Stuk 187 I

02/034977 Delft, 27 november 2002

Onderwerp: Reglement adviescommissie klachtbehandeling

Aan de gemeenteraad,

Geachte dames en heren,

De Algemene Wet Bestuursrecht bevat wettelijke kaders voor klachtenbehandeling, een ieder heeft er recht op dat bestuursorganen (of individuele leden daarvan) op een correcte manier met hem of haar omgaan. Dat geldt dus ook voor de raad, zijn individuele leden, en zijn ondersteunende ambtelijke organisatie, t.w. de griffie. Indien geen correcte behandeling heeft plaatsgevonden kan bij het betrokken bestuursorgaan een klacht worden ingediend.

De behandeling van een klacht kan ‘getrapt’ zijn:

- Eenvoudige klachten (die ook mondeling ingediend kunnen worden) kunnen informeel behandeld worden, bijv. via een rechtstreeks door de griffier, de burgemeester of een betrokken raadslid met de klager op te nemen contact.

- Voor meer ingewikkelde klachten wordt een zwaardere wettelijk voorgeschreven procedure gevolgd. Enkele door de AWB bepaalde regels daarvoor zijn:

a. Schriftelijk bevestigen klaagschrift

b. Tijdige afhandeling van de klacht (niet door een bij de klacht betrokken persoon)

c. Horen van de klager

d. Verstrekken van een gemotiveerd antwoord aan de klager.

De wet geeft geen regels voor de wijze waarop het bestuursorgaan het klachtenonderzoek uitvoert. De gemeenteraad heeft hiertoe al wel (op 3 oktober 2002) de adviescommissie ‘klachtbehandeling’ ingesteld. Deze adviescommissie verricht voor de officiële klachten het onderzoek (met hoor en wederhoor) en brengt hierover advies uit aan de gemeenteraad.

Werkgebied en werkwijze van de adviescommissie klachtbehandeling zijn inmiddels nader uitgewerkt in het bijgevoegde -door de gemeenteraad vast te stellen- reglement. Ter toelichting daarop nog het volgende:

· Het bestuursorgaan beoordeelt eerst zelf (d.m.v. de adviescommissie ‘klachtbehandeling’) of de klacht wel/niet ontvankelijk is. Het gaat bij een klacht om een gedraging, die als onbehoorlijk wordt ervaren. De normstelling hiervan kan ontleend worden aan de door de gemeenteraad vast te stellen gedragscode, alsmede de behoorlijkheidsnormen, zoals die door de Nationale Ombudsman geëxpliciteerd zijn. Het gaat daarbij om begrippen als zorgvuldigheid in de procesgang, zorgvuldigheid m.b.t. de aanwezigheid van voorzieningen op het vlak van de organisatie en zorgvuldigheid in houding en gedrag door organen en personen. Het zal in de regel om klachten van de laatste categorie gaan. Er kan geen klachtprocedure ingesteld worden voor die zaken waar de klager een bezwaarschrift tegen een gemeentelijk besluit kan indienen.

· Indien de klacht ontvankelijk wordt bevonden wordt beoordeeld of de klacht gegrond is en er correctie moet plaatsvinden (de interne -eerstelijns- klachtafhandeling). De gemeenteraad stelt het eindoordeel over de klacht vast, waarbij het raadslid in kwestie zich onthoudt van stemming. Klaagster en beklaagde verkrijgen het advies van de adviescommissie en het eindoordeel van de raad. Als een klager niet in het gelijk wordt gesteld, heeft hij de mogelijkheid zich tot de Gemeentelijke Ombudscommissie te wenden (als eindstation van de klachtbehandeling).

· De hoorzittingen van de adviescommissie dragen een vertrouwelijk karakter. Dit geldt dan evenzeer voor de beraadslagingen inclusief besluitvorming in de gemeenteraad (besloten). Het raadsbesluit (advies van de commissie, eindoordeel, besluit over vervolg) wordt vervolgens openbaar gemaakt.

Gelet op de mogelijkheid, dat er ook sprake zou kunnen zijn van een externe klacht tegen de burgemeester in zijn taak als voorzitter van de raad wordt thans tevens aan u voorgesteld de plv. voorzitter van de raad (dhr van Doeveren) als plaatsvervanger voor het voorzitterschap van de adviescommissie aan te wijzen.

Voorstel

Wij stellen u voor, onder voorbehoud van gunstig advies van de raadscommissie Middelen en Bestuur:

1. vast te stellen het Reglement Adviescommissie Klachtbehandeling

2. aanvullend te benoemen in de adviescommissie klachtbehandeling dhr. N.A.J.M. van Doeveren, en wel als plaatsvervangend voorzitter

Hoogachtend,

H.M.C.M. van Oorschot , burgemeester.

