Stuk
159 I Delft,
14 oktober 2003.
03/027274
Onderwerp: Vaststellen
van de Verordening verstrekking persoonsgegevens.
Aan
de gemeenteraad.
Geachte
dames en heren,
Wij
stellen u voor, onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie middelen
en bestuur akkoord te gaan met de vaststelling van de Verordening verstrekking
persoonsgegevens en de intrekking van de Verordening verstrekking gegevens
basisadministratie en het aangehangen Reglement verstrekking gegevens
bevolkingsadministratie.
De raad der gemeente
Delft;
gelezen het voorstel van
het college van 14 oktober 2003;
gelet op de Wet
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming
persoonsgegevens;
b e s l u i t :
vast te stellen
de Verordening verstrekking persoonsgegevens
Afdeling
I: Algemene bepalingen
Artikel 1.
Begripsbepalingen
a. Wet:
de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b.
Verordening: de Verordening verstrekking
gegevens bevolkingsadministratie;
c.
GBA: de gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;
d.
Verantwoordelijke: degene die
zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van burgemeester
en wethouders;
f.
Beheerder: de functionaris die door de
verantwoordelijke volgens de beheerregeling GBA is belast met de dagelijkse
zorg voor de bevolkingsadministratie zijnde het hoofd van het vakteam
Burgerzaken;
g.
Bewerker: degene die, niet werkzaam
binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel van het geautomatiseerde
systeem onder zich heeft waarmee de bevolkingsadministratie wordt gevoerd
zijnde Centric bv te Eindhoven;
h.
Ingeschrevene: degene ten aanzien van
wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de
bevolkingsadministratie van de gemeente is opgenomen;
i.
Geregistreerde: degene ten aanzien van
wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de
bevolkingsadministratie van de gemeente is opgenomen geweest;
j.
Afnemer: afnemer als bedoeld in artikel
1 van de wet;
k.
Binnengemeentelijke afnemer: elke
afnemer die een orgaan is van de gemeente Delft;
l. Derde: elke andere persoon of instelling dan een
afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde, als bedoeld in bijlage IV van
deze verordening.
m.
Aangehaakte gegevens: de in de
bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de
wet;
Afdeling
II: Bepalingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie
Artikel
2. Categorieën van opgenomen gegevens
De
bevolkingsadministratie bevat van de ingeschrevenen en van de geregistreerden
de gegevens zoals vermeld in de Bijlagen I of II van de wet, alsmede de
aangehaakte gegevens. Bepalingen m.b.t. de verstrekking van aangehaakte gegevens
vallen niet onder de werking van deze verordening maar onder de bepalingen van
de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Afdeling III: Bepalingen met betrekking tot het
verstrekken van gegevens uit de bevolkingsadministratie en de verbanden met
andere gemeentelijke registraties
1. Op grond
van een besluit van de beheerder namens de verantwoordelijke kunnen, met het
oog op het met elkaar in verband brengen met andere gemeentelijke registraties,
gegevens, zoals vermeld in de bijlagen behorende bij deze verordening, worden
verstrekt.
2. De
beheerders van deze registraties worden vermeld in bijlage I, behorende bij
deze verordening.
Artikel
4. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie
1.
Rechtstreekse toegang tot de
bevolkingsadministratie hebben:
a. de beheerder, het hoofd van het vakteam
Burgerzaken;
b. de medewerk(st)ers van het vakteam Burgerzaken
en Publieksbalie;
c.
de bewerker en diens medewerk(st)ers,
voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de
bewerker en de gemeente.
2. Binnengemeentelijke
afnemers kunnen ook rechtstreeks toegang hebben tot de bevolkingsadministratie,
voor zover zij in bijlage II bij
deze verordening genoemd zijn.
Artikel
5. Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang
hebben en de gegevens die worden verstrekt
1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89
van de wet en krachtens artikel 3 van de verordening kunnen gegevens die
noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak, worden verstrekt aanbinnengemeentelijke
afnemers.
2. Deze gegevensverstrekking geschiedt krachtens een besluit van de
beheerder namens de verantwoordelijke van de bevolkingsadministratie. Dit
besluit bevat in ieder geval een opsomming van de gegevens die verstrekt kunnen
worden, dan wel die geraadpleegd kunnen worden.
