Het college heeft met belangstelling kennisgenomen van het
eerste burgerjaarverslag van de burgemeester. We zijn van mening, dat dit
burgerjaarverslag een bruikbare toevoeging is aan de reeds bestaande beleidsdocumenten.
Het burgerjaarverslag biedt de mogelijkheid om in één – publieksvriendelijk –
boekje verslag te doen van twee onderwerpen, die de beeldvorming over de
gemeente bij de Delftse burger in belangrijke mate bepalen: de kwaliteit van
onze dienstverlening en de kwaliteit van onze procedures op het gebied van
burgerparticipatie. De burgemeester heeft in zijn voorwoord bij het
burgerjaarverslag reeds aangegeven, dat hij in het verslag vooral rapporteur
is. Daarmee kan hij aan de raad dus ook geen toezeggingen doen ten aanzien van
door hem geconstateerde verbeterpunten. Het is echter niet goed het
burgerjaarverslag een vrijblijvende exercitie te laten zijn. Het college hecht
er daarom aan door middel van deze brief te reageren op het burgerjaarverslag.
Het college trekt na bestudering van het burgerjaarverslag
de volgende conclusies en daaraan gekoppelde verbeterpunten:
1.
Het ontbreekt tot nu toe aan een regeling voor interactieve
beleidsvormingsprocessen. Een houvast is in de maak en zou dit jaar moeten worden
vastgesteld, zodat er reeds in dit jaar ervaring mee kan worden opgedaan. In
zijn volgende burgerjaarverslag kan de burgemeester misschien al rapporteren
over beleidsprocessen die in 2003 volgens een uniforme werkwijze interactief
zijn aangepakt. In dat burgerjaarverslag kunnen ook leerpunten van die
processen worden geďdentificeerd.
2.
De wethouders Baljé, Torenstra en Oosten en de burgemeester
hebben een begin gemaakt met het vormgeven van hun website. De andere
wethouders zullen dit jaar volgen.
3.
Het spreekuur van wethouder Baljé wordt door 84% van de
Delftenaren positief tot zeer positief gevonden. Of en hoe de feitelijke
belangstelling zich verder ontwikkelt en op welke wijze het spreekuur ook tot
goede follow up leidt, kan nog niet worden beoordeeld. Het college wacht dan
ook met belangstelling de ervaringen van wethouder Baljé met het spreekuur af.
4.
Slechts 17% van de Delftenaren die ooit gebruik hebben
gemaakt van hun inspraakrecht, heeft hier negatieve ervaringen mee. Het college
constateert, dat de wijze waarop inspraak rondom grote projecten wordt
vormgegeven op waardering van de burgers kan rekenen.
5.
Er is nog geen procedure die burgerinitiatief regelt. Het
initiatief hiervoor ligt bij de raad.
6.
De bekendheid van de Delftenaren met bestaande participatiemogelijkheden
laat op enkele punten nog te wensen over. Het college wil nadenken over
mogelijkheden om die bekendheid te vergroten. Het burgerjaarverslag is daarbij
een eerste stap.
7.
De publieksbalies hebben hun informatiesysteem goed op orde.
Het college wil bevorderen, dat op korte termijn een normtijd voor wachttijden
en transactietijden aan de balies wordt opgesteld, zodat in het
burgerjaarverslag daadwerkelijk verantwoording kan worden afgelegd over het
percentage bezoekers dat langer binnen is dan de normtijd.
8.
Het blijkt niet goed mogelijk te zijn om de behandelduur van
een vergunning te volgen. Dat is onwenselijk. In het burgerjaarverslag geeft de
burgemeester reeds aan, dat het management van het cluster Publiekszaken
onderzoekt of aanpassingen aan de software hier verandering in kunnen brengen.
Waarschijnlijk zullen enkele soorten vergunningen dan wel te volgen zijn. Het
college is van mening, dat voor de zomer een dergelijke faciliteit in werking
moet zijn, opdat in het burgerjaarverslag over 2003 kan worden gerapporteerd
over de behandelduur van een aantal vergunningsoorten in het laatste half jaar.
9.
De klachtenprocedure en –registratie is bij de meeste
clusters en sectoren in de versukkeling geraakt. Momenteel werkt het GMT aan
een hernieuwde klachtenprocedure met bijbehorende instructies voor betrokkenen.
Het college is van mening, dat het GMT – wanneer zij de procedure binnenkort
vaststelt – moet bevorderen dat de organisatie de klachten van heel 2003 (dus
ook met terugwerkende kracht) op de juiste manier behandelt en registreert.
10.
De jaarverslagen van de Gemeentelijke Ombudscommissie (GOC)
en de Commissie voor Beroep- en Bezwaarschriften (CBB) komen de laatste jaren
erg laat uit. Op deze manier hebben de jaarverslagen niet meer de functie, waarvoor
een jaarverslag is bedoeld: een terugblik op het vorige jaar, naar aanleiding
waarvan eventuele maatregelen en bijsturingen kunnen plaatsvinden. Het college
is van mening dat – hoewel het hier uiteraard onafhankelijke organen betreft –
moet worden bevorderd, dat de
jaarverslagen van de GOC en CBB tegelijk met het gemeentelijk jaarverslag, de
jaarrekening en het burgerjaarverslag kunnen worden uitgebracht.
Wij stellen u voor akkoord te gaan met onze conclusies en
verbetervoorstellen.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Delft,
,
burgemeester
,
secretaris