefenen over de jaren dat de gemeente
deelneemt in de desbetreffende regelingen, stichtingen respectievelijk meer dan
vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt van die vennootschappen.
3. Door onderzoek van documenten die berusten bij het
gemeentebestuur, kan de commissie kennis nemen van jaarrekeningen van betrokken
rechtspersonen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen
hebben gecontroleerd en overige bescheiden, en kan zij bij het college daarover
nadere inlichtingen inwinnen.
4. De commissie is bevoegd bij de betrokken
rechtspersoon nadere inlichtingen in te winnen over de bescheiden bedoeld in
het derde lid.
5. De commissie kan, indien
de bescheiden bedoeld in het derde lid daartoe aanleiding geven, voor nader
onderzoek in overleg treden met de betrokken rechtspersoon. Het college wordt
door de commissie van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in
kennis gesteld.
6. De commissie deelt aan het college of aan de
betrokken rechtspersoon de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding
van haar bevindingen van belang acht. Aan het college kan zij ter zake
voorstellen doen.
7. Van gegevens en bevindingen die naar hun aard
vertrouwelijk zijn, maakt de commissie geen melding in haar jaarverslag of in
een rapport.
Artikel 16
1.
De commissie biedt de raad en het college elk jaar voor 1 april aan:
- een verslag van haar werkzaamheden over het
voorgaande jaar en
- rapporten met onderzoeksbevindingen.
2. De commissie kan ook
tussentijds aan de raad en het college een rapport aanbieden.
3. Verslagen en rapporten van de commissie zijn
openbaar. Slechts indien wordt gerapporteerd over stukken waarover geheimhouding
is opgelegd, kan de commissie tot geheimhouding besluiten.
Artikel 17
1. De commissie draagt de eindverantwoordelijkheid
voor de definitieve formulering van de conclusies van het rekenkameronderzoek.
De gemeenteraad stelt de politiek-bestuurlijke eindconclusies vast.
2. Het onderzoek van de commissie mondt uit in een
rapportage waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. Deze
rapportage wordt volgens het principe van "hoor en wederhoor" om
commentaar voorgelegd aan gemeentesecretaris (namens de gemeentelijke
organisatie) en de portefeuillehouder (namens het college van burgemeester en
wethouders). Deze toetsen (voorzover relevant) de volledigheid en de juistheid
van de feiten en geven hun oordeel over de conclusies. De nota en het antwoord
van het diensthoofd/ de directeur en de portefeuillehouder zijn openbare
stukken. Is deze procedure afgerond dan wordt tot openbare bestuurlijke behandeling
van het rekenkameronderzoek overgegaan.
3. Als onderdeel van de besluitvorming in de
gemeenteraad wordt tevens vastgelegd wanneer en op welke wijze B&W aan de gemeenteraad
zal rapporteren over de opvolging van door de raad vastgestelde conclusies en
aanbevelingen.
Artikel 18
1. Deze verordening kan
worden aangehaald als: Verordening Delftse Rekenkamer
2. Zij treedt in werking op
een door de gemeenteraad te bepalen tijdstip.
Aldus vastgesteld in de
openbare raadsvergadering van 21 februari 2002.
,burgemeester.
,secretaris.
MEMORIE VAN TOELICHTING BIJ
DE VERORDENING ‘DELFTSE REKENKAMER’
Doelstelling en taak van
de Rekenkamer (Artikel 3)
Uit discussies van de
commissie Middelen en Bestuur komt telkens naar voren, dat het belangrijkste
doel van de rekenkamer moet zijn, dat door middel van onderzoek bijdragen worden
geleverd aan de effectiviteit en de efficiency van het gemeentelijke beleid. De
uitkomsten van het rekenkameronderzoek zijn in hoofdzaak bedoeld om te leren.
Ten vervolge op rekenkameronderzoeken moet veel aandacht besteed worden aan het
monitoren wat gedaan wordt met de leerpunten/ verbeterpunten uit het rekenkamerrapport.
Het rekenkameronderzoek is
een instrument van en voor de gemeenteraad.
Voorzitter en leden
(Artikel 4/5)
Voorzitter en leden worden
door de gemeenteraad benoemd.
De commissie kiest uit zijn
midden een of meer plaatsvervangende voorzitters. De voorzitter zorgt voor het
tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen,
en draagt zorg voor de rapportering met betrekking tot onderwerpselectie en
onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad. De voorzitter en de externe leden van
de commissie zouden voor vier jaar benoemd kunnen worden. Voor deelname van
raadsleden is van belang, dat alle politieke partijen daarvoor in aanmerking kunnen
komen; een benoeming van twee jaar bevordert de mogelijkheden daarvoor.
Ambtelijke
ondersteuning (artikel 9)
Om te zorgen dat de
commissie optimaal kan fungeren wordt deze ondersteund door een ambtelijk
secretaris. De gemeentesecretaris wijst een ambtelijk secretaris aan en
bevordert dat deze ambtenaar in voldoende mate wordt vrijgesteld voor deze taak
en kan rekenen op voldoende ondersteuning. De ambtelijk secretaris is belast
met de volgende werkzaamheden: agendaplanning, informatieverzameling, beheren
van de longlist met onderwerpen, verslaggeving, dossiervorming en bewaking
procesgang, voortgang en kwaliteitsbewaking van het onderzoek, en levert bijdragen
aan de bestuurlijke rapportages. Tevens bewaakt de ambtelijk secretaris het
rekenkamerbudget De ambtelijk secretaris wordt alleen aangestuurd door de
commissie.