3. Dergelijke
besluiten worden als bijlage toegevoegd aan deze verordening en opgesomd in
bijlage III en worden geacht deel uit te maken van deze verordening met ingang
van de datum waarop deze zijn vastgesteld.
Artikel 6. Overige
verstrekkingen
1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid
van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van
de wet, aan derden op verzoek gegevens worden verstrekt.
2. Gegevensverstrekking
zoals bedoeld in het eerste lid kan alleen maar plaatsvinden aan derden die
staan vermeld in bijlage IV behorende bij deze verordening. Deze bijlage vermeldt
de aan hen opgedragen taak en de gegevens die aan hen verstrekt kunnen worden.
Deze verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op gegevens over de (voor‑
en geslachts)naam, de geslachtsnaam van de echtgeno(o)t(e) of eerdere echtgeno(o)t(e)
of geregistreerde partnerschap, het tegenwoordige adres in Delft, de huidige
gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.
3.
Voor commercieel gebruik worden in geen geval gegevens verstrekt over
met name genoemde personen.
4. Geheel
of gedeeltelijke weigering van de verstrekking van gegevens kan geschieden,
indien deze verstrekking de persoonlijke levenssfeer van degene over wie
gegevens worden gevraagd, onevenredig zou schaden.
Afdeling IV: Overige bepalingen
Artikel 7. Geheimhouding
De verkregen gegevens
mogen, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de beheerder namens
de verantwoordelijke, door of vanwege de aanvrager niet worden gepubliceerd of
anderszins bekend gemaakt noch aan derden worden verstrekt of meegedeeld noch
ten behoeve van derden worden verwerkt.
Artikel
8. Terugmelding
De
binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de bevolkingsadministratie zijn
verplicht de verschillen
met
de eigen administratie te melden aan de beheerder.
Artikel
9. Beveiliging
De
beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging
alle noodzakelijke maatregelen.
Artikel
10. Bevoegdheid beheerder
In
het kader van de uitvoering hetgeen bij of krachtens de wet is vastgesteld,
worden door de beheerder zoveel mogelijk ter zake doende uitvoeringsvoorschriften
cq. instructies vastgesteld.
Artikel
11. Citeertitel
Deze
verordening kan worden aangehaald als Verordening verstrekking
persoonsgegevens.
Artikel
12. Slotbepaling en inwerkingtreding
1. De
verordening ligt ter inzage bij het vakteam Burgerzaken.
2 De Verordening verstrekking gegevens
basisadministratie van 30 maart 1995 en het Reglement verstrekking gegevens
bevolkingsadministratie van 22 mei 2001 worden ingetrokken.
3. Deze
verordening treedt in werking 6 weken na bekendmaking van dit besluit.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 oktober 2003.
,burgemeester.
,griffier.
Stuk
159 III
03/027274
Bijlage I
Bijlage behorende bij artikel 3 van de Verordening
verstrekking gegevens persoonsgegevens.
Onderdelen van de gemeentelijke organisatie die
gebruik maken van de bevoegdheid om een (afnemers)indicatie te (laten) plaatsen
of een vrije aantekening bij de voor hen van belang zijnde personen, waardoor
zij automatisch op de hoogte worden gehouden van mutaties deze personen
betreffende. Het plaatsen van aangehaakte gegevens betreft altijd een aangehaakt
gegeven in de vorm van een code. Verandert er iets in de status van een persoon
dan signaleert het systeem de code en wordt de plaatser van de code automatisch
geďnformeerd.
1. Stadspanel,
afdeling Facilitaire dienst, vakteam ICT kan vrije aantekeningen plaatsen bij
personen.
Deze afnemer van gegevens
ontvangt niet automatisch een bericht van mutatie maar kan op verzoek vragen om
een actuele lijst van de NAW-gegevens van alle personen, waarbij zij in de GBA
hun vrije aantekening hebben geplaatst, opvragen om hun administratie weer up
to date te maken. Zij hebben interesse in het wel en wee van bepaalde personen
vanwege het feit dat het burgers betreft die in het verleden met door of namens
de gemeente gedane onderzoeken op allerlei maatschappelijk en
bestuurlijk-politiek gebied hebben deelgenomen en die men eventueel opnieuw kan
benaderen voor vervolg- of nieuwe onderzoeken.
