Stuk
82 I
02/015325 Delft,
11 juni 2002.
Onderwerp:
Verordening ‘Delftse Rekenkamer’
Aan
de gemeenteraad,
Geachte
dames en heren,
Het door de raad te hanteren rekenkamerinstrument speelt in
de wet dualisering gemeentebestuur een belangrijke rol. Met een dergelijk
instrument kan immers de uitoefening van de controlerende taak van de
gemeenteraad versterkt worden. De op de dualisering aangepaste gemeentewet laat
twee vormen zien, ofwel de rekenkamer naar analogie van de Algemene Rekenkamer bij
het rijk of een structurele onderzoekscommissie van de raad. (In bijlage I zijn
de relevante wetsteksten m.b.t. de rekenkamerfunctie opgenomen.) De vorige
gemeenteraad heeft 21 februari 2002 besloten tot instelling van een Delftse
Rekenkamer in de vorm van een structurele onderzoekscommissie waaraan
uitsluitend externe leden kunnen deelnemen.
De
huidige rekenkamerfunctie komt daardoor te vervallen. De nog in te stellen
onderzoekscommissie zal jaarlijks een onderzoeksprogramma opstellen dat ter
goedkeuring aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. De commissie kan ook op
verzoek van de gemeenteraad onderzoeken instellen. Afhankelijk van
onderwerpkeuze en het soort onderzoek kunnen door de onderzoekscommissie
onderzoekers worden ingeschakeld die naar het oordeel van de commissie daarvoor
het meest in aanmerking komen.
In de bijgevoegde verordening ‘Delftse rekenkamer’,
die grotendeels analoog is opgesteld aan de wettelijke bepalingen voor het
(algemene) rekenkamermodel is veel aandacht gegeven aan de onafhankelijke
positionering en werkwijze van de rekenkamercommissie. De onafhankelijkheid van
de rekenkamer wordt onder meer vorm gegeven door de beschikbaarheid van een
eigen budget, waarborgen voor toegang tot informatie, en een volledig bij de
rekenkamer geplaatste verantwoordelijkheid voor de inrichting en uitvoering van
het onderzoek. De rapporten van de commissie zijn openbaar. Zodra
onderzoeksrapporten worden uitgebracht kan de raad besluiten tot openbare
bestuurlijke behandeling om zich uit te kunnen spreken over de
onderzoeksbevindingen van de Delftse Rekenkamer.
De
selectie en de benoeming van voorzitter/leden van de rekenkamercommissie kan na
het aanstaande zomerreces ingepland worden.
Wij
stellen u voor, onder voorbehoud van gunstig advies van de raadscommissie
Middelen en Bestuur:
A.
De Verordening ‘Delftse Rekenkamer’ vast te stellen resp. het reglement
Rekenkamerfunctie in te trekken;
B.
De benoemingsprocedure voor voorzitter en leden van de
rekenkamercommissie doen voorbereiden.
Hoogachtend,
H.M.C.M. van Oorschot ,
burgemeester.
B. den Uijl ,
loco secretaris.
Stuk
92 II
02/015325
De
raad van de gemeente Delft,
gelezen
het voorstel van de griffie van 23 mei
2002;
gezien
het advies van de raadscommissie Middelen en Bestuur;
b e s l u i t :
I.
a)
De Verordening ‘Delftse Rekenkamer’ vast te stellen resp. het reglement
Rekenkamerfunctie in te trekken;
b)
De benoemingsprocedure voor voorzitter en leden van de
rekenkamercommissie doen voorbereiden .
II.
dat
de onder I a genoemde vaststelling van de verordening en intrekking van het
reglement in werking treden zes (6) weken na bekendmaking van dit besluit.
Aldus
vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 27 juni 2002.
, burgemeester.
,
loco secretaris.
Stuk
82 III
02/015325
De
raad van de gemeente Delft;
gelezen het voorstel van de
griffie van 23 mei 2002;
gelet op de artikelen 81,
182 en 185 van de Gemeentewet;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende
Verordening Delftse Rekenkamer.
Artikel 1.
Deze verordening verstaat
onder
a. commissie: de commissie genoemd in artikel 2;
b. bestuursorgaan: een orgaan van een rechtspersoon, die
krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college met enig
openbaar gezag bekleed.
Artikel 2.
1. Er is een gemeentelijke
rekenkamercommissie, genaamd Delftse Rekenkamer.
2. De commissie is niet
ondergeschikt aan enig bestuursorgaan.
Artikel 3.
De taak van de commissie is
het doen uitvoeren van beleidsevaluaties. De effectiviteit en de efficiëntie
van het gemeentelijke beleid staan daarbij centraal.
