Inhoudsopgave:
Notitie
oprichting inleenpool: Delft Interim management (DIM)
1.
samenvatting
2.
Inleiding
3.
Doel inleenpool DIM
3.1 redenen voor oprichting
3.2 hoe ziet de inleenpool DIM eruit?
3.3 Taken DIM
3.4 Profiel deelnemers
3.5 Omvang en samenstelling
3.6 Aansturing
3.7 Positionering
4.
Inbedding organisatie
4.1 meldpunt inleen
4.2 basisprincipes DIM
4.3 arbeidsrechtelijke consequenties
5.
Kosten en opbrengsten
5.1 kosten DIM
5.2 opbrengsten DIM
5.3 Financieel bedrijfsplan DIM
2003/2004
5.4 geleidelijke daling uitgaven extern
interim management
6. Voorstel
Notitie
oprichting inleenpool: Delft Interim management (DIM)
1.0
samenvatting
In deze notitie wordt voorgesteld een
inleenpool DIM op te richten.
Het doel van de inleenpool is tweeledig.
Enerzijds het op een creatieve wijze omgaan met -en het behouden van- eigen
medewerkers. Anderzijds door het inzetten van deze managers de kosten van
externe inhuur geleidelijk te verminderen.
De inleenpool bestaat in aanvang uit een
klein en goed gekwalificeerd clubje
eigen medewerkers op managementniveau
(ca. 5 fte) die tegen betaling van een uurtarief tijdelijk worden
ingezet op (interim-management)opdrachten binnen de clusters of in
gemeentebrede projecten. De interim managers van DIM, geselecteerd op basis van
kwaliteiten en competenties, kennen de organisatie en haar werkwijze door en
door. Zij kunnen na een relatief korte inwerktijd slagvaardig en concurrerend
worden ingezet. De inleenprocedure voorziet in een snelle match tussen vraag en
aanbod. Voor de uitvoering van elke opdracht wordt er een contract afgesloten
tussen de opdrachtgever en DIM. Hierin worden de condities en de te leveren prestaties vastgelegd. Na afloop van
de opdracht is er een evaluatie. Afhankelijk van de aard van de opdracht en de
wens van de opdrachtgever kunnen er ook tussentijdse evaluatiemomenten worden
ingelast.
Bij bewezen succes en afhankelijk van de
inleenbehoefte zal de pool verder kunnen doorgroeien tot ca 7 a 8 fte. De
inleenpool DIM wordt aangestuurd door een coordinator die naast het zelf
uitvoeren van interimopdrachten ook de acquisitie doet en de match maakt tussen
de DIM-medewerkers en de aangeboden opdrachten. De inleenpool DIM ressorteert
direct onder de gemeentesecretaris. Na 2 jaar (1e kwartaal 2005) zal
een evaluatie plaatsvinden naar de effecten en financiele consequenties van de
inleenpool. Aan GMT/BenW zal periodiek worden gerapporteerd met betrekking tot
de voorgang en resultaten.
Voor de jaren 2003 en 2004 is een Financieel
bedrijfsplan DIM opgesteld. Hierin is een prognose opgenomen van de te verwachte kosten en opbrengsten op basis
van een aantal uitgangspunten zoals te realiseren omzet, omvang formatie,
dekkingsgraad, maximaal te declareren uren, overhead etc. Op de startfase na is
er meerjarig een gunstig financieel perspectief.
2.0 Inleiding
In september 2001 is in het GMT een notitie besproken over het inhuren
van derden. In de notitie “Inhuur Derden” is onder andere voorgesteld om meer
gebruik te maken van de aanwezige kwaliteiten binnen de organisatie. Het GMT is
daarmee akkoord gegaan. Ook de Ondernemingsraad dringt er in een brief (d.d.
19-12-2001) op aan, te komen tot een “pool” van medewerkers die breed inzetbaar
(willen) zijn binnen de organisatie.
