Stuk
172 I
03/030248 Delft, 14 oktober 2003.
Aan
de gemeenteraad,
Geachte
dames en heren,
Artikel 212 van de nieuwe gemeentewet stelt dat de raad een verordening
opstelt over het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële
organisatie. De raad moet uiterlijk 15 november 2003 deze nieuwe verordening
vaststellen. Het doel van het artikel 212 Gemeentewet is dat de raad de
uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de financiële functie.
Artikel 212 heeft betrekking op de financiële functie. De financiële
functie omvat alle onderwerpen die zijn opgenomen in het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten (oftewel de
comptabiliteitsvoorschriften). De kernonderwerpen in dit Besluit zijn de
begroting en rekening, de paragrafen, de financiële positie en in relatie
daarmee de balans.
De raad heeft een kaderstellende en controlerende functie, het college
een uitvoerende functie. De begrotingsuitvoering, het bewaken van de financiële
positie en de rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding zijn daarmee
grotendeels taken van het college geworden. Dat geldt ook voor het inrichten
van de ambtelijke organisatie en voor de administratieve systemen die
noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de financiële functie. Wel
moet het college daarbij de kaders in acht nemen die de raad stelt. De
verordening artikel 212 Gemeentewet geeft in belangrijke mate deze
taakverdeling tussen de raad en het college aan.
Het eerste hoofdstuk (Titel I.) gaat
over de begrotingscyclus. De raad stelt de kaders voor de uitvoering van de
begroting. Hij doet dat vooral door het vaststellen van de programmabegroting
en de beantwoording van de 3-w-vragen. Het college voert vervolgens de begroting
uit en zorgt voor de beheersing van deze uitvoering. Vervolgens rapporteert het
college aan de raad.
Het tweede hoofdstuk (Titel II.) behandelt de financiële
positie. Hier komen investeringen, reserves en voorzieningen, activering en
afschrijving, financiering en kostprijsberekening aan de orde, onderwerpen die
(in)direct van invloed zijn op de financiële positie van gemeenten. De
artikelen in dit hoofdstuk voldoen aan het voorschrift dat de verordening in
ieder geval regels stelt voor de kostprijsberekeningen, de waardering van
activa en de treasuryfunctie (zie artikel 212, tweede lid).
In het derde hoofdstuk (Titel III.) komen de paragrafen
in de begroting en de jaarrekening aan de orde.
Het vierde hoofdstuk (Titel IV.) betreft de uitgangspunten voor
de financiële organisatie en de administratie. De raad moet er immers van op
aankunnen dat de aansturing van de ambtelijke organisatie en de taken, verantwoordelijkheden
en bevoegdheden van en binnen de ambtelijke organisatie goed zijn vastgelegd.
Bovendien moeten er administratieve systemen zijn die de uitvoering van de
begroting, het inzicht in de financiële positie en de toepassing van de
paragrafen ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de rapportages en
verantwoording van de ambtelijke organisatie aan het college en de rapportage
van het college aan de raad te ondersteunen.
Wij stellen u voor vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid,
alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
van de gemeente Delft.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders
van Delft,
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.
N. Roos ,secretaris.
03/030248
gelezen het
voorstel van het college van 14 oktober 2003;
gelet op
artikel 212 Gemeentewet,
b e s l u i t
:
vast te
stellen de volgende:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het
financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de
gemeente Delft.
Artikel 1.
Definities
In deze
verordening wordt verstaan onder:
a.
administratie
Het
systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie
ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen
van) de organisatie van de gemeente Delft en ten behoeve van de verantwoording
die daarover moet worden afgelegd.
b.
financiële administratie
Het systematisch
verwerken van financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de
gemeente Delft, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1.
de
financieel-economische positie;
2.
het
financiële beheer ;
3.
de
uitvoering van de begroting;
4.
het
afwikkelen van vorderingen en schulden;
5.
alsmede
tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
c.
administratieve organisatie:
Het stelsel
van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in
stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
d.
financieel beheer:
Het uitoefenen
van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van
rechten van de gemeente Delft.
e.
rechtmatigheid
Het in overeenstemming
zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen,
raadsbesluiten en collegebesluiten.
f.
doelmatigheid
Het
realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van
middelen.
g.
doeltreffendheid
De mate waarin
de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1. Begroting en
verantwoording
Artikel 2.
Programmabegroting
1.
De
raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode de programma-indeling
vast.
2.
De
raad stelt per programma vast:
a.
de
beoogde maatschappelijke effecten;
b.
de
te leveren goederen en diensten;
c.
de
baten en lasten.
3.
Het
college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde
goederen en diensten en de maatschappelijke effecten.
Artikel 3.
Producten
1.
Bij
iedere (programma-)begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de
toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.
2.
De
onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode
vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de
begroting expliciet vermeld.
Artikel 4.
Uitvoering begroting
1.
Het
college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig,
doelmatig en doeltreffend verloopt.
2.
Het
college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
a.
de
lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen
aan de producten van de productraming;
b.
de
budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de
kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële
positie;
c.
de
lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van
andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
d.
de
opbrengsten van de producten niet dusdanig worden onderschreden dat de realisatie
van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
Artikel 5.
Interne controle
1.
Het
college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de
jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij
afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2.
Het
college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal
bedrijfsonderdelen en/of een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de
bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en
op de toepassing van gemeentelijke regelingen. Het college treft maatregelen
voor herstel van de tekortkomingen.
3.
De
raad wordt zo nodig tussentijds maar in ieder geval bij de jaarverantwoording
geïnformeerd over geconstateerde tekortkomingen en het herstel daarvan.
Artikel 6.
Tussentijdse rapportage en informatie
1.
Het
college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de
realisatie van de begroting van de gemeente.
2.
De
rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en de baten,
geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de
maatschappelijke effecten.
