Toelichting Beheersrapportage 2003-II

Ten vervolge op de eerste Beheersrapportage is in de periode september/oktober 2003 door het GMT de tweede Beheersrapportage over 2003 opgesteld. In deze managementrapportage aan het college wordt ingegaan op:

1. Financiële knelpunten en risico’s voor 2003.

2. Prognose personeelslasten

3. Prognose financieel resultaat

4. De voortgang in de afwikkeling van de gemeentebrede actiepuntenlijst naar aanleiding van de accountantsrapportages (opgenomen in paragraaf 4)

In aanvulling hierop wordt in deze aanbiedingsbrief op hoofdlijnen gerefereerd aan de voortgang in het beheersingsvraagstuk bij vakteam reiniging.

Financiële knelpunten en risico’s voor 2003

Ten behoeve van deze Beheersrapportage heeft het GMT zoals te doen gebruikelijk actuele financiële knelpunten en risico’s aan het college gemeld.

Over het geheel genomen geeft deze berichtgeving aan het college een positief beeld, er zijn geen nieuwe grote problemen en knelpunten.

Een belangrijk aandachtspunt betreft wel de problemen in de kapitaaldienstsfeer bij Wijk-/Stadszaken. Het gaat hierbij onder meer om achterblijvende subsidiëring en kredietoverschrijdingen.

Een positieve ontwikkeling is de verdere tekortreductie bij Facilitaire dienstverlening. Weliswaar wordt ook voor 2003 nog een tekort verwacht (ad € 570.000), maar sinds 2001 vindt er nu al telkenjare een tekortreductie van ca 50% per jaar plaats.

Prognose en ontwikkeling personeelslasten

In 2002 is voor inhuur van personeel (€ 9.7 m) en interim-management (€ 1 m) in totaal € 10.7 miljoen uitgegeven. In 2003 zullen de totale kosten van inhuur en interim-management naar verwachting rond € 9 miljoen uitkomen. Dat is ca. 15 % lager dan vorig jaar.

Voor kosten van inhuur en interim-management zijn specifieke budgetten geraamd tot totaal € 1.4 miljoen. Dit betekent dat nog € 7.6 miljoen van de geprognosticeerde kosten uit andere bronnen gedekt moet worden. Deze bronnen zijn in het bijzonder:

o Vacatureruimte. Dit moet zichtbaar zijn in een onderschrijding van het budget voor salarissen en sociale lasten.

o Investeringskredieten en grondexploitaties

o In sommige gevallen kunnen kosten van inhuur nog ten laste worden gebracht van voorzieningen of inkomsten die nog worden verkregen van derden.

Een nadere analyse leert, dat voor de gemeente als geheel genomen die dekking ook aanwezig is, op clusterniveau is op onderdelen van een beperkt dekkingstekort. De prognose wordt in paragraaf 2 per cluster afzonderlijk toegelicht.

Het beheersingsvraagstuk bij de reiniging

Bij de eerste Beheersrapportage is al gemeld, dat een externe projectleider aangetrokken is, en dat de aanpak verbreed is om noodzakelijke structurele verbeteringen in de bedrijfsvoering te onderzoeken en in te voeren. Een afzonderlijke voortgangsrapportage (per peildatum 1 september 2003) is inmiddels aan het gemeentebestuur voorgelegd. Voorzien wordt, dat het exploitatieresultaat m.n. bij de inzameling in 2003 € 794.000 negatief zal zijn. 2004 wordt een overgangsjaar voor het treffen van structurele verbeteringsmaatregelen, waarna in 2005 er weer een efficiënt en effectief werkende organisatie kan staan.

Prognose rekeningsuitkomst 2003

Op basis van de eerste Beheersrapportage is een begrotingswijziging doorgevoerd, per saldo leiden deze wijzigingen tot ca € 1.4 miljoen voordeel in het tussentijdse begrotingssaldo per 1 mei.

Bij de tweede Beheersrapportage zijn de cijfers op subfunctieniveau doorgenomen met de budgethouders waardoor een eerste prognose van het rekeningsresultaat 2003 opgemaakt kan worden. Het geprognosticeerd rekeningsresultaat bedraagt thans € 3.2 miljoen. Zie voor een nadere detaillering paragraaf 3.

Voorgesteld wordt om net als bij de eerste Beheersrapportage voor een beperkt aantal financiële consequenties waar al eerder besluitvorming over geweest is om te zetten in een begrotingswijziging.

Advies

1. Akkoord gaan met de Beheersrapportage 2003-II, en deze ter kennisname aan de raad aanbieden.

2. Aan de raad door middel van de 4^e Algemene Tussentijdse Wijziging voorstellen de begroting 2003 te doen wijzigen voor de in paragraaf 3 benoemde onderwerpen.

