Stuk
94 I
02/015328 Delft, 11 juni 2002.
Onderwerp:
De ondersteuning voor de Raad en zijn commissies
Aan
de gemeenteraad,
Geachte
dames en heren,
In
de rapportage ‘Raadsgriffier en griffie’ treft u de nadere uitwerking aan op
welke wijze het functioneren van de raad ambtelijk ondersteund kan worden. De
dualisering van het lokaal bestuur betekent een ontvlechting van posities, functies
en bevoegdheden van de verschillende bestuursorganen raad, burgemeester en college.
In het verlengde hiervan heeft de raad ook recht op zijn eigen ondersteuning.
In de op de dualisering aangepaste Gemeentewet is nu vastgelegd dat de
gemeenteraden uiterlijk 7 maart 2003 een raadsgriffier moeten benoemen, en
wordt het mogelijk gemaakt om (afhankelijk van de schaalgrootte van de gemeente)
griffiemedewerkers in een eigen raadsgriffie te benoemen.
De
wijze waarop de raad aan de ondersteuning inhoud kan geven is evenwel in de wet
niet nader bepaald. De gemeenteraad heeft dus nog steeds veel ruimte voor een
eigen invulling. Het is aan de raad daar zelf keuzes in te maken.
De
positie en opstelling van zowel de griffier als de secretaris zijn uitermate
belangrijk bij de uitwerking van de ambtelijke ondersteuning. De verordening op
de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, die mei 2002 door de gemeenteraad
vastgesteld is, vervult dan ook een belangrijke rol bij de afbakening van de
wederzijdse verantwoordelijkheden en werkzaamheden.
In
de voor u ter inzage gelegde rapportage ‘Raadsgriffier en griffie’ wordt uitgebreid
ingegaan op de rol van de raadsgriffier als coördinator en procesbegeleider
voor de raad. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zullen het griffierswerk
en de ambtelijke bijstand in hoge mate communicerende vaten zijn. De raadsgriffier
kan daarbij:
a.
verantwoordelijk
zijn voor secretariële en procesmatige ondersteuning
b.
het
eerste aanspreekpunt zijn voor de inhoudelijke ondersteuning
c.
opdrachtgever
zijn voor de randvoorwaardelijke ondersteuning
De wijze waarop invulling wordt gegeven aan
ambtelijke ondersteuning hangt in grote mate af van de wensen en behoeften van
de raad en de fracties. Hierbij kan sprake zijn van een ontwikkelingsmodel. Ook
op termijn is het niet reëel om te verwachten, dat binnen een eigen griffie
voor de raad de volledige secretariële, procesmatige, en inhoudelijke
raadsondersteuning kan worden verleend. Een dergelijk model leidt tot splitsing
van functies (de raadsondersteuning moet dan ‘ontvlochten’ worden uit de organisatie),
inefficiënties en doublures. Een constructie waarbij de griffie een eerste
opvang voor de benodigde bijstand kan vervullen, en de ‘staande’ organisatie
met zijn specialistische kennis zorg draagt voor verdergaande ondersteuning is
te prefereren. Voorgesteld wordt daarom om te kiezen voor een basismodel in de
raadsondersteuning, waarbij onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier een
(compacte) griffie wordt ingesteld met medewerkers voor logistieke en secretariële
taken.
Uiteraard zal de aanstelling van de griffier
en griffie de nodige financiële consequenties met zich mee brengen. De keus
voor het basismodel leidt tot een beperkte personele uitbreiding in verband met
de in te stellen griffiersfunctie en enige personele capaciteit voor het werk
van de commissiegriffiers. Hiervoor is dekking via de compensatie van het rijk
in het gemeentefonds voor de directe kosten ten gevolge van de invoering van de
dualisering in verband met de uitbreiding van het aantal raadsleden (vergoedingen/
voorzieningen) en de instelling van de griffiersfunctie.
De algemene compensatie van het rijk voor de
invoering van de dualisering staat overigens nog los van de kosten die zijn gemoeid
met onderzoeken/enquêtes, en Maatschappelijke Verkenningen waartoe de raad
opdracht geeft, en de rekenkameronderzoeken van de ‘Delftse Rekenkamer’. De
middelen hiervoor kunnen gelijktijdig met het raadsbesluit voor dit soort
bijzondere activiteiten beschikbaar worden gesteld. Dit vergt mogelijk op
termijn nog wel op structurele basis vrij te maken middelen.