Naar
aanleiding hiervan is een werkgroep samengesteld die de mogelijkheden voor het
opzetten van een Inleenpool[1]
voor de gemeente Delft nader heeft uitgewerkt. Het resultaat hiervan is
neergelegd in een rapportage “inleenpool gemeente Delft” , welke in juni 2002
onderwerp van discussie is geweest in het GMT. Uitkomst van deze discussie was
dat er binnen het GMT een positieve grondhouding bestond tegenover de
introduktie van een inleenpool en dat het GMT een dergelijke pool als
kanshebbend inschatte als middel om het aantal externe krachten – en daarmee de
omvang van de hiermee gemoeide financiële middelen – te reduceren.
Alvorens
positief te beslissen bestond binnen het GMT behoefte aan een nadere
inventarisatie van de feitelijke interimbehoefte (naar aard en omvang). Tevens,
zo was de verwachting, kon zo een voorzichtige indicatie worden gegeven van de
omvang van personele capaciteit en kwaliteit. Het GMT had daarbij een voorkeur
voor een groeiscenario al naar gelang de behoefte aan ondersteuning door de
Inleenpool in de praktijk concreter wordt c.q. toeneemt.
In
het 3e kwartaal 2002 zijn gesprekken gevoerd met direkteuren en enkele sectorhoofdten om de
behoefte aan tijdelijk interim managementcapaciteit vast te stellen. De uitkomst van die gesprekken/interviews
is dat de interimbehoefte in drie categorieën te rubriceren is:
1. algemene behoefte bv.
-
tijdelijke vervulling managementfuncties
-
projectleiding
-
ondersteuning zittend management
2. specifieke
behoefte voor (middellange) termijn
-
mede voorbereiden nieuw
financieel systeem
-
organisatie
managementontwikkelingsbijeenkomsten
-
beleidsontwikkeling op
div. terreinen
3. concrete korte-termijn-behoefte bv;
-implementatie kwaliteitsmodel
-verbeterplan mobiliteit/opzetten parkeerketen
-projectleider oude EZH projecten
Eind
december 2002/begin januari 2003 is
voor het GMT een mondelinge presentatie gehouden over de effecten en
consequenties van een interim managementpool. Daar is tevens gediscussieerd
over een aantal inhoudelijke uitgangspunten en randvoorwaarden. De uitkomsten
(incl. aanbevelingen) van het GMT zijn in deze notitie verwerkt.
Op onderdelen wordt in deze notitie gebruik
gemaakt van het basismateriaal zoals beschreven in de hierboven genoemde
rapportage “Inleenpool gemeente Delft”.
3.0 Doel Inleenpool DIM
Het
doel is het op een creatieve wijze omgaan met en het behouden van vakbekwame eigen medewerkers van de gemeente
Delft en door het inzetten van deze medewerkers de kosten van inhuur van
externen omlaag te brengen.
3.1 Redenen voor het opzetten van een Inleenpool
De
redenen voor het opzetten van een Inleenpool zijn de volgende:
Ø
met het inhuren van externen behoud je niet de essentiële kennis binnen
de organisatie Dus: externe weg = kennis weg.
Ø
externen behoeven, in tegenstelling tot interne kandidaten, vaak meer
dan evenredige begeleiding omdat zij de organisatie niet kennen.[2]
Ø
externen zijn vaak minder verbonden met de gemeente;
Ø
het inhuren van externen kan demotiverend werken voor het eigen
personeel;
Ø
aansluiting MMC-gedachten zoals inzetten op competenties van
medewerkers, het realiseren van een loopbaan en flexibiliteit in inzetbaarheid;
Ø
een Inleenpool biedt mogelijkheden om mensen met bepaalde competenties
en ambities binnen de organisatie te houden;
Ø
directer inspelen op gewenste ontwikkeling van organisatie/medewerker;
Ø
maken van een concurrentieslag:
o
de tarieven voor interne inhuur zijn lager
o
kwaliteit kunnen bieden
o
kennisbehoud
o
snel matchen vraag en aanbod, dus snel invullen van vacatures
3.2 Hoe ziet de inleenpool DIM eruit?
De
inleenpool bestaat uit goed gekwalificeerde en ervaren beleidsmedewerkers,
projectleiders en leidinggevenden die tijdelijk werkzaam zijn binnen de
clusters of in gemeentebrede projecten. Deze medewerkers behoren niet bij een
cluster, maar maken deel uit van de Inleenpool DIM die rechtstreeks ressorteert
onder de gemeentesecretaris. Uit oogpunt van commitment en betrokkenheid met de
inleenpool zal GMT regelmatig worden geinformeerd over de voorgang van de
activiteiten en de financiele resultaten. Het instellen van een aparte
begeleidingscommissie ligt in de fase van opstart minder voor de hand. Ten
behoeve van de verantwoording zal jaarlijks een zgn. jaarverslag worden
opgesteld.