Onderwerpselectie
(Artikel 10)
De commissie doet jaarlijks
een voorstel welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor
een vlakte- of diepteonderzoek. Hiervoor heeft de commissie de beschikking over
een longlist van onderwerpen die in aanmerking kunnen komen voor een rekenkameronderzoek.
De secretaris van de commissie beheert de longlist en werkt de probleemformulering
uit voor de verschillende onderwerpen. In de onderwerpformulering staat de
begrenzing van het onderzoek aangegeven. Een onderwerp komt op de longlist als
het onderwerp voldoet aan de volgende selectiecriteria:
a. het onderzoek moet gericht zijn op de
effectiviteit, efficiency of economy (zuinigheid) van het gekozen onderwerp;
b. het moet een bestuurlijk onderwerp zijn; het
bestuur en de organisatie moeten ‘ervan leren’;
c. de doorlooptijd van het
onderzoek moet beperkt zijn.
Onderwerpuitwerking
(Artikel 10/11)
Denkmodel is dat er
jaarlijks één vlakteonderzoek en één diepteonderzoek uitgevoerd worden.
Vlakteonderzoeken zijn vooral bestemd om de formulering van een diepgaander
onderzoek op te kunnen stellen of om tot de constatering te komen dat verder onderzoek
niet noodzakelijk is. De doorlooptijd van een vlakteonderzoek is ongeveer 6 tot
8 weken.
Voor de verdere uitwerking
van het diepteonderzoek wordt per onderzoek een plan van aanpak opgesteld. In
dit plan van aanpak wordt aangegeven welke partijen (ambtelijke afdelingen,
externen, individuele ambtenaren en bestuurders) op welke wijze in de verschillende
fasen van het onderzoek, de interpretatie van het onderzoeksmateriaal en de
conclusies en aanbevelingen mogelijk worden betrokken. In dit plan van aanpak
wordt tevens aangegeven wat de geplande doorlooptijd en deadline van het
onderzoek is. (Het rekenkameronderzoek zelf duurt bij voorkeur maximaal een
half jaar.) Bij voorkeur communiceert de commissie aan de hand van dit plan van
aanpak met alle (mogelijke) betrokkenen, opdat duidelijk is wat van deze
betrokkenen gedurende het onderzoek verlangd wordt.
Voor de uitvoering van het
onderzoek kan worden gekozen voor inschakeling van een ten opzichte van het
onderzoeksonderwerp onafhankelijke onderzoeker. Dit neemt niet weg dat de bij
het onderwerp (ambtelijk en/of bestuurlijk) betrokkenen wel kunnen worden
verzocht te ondersteunen bij de verkenning van het onderzoeksterrein dan wel
bij de verdere aanscherping van de onderzoeksvragen.
Bijlage
I. samenhang beleidsevaluatieonderzoeken en audits
Onderscheid
kan gemaakt worden tussen beleidsevaluaties en operational audits.
Bij beleidsevaluaties staat centraal de effectiviteit; hoe zijn de bereikte
prestaties en effecten ten opzicht van het beoogde resultaat te beoordelen.
Operationele audits worden in het algemeen over de volle breedte van de
bedrijfsvoering toegepast
Beleidsevaluaties en
operational audits zijn complementair aan elkaar.
Evaluaties met betrekking
tot de bedrijfsvoering als bij operational audits en beleidsevaluaties als bij
een rekenkameronderzoek zijn wel in functie en werkwijze te onderscheiden, maar
hebben ook een sterke relatie met elkaar. Zo kunnen tekortkomingen in het
realiseren van prestaties in effecten van beleid hun oorzaak vinden in de
organisatie. Dat betekent ook dat de scheiding tussen beleidsevaluaties en
audits op de bedrijfsvoering niet scherp getrokken moet worden. Bij
rekenkameronderzoeken zal ook de efficiency/ doelmatigheid van de organisatie
een belangrijk toetspunt zijn. De rekenkamer zou de ruimte moeten krijgen om
zich daar een goed oordeel over te vormen. Dit kan of door daar zelf nader
onderzoek naar te doen, of door aan het college c.q. de auditcommissie te
verzoeken hier onderzoek naar te doen. Analoog geldt voor audits door B&W/
GMT, dat deze organen de ruimte krijgen om onderzoek te doen naar effectiviteit
van het gevoerde beleid.
Audits
Bij audits gaat het om een
kritische beoordeling van de kwaliteit van bedrijfsvoerings-processen inclusief
de verantwoording die daarover afgelegd wordt.
Operationele auditing is te
omschrijven als een onafhankelijke onderzoeksfunctie gericht op de
doelmatigheid en kwaliteit van de bedrijfsvoering. Doorgaans wordt een
operational audit als intern gericht gezien, gericht op het beheer van
processen binnen de organisatie en niet op de extern te bereiken
(beleids-)resultaten.
Binnen deze noemers voor
verschillende soorten van onderzoeken (beleidsevaluaties en operational
audits) zijn er veel specifieke audits. De meest bekende zijn de financial
audit (in eerste aanleg via de externe controle van de accountant op
juistheid en volledigheid), en de EDP-audit m.b.t. de betrouwbaarheid/
continuïteit van informatiesystemen. Maar daarnaast kan ook sprake zijn van
bijv. een management audit, een legal audit, een tax-audit,
een cultuur-audit, een milieu-audit etc. Alle aspecten van de bedrijfsvoering
kunnen vanzelfsprekend in aanmerking komen voor een doorlichting, oftewel een
audit.