Bijlage
II
Bijlage behorende bij artikel 4 lid 2 van de
Verordening verstrekking gegevens persoonsgegevens.
Verschillende onderdelen van de gemeentelijke
organisatie kunnen een of meer schermen oproepen met persoonsgegevens voor
zover de verstrekking van die gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van
hun (wettelijke) taken. Wat een gebruiker precies kan zien of kan uitdraaien is
exact geregeld in een op maat gemaakt gebruikersprofiel, dat per soort gebruiker
verschilt. Onder een bepaald profiel kunnen dus meerdere gebruikers gehangen
worden die recht hebben op een bepaalde informatieset.
Gebruikers:
Vanwege een grote variatie in taken binnen de
gemeente zijn er ook verschillende gebruikersprofielen per soort medewerker
gemaakt.
Medewerkers van vakteams die naast vakteam
Burgerzaken en Publieksbalie gebruik maken van GBA-gegevens zijn:
Belastingen
Gemeentearchief
WVG (WIZ)
Procesondersteuning (WIZ)
Invordering en Bijzonder onderzoek (WIZ)
Beleid en projecten (WIZ)
Wonen
HSM (bodedienst)
Parkeerbedrijf
BWT
ICT-statistiek
ICT-stadspanel
Onderwijs
Centrale staf
Niet-gemeentelijke afnemers van persoonsgegevens
die als binnengemeentelijke afnemer beschouwd worden:
Politie Haaglanden i.h.k.v. hun opsporings- en
handhavingstaak
Deze profielen en de gegevens van gebruikers zijn,
indien het verzoek daartoe rechtmatig is, opvraagbaar bij het vakteam
Burgerzaken.
Bijlage
III
Bijlage behorend bij artikel 5 lid 3 van de
Verordening verstrekking gegevens persoonsgegevens.
De onderstaande onderdelen van de gemeentelijke
organisatie of met onderdelen van de gemeente gelijkgestelde afnemers ontvangen
zoals bedoeld in artikel 96 van de Wet GBA, voor zover die gegevens
noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun (wettelijke) taken, middels
mutatieverslagen periodiek een overzicht van Burgerzaken.
Afnemer Mutatiesoort
Binnengemeentelijk:
-Sector Werk Inkomen Zorg, Wet Voorziening
Gehandicapten Overlijden
-Sector WIZ, Indicatiecommisie Overlijden
en Vertrek 65 +
-Sector WIZ ,Inburgering en Activering Mutaties m.b.t.
nieuwe vestigingen buitenland
Regionale politie:
-Politie
Haaglanden, Vreemdelingendienst, koppeling VAS/GBA Mutaties m.b.t. Vreemdelingen
Gezondheidszorg:
-Archief Reinier de Graafgasthuis Overlijden
-SSDZ afd. Radiotherapie Overlijden
-Stichting Trombosedienst Delft en Omstreken Overlijden
Bijlage
IV
Bijlage behorende bij artikel 6 van de Verordening
verstrekking gegevens persoonsgegevens.
Derden, waaraan ingevolge artikel 100 van de Wet
GBA gegevens kunnen worden verstrekt, zijn:
a. door
de gemeente Delft gesubsidieerde instellingen met een publiekrechtelijke taak;
b. instellingen/maatschappen/personen,
die een taak hebben op het gebied van de gezondheidszorg, waarbij de gegevens
alleen verstrekt worden wanneer er aantoonbaar een patiëntrelatie is tussen de
ingeschrevene en de aanvrager;
c. universiteiten
of personen/bedrijven/instellingen, die zich bezig houden met door de overheid
gesteunde of gesubsidieerde wetenschappelijke onderzoeken op het gebied van gezondheidszorg,
maatschappelijke dienstverlening of sociale dienstverlening. De gegevensverstrekking
dient voor genoemde doeleinden aantoonbaar noodzakelijk te zijn;
d. door
het Ministerie van Onderwijs erkende onderwijsinstellingen, voor zover het
verzoekschrift een bij deze onderwijsinstelling studerende of gestudeerd
hebbende leerling of student betreft;
e. derden,
die bij een besluit van een bestuursorgaan van de gemeente Delft, een publiekrechtelijke
taak van de gemeente uitvoeren, voor zover het doel van de verstrekking betrekking
heeft op deze uit te voeren taak;
f. de
Piva-administratie, in verband met de inschrijving van een persoon uit Delft in
de bevolkingsadministratie van een van de Nederlandse Antillen.