3.3 Taken DIM
De taken van DIM zijn om binnen de gemeente Delft op tijdelijke
basis opdrachten (van bestuur, GMT, directie, clusters etc.) te vervullen op
het terrein van
Ø managementfuncties op directie-, cluster-
en vakteamniveau
Ø
project- en
programmamanagement
Ø
management van
veranderingsprocessen en ontwikkeltrajecten
Ø
beleidsvraagstukken op
uiteenlopende beleidsterreinen
De medewerkers van DIM kunnen onder andere worden ingezet voor:
Ø
deelname aan tijdelijke projectgroepen;
Ø
vervanging bij ziekte;
Ø
leidinggeven op ad-interim basis bij moeilijk vervulbare vacatures;
co-managing
Ø
bij
moeilijk vervulbare vacatures;
Ø verandermanagement;
Ø
crisismanagement;
Ø
organisatieverandering.
Ø
Overbruggingssituaties
3.4 Profiel deelnemers DIM
Het profiel van de deelnemers is als volgt:[3]
Ø
beleidsmedewerkers vanaf schaal 11 die beleidsprojecten willen uitvoeren
of de trekker daarvan willen zijn;
Ø
ervaren leidinggevenden, zoals directeuren, sectorhoofden en
vakteamhoofden, of projectleiders die tijdelijke leidinggevende functies of
projectleidersfuncties willen vervullen.
Ø
bewezen kwaliteiten hebben, daarbij aansluiten bij de gewenste
competenties voor de bepaalde functie;voldoende gekwalificeerd zijn: een
HBO+/academisch werk- en denkniveau is uitgangspunt; (voor de interim manager
DIM is overigens een eigen functieprofiel opgesteld)
Ø
beschikken over een bepaalde gedrevenheid, overtuigingskracht,
flexibiliteit en ambitie;
Ø
plezier in hun werk hebben en dat plezier overdragen op anderen.
3.5 Omvang en samenstelling DIM
In de aanvangsfase zal gestart worden met een
maximale omvang van de pool van 5 personen. Dit aantal is gekozen om DIM
enige substantie te geven en beheersbaar te houden. Het GMT zal in de
aanvangsfase een voordracht doen van potentiele DIM-kandidaten (top-down benadering).
Kandidaten worden hiervoor aangezocht. Daarnaast is de verwachting dat DIM in
de loop van 2003/2004 verder uitgebreid
kan worden tot een aantal van 7 a 8 fte en zo voldoet aan de behoefte
van de organisatie.[4].
In eerste instantie zullen alleen mensen vanuit de eigen organisatie deel uit
maken van de Inleenpool. Na een inventarisatieronde bij de verschillende
CMT’s over hun inleenbehoefte zal de definitieve samenstelling en aantal worden
bepaald.
De mogelijkheid wordt
opengehouden om op termijn ook uitwisseling met buurgemeenten (incl. Haaglanden e/o provincie)
te laten plaatsvinden.
