Aanleiding
Bij
de afronding van de gemeenterekening 2002 in maart 2003 bleken onverwacht grote
nadelen in de exploitatie van het vakteam reiniging. Aansluitend is een
grondige analyse gemaakt van de oorzaken
Die
analyse en de maatregelen om te komen tot versterking van het financieel beheer
treft u navolgend aan. In het verbeterplan financieel beheer van 28 mei 2003 is
geen sprake van beleidsmatige andere keuzes of inzet van extra middelen. Het is
derhalve een management gericht
verbeterplan en zal voor u ter inzage worden gelegd.
De
randvoorwaarde daarbij is dat ten gevolge van de beheersproblemen geen
(bovennominale) stijgingen van de Reinigingsrechten mogen optreden. Voorts is
de doelstelling dat er vanaf het tweede kwartaal 2003 geen sprake meer is van
een tekort .
Een
andere randvoorwaarde is dat de stad zo schoon mogelijk moet blijven, ook al is
dat lastig te meten.
Omvang
kostenoverschrijding
Bij
het vakteam Reiniging op de Straatreiniging (de “veegdienst”) en
op het gesloten circuit van de Afvalinzameling en –verwerking zijn in 2002
tekorten ontstaan van respectievelijk € 0,714 mln. en € 0,688 mln.
De
oorzaken van de overschrijding in 2002 zijn inmiddels bekend en daarover
bestaat ook overeenstemming tussen alle betrokkenen.
De
overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door:
-
er
is meer personeel ingezet dan begroot, daardoor was het mogelijk dat de
dienstverlening het afgesproken niveau oversteeg. De inzet van de uren is
onvoldoende bewaakt. Er is in feite teveel op ad-hoc basis gewerkt en te weinig
planmatig.
-
de
kosten voor de werkelijke bezetting (m.n. in relatie tot de inschaling) gaan
het personeelsbudget te boven
-
de
overige personele kosten (V&O, werving&selectie, inhuur) kunnen
daardoor ook niet opgevangen worden in het genormeerde personeelsbudget (en
evt. vacatureruimte)
-
De
aangescherpte ARBO eisen vergen meer personeel dan begroot vanwege de maximale
belasting van de bezetting van een kraakperswagen per dag.
-
de
inkomsten van derden zijn lager uitgekomen dan begroot, de dynamiek in werken
voor derden (bedrijven) is groot en fluctuatie niet te vermijden.
-
de
kosten voor de tractiemiddelen, zowel de kosten van brandstof als de
onderhoudskosten van de voertuigen,
zijn hoger uitgekomen dan begroot.
-
de
bezuinigingstaakstelling bij ondergrondse afvalcontainers is in verband met de
toename van grofvuil ter plekke niet gerealiseerd
-
de
financiële gevolgen van het tarief voor werken voor derden zijn niet correct in
de begroting verwerkt.
Werken
aan beheersing
Binnen
Stadsbeheer is al eerder onderkend dat de interne beheersing binnen de totale
sector versterkt moet worden. In het “Bedrijfsplan 2002-2005” is beter(e)
beheer(sing) van de middelen als doelstelling opgenomen. In 2002 zijn hiertoe
eerste stappen gezet in de vorm van managementrapportages in 2003 is deze
aanpak alweer verder verbeterd.
De
gesignaleerde overschrijdingen zijn evenwel aanleiding om versneld vorm te
geven aan de noodzakelijk te versterken beheersing.
Reeds ondernomen beheersmaatregelen
Bij het
bekend worden van de overschrijdingen zijn direct onderstaande maatregelen in
gang gezet om het risico van overschrijdingen op de
begroting 2003 zoveel mogelijk te beperken.
-
Er is gestart met het verbeteren van de managementinformatie en
extra instructie aan het middenkader over kostenbeheersing.
-
Er is gestart met verbetering interne doorbelastingen en een
aanzet tot een handboek boekingsinstructies.
-
Kwartaal informatie over urenbesteding gerealiseerd. Afwijking 1e
kwartaal geanalyseerd.