Artikel 4
1. De commissie bestaat uit
vijf leden die door de gemeenteraad worden benoemd:
a.
een
voorzitter
b.
vier
leden
c.
de
commissie wijst uit haar midden een of meer plaatsvervangende voorzitters aan.
2. Op dezelfde wijze als in het vorige lid wordt een
genoegzaam aantal plaatsvervangende leden benoemd.
3. Voorafgaand aan de benoemingen, bedoeld in het
eerste en tweede lid, pleegt de raad overleg met de commissie.
4. Leden van het college van burgemeester en
wethouders, leden van de raad en commissieleden/niet-raadsleden maken geen deel
uit van de commissie.
Artikel 5
1. De voorzitter en de leden van de commissie worden
benoemd voor een periode van vier jaar.
2. Zij kunnen voor maximaal
één keer voor een periode van vier jaar worden herbenoemd.
3. Het lidmaatschap, respectievelijk het
plaatsvervangend lidmaatschap van de commissie vervalt:
4. De gemeenteraad trekt de benoeming van een lid,
respectievelijk plaatsvervangend lid in wanneer dit lid naar het oordeel van de
gemeenteraad door handelen of nalaten het aanzien of het functioneren van de
commissie heeft geschaad.
Artikel 6
1. De leden van de commissie genieten een vergoeding
voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie krachtens de in artikel
96 van de Gemeentewet vastgestelde regeling.
2. De werkelijk gemaakte kosten terzake van andere
werkzaamheden of bemoeiingen ten behoeve van de commissie worden vergoed.
Artikel
7
De commissie stelt een
reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij
zendt het reglement ter kennisneming aan de raad.
Artikel
8
1.
De commissie kan op
grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van
bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overgelegd,
geheimhouding opleggen.
2.
De geheimhouding wordt
door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de
commissie haar opheft.
Artikel 9
1. De raad stelt, na overleg met de commissie, de
commissie de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar
werkzaamheden.
2. De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de
commissie zijn ter zake van die werkzaamheden uitsluitend verantwoording
schuldig aan de commissie.
Artikel 10
1. De commissie onderzoekt de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het beleid van het gemeentebestuur.
2. De commissie kan op
verzoek van de raad onderzoeken instellen.
3. De commissie legt zijn onderzoeksprogramma ter
goedkeuring voor aan de raad
Artikel 11
1. De commissie is belast
met de organisatie van het onderzoek, dat wil zeggen:
a.
de exacte formulering van de onderzoeksopdracht en de onderzoeksvragen;
b.
de bewaking van de kwaliteit en de voortgang van het onderzoek.
2. De commissie kan zich
laten bijstaan door deskundigen.
Artikel 12
1. De commissie komt op gezette tijden bijeen en
bespreekt de beheersmatige en inhoudelijke aspecten en problemen van te
verrichten onderzoeken. De commissie heeft de bevoegdheid om hierover
zelfstandig beslissingen te nemen.
2. Het staat de commissie vrij om de gemeenteraad
tussentijds te informeren over de voortgang van een onderzoek.
Artikel 13
De commissie kan bij het
uitoefenen van haar taak gebruik maken van de resultaten van door anderen
verrichte onderzoeken.
Artikel 14
1. De commissie is bevoegd alle documenten die
berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken.
2. Het college verstrekt desgevraagd alle
inlichtingen die de commissie ter vervulling van haar taak nodig acht.
Artikel 15
1. De commissie heeft de in
de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van:
a. openbare lichamen
ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente
deelneemt;
b.
stichtingen waaraan de gemeente deelneemt
c. naamloze vennootschappen en besloten
vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan
vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt.
2. De commissie kan haar bevoegdheden, bedoeld in dit
artikel, ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde openbare lichamen,
stichtingen en vennootschapen uitoefenen over de jaren dat de gemeente
deelneemt in de desbetreffende regelingen, stichtingen respectievelijk meer dan
vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt van die
vennootschappen.
3. Door onderzoek van documenten die berusten bij het
gemeentebestuur, kan de commissie kennis nemen van jaarrekeningen van betrokken
rechtspersonen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze
jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige bescheiden, en kan zij bij het
college daarover nadere inlichtingen inwinnen.
4. De commissie is bevoegd bij de betrokken
rechtspersoon nadere inlichtingen in te winnen over de bescheiden bedoeld in
het derde lid.
5. De commissie kan, indien de bescheiden bedoeld in
het derde lid daartoe aanleiding geven, voor nader onderzoek in overleg treden
met de betrokken rechtspersoon. Het college wordt door de commissie van haar
voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis gesteld.
6. De commissie deelt aan het college of aan de
betrokken rechtspersoon de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar
aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan het college kan zij ter
zake voorstellen doen.