3.6 Aansturing DIM
DIM
zal worden aangestuurd door een coördinator tevens meewerkend voorman. De
coördinator heeft de beschikking over een aantal bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, zoals tekenbevoegdheid. Het GMT is de opdrachtgever,
waarbij Aaan
de gemeentesecretaris wordt
directe verantwoording wordt afgelegd.
a
De
taken van de coördinator van de Inleenpool zijn, naast het ook zelf uitvoeren
van interimopdrachten voor halftime van de tijd, onder andere:
Ø
verrichten van (interne) acquisitie;
Ø
fungeren als
aanspreekpunt voor interimopdrachten;
Ø
matchen van
medewerkers en opdrachten (incl. waarborg dat minimaal schaal 11 gewaarborgd
blijft)
Ø
aansturing medewerkers door middel van coaching en
collegiale intervisie
Ø
zorgdragen voor
de benodigde ondersteuning en opleiding in het werk
Ø
verantwoordelijk
voor financiële
resultaten Inleenpool
Ø
planning en
vastlegging (incl. voortgangsrapportage)
ten behoeve van gemeentesecretaris/GMT
Ø
management &
ontwikkeling zorgdragen voor een match tussen degene die de
opdracht vervult en de vraag van het inlenende vakteam (dus dat het minimale
niveau van schaal 10 gewaarborgd blijft);
Ø
het
zorgdragen voor wie waar welke klus op zich neemt;
3.7 positioneringfungeren
als aanspreekpunt;
De DIM-medewerkers die ingehuurd zijn door een
opdrachtgever zullen in principe in het “werkveld” hun werkzaamheden
verrichten.
Vanaf een thuishonk zullen
de interim managers worden ondersteund door een office manager . Deze
functionaris “runt” de back-office van DIM . In de opstartfase zal dit
vooralsnog een parttime functie zijn.
De exacte
locatie van het thuishonk is op dit moment nog niet bekend en is onderdeel van
de momenteel op gang zijnde verhuizingbewegingen binnen de gemeente.
Vanwege het gewenste imago (DIM moet eigen smoel
krijgen) en onafhankelijke positie wordt gedacht aan een laagdrempelige
huisvestingslocatie bv De Staal. De thuisbasis van DIM in de aanvangsfase zal
in ieder geval moeten bestaan uit een volwaardige kantooruimte (voor:
coordinator, office manager, 1 flexplek, vergader/overlegruimte) met
uitbreidingsmogelijkheden bij verdere groei van het aantal medewerkers.
Øhet maken van
voortgangsrapportages t.b.v. het GMT;
Øhet zorgdragen voor de
benodigde ondersteuning, coaching en opleiding in het werk;
Øhet voeren van overleg en
collegiale intervisie;
Øhet regelmatig overleggen met
het GMT;
Øhet regelmatig overleggen met
het hoofd STAP.
De
medewerkers van de Inleenpool hebben de beschikking over de volgende
faciliteiten:
Ø
flexibele werkplek in de clusters (incl. laptop en mobiel);
Ø
ondersteuning , coaching en opleiding in het werk;
Ø
regelmatig overleg en collegiale intervisie op thuishonk;
Ø
gebruikmaking van de kennis (coaching, training) en netwerken van andere organisatieonderdelen zoals
bijv. P&O, STAP etc.van STAP.
4.0 Inbedding
in de organisatie
De
Inleenpool krijgt bij oprichting de status van vast organisatieonderdeel van de
gemeente. Na twee jaar worden de
effecten van de inleenpool geëvalueerd (1e kwartaal 2005).
Tussentijds wordt het GMT periodiek geinformeerd over de voortgang,
ontwikkelingen en financiele resultaten. (1 x per half jaar) Om administratieve
inbedding binnen de gemeentelijke
bedrijfsvoering mogelijk te maken wordt de pool als “virtueel vakteam”
beschouwd en als zodanig opgenomen in de bestaande begrotings- en
rekeningdocumenten.
4.1
Meldpunt Inleen
Wanneer er bij een organisatieonderdeel behoefte
ontstaat aan het inlenen van medewerkers, moet zij dit kenbaar maken bij de
coördinator van de Inleenpool. De coördinator bekijkt vervolgens in hoeverre
capaciteit beschikbaar is om de opdracht uit te voeren.
In voorkomende gevallen wordt P&O geconsulteerd.
Pas als geen match te maken is tussen vraag en
aanbod kan door het betreffende cluster externe inhuur plaatsvinden. Het GMT
bewaakt deze procedure.
Voor de uitvoering van de opdracht wordt een
contract met de Inleenpool afgesloten.
