Aanbiedingsnotitie

 

Bijgaand treft u de gemeentebrede Actielijst Accountantsrapportages behorend bij de interim-controle 2001 en de controle van de jaarrekening 2001 en de interim-controle 2002. Achter ieder aandachtspunt staat aangegeven waar uitgebreide informatie (beschrijving van het aandachtspunt) in de brondocumenten te vinden is: IML 2001 staat voor: Interim Managementletter 2001 en ML 2001 voor Managementletter jaarrekening 2001 en IR 2002 voor de Interim Rapportage 2002. De laatste interim-rapportage is 27 januari j.l. uitgebracht, en treft u bijgaand aan.

 

De kolom “Oplossingsrichting” is afgeleid uit de genoemde brondocumenten.

 

Deze actielijst wordt per kwartaal gemonitord door het GMT. De voortgang van deze  actielijst wordt daartoe per kwartaal geagendeerd voor de GMT vergadering.  

 

 

 

 

Nr.

Aandachtspunt

Oplossingsrichting

Voortgang/ Gereed op:

 

GRIFFIE

 

 

1.

Opstellen en vaststellen verordeningen 212,213,213a GW (IR 2002 pag. 7)

Gebruik maken van modelverordeningen VNG.

Voorstel college aan de raad.

1 november 2003 (uiterlijk)

 

GMT

 

 

2.

Versterken rol controller in de richting van de clusters (IR 2002 pag. 8)

Creëren van een hiërarchische lijn tussen directie en de  controller van het cluster.

 Relatie clusterdirecteur/controller wordt nog beschreven.

De versterking van de clustercontrol is vormgegeven via interne reorganisatie Centrale Staf.Notitie over relatie clusterdirecteur/controller volgt

 

CENTRALE STAF

 

 

3.

Benoemen van verantwoordelijkheden  rekeningstraject (pag. 3 ML 2001)

Benoemen in Aanschrijvingsbrief

Inmiddels gerealiseerd.

4.

Realistische planning Jaarrekening

-               Eerder beginnen met afsluitingsactiviteiten;

-               Tijd plannen voor AO-IC;

-               Overlap met andere cyclusdocumenten voorkomen;

-               Planning bespreken in werkoverleggen consulenten/AO-IC/SenC

 

 

Inmiddels gerealiseerd.

5.

Strakke regie op het rekeningsproces (pag. 3 ML 2001)

 

Planning handhaven

Is geschied.

6.

Afspraak met accountant over oplevering Jaarrekening 2002 (pag. 3 ML 2001)

Datum afspreken wanneer alle stukken gereed liggen

 Is in het rekeningsproces gerealiseerd

7.

Beleid m.b.t. negatieve reserves formuleren (pag. 4 en 10 ML 2001)

Beleidsnotitie maken mede in relatie tot Comptabiliteitsvoorschriften 2004.

 

1 juli 2003

8.

Beheer kapitaalkredieten (pag. 6 en 17 ML 2001)

Spelregels beheer /afsluiten kapitaalkredieten opstellen

1 juli  2003

9.

Invoering Comptabiliteitsvoorschriften 2004 (pag 7, 13 en 14 ML 2001)

Opstellen actieplan

 

Implementatie

1 juli 2003

 

1 januari 2004

10.

BTW-Compensatiefonds (pag. 8 en 18 ML 2001 en IR 2002 pag. 17)

Invoeren gevolgen BTW-Compensatiefonds

Afspraak met Inspectie Belastingdienst

Is gereed, 1 januari 2003

 

4e kwartaal 2003

 

 

Nr.

Aandachtspunt

Oplossingsrichting

Gereed op

11.

Subsidies (pag. 17 ML 2001 en 15,16,29,30,31 en 32 IML 2001 en IR 2002 pag. 33 en 34)

-               Opstellen totaal overzicht subsidies;

-               actualiseren en herinvoeren procedure subsidieverstrekking;

-               aansluiting jaarprogramma subsidies met projectadministratie

-               periodieke toetsing specifieke verordeningen aan Algemene Subsidieverordening

-               verbeteren procedures aanvragen subsidies;

-               IC opzetten bij ontstaan van beschikkingen;

Streefdatum 1 januari  2004

12.

