Notitie:
Uniforme interne klachtafhandeling voor het college.
Inleiding.
Over het college van
burgemeester en wethouders als bestuursorgaan kunnen klachten ingediend worden
als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Ook over
individuele gedragingen van wethouders of de burgemeester (behalve in
politiezaken) kan geklaagd worden volgens de procedure van de Awb.
a. Wethouder.
Allereerst een klacht over
een gedraging van een wethouder. Hier wordt er voor gekozen eenvoudige klachten
door de betrokkene (over wie geklaagd is) zelf te laten afhandelen. Een
telefonisch onderhoud of een gesprekje aan tafel kan hierbij voldoende zijn.
Bij ingewikkelde klachten, of wanneer de klager (met een eenvoudige klacht)
door middel van een telefoontje of een gesprek niet tevreden gesteld is, is een
meer formele procedure op zijn plaats waarbij een zekere afstandelijkheid in
acht genomen moet worden.
Een wethouder vraagt in een
geval als bedoeld de burgemeester de afhandeling van de klacht voor te bereiden
middels hoor en wederhoor uitmondend in een advies. Dit advies wordt vervolgens
aan burgemeester en wethouders voorgelegd ter besluitvorming (beklaagde
onthoudt zich van stemming) en het college beantwoordt tijdig schriftelijk de
klacht. Op deze manier wordt rekening gehouden met de wettelijke
minimumvereisten. Uit een oogpunt van bestuursinformatie wordt er voor gekozen
aantekening van de afdoening te houden. Bovendien schrijft de Awb dit voor,
evenals publicatie (art. 9:12a). Het Advies en eindoordeel worden (tevens) aan
de beklaagde toegezonden.
b. Burgemeester.
Bij klachten over de
burgemeester (niet als hoofd van de politie) wordt de volgende gedragswijze
gevolgd. Ook hier kunnen eenvoudige zaken door hemzelf afgedaan worden. Maar bij
ingewikkelde zaken, is het gerechtvaardigd dat ook hier op het punt van
voorbereiding van een antwoord op de klacht een zekere distantie in acht
genomen wordt. De burgemeester beslist overigens uiteindelijk zelf over de
ingediende klacht, met inachtneming van het uitgebrachte advies en niet het
college.
Nu de burgemeester, onder
omstandigheden, evenals andere collegeleden een reguliere portefeuillehouder
is, bijvoorbeeld voor juridische zaken, wordt er voor gekozen dat de 1e
loco-burgemeester hoor en wederhoor pleegt en zijn bevindingen in een advies
aan de burgemeester voorlegt, die uiteindelijk op de ingediende klacht zal
moeten beslissen. Aan de 1e loco-burgemeester zou nog de
adjunct-gemeentesecretaris toegevoegd kunnen worden met name als penvoerder.
Registratie en publicatie zijn wettelijk verplicht.
c. Het college.
Tenslotte kan ook een klacht
ingediend worden over het college als zodanig. Te denken valt aan het geval dat
een brief gericht aan het college niet of niet tijdig beantwoord wordt. Hier lijkt
het onderscheid eenvoudige en ingewikkelde zaken niet veel soelaas te bieden en
in zijn uitwerking moeilijk praktisch voorstelbaar. Wie zou de klager moeten
bellen of met deze spreken ? En verder, is een klacht bij het college over het
niet tijdig krijgen van een antwoord op een brief in een voor een burger
belangrijke kwestie strikt genomen een eenvoudige zaak ? Er wordt voor gekozen
in zaken als deze een adviserende rol toe te kennen aan de gemeentesecretaris.
Deze pleegt hoor en wederhoor en bereidt de zaak voor, uitmondend in een advies
aan het college. Op de ingediende klacht volgt een brief van het college van
burgemeester en wethouders, binnen de wettelijke termijn. Registratie en
publicatie zijn wettelijk voorgeschreven.