Wanneer bij een
organisatieonderdeel behoefte ontstaat aan het inlenen van medewerkers, is zij
verplicht dit te melden bij STAP alvorens externe inhuur kan plaatsvinden. De
reden hiervoor is o.a. dat STAP de mogelijkheid heeft om snel vraag en aanbod
te matchen, dus snel invullen van vacatures, en een centraal registratiesysteem
voor vraag en aanbod beheertTussen de verschillende partijen
worden de afspraken over de inleen in een contract vastgelegd. Deelnemers zijn
in principe verplicht om de overeengekomen inspanning te leveren en deze naar
behoren uit te voeren. Indien er tussen partijen ten aanzien van de uitvoering
van het contract ongewenste situaties voordoen, kunnen deze op verzoek van een
der partijen ter beoordeling aan de coördinator worden voorgelegd. Tussentijdse beëindiging van
een opdracht is slechts mogelijk na overleg en in overeenstemming met de
betrokken partijen en de coördinator. Na afloop van een opdracht zal een
evaluatie plaatsvinden door de betrokken partijen. Afhankelijk van de
aard van de opdracht kunnen ook tussentijdse evaluatiemomenten worden ingelast.
4.2
Basisprincipe DIM
De interim-managers van de Inleenpool worden geselecteerd op basis van specifieke
kwaliteiten. Zij hebben uiteenlopende vakgebieden als achtergrond, hebben
veelal ruime managementervaring en weten vanuit de praktijk hoe het werkt
binnen de gemeente Delft. Zij zijn allemaal ondernemende managers. De
Inleenpool verlangt veel van haar medewerkers maar geeft ook veel terug.
Binnen de Inleenpool gelden de volgende
basisprincipes:
-
deskundigheid
-
onafhankelijkheid
-
integriteit
Te zijner tijd zullen deze principes uitgewerkt worden in een zgn.
gedragscode.
4.3 Arbeidsrechtelijke consequenties
De deelnemers aan de Inleenpool maken geen deel meer
uit van hun cluster. Zij worden overgeplaatst naar de Inleenpool, waarbij zij
vanuit de Inleenpool kunnen worden ingezet bij verschillende
organisatieonderdelen. Zij vallen voor wat betreft het uitvoeren van de
opdracht op dat moment (tijdelijk) onder de verantwoordelijkheid van de
opdrachtgever
Deelnemers
aan de Inleenpool behouden ten minste hun huidige salaris. In voorkomende
gevallen, waarin de werkzaamheden op een hogere schaal gewaardeerd worden dan
de schaal waarin de deelnemer wordt betaald, zijn tijdelijke toelagen mogelijk.
Daarin
beslist de gemeentesecretaris, op een gemotiveerde voordracht van de
coördinator. Deelnemers hebben in principe geen terugkeergarantie
naar de huidige functie. Indien een deelnemer onverhoopt geen project meer
aangeboden kan worden, is het reguliere rechtspositieregime van Delft van
toepassing. Dat wil zeggen dat de deelnemer de positie van
(her)plaatsingskandidaat heeft, zoals bedoeld in het Sociaal Statuut. Tussentijdse
beëindiging van een opdracht is slechts mogelijk na overleg en in
overeenstemming met de betrokken partijen en de coördinator. Na afloop van een
opdracht zal een evaluatie plaatsvinden door de betrokken partijen.
Bij vulling van de inleenpool ontstaan vacatures
bij de voormalige vakteams van het personeel van de inleenpool. Volgens de
huidige systematiek kunnen deze vakteams de vacatureruimte invullen (het werk
blijft namelijk ook aanwezig). Per saldo zal het instellen van de inleenpool
kunnen leiden tot een uitbreiding van het aantal functiehouders, maar niet tot
een claim op de algemene middelen. Randvoorwaarde voor het inhuren blijft
namelijk dat de dekking wordt aangegeven (veelal vacatureruimte danwel
inhuurbudget bij het cluster
5.0
Kosten en opbrengsten
5.1
Kosten DIM
De
kosten van de inleenpool zijn opgebouwd uit de volgende componenten:
·
kosten formatie DIM conform standaardnormbedrag per fte (conform
werkbegroting 2002);
- eventuele nader te
bepalen tijdelijke toeslagen (aanname max. 10% van jaarsalaris).