Financieel – Juridische control invullen (IML 2001 pag 5)

Afspraken over invulling financieel-juridische control

 

Is gereed

13.

Opstellen risico-analyse als planning-en control aandachtspunt (pag 6 en 12 IML 2001 en IR 2002 pag. 12)

 

Opzet strategisch risicomanagement met specifieke aandacht voor grote projecten

Opstellen risico-analyses grote projecten.

1 juli 2003

 

 

Start in 2003

14.

Verbeteren informatievoorziening in begroting en jaarrekening (pag. 9 IML 2001 en IR 2002 pag. 13)

-          Formuleren beleidsdoelen en prestaties ;

-          toelichtingen op beleidsrealisaties en prestaties;

-          uitwerken relaties financiële en kwantitatieve gegevens

 

Wordt in kader ontwikkeling beleidscyclusdocumenten aandacht aan gegeven.

15.

Invoeren programma- en productbegroting (pag. IML  2001 9)

 

Ontwerpen programma- en productbegroting

Programmabegroting:

1 juli 2003. Product-begroting: 1 september 2003

16.

Regelen verantwoordelijk-heden; taakuitbreiding  AO/IC; aansturing AO/IC; organisatorische positionering AO/IC (IR 2002 pag 10)

1.Themabijeenkomst organiseren over  plaats en rol van AO/IC in organisatie en van daaruit met voorstellen komen voor een verbetertraject

 

2. inregelen verantwoordelijkheden

Vindt voor 1 juli plaats

 

 

 

 

 

Tweede helft 2003

 

Nr.

Aandachtspunt

Oplossingsrichting

Gereed op

17.

Formaliseren van planning & control en AO en IC van grote projecten (IR 2002 pag. 11)

Formaliseren van taken op vlak administratieve organisatie en interne controle.

Verder vormgeven riskmanagement  in  de controltaken via o.m. de Planning & Controlcyclus ;

2e helft 2003

18.

Verbeteren transparantie en eenduidigheid m.b.t. omslagrente (pag 6 en 18  M.L 2001)

Instructie uitwerken.

Inzicht in werkwijzen geven via interne themabijeenkomsten/ workshops. Daarbij tevens betrekken de aanpassing van de Comptabiliteits voorschriften 2004.

1 juli 2003

3e kwartaal 2003

19.

Verder professionaliseren van cashmanagement (pag. 11 IML 2001 en IR 2002 paq. 16)

Implementeren van SG Kasstromen

Streefdatum:1 juli 2003

20.

Vastleggen AO - procedures Treasury (pag 15 ML 2001)

Vastleggen AO – procedure

Streefdatum: 1 juli 2003

 

COMBIWERK

 

 

21.

Informatieverstrekking door Combiwerk over verbeteringstraject en risico’s (pag 13 en 14 ML 2001 en 19 en 20 IML 2001 en IR 2002 pag. 19)

Combiwerk betrekken bij  gemeentelijke tussentijdse rapportages

1 januari 2003,

Is onderdeel gemeentebrede planning&controlcyclus.

 

CLUSTER FACILITAIRE DIENSTVERLENING

 

 

22.

Verbeteren verplichtingenadministratie (IR 2002 pag. 12)

Het volledig en juist vastleggen van verplichtingen krijgt extra aandacht:

1. vakteam financiën verstrekt een overzicht.

2. Clusterdirecteuren bespreken dit overzicht in hun CMT’s en besteden hier verder gericht aandacht aan

 

 

 

1 juli 2003

 

2e helft 2003

 

23.

Aangifte BTW 2002 (IR 2002 pag. 12)

Specificatie van de omzet 2002

In 2003

24.

