Met dit memo bieden wij u de belangrijkste documenten van de
jaarrekening, alsmede het burgerjaarverslag over 2002 aan. De documenten van de
jaarrekening betreffen met name:
Daarnaast
is er nog een deel III, bestaande uit de uitgebreide balans met de bijbehorende
staten. Het is niet gebruikelijk dat dit deel ter besluitvorming aan u wordt
voorgelegd. De verkorte balans met een toelichting treft u echter wel aan in
deel I.
Burgerjaarverslag.
Hierbij wordt u tevens het eerste burgerjaarverslag
van de burgemeester aangeboden. Eerder heeft u het plan van aanpak voor het
burgerjaarverslag besproken. Het burgerjaarverslag is op basis van dit plan van
aanpak opgesteld. Een aantal onderdelen die in het plan werden voorgesteld
komen in het burgerjaarverslag echter niet terug. Het gaat hierbij om de
volgende zaken:
1.
Het
Klanttevredenheidsonderzoek (kto) Publiekszaken. Het onderzoek was voor het
burgerjaarverslag te laat gereed. Bovendien is het kto in 2003 uitgebracht en
ligt het daarom meer voor de hand het in het burgerjaarverslag over 2003 op te
nemen.
2.
Enkele gegevens TOR. Deze gegevens waren bij nader
inzien niet echt bruikbaar voor het burgerjaarverslag. Hierop wordt in de tekst
overigens ook ingegaan, wanneer wordt gesproken over de mogelijkheid van het
volgen van vergunningaanvragen.
3.
Jaarverslagen GOC en CBB als bijlage. Dit past bij
nader inzien niet in de opzet van het burgerjaarverslag als aantrekkelijk
opgemaakt boekje voor de burger. Bovendien zijn de jaarverslagen nog niet
beschikbaar.
Bijgevoegd is een brief van uw college aan de
gemeenteraad, waarin conclusies uit het burgerjaarverslag worden getrokken en
verbeterpunten worden voorgesteld. Wij stellen u voor met de inhoud van de
brief akkoord te gaan.
Definitieve budgetoverhevelingen.
In de aanloop naar het rekeningproces zijn de
voorstellen van de vakteams voor overheveling van specifieke budgetten in het
GMT behandeld en vervolgens in B&W vastgesteld. Op basis van de definitieve
rekeningcijfers is nu per voorstel het daadwerkelijk over te hevelen budget
bepaald. Daarbij is uiteraard beoordeeld of het betreffende budget ook
daadwerkelijk onbenut bleef. Ook het resultaat op de subfunctie – waar het
budget onderdeel van is – is in de beoordeling betrokken.
De lijst met voorgestelde definitieve
budgetoverhevelingen treft u in de bijlagen bij dit memo aan. Het totaalbedrag wijkt
in geringe mate af van de ingediende voorstellen.
Wij stellen u voor akkoord te gaan met de
bijgevoegde lijst voor definitieve budgetoverhevelingen.
Accountantscontrole.
Op dit moment bevindt zich de accountantscontrole
van deze jaarrekening door Ernst & Young in het afrondende stadium. Dit zal
naar verwachting leiden tot een goedkeurende verklaring bij deze rekening.
De accountant zal, zoals gebruikelijk, zijn
bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle vervatten in een
afzonderlijke rapportage. Deze zullen eerst worden besproken met de wethouder
middelen en in het GMT waarbij de aanbevelingen worden vertaald in een
aktielijst voor de ambtelijke organisatie.
De accountantsrapportage zal, tezamen met de
aktielijst, naar verwachting worden geagendeerd voor uw vergadering van 20 mei
a.s.
beslispunten.
Wij stellen u voor:
·
Akkoord
te gaan met de bijgaande teksten van de delen I en II van de jaarrekening 2002.
·
De
wethouder Middelen te mandateren om nog eventuele tekstwijzigingen aan te
brengen;
·
Akkoord te gaan met de lijst met definitieve
budgetoverhevelingen van 2002 naar 2003.
·
De Jaarrekening 2002 door te zenden naar de
gemeenteraad ter vaststelling in haar vergadering van 26 juni a.s.
Reinoud Talsma,
Vakteam S&C