·
Kosten ondersteuning (office manager); in opstartfase parttime in te
vullen;
- Medewerkergebonden
kosten
·
Werkplek/huisvestingskostenkosten (deze bestaan uit de delen HSM, ICT en
telefonie) voor de coordinator; office manager en in aanvang 1 flexplek;
- Vormings- en
opleidingskosten;
- Bureaukosten.
5.2 Opbrengsten DIM
De dekking voor de
salariskosten en overige kosten wordt
gegenereerd door de clusters/opdrachtgevers die gebruikmaken van de mensen van
de inleenpool. De kosten van de opdracht (uurtarief DIM x aantal uren) worden door
DIM doorberekend en komen ten laste van de bestaande budgetten van de
opdrachtgevers.Via In het vast te stellen contract wordt overeengekomen in
hoeveel uur een bepaald project kan worden uitgevoerd. (-in voorkomende
gevallen kan ook worden overeengekomen dat de inzet wordt vergoed op basis van
werkelijk gemaakte uren.-) Bij de uitvoering van het project dient een
urenverantwoording te worden opgemaakt. Het cluster zal in principe –tenzij
anders in de opdrachtformulering is
overeengekomen- per maand een factuur/doorbelasting ontvangen voor de door DIM
verrichte dienstverlening. Het gemiddeld DIM uurtarief is gecalculeerd op een
bedrag van 100 euro.
5.3 Prognose resultaten in Financieel bedrijfsplan DIM 2003/2004
Voor
de jaren 2003 en 2004 is er een Financieel bedrijfsplan DIM opgesteld.
In
dit bedrijfsplan wordt een prognose gemaakt van de te verwachte kosten en
opbrengsten voor die jaren op basis van een aantal uitgangspunten zoals te
realiseren omzet, omvang formatie, dekkingsgraad, maximaal te declareren uren, overheadkosten etc.
Het
Financieel bedrijfsplan voor 2003 vertoont –en dat is volstrekt gebruikelijk in
een opstartfase- een tekort van 76.000 euro.
Voor
2004 laten de prognoses - op basis van
de gehanteerde uitgangspunten - al een voordelig resultaat zien van 56.700
euro. Meerjarig gezien is er een gunstig
financieel perspectief.
|
Prognoses
DIM |
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
|
|
-/-
75.912 |
56.760 |
56.760 |
56.760 |
Voorgesteld
wordt het geprognotiseerde nadeel 2003 mee te nemen als risico voor het
jaarrekeningresultaat, het voordelig resultaat 2004 ten gunste te late komen
van het jaarrekeningresultaat 2004 en geprognotiseerde voordelen vanaf 2004 in
te zetten voor verlaging van het uurtarief DIM vanaf 2005.
Een
uitreksel uit het Financieel bedrijfsplan: prognose resultaat 2003/2004 is als
bijlage aan deze notitie toegevoegd.
5.4 geleidelijke daling uitgaven externe inhuur interim management
Een van de motieven om te starten met een
Inleenpool is reductie van de kosten die de gemeente betaalt aan derden voor
inhuren van interim management.
Hieronder treft u een overzicht aan van deze kosten
vanaf 2001.
|
Kosten
Interim management* |
|
2001 |
2002 |
2003 |
2004 |
|
Totaal
uitgaven |
|
1.700.000 |
1.000.000 |
? |
? |
* excl. kosten Combiwerk
Bij de evaluatie van de Inleenpool
dient te worden vastgesteld of er sprake is geweest van een reëele besparing op
de kosten van inhuur als gevolg van het instellen van de Inleenpool. Alvorens een opdracht voor
interim management verstrekt wordt, zal eerst bezien worden of DIM daar een
adequate oplossing voor kan bieden. Indien dat het geval is ontstaat een reeele
besparing.
Deze
besparing bestaat uit het verschil tussen het uurtarief van een interim manager werkzaam vanuit een
commerciele basis (“markttarief”) en het gemiddeld uurtarief (100 euro) van de
inleenpool DIM. De markttarieven liggen minimaal 50 % boven het DIM-uurtarief.