Boekingsgang Onderhanden werk (pag. 6 en 16 ML 2001)

 

Boekingsgang afspreken en beschrijven

1 januari 2004

25.

Tussentijdse afsluiting van de administratie (IR 2002 pag 14)

 

Opstellen checklist op te leveren stukken;

Plannen tussentijdse afsluitingen

Gestreefd wordt aan het eind van 2e kwartaal 2003 af te sluiten

26.

Aanbrengen duidelijker structuur en aansturing financieel consulenten

 

Nieuwe taakomschrijving waarin sterkere betrokkenheid met clusters en controllers is geregeld.

1 juli 2003

27.

Registratie facturen (IR 2002 pag. 25)

Maatregelen om verwerking en controle van inkoopfacturen te verbeteren

1 januari 2004

 

Nr.

Aandachtspunt

Oplossingsrichting

Gereed op

28.

Controle op uitgaande facturen (IR 2002 pag. 25)

 

Meer controle op aanlevering en verwerking brondocumenten

Wordt in 2003 geïntensiveerd

29.

Verbeteren kasverkeer (IR 2002 pag. 25)

 

Voorschrijven kasprocedure

1 juni 2003

30.

Uitbetalen declaraties buiten salarisadministratie (pag. 15 en 27  IML 2001)

Opstellen richtlijnen waarin wordt aangegeven, dat declaraties ter fiscale beoordeling, aan de salarisadministratie wordt voorgelegd.

1 juli 2003

31.

Voorkomen fiscaal risico freelancers. pag.15 en 28 IML 2001 en IR 2002)

 

Opstellen richtlijnen inschakelen freelancers.

Storting sociale premies op G-rekening

1 juli 2003

32.

Interne toetsing op de naleving van de procedures inzake Europese aanbesteding (IR 2002 pag. 22)

Vaststellen of de regels zijn nageleefd d.m.v. een toetsing

Toetsing vindt plaats

 

WIJK-STADSZAKEN

 

 

33.

Meerjarenplanning Grondbedrijf (MPG)  betrekken in planning rekeningsproces (pag. 4, 11 en 12 ML 2001 en IR 2002 pag. 31 t/ 34)

Oplevering, goedkeuring door B en W en aanbieding aan de raad (voor autorisatie lange termijn ontwikkelingen) vóór  de jaarrekening laten vaststellen door de gemeenteraad;

MJP komt in april in procedure.

34.

Meer inzicht in risico’s grondexploitatie en monitoren Grondbedrijf (pag. 4,11 en 12 ML 2001 en IR 2002 pag. 31 t/ 34)

Opname complexen, die nog niet in exploitatie zijn genomen, die nog afgesloten moeten worden en de ontwikkeling Harnaschpolder in MPG. (via update MPG 2002 en 2003)

April 2003

35.

Verbeteren relatie vakteam Grond pag. 12,13,14, 23,24,25 en 26 IML 2001 2001 en IR 2002 pag. 31 t/ 34)

Uitwerking en formaliseren aanbestedingsbeleid;

-               waarborgen juistheid en volledigheid transacties;

-               goedkeuren projecten middels raadsbesluit;

-               opstellen werkplan en urenverantwoording;

-               voor- en nacalculatie van projecten;

-               Verbetering voortgangsrapportages;

-               Beschrijven en invoeren afsluiten en overdracht van projecten;

-          Volledigheid opbrengsten huur, inclusief aansluiting financiële administratie

-          Procedures toepassing begrotingswijzigingen

Loopt

Nr.

Aandachtspunt

Oplossingsrichting

Gereed op

36.

Voorbereiding verzelfstandiging openbaar onderwijs (pag 7 en 19 ML 2001)

Overdracht reserves en voorzieningen en overdracht beheers-en administratie budgetten. Verbetering periodeafsluiting.

1 december 2003

37.

Vastleggen en controle prijsvaststelling en autorisatie van prijzen  (IR 2002 pag. 34).

Aanscherpen procedures

2e helft 2003

38.