2. Prognose en verklaring ontwikkeling personeelslasten

De totale kosten van inhuur van personeel van derden en van interim-management tot en met augustus zijn weergegeven in onderstaande tabel. Daarin is ook een prognose opgenomen voor het hele jaar 2003. Daarbij moet worden opgemerkt dat verplichtingen – reeds gemaakte kosten waarvoor nog geen factuur is ontvangen – nog niet consequent worden vastgelegd. Dit bemoeilijkt uiteraard de opstelling van een betrouwbare prognose die dan ook met de nodige voorzichtigheid moet worden geïnterpreteerd.

*Kosten x € 1.000*	2001	2002	2003 t/m augustus	2003 prognose
Inhuur overig personeel	8.607	9.674	5.301	7.970
Interim-management	1.768	968	564	970
Totaal	10.375	10.642	5.865	8.940

Uit de tabel blijkt dat de totale kosten van inhuur en interim-management naar verwachting rond € 9 miljoen uit zullen komen. Dat is ca. 15 % lager dan vorig jaar.

Inhuur personeel van derden.

De totale kosten van inhuur van derden zijn in onderstaande tabel nader gespecificeerd

Inhuur personeel van derden
*Bedragen x € 1.000*	2001	2002	2003 t/m augustus	2003 prognose
Belastingen	378	600	294	440
Burgerzaken/Publiekszaken	73	405	103	160
Sector Bouw- & Milieutoezicht	336	324	320	440
TOR	616	1.512	675	1.000
Sector WIZ	977	1.070	271	400
Grond	10	709	528	680
Sector Duurzaamheid	523	408	697	1.000
Reiniging	1.555	1.710	648	970
Financiën	1.146	510	279	480
Overige vakteams	2.993	2.426	1.486	2.400
Totaal	8.607	9.674	5.301	7.970

De totale kosten van inhuur derden komen naar verwachting rond € 8 miljoen uit.

Bij een aantal vakteams, die in 2002 nog ‘grootverbruikers’ van ingehuurd personeel waren, is in 2003 sprake van een forse daling. Dit geldt m.n. voor de Reiniging, het vakteam TOR, Belastingen en Burgerzaken/Publieksbalie. De totale daling van de kosten van inhuur beloopt bij deze vakteams alleen al € 1,6 miljoen.

Daar staat tegenover dat er bij enkele sectoren juist sprake is van een stijging van de inhuur.

Bij de sector Bouw- en Milieutoezicht hebben de kosten van inhuur in augustus inmiddels het niveau bereikt van heel 2002. De oorzaken liggen in ziektevervanging, inhuur ten behoeve van professionalisering van de handhaving en inhuur ten behoeve van het wegwerken van achterstanden bij Kamer I. Voor het laatst genoemde onderdeel is een budget toegekend vanuit de voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s van € 67.000. Een deel van de kosten moet nog ten laste van dit budget worden gebracht. In de prognose voor heel 2003 is hiermee rekening gehouden. Als bovendien rekening wordt gehouden met vacatureruimte e.d. – waarover later meer – komt het budgetresultaat van de sector Bouw- en Milieutoezicht voor personele kosten uit op een nadeel van € 120.000 voor heel 2003.

Ook bij de sector Duurzaamheid tekent zich een significante stijging van de inhuur af. De kosten zullen naar verwachting ca. € 6 ton hoger uitvallen dan in 2002, en daarmee in totaal uitkomen op ca. € 1 miljoen.

Dekking van inhuur en interim-management.

Voor kosten van inhuur en interim-management zijn budgetten beschikbaar van in totaal ca. € 1.4 miljoen. Dit betekent dat nog ca. € 7.6 miljoen van de geprognosticeerde kosten uit andere bronnen gedekt moet worden. Deze bronnen zijn in het bijzonder:

o Vacatureruimte. Dit moet zichtbaar zijn in een onderschrijding van het budget voor salarissen en sociale lasten.

o Investeringskredieten en grondexploitaties

o In sommige gevallen kunnen kosten van inhuur nog ten laste worden gebracht van voorzieningen of inkomsten die nog worden verkregen van derden.

In onderstaande tabel wordt de ontstane vacatureruimte tot en met augustus zichtbaar gemaakt. Hierbij is er rekening mee gehouden dat overige personeelskosten, zoals werving & selectie en vorming & opleiding, eerst ook nog uit de salarisbudgetten moeten worden betaald.