7. Van gegevens en bevindingen die naar hun aard
vertrouwelijk zijn, maakt de commissie geen melding in haar jaarverslag of in
een rapport.
Artikel 16
1. De commissie biedt de
raad en het college elk jaar voor 1 april aan:
2. De commissie kan ook
tussentijds aan de raad en het college een rapport aanbieden.
3. Verslagen en rapporten van de commissie zijn
openbaar. Slechts indien wordt gerapporteerd over stukken waarover
geheimhouding is opgelegd, kan de commissie tot geheimhouding besluiten.
Artikel 17
1. De commissie draagt de eindverantwoordelijkheid
voor de definitieve formulering van de conclusies van het rekenkameronderzoek.
2. Het onderzoek van de commissie mondt uit in een
rapportage waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen.
3. Als de in lid 2 vermelde procedure is afgerond,
kan de raad besluiten tot openbare bestuurlijke behandeling van het
rekenkameronderzoek, en zal zich dan uitspreken over de bevindingen van het
rekenkameronderzoek.
4. Als onderdeel van de besluitvorming in de
gemeenteraad wordt tevens vastgelegd wanneer en op welke wijze B&W aan de
gemeenteraad zal rapporteren over de opvolging van door de raad vastgestelde
conclusies en aanbevelingen.
Artikel 18
1. Deze verordening kan
worden aangehaald als: Verordening Delftse Rekenkamer
2. Zij treedt in werking zes
(6) weken na bekendmaking van dit besluit.
Aldus vastgesteld in de
openbare raadsvergadering van 27 juni 2002.
burgemeester.
loco secretaris.
MEMORIE VAN TOELICHTING BIJ
DE VERORDENING ‘DELFTSE REKENKAMER’
Doelstelling en taak van
de Rekenkamer (Artikel 3, artikel 10 lid 1)
Het rekenkameronderzoek is
een instrument van en voor de gemeenteraad. Het belangrijkste doel van de
rekenkamer is, dat door middel van onderzoek bijdragen worden geleverd aan de effectiviteit
en de efficiency van het door het college uit te voeren gemeentelijke
beleid. De uitkomsten van het rekenkameronderzoek zijn er in hoofdzaak
op gericht lering te trekken voor de toekomstige beleidsvoering. Ten vervolge
op rekenkameronderzoeken moet veel aandacht besteed worden aan het monitoren
wat gedaan wordt met de leerpunten/ verbeterpunten uit het rekenkamerrapport.
Het reguliere onderzoek in
het kader van het gemeentelijke verantwoordingsproces, de rechtmatigheidstoets, wordt niet verricht door de rekenkamer, maar
- binnen de marges van de wet en van de door de raad verstrekte opdracht - door
de accountant. Dit onderzoek vormt een vast onderdeel van de jaarlijkse cyclus
van begroting en verantwoording. De rekenkamer kan echter wel op eigen
verantwoordelijkheid, onderzoek doen dat verband houdt met rechtmatigheid of
onderwerpen onderzoeken die verband houden met de rechtmatigheid. In de
praktijk zal dat met name neerkomen op “systeemtoetsen”, zoals onderzoek naar de wijze waarop de reguliere
rechtmatigheidscontrole is georganiseerd en functioneert.
Voorzitter en leden
(Artikel 4/5)
Voorzitter en leden worden
door de gemeenteraad benoemd.
De commissie kiest uit zijn
midden een of meer plaatsvervangende voorzitters. De voorzitter zorgt voor het
tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de
vergaderingen, en draagt zorg voor de rapportering met betrekking tot
onderwerpselectie en onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad. De voorzitter en
de leden van de commissie worden voor een periode van vier jaar benoemd.
Herbenoeming is mogelijk tot maximaal èèn periode van vier jaar.
Ambtelijke
ondersteuning (artikel 9)
(1) De raad stelt
middelen (budget en ambtelijke ondersteuning) beschikbaar voor het
onderzoekswerk van de commissie. De commissie werkt binnen haar begroting, en
zal indien het onderzoeksprogramma aanvullende middelen vereist hiertoe een
verzoek indienen bij de gemeenteraad.
(2)Om te zorgen dat de
commissie optimaal kan fungeren wordt deze ondersteund door een ambtelijk
secretaris, die in voldoende mate wordt vrijgesteld voor deze taak en ook kan
rekenen op voldoende ondersteuning. De ambtelijk secretaris is belast met de
volgende werkzaamheden: agendaplanning, informatieverzameling, beheren van de
longlist met onderwerpen, verslaggeving, dossiervorming en bewaking procesgang,
voortgang en kwaliteitsbewaking van het onderzoek, en levert bijdragen aan de
bestuurlijke rapportages. Tevens bewaakt de ambtelijk secretaris het
rekenkamerbudget. De ambtelijk secretaris wordt alleen door de commissie
functioneel aangestuurd.
