Inleiding:
In
maart 2002 heeft de gemeenteraad in de Zomernota 2002-2005 financiële middelen
gereserveerd in het meerjareninvesteringsplan voor de vervanging van het
huidige postregistratiesysteem POVO door een documentair informatiesysteem
(DIS). Met dit DIS wil de gemeente haar ambities op het gebied van een
betrouwbare, toegankelijke en controleerbare organisatie mede ondersteunen.
Aan het College van BenW is in april 2002 een voorstel gedaan
(inclusief begroting en kredietaanvraag bij de raad) voor het DIS. Het College
heeft daarbij besloten om in te stemmen met het voorstel, maar eerst de
aanbesteding plaats te laten vinden alvorens de kredietaanvraag aan de raad
voor te leggen.
In
vervolg op het besluit van het college van burgemeester en wethouders van 9
april 2002, met nummer 02/009225 is in mei 2002 een Europese aanbesteding
gestart. Op deze aanbesteding hebben vijf leveranciers gereageerd. De offertes
zijn beoordeeld door een werkgroep waarin de verschillende disciplines van de
gemeentelijke organisatie waren vertegenwoordigd: vakteam DIV, ISB, ICT en het
gemeentearchief. Iedere discipline heeft de voor haar van belang zijnde vragen
beoordeeld door de antwoorden onderling te vergelijken. Uit de beoordeling van
de offertes is het door Unisys aangeboden pakket Hummingbird Docs als beste uit
de bus gekomen.
Onderstaand
overzicht geeft een beeld van de puntenverdeling per leverancier:
§
Leverancier
1 (Unisys) 4704 punten
§
Leverancier
2: 4245 punten
§
Leverancier
3: 3607 punten
§
Leverancier
4: 3395 punten
§
Leverancier
5: 3109 punten
Voorafgaand
aan de gunning van de opdracht aan Unisys heeft een verificatietest plaats
gevonden en is bij een drietal organisaties een referentiebezoek afgelegd. Na
een positieve beoordeling door de gemeente van zowel de verificatietest als de
verkregen informatie uit de referentiebezoeken is de opdracht in maart 2003 aan
Unisys gegund. Het startsein om een aanvang te maken met de uitrol van het DIS:
de een op een vervanging van POVO.
Op
7 april 2003 is het contract tussen de gemeente Delft en Unisys getekend voor
levering en implementatie van het documentair informatiesysteem Hummingbird
DOCS.
Er
kan nu verder uitvoering worden gegeven aan het besluit van het college van
B&W van 9 april 2002. Aan de raad dient nu een kredietaanvraag te worden
voorgelegd om te kunnen beschikken over de in het investeringsplan 2002-2005
gereserveerde budget.
In
de oorspronkelijke nota (zie 02/009225) zijn voor het DIS 4 fasen in de
implementatie onderscheiden:
Inmiddels
is het inzicht gekomen dat het urgenter wordt om DIS te verbinden aan
werkprocessen. Bij sommige processen ligt de noodzaak op tafel om nu in het DIS
te stappen omdat een bestaand documentatiepakket moet worden vervangen of omdat
er met een DIS behoorlijke efficiency te bereiken is. Derhalve is het idee nu
om fase 2 uit te voeren en na fase 2 per werkproces aan fase 4 te beginnen, en
hiervoor enkele (proef)projecten bij voorrang te selecteren. Op deze wijze
wordt t.z.t. ook bereikt dat documenten gemeentebreed beschikbaar zijn.
Voor
de aanpak van de volgende fasen (inclusief de wijze van dekken van de kosten)
zal binnenkort een afzonderlijk voorstel worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Op grond van de offerte van Unisys kunnen de structurele
investeringen (€ 136.000) en de eenmalige uitgaven (€ 210.000) van Fase 1 worden gedekt uit het gereserveerde
kredietbedrag voor vervanging van POVO van € 347.000 netto (bruto was € 397.000
gereserveerd). De jaarlijkse kosten (reservering voor vervanging en
onderhoudskosten) van Fase 1 kunnen worden gedekt binnen de huidige begroting.
Aan
de raad voor te stellen het gereserveerde budget van €
347.000 netto
beschikbaar te stellen conform het gemeentelijk investeringsplan Zomernota
2002-2005 en daartoe bijgaand raadsvoorstel met begrotingswijziging vast te
stellen.