Bedragen x € 1.000

Cluster	Salarissen + overige personeels-kosten t/m augustus			Inhuur personeel en interims t/m augustus				Totaal	Prognose
	budget	werkelijk	resultaat	budget	werkelijk		resultaat	resultaat	2003
Wijk/Stad	14.964	14.235	729	212	2.639	-2.427		-1.698	- 185
Publieksz.	14.087	12.277	1.810	484	1.707	-1.223		588	852
Bedrijven	5.743	5.888	-144	72	366	-294		-509	0
Facilitair	9.990	9.353	638	146	968	-821		-184	0
Centrale Staf	2.290	2.551	-261	0	173	-173		-434	-345
P&P	70	97	-27	0	13	-13		-40	0
GMT	197	232	-35	0	0	0		-35	-20
Totaal	47.342	44.632	2.710	914	5.865	-4.951		-2.311	262

In de tabel is per cluster ook een prognose gegeven van het totale resultaat op de personele kosten. Daarin zoveel mogelijk rekening gehouden met overige dekkingsbronnen, zoals kredieten en extra inkomsten. De prognose wordt nu per cluster afzonderlijk toegelicht:

Wijk/Stad.

De significante stijging van inhuur bij de sector Duurzaamheid wordt met name veroorzaakt door vijf vacatures en benodigde extra capaciteit bij het vakteam Ruimtelijke Ordening.

Voor het beleidsveld RO is voor een bedrag van € 60.000 geen dekking. Voor het vakteam Onderwijs is gedeeltelijk dekking te vinden in een tweetal vacatures bij openbaar onderwijs en zo mogelijk in een overschot binnen het vakteam. De inschatting is een niet gedekt nadeel van € 125.000.

Alle andere kosten van inhuur bij WSZ worden opgevangen binnen de salarisruimte, de werkbudgetten en de investeringsprojecten.

Publiekszaken.

In totaliteit kunnen de kosten van inhuur van dit cluster (ruimschoots) worden opgevangen binnen de salarisruimte. Hierbij is ook rekening gehouden met het feit dat de nota HV2 nog niet in de budgetten tot en met augustus is verwerkt. Bij dit alles speelt de boven geconstateerde daling van de inhuur bij TOR, Belastingen en burgerzaken/publieksbalie een belangrijke rol. Bij TOR is de afweging gemaakt om personeel dat werkzaam is in de parkeergarage (ca. 5 Fte) niet in vaste dienst te nemen. Deze medewerkers worden ingehuurd.

Bedrijven.

Van het totale resultaat tot en met augustus (nadeel € 5 ton) komt ruim € 3 ton voor rekening van de Brandweer en het resterende bedrag bij de overige bedrijven.

Brandweer: de totaal kosten van inhuur bedragen voor het jaar 2004 € 50.000 Deze kosten hebben met name betrekking op receptie/telefoon. Bij de beheerrapportage 2003-I is hiervoor een budget van € 53.000 toegewezen. Het jaarbudget salarissen wordt extrapolerend overschreden met € 430.000. Het grootste deel van de overschrijding wordt verklaard doordat enerzijds salariskosten niet begroot zijn, maar de daar tegenover staande opbrengsten ook niet. Dit betreft o.m. werkzaamheden in kader afgeven gebruiksvergunningen (€ 135.000), werkzaamheden openbaar brandmeldsysteem (€ 40.000), samenwerkingsverband DSM/T/TNO (€ 30.000), reserve Versterking brandweer (€ 55.000). Resteert een overschrijding van € 165.000, o.m. ten gevolge van kostenverhoging reguliere functiewaardering, en de kosten van ORT/piket en overwerk. De sector Brandweer verwacht dat in 2003 het tekort opgevangen kan worden door niet begrote inkomsten en lagere kosten.

De overschrijding bij de VAK (ingehuurde docenten) wordt gedekt door extra inkomsten uit cursusgelden. Ook een (geringe) overschrijding bij Archeologie wordt gedekt door inkomsten van derden. De overschrijding op de inhuur bij de gemeentemusea (ca. €150.000) wordt voor ca. de helft gedekt uit vacatureruimte. De overige kosten gaan ten laste van beveiligingsbudgetten. Per saldo is de verwachting dat het resultaat op personeelsbudgetten bij de overige bedrijven rond de nul uitkomt.

In totaal wordt de overschrijding op het begrote personeelslastenbudget voor de Brandweer en de overige bedrijven volledig gecompenseerd door niet begrote inkomsten en lagere kosten.

Facilitair.

Nadelen ontstaan hier vooral bij de vakteams HSM en Financiën. Het tekort bij HSM is naar verwachting € 50.000. Dit tekort wordt voor € 30.000 verklaard door een knelpunt in de formatie van ISB dat al eerder is gemeld. Bij Financiën bedraagt het verwachte tekort ca. € 40.000 voornamelijk door noodzakelijke inhuur (o.a. consulenten en informatievoorziening). Er zijn echter nog mogelijkheden voor dekking van deze kosten.