De te verstrekken gegevens betreft de in artikel
100 lid 1 van de Wet GBA genoemde gegevens zijnde:
slechts de zogenaamde “telefoonboekgegevens” zoals
opgesomd in artikel 100 lid 2,
- algemene en verwijsgegevens over:
. naam
.
geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot
.
(ex)geregistreerde partner
.
naamgebruik
. adres
(straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
. gemeente
van inschrijving
.
geboortedatum
.
overlijdensdatum
Uit de bijlage kan geconcludeerd worden dat een
instelling die of bedrijf dat gegevens opvraagt voor commerciële doeleinden (bv. de inning van rekeningen op debiteuren
of de bijhouding van een debiteurenadministratie) geen gegevens zal ontvangen. De reden van het verzoek moet dus
altijd in de brief van een vrije derde genoemd worden.
In het geval iemand op grond van artikel 102 van de
Wet GBA een verzoek tot geheimhouding heeft ingediend worden aan een derde die
valt onder bijlage IV nooit gegevens
over deze persoon verstrekt.(zie ook de handleiding betreffende de behandeling
van inlichtingen over personen die om geheimhouding hebben verzocht bijlage b).
Stuk 159 IV
03/027274
Artikelsgewijze toelichting
Artikel
1
Dit
artikel geeft de definities van de begrippen die in de verordening gehanteerd
worden.
Artikel
2
In
dit artikel is vastgesteld welke gegevens zijn opgenomen in de GBA. Dit zijn in
ieder geval alle gegevens zoals die vermeld zijn in de Bijlagen I en II van de
wet. Tevens wordt de verstrekking van aangehaakte gegevens, zoals opgenomen in
de GBA, hier uitgesloten van de werkingssfeer van deze verordening.
Artikel
3
De
verordening biedt de mogelijkheid dat er verbanden tussen de
bevolkingsadministratie en andere gegevensverzamelingen worden aangebracht.
Indien dat het geval is, zal dit in de verordening kenbaar moeten zijn.
(Bijlage I)
Artikel
4
Uiteraard
dient geregeld te zijn wie rechtstreekse toegang hebben, dat wil zeggen een “on
lineverbinding” om te kunnen raadplegen
of muteren, zonder tussenkomst van anderen. Naast binnen de gemeentelijke
organisatie informatiebehoevende diensten kun je daarbij ook denken aan de
regiopolitie die gemeentelijke taken zoals orde en veiligheid verricht. Voor
het overige spreekt de inhoud van dit artikel voor zich. Aan de verordening
hangt een bijlage (II) die aangeeft welke afdelingen inzage hebben. Per
gebruiker is in een andere lijvige bijlage precies vermeld in welke gegevens
deze gebruiker precies inzage heeft. Deze bijlage wordt, vanwege de
specialistische inslag en de lijvigheid, niet standaard meegeleverd maar wel
minutieus bijgehouden en bewaard door de applicatiebeheerder van het vakteam
Burgerzaken. Uiteraard is deze bijlage bij navraag in te zien. Door de gekozen
werkwijze is het mogelijk snel op veranderende wensen van binnen de
gemeentelijke organisatie in te springen.
Artikel
5
Artikel
96 van de Wet GBA geeft aan dat bij of krachtens gemeentelijke verordening de
verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers geregeld dient te
worden. Hierbij moet gedacht worden aan het verstrekken van periodieke
selecties op papier. In deze verordening is gekozen voor het toevoegen van een
bijlage (III) aan de verordening, waarin wordt vastgesteld welke
binnengemeentelijke afdeling welke gegevens kan krijgen. Door de gekozen
werkwijze is het mogelijk snel op veranderende wensen van binnen de gemeentelijke
organisatie in te springen.