Nacalculatie Tariefstelling prijzen  (IR 2002 pag. 34).

Opstellen van analyses en deze als basis nemen voor de toerekening van kosten

2e helft 2003

39.

Tijdige registratie omzet Kerkpolder en Sportbedrijf prijzen  (IR 2002 pag. 34).

 

Tijdige registratie

2e helft 2003

 

PUBLIEKSZAKEN

 

 

40.

Parkeerbeheer (Pag 18 ML 2001)

AO/IC op volledige verantwoording actualiseren; benoemen verantwoordelijkheden omtrent verantwoording parkeergelden.

 

 

Controle in kader jaarrekening is uitgevoerd. De AO/IC wordt aangepast in 2003.

41.

Verbeteren AO – procedures en  interne controle m.b.t. scholing en activering (IR 2002 pag. 30)

Nieuw klant-volgsysteem zo inrichten dat naast operationele gegevens, tevens financiële aspecten kunnen worden vastgelegd.

In 2003

42.

Onderzoek Rechtmatigheid

WIW regeling  (IR 2002 pag. 30)

Controle op uitvoering WIW opnemen in controleplan van vakteam BPO

In 2003

43.

Functiescheiding belastingen (pag. 6 en 17 ML 2001 en 18 en 38 en 39 en 40  IML 2001 en IR 2002 pag. 25)

-          functiescheiding invoeren;

-          managementinformatie opstellen

-          standenregister invoeren

 

Is gereed

44.

Managementrapportages belastingen (IR 2002 pag. 26)

Opstellen van gestructureerde managementrapportage ter sturing en beheersing van processen en voor het afleggen van verantwoording.

 

Er is inmiddels een maandelijkse rapportage.


 

Nr.

Aandachtspunt

Oplossingsrichting

Gereed op

45.

Verbondscontroles Belastingen (IR 2002 pag. 26)

Opstellen interne analyse van de verschillen tussen de theoretische en werkelijke opbrengst.

Analyse jaarrekening is gereed.

Periodieke analyse nog aandachtspunt

45.

Gebruik Standenregister hertaxaties (IR 2002 pag. 27)

 

Controleren van rechtmatigheid van mutaties via het standenregister

In de loop van 2003

47.

Dossiervorming en objectenbestand (IR 2002 pag. 27)

Opstellen van adequate procedures voor het wijzigen van objectgegevens teneinde de volledigheid van de opbrengstverantwoording te kunnen vaststellen.

Zie punt 43 en 45

48.

Archiveren dossiers Belastingen (IR 2002 pag. 28)

 

Maartregelen nemen tegen het zoekraken van dossiers.

Digitaal archief  actief. Nog niet voor alle dossiers.

49.

Opleggen aanslagen  i.r.t. onderbezetting (IR 2002 pag. 28)

-          Beoordeling bezetting vakteam belastingen;

-          Opstellen procedures bewaking van afhandeling bezwaarschriften

Onderdeel van Handen en Voeten 2. In de loop van 2003

50.

Ouderdomsanalyse Belastingen  debiteuren (IR 2002 pag. 28)

-               wegwerken achterstanden;

-               onderzoek naar functionaliteit software

T/m 1999: half juni 2003; rest daarna via stage

51.

Aansluiting sub-systemen Belastingen (IR 2002 pag. 29)

Procedures opstellen om Mandaat af te kunnen stemmen met de debiteurenadministratie.

1-6-2003

52.

Status van Debiteuren Belastingen (IR 2002 pag. 29)

Op cliëntniveau de voortgang registreren om inzicht te verkrijgen in de status van de cliënt.

Alle openstaande posten t/m belastingjaar 1999 zijn opgeschoond.

Aan het restant wordt verder gewerkt.

53.

Communicatie tarieven (IR 2002 pag. 25)

Procedure voor goedkeuren,com-municatie en hanteren  juiste tarieven

Is geschied.

Bij opstellen legesverordeningen in 2003 worden huidige procedures geëvalueerd.