B. den Uijl , griffier.

Stuk 187 II

02/034977

De raad van de gemeente Delft,

gelezen het voorstel 27 november 2002;

gezien het advies van de raadscommissie Middelen en Bestuur;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet en de bepalingen van de Algemene Wet Bestuursrecht;

b e s l u i t :

1. vast te stellen het navolgende Reglement Adviescommissie Klachtbehandeling

1.	BEGRIPSBEPALINGEN In deze regeling wordt verstaan onder:
1.1	Adviescommissie De door de gemeenteraad ingestelde adviescommissie ten behoeve van de behandeling van klachten over gedragingen van voorzitter en leden en medewerkers van de  gemeenteraad
1.2	Klager Burgers en organisaties die overeenkomstig de Algemene Wet Bestuursrecht klachten kunnen indienen over: - zorgvuldigheid in de procesgang, - zorgvuldigheid m.b.t. de aanwezigheid van voorzieningen op het vlak van de organisatie - zorgvuldigheid in houding, uitingen en gedrag door organen en personen.
1.3	Aangeklaagde Aangeklaagd kunnen worden de gemeenteraad (als orgaan), de voorzitter, raadsleden, commissievoorzitters, commissieleden/niet-raadsleden en medewerkers van de griffie.
1.4	Klacht Elk bij de gemeenteraad ingediend bezwaar tegen een gedraging van de onder 1.3 genoemden.
1.5	Begeleider/vertrouwenspersoon Degene die vanuit het vertrouwen van de klager dan wel de aangeklaagde bijstand verleent bij de behandeling van een klacht.
2.	Doelstelling en Uitgangspunten
2.1	Doelstelling Deze regeling heeft ten doel: het bieden van een procedure voor behandeling van klachten
2.2	Uitgangspunten bij deze regeling zijn: a. het op verantwoorde wijze uitvoering geven aan de behandeling van klachten overeenkomstig de Algemene Wet Bestuursrecht b. zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid bij afhandeling van klachten. c. afwikkeling van de klachtprocedure binnen 10 werkweken na ontvangst van de klacht d. een onafhankelijke klachtenbehandeling ondermeer tot uitdrukking komend in de samenstelling van de adviescommissie.
3.	Bemiddeling
3.1	Bij de toepassing van deze regeling ervan uitgegaan dat eerst getracht wordt klachten op te lossen in overleg met klager en aangeklaagde. De voorzitter van de adviescommissie (met evt. bijstand van leden van de adviescommissie) neemt hiertoe het initiatief.
3.2	Gedurende de periode van bemiddeling worden de klachttermijnen zoals aangegeven in artikel 4.1.4, art. 4.4.1 en art. 4.5.2 opgeschort.
3.3	Bij het bereiken van een aanvaardbare oplossing van een klacht wordt de klacht geacht te zijn ingetrokken. Dit wordt schriftelijk medegedeeld aan betrokken partijen.
4.	De klachtenprocedure
4.1	Het indienen van een klacht
4.1.1	Een klacht dient door of namens de klager schriftelijk bij de voorzitter van de gemeenteraad te worden ingediend, naam en adres van klager te bevatten en door betrokkene te worden ondertekend.
4.1.2	Een klacht wordt gericht aan: de voorzitter van de gemeenteraad: de burgemeester p/a secretariaat adviescommissie ‘klachtbehandeling gemeenteraad’: de griffier Postbus 78, 2600 ME Delft.
4.1.3	In overleg met de voorzitter van de adviescommissie gaat de ambtelijk secretaris na, of: a. de klager bevoegd is een klacht in te dienen; b. een gelijke klacht reeds in behandeling is genomen dan wel eerder in behandeling is geweest, terwijl zich geen nieuwe feiten hebben voorgedaan waardoor hernieuwde behandeling niet zinvol is. c. de behandeling van een klacht bij een andere instantie thuishoort. Indien één van de in dit lid genoemde omstandigheden zich voordoet is de voorzitter van de adviescommissie bevoegd, na schriftelijke raadpleging van de adviescommissie de klacht niet of niet verder in behandeling te nemen. Van het niet verder behandelen van een klacht wordt schriftelijk melding gedaan aan klager, en aangeklaagde.
4.1.4	Ontvangstbevestiging De ambtelijk secretaris van de adviescommissie: a. bevestigt binnen een week aan klager de ontvangst van de klacht; b. zendt aan de aangeklaagde terstond een afschrift van de klacht c. roept in overleg met de voorzitter de adviescommissie bijeen, behoudens het gestelde in art. 4.1.3; d. roept partijen op voor de hoorzitting; hierbij worden partijen gewezen op hun recht zich te laten begeleiden en zich te laten vertegenwoordigen