Artikel
6
Artikel
100 van de Wet GBA geeft aan dat bij of krachtens gemeentelijke verordening de
verstrekking van gegevens aan andere derden (zogenaamde “vrije derden”) dan
bedoeld in de artikelen 98 en 99, geregeld dient te worden. De strekking van
artikel 6 van de verordening is dat, in bepaalde gevallen, een minimum set
gegevens verstrekt kan worden. De GBA dient niet alleen instanties met een
publiekrechtelijke taak; ook in de privaatrechtelijke sfeer wordt vaak een
beroep gedaan op gegevens uit de gemeentelijke(bevolkings)administratie.
Gegevensverstrekking
voor commerciële doeleinden achten de wetgever en wij niet in de geest van de
Wet GBA en bovendien strijdig met onze algemene lijn t.a.v. bescherming van de
persoonlijke levenssfeer en zal daarom niet plaatsvinden.
Welke vrije derden op verzoek gegevens verstrekt
zal worden, is limitatief opgesomd in bijlage IV van de verordening. Iedere
andere verzoekende krijgt een afwijzende beschikking.
Wordt wel tot verstrekking overgegaan dan worden
alleen de zogenaamde “telefoonboekgegevens” (plus geboorte en overlijdensdatum)
verstrekt. (zie bijlage IV).
Verzoeken om gegevensverstrekking worden dus
getoetst aan de criteria genoemd in het schema in bijlage 3. In de afgelopen
jaren zijn net als in veel gemeenten in Delft verzoeken afgewezen vanwege het
belang van de privacybescherming. Het ligt voor de hand deze lijn voort te
zetten.
Het
laatste lid van artikel 6 bevat een
"ontsnappingsclausule". Uit het niet verstrekken van gegevens aan
derden, bijv. op grond van een verzoek om geheimhouding, kan op zich al
bepaalde informatie afgeleid worden. Dit zou in bepaalde ‑ bijv. soms
levensbedreigende ‑ omstandigheden de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer niet dienen. Om deze ongewenste ontwikkeling te voorkomen is het
laatste lid aan artikel 6 toegevoegd.
Artikel
7
Ter
bescherming van de persoonlijke levenssfeer is in dit artikel opgenomen dat
gegevens die verkregen zijn, niet mogen "doorgeleverd" worden aan
anderen. Uitzonderingen ‑ na schriftelijke toestemming ‑ zijn
mogelijk. Hierbij valt bijv. te denken aan een schoolbestuur dat zijn
administratie aan een daartoe gespecialiseerd bedrijf heeft uitbesteed.
Artikel
8
Terugmelding
van verschillen tussen de eigen administratie en de bevolkingsadministratie, is
één van de peilers waarop het principe van een basisadministratie berust.
Hoewel er voor vrijwel elke situatie een aangifteplicht voor de burger in de
wet is neergelegd, wordt deze aangifteplicht niet altijd ten volle nageleefd.
Terugmelding is dan een van de mogelijkheden om in ontstane lacunes te
voorzien.
Artikel
9
Technische
beveiligingsmaatregelen zijn contractueel vastgelegd met Centric b.v. te Eindhoven.
Dit betreft het beheer van de bestanden, de beveiliging van de bestanden en
maatregelen ter voorkoming van ongewenste toegang tot het systeem. Deze
maatregelen hebben goedkeuring van de Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties gekregen. Organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn nog
niet in een overkoepelend Burgerzakenbeveiligingsplan opgenomen. Een
gemeentelijk beveiligingsplan is in Delft nog niet geschreven. Er zijn echter
al wel in het kader van de GBA-audit vele organisatorische maatregelen beschreven
en geďmplementeerd.
Artikel
10
Ter
uitvoering van taken en werkzaamheden voortvloeiende uit de wet GBA en deze
verordening wordt de beheerder ic. het hoofd van het vakteam Burgerzaken de
bevoegdheid gegeven zoveel mogelijk relevante instructies en werkprocessen te
kunnen initiëren. Ten alle tijden kan zo adequaat ingesprongen worden op
actuele en recente ontwikkelingen zodat een praktijk die up-to-date is
gegarandeerd kan worden.