Bij het vakteam DIV ontstaat een voordeel van ca. € 60.000 doordat de bezetting nog niet op het maximum van de schaal zit. Dit voordeel zal worden gebruikt om het knelpunt bij HSM op te lossen.

Per saldo worden voor de Facilitaire vakteams geen belangrijke voor- of nadelen verwacht.

Centrale Staf.

Het nadelig resultaat wordt hier ten dele verklaard doordat twee formatieplaatsen in 2003 zijn geschrapt, terwijl de bezetting nog een deel van het jaar is doorgelopen (nadeel € 70.000). Voorts zijn een treasurymanager en een controller ingehuurd na vertrek van betrokken functionarissen (nadeel € 175.000). Tenslotte zijn per 1 oktober j.l. twee nieuwe controllers in dienst gekomen (nadeel € 50.000). Op termijn is hiervoor structurele dekking voorzien van het personeelsbudget directie Centrale Staf. Voor werving en selectie van controllers en een treasurymanager is ca. € 50.000 uitgegeven.

Programma’s en Projecten.

Het nadeel op de salariskosten is ontstaan doordat de projectsecretaris in 2003 niet in de formatie is opgenomen. De totale personeelslasten komen echter ten laste van de kredietruimte voor de Spoorzone.

GMT.

De overschrijding is het gevolg van een te lage raming (afroming) en de inhuur van een externe adviseur (ten behoeve van INK).

3. Prognose financieel resultaat

Voor- en nadelen

Vanuit de vorige paragrafen is een indicatie te geven welke voor-/nadelen van invloed zijn op het rekeningsresultaat 2003. Niet alle geconstateerde knelpunten zijn in onderstaand overzicht opgenomen, dat geldt bijvoorbeeld voor knelpunten waarbij aangegeven wordt dat nog bezien wordt of deze binnen bestaande budgetten opgevangen kunnen worden.

	VOORDEEL		NADEEL
Prognose Wijk/Stad
Bijdrage onderwijs voor milieu	75	Stortingen MRISV (2* 341)	682
		Formatieve knelpunten	100
		Winterdienst	50
		Wijkplannen	45
		Personeelslasten (RO/onderwijs)	185
		Financiële knelpunten kapitaaldienst (hogere kapitaallasten i.v.m. krediet-overschrijdingen, lagere subsidies e.d.)	Pm
Totaal Wijk/Stad	75		1.062
Prognose Publiekszaken
Belastingen	265	Buitenreclame	150
Personeelslasten	852	Overig	100
Totaal Publiekszaken	1.117		250
Prognose Bedrijven
		Lagere inkomsten musea	60
Totaal Bedrijven	----		60
Prognose Facilitair
		Porto- en kopieerkosten	110
		Inkoop	30
		Huisvesting	115
		Facilitaire Dienstverlening	283
Totaal Facilitair	----		538
Prognose Centrale Staf
Algemene uitkering 2002/2003	2.000	Hogere kosten gemeentebestuur	185
Rente reserves en financiering	1.388	Combiwerk	250
		Overige budgetten Centrale Staf	300
Totaal Centrale Staf	3.388		735
totaal generaal	4.580		2.645

De prognose van het rekeningsresultaat is dan als volgt te becijferen:

Actueel begrotingssaldo (na de 3^e ATW)	€	1.256.000
Voordelen Beheersrapportage 2003-II	+/+ €	4.580.000
Nadelen Beheersrapportage 2003-II	-/- €	2.645.000
Rekeningsresultaat	+/+ €	3.191.000

Voor de gesignaleerde afwijkingen behoeft de begroting in de regel nog niet aangepast te worden. Een uitzondering kan daarbij gemaakt worden voor:

1. Bijstorting twee jaarschijven in de MISV € 682.000

2. Beschikbaarstelling budget voor noodhulp vluchtelingen € 22.000

3. Algemene uitkering 2002/2003 ca € 2.000.000

4. Formalisering storting in reserve nutswinsten € 500.000.

(ten behoeve van budget incidenteel beleid)

1/2/4 zijn een uitvloeisel van de besluitvorming over de Programmabegroting. Voor de Algemene Uitkering wordt n.a.v. de juni- en septembercirculaire thans een beleidsnota opgesteld. Deze wijzigingen kunnen meegenomen worden in de 4^e ATW.

4. Actielijst accountantsrapportages

In deze paragraaf treft u aan de gemeentebrede Actielijst Accountantsrapportages behorend bij de interim-controle en de controle van de jaarrekening over 2001 en 2002. Achter ieder aandachtspunt staat aangegeven waar uitgebreide informatie (beschrijving van het aandachtspunt) in de brondocumenten te vinden is: IML 2001 staat voor: Interim Managementletter 2001 en ML 2001 voor Managementletter jaarrekening 2001, IR 2002 voor de Interim Rapportage 2002 en MR voor de Managementrapportage jaarrekening 2002.