4.2	Hoorzitting
4.2.1	Samenstelling Per klacht wordt de samenstelling van de behandelende adviescommissie bepaald
4.2.2	Horen van partijen De adviescommissie hoort de klager en degene over wie geklaagd wordt. De commissie kan overwegen om partijen in elkaars bijzijn te horen. Indien klager of aangeklaagde daar bezwaar tegen heeft vindt het horen alsnog afzonderlijk van elkaar plaats.
4.2.3	Vertrouwenspersoon De klager en de degene over wie geklaagd wordt, kunnen zich tijdens het horen doen bijstaan door een vertrouwenspersoon.
4.2.4	Inlichtingen De adviescommissie kan deskundigen raadplegen, overlegging verzoeken van ter zake dienende bescheiden en daarvoor in aanmerking komende derden oproepen voor het verkrijgen van nadere inlichtingen.
	Vertrouwelijkheid en verslaglegging De hoorzitting heeft een besloten karakter. Van de hoorzitting wordt een schriftelijk verslag gemaakt
4.3	Oordeel
4.3.1	De klachtbehandeling houdt ondermeer in, dat de adviescommissie -op grond van het feitencomplex, de haar toegezonden rapportage(s) en de ter zake afgelegde verklaringen onderzoekt of naar haar oordeel is gehandeld in strijd met: a. de wettelijke voorschriften; b. de vastgestelde gedragsregels; c. normen van zorgvuldigheid, redelijkheid en billijkheid.
4.3.2	De adviescommissie kan: a. een klacht niet in behandeling nemen b. een klacht gegrond achten c. een klacht deels gegrond achten d. een klacht ongegrond achten
4.4	Adviestermijn
4.4.1	De adviescommissie brengt haar oordeel over de gegrondheid van de klacht uiterlijk binnen vier weken na indiening van de klacht schriftelijk met redenen omkleed ter kennis van de gemeenteraad, de klager en de aangeklaagde.
4.4.2	De adviescommissie adviseert aan de gemeenteraad hoe op de klacht te reageren: was gedraging onbehoorlijk of niet, en – als dat het geval is - op welke wijze zijn hier evt. consequenties voor de beklaagde aan te verbinden
4.5	Beslissingstermijn
4.5.1	De gemeenteraad beslist over de gegrondheid van de klacht, en eventueel te nemen maatregelen. Indien de aangeklaagde een raadslid is onthoudt dit raadslid zich van stemming.
4.5.2	De gemeenteraad bericht binnen vier weken na de ontvangst van het oordeel van de adviescommissie aan klager en beklaagde of er naar aanleiding van de beoordeling maatregelen worden genomen.
5.	SLOTBEPALINGEN
5.1	Overige instanties De klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich te wenden tot een andere instantie die de klacht in behandeling kan nemen, zoals bij de gemeentelijke Ombudscommissie, de burgerlijke of strafrechter. Als de klager hiertoe besluit, dient deze dit onverwijld aan de adviescommissie mee te delen. De adviescommissie behandelt geen klachten die reeds eerder door voornoemde instanties zijn beoordeeld dan wel aldaar in behandeling zijn genomen.
5.2	Kosten De adviescommissie brengt aan de klager geen kosten in rekening voor de behandeling van klachten. Eventuele kosten voor bijstand van de klager komen voor diens rekening.
5.3	Schadeclaims De adviescommissie neemt geen schadeclaims in behandeling en doet geen uitspraak over de aansprakelijkheid.
5.4	Bekendmaking Dit reglement wordt openbaar gemaakt.
5.5	Jaaroverzicht De adviescommissie brengt jaarlijks een geanonimiseerd overzicht uit van haar werkzaamheden aan de gemeenteraad. De hoofdlijnen van dit verslag worden tevens opgenomen in het burgerjaarverslag.
5.6	Evaluatie en wijziging De adviescommissie evalueert tweejaarlijks het reglement en adviseert de gemeenteraad over wijziging van het reglement
5.7	Vaststelling Vaststelling geschiedt door de gemeenteraad.
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2003.

2. aanvullend te benoemen in de adviescommissie klachtbehandeling dhr. N.A.J.M. van Doeveren en wel als plaatsvervangend voorzitter

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 19 december 2002

, burgemeester.

, loco secretaris.