Er zal in principe dus geleidelijk een daling gaan
optreden in het totale uitgavenniveau van deze interim managementkosten.
6.0 Voorstel
Voorgesteld wordt om :
Ø
Akkoord te gaan met de inhoud van deze notitie, waarin wordt voorgestelde tot instellen/oprichten van een Inleenpool
DIM;
Ø
de effecten en financiele resultaten van de de notitie in de CMT’s te
laten bespreken, waarbij ieder cluster een lijst opstelt met mogelijke
projecten voor mogelijke inleenopdrachten vanuit de Inleenpool. Hierdoor wordt
duidelijkheid verkregen over de vraag vanuit de organisatie en wordt duidelijk
welke mensen/expertise in de Inleenpool nodig is.
Ø
Inleenpool na een periode van twee jaar te evalueren (1e
kwartaal 2005).
Ø
Te starten met de inleenpool na advisering door de OR;
Ø
Deze notitie ter kennis te brengen aan de raadscommissie M en B.
Bijlage
1: Procedure werving & selectie
Bijlage
2: Wel inlenen, niet uitbesteden
Bijlage
3: Concept opdrachtomschrijving (1)
Bijlage
4: Concept Aanmelding Opdracht aan Inleenpool (2)
Bijlage 5: Uitreksel uit Financieel bedrijfsplan:
prognose resultaat
2003/2004 ev
C.A. van
der Ende
13
februari 2003
Bijlage 1: Procedure Werving en selectie deelnemers Inleenpool
Er
wordt een team samengesteld die de selectieprocedure uitvoert. Het team bestaat
uit de gemeentesecretaris, een van de clusterdirecteuren, het vakteamhoofd
P&O en een adviseur P&O.de coördinator Inleenpool.
De
selectieprocedure is als volgt:
Ø
mensen die belangstelling hebben solliciteren naar het poollidmaatschap
door middel van een brief met CV.
Ø
mogelijke geschikte kandidaten kunnen ook vanuit de Inleenpool STAP actief
worden benaderd.
Ø
mensen die aan de eisen voldoen worden uitgenodigd voor een gesprek.
Ø
wanneer dit gesprek positief is, vindt een ‘referentieonderzoek’ plaats.
Ø
dat kan bestaan uit:
o
navraag doen bij leidinggevende, klanten.
o
bestudering van het personeelsdossier
Ø het selectieteam maakt een
keuze uit de kandidaten.
Ø
eventueel kan een assessmentonderzoek worden georganiseerd, waarin
potenties en ontwikkelpunten in kaart worden gebracht. Dit kan zowel bij STAP
als bij een extern bureau gebeuren.
nb:
Deze
procedure geldt niet voor de startfase.
Het
GMT doet dan een voordracht van potentiele DIM-kandidaten (top-down benadering)
Kandidaten
worden hiervoor aangezocht.
Bijlage
2: Wel inlenen, niet uitbesteden
Gebruik
maken van de diensten van de inleenpool kan, zoals de naam al zegt, ingeval
sprake is van inlenen.
Ø
Voor uitbesteding van werk is de pool in principe niet bedoeld.
Ø
Inlenen wil zeggen, dat een
medewerker tijdelijk een dienstonderdeel versterkt om aldaar vooraf afgesproken
werkzaamheden te doen of een team in de breedte bij te staan.
Ø In de praktijk betekent dit
dat er een (sleutel)functie vacant is die tijdelijk vulling behoeft; er een
omvangrijke klus is die geklaard moet worden; een project is dat getrokken moet
worden; of dat de werklast van een team is (tijdelijk) belangrijk groter dan de
personele draagkracht en er is behoefte aan een paar handen erbij.
Ø
Het inlenende onderdeel gaat tijdelijk een arbeidsrelatie met de inlener
aan.
Ø
De inlener verplicht zich om gedurende een bepaalde periode een
overeengekomen inspanning te leveren die moet voldoen aan bepaalde
kwaliteitsnormen.
Inlenen onderscheidt zich dus wezenlijk van uitbesteden.