De kolom “Oplossingsrichting” is afgeleid uit de genoemde brondocumenten.

Deze actielijst wordt per kwartaal gemonitord door het GMT. De voortgang van deze actielijst wordt daartoe per kwartaal geagendeerd voor de GMT vergadering.

Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Voortgang/ Gereed op:
	*GRIFFIE*
1.	Opstellen en vaststellen verordeningen 212, 213,213a GW (IR 2002 pag. 7)	Voorstel (via de Centrale Staf) van college aan de raad.	Gereed. Behandeld in commissie M+B 7 oktober. Komt 30 oktober in de raad.
	*GMT*
2.	Versterken rol controller in de richting van de clusters (IR 2002 pag. 8)	Creëren van een sterkere functionele lijn tussen directie en de controller van het cluster. Relatie clusterdirecteur/controller wordt nog beschreven.	De versterking van de clustercontrol is vormgegeven via interne reorganisatie Centrale Staf. Notitie over relatie clusterdirecteur/controller volgt voor 1 januari 2004.
	*CENTRALE STAF*
3.	Opstellen waarderingsgrondslagen balansposten	o Opstellen richtlijnen in relatie ook tot de comptabiliteitsvoorschriften 2004. o Toelichtingen van verantwoordelijke budgethouders op de balansposten in kader rekening dienen verder verbeterd te worden.	Planning: 1 oktober 2003. Wordt nu opgepakt in kader proces gemeenterekening 2003.
4.	Beleid m.b.t. negatieve reserves formuleren (pag. 4/10 ML 2001 en pag. 11 MR 2002)	Beleidsnotitie maken mede in relatie tot Comptabiliteitsvoorschriften 2004.	1 juli 2003, gedragslijn is geformuleerd, definitieve afstemming met accountant vindt nog plaats.
5.	Beheer kapitaalkredieten (pag. 6 en 17 ML 2001 en MR 2002)	Spelregels beheer /afsluiten kapitaalkredieten opstellen; Onderscheid krediet – materiële activa verhelderen.	Planning: 1 juli 2003. Wordt onderdeel van de aanschrij-vingsbrief gemeenterekening 2003.
6.	Invoering BBV 2004 (pag 7, 13 ML 2001 en MR 2002)	o Opstellen actieplan o Implementatie o Specifiek aandachtspunt is het rechtmatigheidsbeheer, bijv. in kader afspraken met gesubsidieerde instellingen	In periode 1 juli 2003 tot 1 januari 2004 zijn uitgewerkt: Programmabegroting en productenramingen, herinrich-ting investeringsbeleid/ activa, idem reserves en voorzie-ningen. Verdere implementatie in 2004.
7.	BTW-compensatiefonds (pag. 8/18 ML 2001 en IR 2002 pag. 17 en MR 2002)	o Invoeren gevolgen BTW-C; o Afspraak met Inspectie Belastingdienst; o Monitoren (incl. subsidies en samenwerkingsverbanden).	Is gereed, 1 januari 2003 Is gereed, 3^e kwartaal 2003 4^e kwartaal 2004

Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Voortgang/ Gereed op:
8.	Subsidies (pag. 17 ML 2001 en 15/16/29/30/31/32 IML 2001 en IR 2002 pag. 33 en 34)	o Opstellen totaal overzicht subsidies; o actualiseren en herinvoeren procedure subsidieverstrekking; o aansluiting jaarprogramma subsidies met projectadministratie o periodieke toetsing specifieke verordeningen aan Algemene Subsidieverordening o verbeteren procedures aanvragen subsidies; o IC opzetten bij ontstaan van beschikkingen.	Planning: streefdatum 1 januari 2004. Wordt nu als onderdeel van het implementatieproces BBV in 2004 verder uitgewerkt.
9.	Opstellen risicoanalyse als planning- en control aandachtspunt (pagina’s 6/12 IML 2001 en IR 2002 pagina 12)	Opzet strategisch risicomanagement met specifieke aandacht voor grote projecten Opstellen risicoanalyses grote projecten.	1 juli 2003 Start in 2003 NB: risicoanalyses worden in de praktijk ook opgesteld. In 2004 worden vervolgstappen voorzien om een meer systematische aanpak van het risicomanagement in de organisatie te bevorderen.
10.	Verbeteren informatievoorziening in begroting en jaarrekening (pag. 9 IML 2001 en IR 2002 pag. 13)	o Formuleren beleidsdoelen en prestaties; o toelichtingen op beleidsrealisaties en prestaties; o uitwerken relaties financiële en kwantitatieve gegevens	Wordt in kader van de ontwikkeling van de beleidscyclusdocumenten aandacht aan gegeven. Met name geldt dit voor de verdere ontwikkeling van de Programmabegroting resp. de productenramingen.
11.	Invoeren programma- en productbegroting (pag. IML 2001 9)	Ontwerpen programma- en productbegroting	Beide zijn ontwikkeld.
12.	Regelen verantwoordelijk-heden; taakuitbreiding AO/IC; aansturing AO/IC; organisatorische positione-ring AO/IC (IR 2002 pag 10)	o Themabijeenkomst organiseren over plaats en rol van AO/IC in organisatie en van daaruit met voorstellen komen voor een verbetertraject o Regelen verantwoordelijkheden	Themabijeenkomst vindt voor 19 november 2003 plaats. Uitwerking themabijeenkomst gedurende 2003/2004
13.	Formaliseren van planning & control en AO en IC van grote projecten (IR 2002 pag. 11)	o Formaliseren van taken op vlak administratieve organisatie en interne controle. o Verder vormgeven riskmanagement in de controltaken via o.m. de Planning & Controlcyclus.	Zie punt 9 en 12
14.	Verbeteren transparantie en eenduidigheid m.b.t. omslagrente (pag 6/18 M.L 2001)	o Instructie uitwerken. o Inzicht in werkwijzen geven via interne themabijeenkomsten/ workshops. Daarbij tevens betrekken de aanpassing van de Comptabiliteitsvoorschriften 2004.	Planning: 3e kwartaal 2003. Wordt nu verder aandacht aan besteed in kader verdere implementatie BBV in 2004.
15.	Verder professionaliseren van cashmanagement (pag. 11 IML 2001 en IR 2002 pag. 16)	Implementeren van SG Kasstromen.	Streefdatum:1 juli 2003. Is vanwege capaciteits-problemen pas per 1 oktober weer opgestart.
16.	Vastleggen AO - procedures Treasury (pag 15 ML 2001 en MR 2002)	Vastleggen AO – procedures.	Streefdatum: 1 juli 2003. Is vanwege capaciteits-problemen pas per 1 oktober weer opgestart.
	*COMBIWERK*
17.	Informatieverstrekking door Combiwerk over verbeteringstraject en risico’s (pag 13/14 ML 2001 en 19/20 IML 2001 en IR 2002 pag. 19)	Combiwerk betrekken in gemeentelijke tussentijdse rapportages	Gereed. Is onderdeel gemeentebrede Planning&Controlcyclus.

Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Voortgang/ Gereed op:
	*CLUSTER FACILITAIRE DIENSTVERLENING*
18	Kostenplaatsen doorbelasten aan producten (MR 2002)	Ultimo boekjaar de saldi kostenplaatsen volledig opschonen. Ook tussentijds opschonen.	1 januari 2004. Voorstel is gereed, is onderdeel van het jaarekeningsproces
19.	Verbeteren verplichtingenadministratie (IR 2002 pag. 12 en MR 2002)	Het volledig en juist vastleggen van verplichtingen krijgt extra aandacht: 1. vakteam financiën verstrekt een overzicht. 2. Clusterdirecteuren bespreken dit overzicht in hun CMT’s en besteden hier verder gericht aandacht aan.	Overzicht is 2 * verstrekt. Daarnaast voorlichtingsbijeen-komsten, en artikel in Delft Direct. Effect wordt gemonitord.
20.	Aangifte BTW 2001 en 2002 (IR 2002 en MR 2002)	Specificatie van de omzet 2002	Er ligt een verzoek bij de RBD om deze aangifte nu definitief af te ronden.
21.	Boekingsgang Onderhanden werk (pag. 6/16 ML 2001en MR 2002);	Gedragslijn voor verplichtingen kapitaaldienst cq civiele werken heroverwegen en zuivere boekingsgang afspreken en beschrijven	1 januari 2004. Bij AO/IC i.o.m. projectadministratie en control wordt voorstel opgemaakt.
22.	Tussentijdse afsluiting van de administratie (IR 2002 pag 14 en MR 2002)	Afstemmen wat we onder periodieke afsluiting verstaan. Opstellen checklist op te leveren stukken.	Gestreefd wordt eind van 2^e kwartaal 2003 (een deel) tussentijds af te sluiten. Is onderdeel van het Werkplan 2004 team Grootboek.
23.	Aanbrengen duidelijker structuur en aansturing financieel consulenten	Nieuw functieprofiel en competentieprofiel ook voor de leidinggevende.	Wordt langs verschillende lijnen aan gewerkt: o consulententen/controllers- dag (december) o adviestraining consulenten (dec) o intervisie (2^e helft 2003) o wijziging overlegstructuur controllers/consulenten doorgevoerd
24.	Registratie facturen (IR 2002 pag. 25 en MR 2002)	Maatregelen om verwerking en controle van inkoopfacturen te verbeteren	Wordt 1^e kwartaal 2004
25.	Controle op uitgaande facturen (IR 2002 pag. 25 en MR 2002)	Meer controle op aanlevering en verwerking brondocumenten	Is in 2003 geïntensiveerd
26.	Verbeteren kasverkeer (IR 2002 pag. 25)	Voorschrijven kasprocedure	AO-procedure wordt opgeno-men in AO jaarplan 2004
27	Debiteurenbeheer (MR 2002)	- Meer aandacht voor debiteurenbeheer; - Afstemmen met belastingen en bouwleges ter voorkoming van dubbeltellingen Voorziening Dubieuze Debiteren	Wordt tijdens jaarrekenings-proces extra aandacht aan besteed.
28.	Uitbetalen declaraties buiten salarisadministratie (pag. 15/27 IML 2001)	Opstellen richtlijnen waarin wordt aangegeven, dat declaraties ter fiscale beoordeling, aan de salarisadministratie wordt voorgelegd.	Onderzoeksresultaten eind oktober. Risico is beperkt, vergt wel enkele procedurele aanpassingen.
29.	Voorkomen fiscaal risico freelancers. pag.15/28 IML 2001 en IR 2002)	Opstellen richtlijnen inschakelen freelancers. Storting sociale premies op G-rekening	Idem.
30.	Interne toetsing op de naleving van de procedures inzake Europese aanbesteding (IR 2002 pag. 22)	Vaststellen of de regels zijn nageleefd d.m.v. een toetsing	Door I&A zijn twee onderzoeken verricht. Wordt opgenomen in controle werkplan 2004.
	*WIJK-STADSZAKEN*
31.	Meerjarenplanning Grondbedrijf (MPG) betrekken in planning rekeningsproces (pag. 4, 11 en 12 ML 2001 en IR 2002 pag. 31 t/ 34)	Oplevering, goedkeuring door B en W en aanbieding aan de raad (voor autorisatie lange termijn ontwikkelingen) vóór de jaarrekening laten vaststellen door de gemeenteraad;	Afgerond. Is met het MPG 2003-2007 vast onderdeel van de procedure geworden.
32.	Meer inzicht in risico’s grondexploitatie en monitoren Grondbedrijf (pag. 4,11 en 12 ML 2001 en IR 2002 pag. 31 t/ 34)	Inzicht in risico’s wordt geboden via het MPG en in de tussentijdse rapportage.	Afgerond.
Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Voortgang/ Gereed op:
33	Verbeteren registratie Erfpacht (MR 2002)	o Vereenvoudigen verantwoording; o Verbeteren AO/IC	1 januari 2004
34.	Verbeteren relatie vakteam Grond pag. 12/13/14/23/24/25/26 IML 2001 2001 en IR 2002 pag. 31 t/ 34)	Uitwerking en formaliseren aanbestedingsbeleid; o waarborgen juistheid en volledigheid transacties o goedkeuren projecten middels raads-besluit o opstellen werkplan en urenver-antwoording o voor- en nacalculatie van projecten o verbetering voortgangsrapportages o beschrijven en invoeren afsluiten en overdracht van projecten o volledigheid opbrengsten huur, inclusief aansluiting financiële administratie o pocedures toepassing begrotings-wijzigingen	Loopt. Door een aparte werkgroep zijn inmiddels de werkprocessen beschreven.
35.	Voorbereiding verzelfstandiging openbaar onderwijs (pag 7/19 ML 2001 en MR 2002)	Overdracht en bepalen toereikendheid van de reserves en voorzieningen en de overdracht beheers- en administratie budgetten. Verbetering periodeafsluiting.	1 december 2003. In oktober wordt een go-no go besluit gevraagd voor de fusie en verzelfstandiging van het openbaar onderwijs. Bij positief besluit komt het implemen-tatieplan in werking, waarvan dit punt deel uitmaakt.
36.	Vastleggen en controle prijsvaststelling en autorisatie van prijzen (IR 2002 pag. 34).	Aanscherpen procedures	2^e helft 2003. Door AO/IC is onderzoek gedaan en zijn aanbevelingen geformuleerd. Nadere afstemming vindt nog plaats.
37.	Nacalculatie tariefstelling prijzen (IR 2002 pag. 34).	Opstellen van analyses ten behoeve van de toerekening van kosten	2^e helft 2003, actie is gestart.
38.	Tijdige registratie omzet Kerkpolder en Sportbedrijf prijzen (IR 2002 pag. 34).	Ingaande 2004 wordt maandelijks gefactureerd	31 december 2003
	*PUBLIEKSZAKEN*
39.	Parkeerbeheer (Pag 18 ML 2001 en MR 2002)	o AO/IC op volledige verantwoording actualiseren; o benoemen verantwoordelijkheden omtrent verantwoording parkeergelden.	Controle in kader jaarrekening uitgevoerd. Dit is basis voor actualiseren AO/IC. Wordt in 2004 afgerond.
40.	Verbeteren AO – procedures en interne controle m.b.t. scholing en activering (IR 2002 pag. 30)	Nieuw klant-volgsysteem zo inrichten dat naast operationele gegevens, tevens financiële aspecten kunnen worden vastgelegd.	Contracten met reïntegratiebedrijven worden vastgelegd. Aandachtspunt is aansluiting met financieel systeem.
41.	Onderzoek Rechtmatigheid WIW regeling (IR 2002 pag. 30)	Controle op uitvoering WIW opnemen in controleplan van vakteam BPO	Nader te bepalen datum in 2003
42.	Functiescheiding belastingen (pag. 6/17 ML 2001 en 18/38/39/40 IML 2001 en IR 2002 pag. 25)	o functiescheiding invoeren; o managementinformatie opstellen o standenregister invoeren	Functiescheiding Is ingevoerd. Managementinformatie is onderdeel kwarap INWZ. Standenregister is ingevoerd maar kan verbeterd worden.
43.	Managementrapportages belastingen (IR 2002 pag. 26)	Opstellen van gestructureerde managementrapportage ter sturing en beheersing van processen en voor het afleggen van verantwoording.	Er is inmiddels per kwartaal een rapportage voor de afnemers..
44.	Verbondscontroles Belastingen (IR 2002 pag. 26)	Opstellen interne analyse van de verschillen tussen de theoretische en werkelijke opbrengst.	Analyse jaarrekening is gereed. Periodieke verbandscontroles worden gehouden en maken onderdeel uit van de accountantscontrole.