Afhankelijk van verdere ontwikkelingen in de wijze
waarop de gemeenteraad zijn rol gaat vervullen kan in de komende jaren bezien
worden of cq in welke mate enige personele uitbreiding van de griffie gewenst
is. Overigens kan dan in samenhang daarmee overwogen worden of/welke uitbreiding
voor de fractieondersteuning wenselijk is.
Wij
stellen u met inachtneming van het advies van de raadscommissie Middelen en
Bestuur thans voor:
a.
In
te stemmen met de invoering van het basismodel voor de raadsondersteuning: een raadsgriffier
en een griffie voor het vervullen van secretariële en procesmatige taken
b.
Vast
te stellen, dat de griffier
Ø
verantwoordelijk
is voor secretariële en procesmatige ondersteuning
Ø
het
eerste aanspreekpunt is voor de inhoudelijke ondersteuning
Ø
en
opdrachtgever is voor de randvoorwaardelijke ondersteuning
c.
Akkoord
te gaan met de basisformatie voor de griffie
Ø
Akkoord
gaan met detachering van twee medewerkers uit de staande organisatie
Ø
Akkoord
gaan met de openstelling van de vacatures voor raadsgriffier en
commissiegriffier
Ø
Het
fractievoorzittersoverleg machtigen voor de vervulling van de vacature
raadsgriffier een nadere procedure (profielschets, werving) af te spreken
d.
Vast
te stellen de Instructie voor de raadsgriffier (zie stuk 94 III)
e.
Vast
te stellen de financiële paragraaf met betrekking tot de invoeringskosten van
de dualisering
f.
Akkoord
te gaan met de nadere uitwerking van een integrale (deel-)begroting voor de
budgetten van de raad.
Hoogachtend,
H.M.C.M. van Oorschot ,
burgemeester.
B.
den Uijl, ,loco
secretaris.
De
raad van de gemeente Delft,
gelezen
het voorstel van de griffie van 11 juni 2002;
gezien
het advies van de raadscommissie Middelen en Bestuur;
b e s l u i t :
a.
In
te stemmen met de invoering van het basismodel voor de raadsondersteuning: een
raadsgriffier en een griffie voor het vervullen van secretariële en procesmatige
taken
b.
Vast
te stellen, dat de griffier
Ø
verantwoordelijk
is voor secretariële en procesmatige ondersteuning
Ø
het
eerste aanspreekpunt is voor de inhoudelijke ondersteuning
Ø
en
opdrachtgever is voor de randvoorwaardelijke ondersteuning
c.
Akkoord
te gaan met de basisformatie voor de griffie
Ø
Akkoord
gaan met detachering van twee medewerkers uit de staande organisatie
Ø
Akkoord
gaan met de openstelling van de vacatures voor raadsgriffier en
commissiegriffier
Ø
Het
fractievoorzittersoverleg machtigen voor de vervulling van de vacature
raadsgriffier een nadere procedure (profielschets, werving) af te spreken
d.
Vast
te stellen de Instructie voor de raadsgriffier (zie stuk 94 III)
e.
Vast
te stellen de financiële paragraaf met betrekking tot de invoeringskosten van
de dualisering
f.
Akkoord
te gaan met de nadere uitwerking van een integrale (deel-)begroting voor de
budgetten van de raad.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 juni 2002.
, burgemeester.
,loco
secretaris.
De
raad van de gemeente Delft;
Gelet
op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
gelezen
het voorstel van de griffie van 11 juni 2002;
gezien
het advies van.de raadscommissie Middelen en Bestuur;
b
e s l u i t :
vast
te stellen de:
Instructie
voor de raadsgriffier
Artikel
1 Algemene ondersteuning
De
raadsgriffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de
leden van de raad.
Artikel
2 Agendering
De
raadsgriffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de
agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel
3 Bijstand raadsvoorzitter
1.
De raadsgriffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor
een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2.
De raadsgriffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij
zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen
van de raadscommissies.
Artikel
4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
1.
De raadsgriffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een
goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2.
De raadsgriffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.
3.
De raadsgriffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda,
notulen en overige stukken aan raadsleden.
Artikel
5 Ondersteuning presidium en fractievoorzittersoverleg
1.
De raadsgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van presidium en
fractievoorzittersoverleg en draagt zorg voor een goede en tijdige
verslaglegging van de vergaderingen.
2.
Het presidium maakt werkafspraken met de raadsgriffier gericht op de
behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen voor commissies en
raad.
3.
Het fractievoorzittersoverleg maakt werkafspraken met de raadsgriffier over
zijn ondersteuning aan de raad.
Artikel
6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien
de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet
instelt, ondersteunt de raadsgriffier deze commissie.
Artikel
7 Ambtelijke bijstand
De
raadsgriffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor
dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.
Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand
en de fractieondersteuning.
Artikel
8 Organisatie griffie
1.
De raadsgriffier geeft leiding aan de griffie.
2.
De raadsgriffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de
griffie.
3.
De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de
raadsgriffier.
Artikel
9 Verhindering en vervanging
Indien
de raadsgriffier (meer dan twee werkweken) verhinderd is zijn ambt te
vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad, en worden zijn taken
waargenomen door de waarnemend raadsgriffier.
Artikel
10 Slotbepaling
1. In alle gevallen waarin
deze instructie niet voorziet, pleegt de raadsgriffier voor zover nodig overleg
met de voorzitter van de raad.
2. Deze instructie treedt
in werking op de dag na de vaststelling.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van 27 juni
2002.
,burgemeester
,loco secretaris
De
hoofdverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is de ondersteuning van de raad.
Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De
raadsgriffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning
van de raad en de individuele raadsleden.
Artikel
2
De
raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door
het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De raadsgriffier en de
medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve
ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien
de raad een jaaragenda/ raadsprogramma vaststelt biedt de griffier ook daarbij
ondersteuning.
De
burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door
de raadsgriffier. De raadsgriffier zit naast de burgemeester tijdens
raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare
(administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt
zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de
griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn
bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies
ondersteunen. Uitzondering hierop is de raadscommissie Middelen en Bestuur waar
de griffier tevens als commissiegriffier optreedt. Voor zover aangewezen
ondersteunt de griffier tevens de voorzitters van de raadscommissies, de
griffier kan ook aanwezig zijn bij vergaderingen van de raadscommissies.
Voor het
fractievoorzittersoverleg als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde
als voor de raad in het algemeen. Daarnaast is sprake van een presidium. De samenstelling en de taakstelling van deze
instituten verschillen. Het presidium bestaat uit de voorzitters van de
reguliere raadsadviescommissies en de burgemeester. Het presidium wordt
ondersteund door de raadsgriffier: zijn voornaamste taak is het bepalen van de
procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit alle fractievoorzitters en de
burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In dit overleg kunnen
naast procedurele aangelegenheden ook inhoudelijke zaken aan de orde komen.
Elk
van de genoemde instituten zullen door de griffier en medewerkers van de
griffie ondersteund worden.
Indien
de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke
ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden.
De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een
dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege
het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van
artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld
waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde
enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De
raadsgriffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke
ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de
verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt
is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden
ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de
termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en
omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief
bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel
voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Gezien
de parallel met de werkzaamheden van de raadsgriffier in de raadsvergaderingen
is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in
commissiegriffier.
Ook
de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de
voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat
blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in
de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden
losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.
Indien
het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is
deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval
bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de
aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college
in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet
naar behoren uitvoeren.
Binnen de griffie zijn maatregelen genomen
voor onderlinge vervanging m.b.t. het dagelijks gebeuren van commissies en
raad. Mocht de raadsgriffier voor langere tijd niet aanwezig zijn wordt voor de
continuïteit in de raadsondersteuning een beroep gedaan op een vanuit de
reguliere organisatie van de gemeentesecretaris nog aan te wijzen waarnemend
griffier
Dit
artikel behoeft geen toelichting.