Onderwerpsprogramma
(Artikel 10)
De
onderzoekscommissie stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma op. De commissie
legt dit onderzoeksprogramma – via de commissie Middelen en Bestuur -ter
goedkeuring voor aan de raad. De commissie is autonoom in de inrichting en
uitvoering van het onderzoeksprogramma.
De commissie kan ook op
verzoek van de raad een onderzoek instellen. Mocht de commissie van oordeel
zijn, dat het door de raad gewenste onderzoek niet past in doel en functie van
rekenkameronderzoeken of anderszins niet inpasbaar is in het
onderzoeksprogramma van de commissie dan wordt dit verzoek van de raad niet
overgenomen.
Voor de opstelling van een
jaarprogramma heeft de commissie de beschikking over een longlist van
onderwerpen die in aanmerking kunnen komen voor een rekenkameronderzoek. De
secretaris van de commissie beheert de longlist en adviseert over de
probleemformulering voor de verschillende onderwerpen. In de
onderwerpformulering staat de begrenzing van het onderzoek aangegeven. Een
onderwerp komt op de longlist als het onderwerp voldoet aan de volgende
selectiecriteria:
a. het onderzoek moet gericht zijn op de effectiviteit,
efficiency of economy (zuinigheid) van het gekozen onderwerp;
b. het moet een bestuurlijk onderwerp zijn; het
bestuur en de organisatie moeten ‘ervan leren’;
c. de doorlooptijd van het
onderzoek moet beperkt (maximaal een half jaar) zijn.
Onderwerpuitwerking
(Artikel 10/11)
Voor de verdere uitwerking
van het onderzoek wordt per onderzoek een plan van aanpak opgesteld. In dit
plan van aanpak wordt aangegeven welke partijen (ambtelijke afdelingen,
externen, individuele ambtenaren en bestuurders) op welke wijze in de
verschillende fasen van het onderzoek, de interpretatie van het
onderzoeksmateriaal en de conclusies en aanbevelingen mogelijk worden
betrokken. In dit plan van aanpak wordt tevens aangegeven wat de geplande
doorlooptijd en deadline van het onderzoek is. (Het rekenkameronderzoek zelf
duurt bij voorkeur maximaal een half jaar.) Bij voorkeur communiceert de
commissie aan de hand van dit plan van aanpak met alle (mogelijke) betrokkenen,
opdat duidelijk is wat van deze betrokkenen gedurende het onderzoek verlangd
wordt.
Voor de uitvoering van het
onderzoek kan worden gekozen voor inschakeling van een ten opzichte van het
onderzoeksonderwerp onafhankelijke onderzoeker. Dit neemt niet weg dat de bij
het onderwerp (ambtelijk en/of bestuurlijk) betrokkenen wel kunnen worden
verzocht te ondersteunen bij de verkenning van het onderzoeksterrein dan wel
bij de verdere aanscherping van de onderzoeksvragen.
De commissie kan er voor
kiezen eerst een quick scan (doorlooptijd maximaal 2 maanden) uit te voeren,
die er op gericht is om de formulering van een diepgaander onderzoek op te
kunnen stellen of om tot de constatering te komen dat verder onderzoek niet
noodzakelijk is.
Gebruik onderzoek van
derden (Artikel 13)
Gedacht kan daarbij worden
aan onder meer de (volgens artikel 212 en 213 Gemeentewet) door het college te
verrichten doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken, aan via het
Gemeentelijk Managementteam uitgevoerde audits, aan specifieke
beleidsevaluaties, en aan controlerapporten en managementletters van de
accountant.
Rapportage
rekenkameronderzoek (Artikel 17)
De rapportage wordt volgens
het principe van "hoor en wederhoor" om commentaar voorgelegd aan de
gemeentesecretaris (namens de gemeentelijke organisatie) en de
portefeuillehouder (namens het college van burgemeester en wethouders). Deze
toetsen (voorzover relevant) de volledigheid en de juistheid van de feiten en
geven hun oordeel over de conclusies. De commissie neemt het ‘weerwoord’
integraal als bijlage op in de definitieve rapportage.
Is deze procedure op een
zorgvuldige wijze afgerond dan wordt tot openbare publicatie overgegaan. Het is
vervolgens aan de raad om te bepalen of een (openbare) behandeling van het
rekenkameronderzoek gewenst is teneinde zich uit te kunnen spreken over de
bevindingen van de rekenkamercommissie.