Ø
Waar bij inlenen de persoon centraal staat: je vraagt iemand om te komen
en spreekt met deze persoon een inspanning af; staat bij uitbesteden het
product centraal.
Ø
Er wordt dan ook een resultaat afgesproken.
Ø
Uitbesteden gebeurt dus in situaties dat behoefte bestaat aan het
beschikken over een bepaald product.
Ø
Je vraagt iemand om dit te leveren tegen een afgesproken prijs.
Ø
Of de productie van het goed of de dienst x of x+a uur kost, de prijs
blijft hetzelfde en de leverancier wordt afgerekend op het tijdig leveren van
het overeengekomen eindresultaat.
Ø
Wat het gekost heeft om tot dat resultaat te komen blijft dan ook buiten
beschouwing en met de leverancier bestaat geen arbeidsrelatie.
Bijlage
3: Concept opdrachtomschrijving (1)
opdrachtomschrijving
Inleenpool
|
Opdracht |
|
Opdrachtnummer |
|
|||||||||
|
Deelopdracht |
|
|
|
|||||||||
|
Fase |
Initiatief |
Definitie |
Ontwerp |
Voor-bereiding |
Realisatie |
Nazorg |
Startdatum |
|
||||
|
Portefeuillehouders |
Cluster |
Sector |
Vakteams |
Einddatum |
|
|||||||
|
|
|
|
|
Dossier |
|
|||||||
|
Opdrachtgever |
|
Vastgesteld door: |
|
|||||||||
|
Coördinator Inleenpool |
|
op: |
|
|||||||||
|
Reden Inleen: |
|
|||||||||||
|
Opdrachtbeschrijving: ·
probleemstelling ·
eindresultaat ·
afbakening |
|
|||||||||||
|
Inhoudelijke
activiteiten: ·
gedetailleerd voor de eerstkomende fase ·
globaler voor de volgende fasen |
|
|||||||||||
Aandachtspunten
|
|
|||||||||||
|
Planning (tijd) |
|
|||||||||||
|
|
|
raming
|
bron |
dekking |
||||||||
|
Financiën/begroting |
Initiatief |
|
|
|
||||||||
|
Geld |
Definitie |
|
|
|
||||||||
|
|
Ontwerp |
|
|
|
||||||||
|
|
Voorbereiding |
|
|
|
||||||||
|
|
Realisatie |
|
|
|
||||||||
|
|
Nazorg |
|
|
|
||||||||
|
|
Beheer |
|
|
|
||||||||
Totaal in €
|
|
|
|
|
||||||||
|
Randvoorwaarden (kwaliteit) |
|
|||||||||||
|
Communicatie (informatie) |
|
|||||||||||
Organisatie
(bij
project: projectteam) |
|
|||||||||||
Risico’s
|
|
|||||||||||
Besluitvorming
|
|
|||||||||||
Nb:
bij behandeling in het GMT bleek dat voor inhuur van personeel al een
standaardformulier in omloop was; bij de definitieve uitwerking van dit
concept-formulier zal aansluiting gezocht worden bij de opzet van dat
formulier. Er komt straks 1 standaard document.
bijlage
4: Concept Aanmelding Opdracht aan Inleenpool (2)
AANMELDING OPDRACHT AAN INLEENPOOL[5]
Gegevens
Inlenende
sector/vakteam :
Naam
leidinggevende :
Toestelnummer :
Beschrijving van de
Inleenfunctie
Benaming functie :
Beschrijving werkzaamheden :
Te bereiken doelen :
Eisen/kwaliteiten Inleenvervuller
Benodigde
vaardigheden en ervaring:
In te vullen door inlenende
leidinggevende
Het
betreft hier : 0 een vacante positie
0 een aantal tijdelijke taken
0 .......................................................................
Duur
van de werkzaamheden :
Ondertekening door de
leidinggevende van de inlenende vakteam (budgethouder)
Datum :
Naam
(in blokletters) :
Handtekening :
Dit
formulier moet worden opgestuurd naar:
·
coördinator Inleenpool (origineel)
·
P&O adviseur inlenende sector/vakteam
[1] n.b. ondergrens voor
inleen is in principe schaal 11