Nr.	Aandachtspunt	Oplossingsrichting	Voortgang/ Gereed op:
45.	Gebruik Standenregister hertaxaties (IR 2002 pag. 27)	Controleren van rechtmatigheid van mutaties via het standenregister	De mutaties die zijn door-gevoerd in 2003 worden gecontroleerd bij de interim-controle op rechtmatigheid.
46.	Dossiervorming en objectenbestand (IR 2002 pag. 27)	Opstellen van adequate procedures voor het wijzigen van objectgegevens teneinde de volledigheid van de opbrengstverantwoording te kunnen vaststellen.	Inmiddels zijn er procedures opgesteld voor het wijzigen van objectgegevens.
47.	Archiveren dossiers Belastingen (IR 2002 pag. 28)	Maartregelen nemen tegen het zoekraken van dossiers.	Digitaal archief actief voor de belangrijkste dossiers (bezwaren, kwijtschelding, WOZ). Voor de overige dossiers is een implementatieplan opgesteld. Realisatie in 2004.
48.	Opleggen aanslagen i.r.t. onderbezetting (IR 2002 pag. 28)	o Beoordeling bezetting vakteam belastingen; o Opstellen procedures bewaking van afhandeling bezwaarschriften	Voorstel in behandeling bij sectorhoofd INWZ.
49.	Ouderdomsanalyse Belastingen debiteuren (IR 2002 pag. 28)	o Wegwerken achterstanden; o onderzoek naar functionaliteit software	T/m 1999: half juni 2003; rest daarna via stage
50.	Aansluiting subsystemen Belastingen (IR 2002 pag. 29)	Procedures opstellen om Mandaat af te kunnen stemmen met de debiteurenadministratie.	Loopt
51	Periodiek, gedurende het jaar, nemen van beheersings-maatregelen (MR 2002)	Afstemming en informatieverstrekking gedurende het jaar	Er is per contract een registratie van de uitputting.
52.	Status van Debiteuren Belastingen (IR 2002 pag. 29)	Op cliëntniveau de voortgang registreren om inzicht te verkrijgen in de status van de cliënt.	Alle openstaande posten t/m 1999 zijn opgeschoond. Loopt (zie punt 49).
53.	Communicatie tarieven (IR 2002 pag. 25)	Procedure voor goedkeuren, communicatie en hanteren juiste tarieven	Is geschied. Bij nieuwe leges-verordeningen worden huidige procedures geëvalueerd.
54.	Verbetering afstemming financiële administratie en uitkeringenadministratie (MR 2002)	Onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om specifieke elementen uit de programmatuur te verwijderen	Gereed
55.	Beoordelen verantwoordings-verslag WIW (MR 2002)	Afspraken maken met het Ministerie over kosten die ten laste van WIW worden gebracht	De kosten die gemaakt worden voldoen aan de eisen van het ministerie