-
Verplichtingen worden beter vastgelegd
-
De inzet van de veegdienst
moet binnen het begrote bedrag van
2003 blijven.
-
Terugdringen inhuur externe tractie.
-
Terugdringen van externe inhuur van personeel en invoeren
tijdschrijven voor inleenkrachten.
-
Ongedekte werkzaamheden worden niet meer uitgevoerd.
-
Reparatie van schade aan voertuigen en dergelijke wordt tot het
noodzakelijke beperkt.
-
Er zijn nieuwe Web contracten (Wit- en bruingoed) gemaakt voor
buurgemeenten om de opbrengsten in verhouding te brengen met de kosten.
-
Een bedrag van € 131.000
is in rekening gebracht over 2002 ten gunste van 2003.
De
bijbehorende oplossingen voor een structurele versterking van de beheersing
zijn globaal als volgt te benoemen:
-
realiseren
betere aansturing (van management en middenkader tot aan de werkleiders)
-
vormgeven
betere informatievoorziening en administratieve organisatie (wijze van begroten, administreren,
monitoren, rapporteren)
-
starten
met maandelijkse voortgangsrapportages m.b.t. inzet personeel in relatie tot
budgetten, en uitputting overige budgetten
-
bijstellen
van begrotingsramingen, die op basis van de analyses aan u voorgelegd zullen
worden inclusief een oplossing voor de kostprijsberekening van werken voor
derden
-
treffen
van maatregelen die doorwerken op het niveau en kwaliteit van de
dienstverlening (minder en sober maar wel verantwoord)
In
aanvulling hierop kan het nog noodzakelijk zijn om aanvullende
bezuinigingsmaatregelen te treffen. In dat geval worden nadere voorstellen
uitgewerkt.
De
conclusie is dat er een nog een forse taak ligt in de beheersing (aansturing en
informatievoorziening), en in de begrotingssfeer (wat kost nu werkelijk ons
product; aansluiting systemen en uitgangspunten vakteam Reiniging op de
centrale formatieve en financiële uitgangspunten) waar Stadsbeheer dit jaar en
het komende nog intensief mee bezig zal zijn.
Randvoorwaarde
voor de uitvoering van de missie van Stadsbeheer voor de schone, hele, en
veilige stad is dat dit op een kostenefficiënte manier gebeurt. Naast het
treffen van beheersmaatregelen en analyseren en oplossen van ‘systeemproblemen’
(begroting en informatievoorziening) wordt er ook een traject in gang gezet om
de personele aansturing en het kostenbewustzijn in de organisatie te versterken.
Het gaat daarbij om herijking van verantwoordelijkheden en bevoegdheden,
aanpassingen in de cultuur van leiding en organisatie, personele ontwikkeling
via onder meer coaching.
In
het verbeterplan wordt een regiegroep geïntroduceerd onder voorzitterschap van
de directeur Wijk-/stadszaken en met deelname van Stadsbeheer/reiniging,
vakteam Financiën en vakteam Strategie&control. De herinrichting van de
aansturing, en het oplossen van de mismatch centraal/decentraal in
informatiesystemen vergt een aanvullende hoogwaardige projectbegeleiding.
We
stellen voor de kosten voor de projectbegeleiding te dekken vanuit de
voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s.
Over
de voortgang en resultaten van de werkzaamheden en over de financiële
ontwikkeling van de exploitatie in 2003 wordt gerapporteerd aan de stuurgroep.
De voorzitter rapporteert aan GMT en de wethouders.
De
onder impuls van het verbetertraject verder te ontwikkelen reguliere
voortgangsrapportages (productie, uren, financieel) zullen ter kennisname
worden gebracht van GMT en B&W. Er zal gestart worden met maandelijkse
rapportages.
1.
Kennisnemen
van het verbeterplan en akkoord gaan met de projectaanpak om de versterking in
de beheersing vorm te geven
2.
Akkoord
gaan met dekking van de kosten voor de projectbegeleiding uit de voorziening
bedrijfsvoeringsrisico’s.