Artikel 7. Jaarstukken
1.
Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de ambtelijke uitvoeringsorganisatie naar de
productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.
2.
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
a.
wat is bereikt;
b.
welke goederen en diensten zijn geleverd;
c.
wat de kosten zijn
d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de
beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2. Financiële positie
Artikel 8.
Financiële positie
1.
Het
college draagt er zorg voor, dat het financieel beleid waartoe de raad heeft
besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen
is opgenomen.
2.
Het
totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting
van de financiële positie expliciet vermeld.
3.
De
raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de
investeringskredieten.
Artikel 9. Waardering &
afschrijving vaste activa
1.
Geactiveerde
kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in
5 jaar afgeschreven.
2.
Kosten
voor het afsluiten van geldleningen worden indien deze lager dan € 100.000
zijn. direct ten laste van de exploitatie gebracht. Bij bedragen hoger dan €
100.000 is de maximale afschrijvingstermijn gelijk aan de looptijd van de
lening.
3.
De
materiele vaste activa worden lineair afgeschreven. Activa die vanaf 1-1-2004
worden aangeschaft zullen worden afgeschreven volgens de in lid 4 opgesomde
afschrijftermijnen.
De afschrijftermijnen van activa die voor 1 januari 2004 zijn aangeschaft blijven
intact.
4.
De
afschrijftermijnen ingaande 2004 zijn:
|
a. |
40 jaar, |
Woonruimten
en bedrijfsgebouwen (permanent), rioleringen, bruggen (steen en beton),
sportvelden; |
|
b. |
25 jaar, |
Woonruimten
en bedrijfsgebouwen (semi-permanent), gemalen, rioolwaterzuiversinstallaties,
wegen, straten en pleinen, openbare verlichting, parkeerterreinen, groot
onderhoud gebouwen, kademuren, bruggen (hout en staal); |
|
c. |
12 jaar, |
Verkeersregelinstallaties; |
|
d. |
10 jaar, |
Parkeermeters,
ondergrondse containers, groot onderhoud parkeertereinen, sportvelden en
zwembaden, bekabeling automatisering; |
|
e. |
8 jaar, |
Tractie en
machines; |
|
f. |
5 jaar, |
Telefooncentrales,
elektrische installaties; |
|
g. |
3 jaar, |
ICT
middelen; |
|
h. |
Niet, |
Gronden en
terreinen. |
Activa met een
verkrijgingsprijs van minder dan € 7.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd
gronden en terreinen. Deze laatst genoemde worden altijd geactiveerd.
5.
De
afschrijving van activa start op het moment van ingebruikname.
6.
Indien
een actief administratief is afgeschreven máár nog in gebruik is wordt deze gehandhaafd
in de activa-administratie
Artikel 10.
Voorziening voor oninbare vorderingen
1.
Voor
openstaande vorderingen betreffende:
a.
onroerende
zaakbelasting gebruikers;
b.
onroerende
zaakbelasting eigenaren;
c.
precariobelasting;
d.
hondenbelasting;
e.
rioolrechten;
f.
en
reinigingsrechten;
wordt een
voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische
percentage van oninbaarheid.
2.
Voor
de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op
basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder
dan drie maanden.
Artikel 11.
Reserves en voorzieningen
1.
Het
college biedt éénmaal per vier jaar een (geactualiseerde) nota reserves en voorzieningen
aan.
2.
De
nota behandelt:
a.
de
vorming en besteding van reserves;
b.
de
vorming en besteding van voorzieningen;
c.
de
toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen,
Artikel 12. Kostprijsberekening
1.
Voor
het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente
Delft wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2.
Bij
de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke
vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde
activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW.
3.
De
omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door
het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde
gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
Artikel 13:
Financieringsfunctie
1.
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg
voor
a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van
overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders
van de begroting uit te kunnen voeren;
b.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie
zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
c.
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken
van een voldoende rendement op de uitzettingen;
d.
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het
beheren van de geldstromen en financiële posities.
2.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de
volgende richtlijnen in acht:
a.
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij
financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij
instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitsvrije status is
gegeven of bij financiële instellingen zonder rating met minimaal een met een
A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid;
b.
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende
waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de
looptijd intact is.
c.
derivaten worden uitsluitend
gebruikt ter beperking van financiële risico’s;.
d.
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden
tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;.
e.
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen
of het verlenen van garanties luiden in euro;
f.
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke
waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm
dreigen te worden overschreden.
3.
Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële
participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan
uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het
verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit
hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden.
4.
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het
eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en
bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut. Het college zendt
het besluit treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.
Artikel 14.
Registratie bezittingen, activa en vermogen
1.
Het
college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.
2.
Indien
een actief administratief is afgeschreven máár nog in gebruik wordt deze gehandhaafd
in de activa-administratie
3.
Het
college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de
bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd
4.
Bij
afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen
voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele
plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Titel 3. Paragrafen
Artikel 15.
Lokale heffingen
1.
Het
college draagt zorg voor een actueel overzicht van de tarieven, heffingen,
prijzen en kosten per verstrekte dienst.
2.
Het
college aan de raad geeft aan de raad inzicht in de mate van kostendekking voor
de door de gemeente verstrekte diensten, waarover de tarieven, en heffingen in
rekening worden gebracht
3.
Bij
de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen
verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan
kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de
afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor
eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
Artikel 16.
Weerstandsvermogen en risicomanagement
1.
Het
college draagt zorg voor een adequaat risicomanagement.
2.
Het
college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de
jaarstukken de risico’s van materieel belang aan.
3.
Het
college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de
jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als
gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen
worden opgevangen.
Artikel 17.
Onderhoud kapitaalgoederen
1.
Het
college draagt zorg voor meerjarige beheersplannen in het kader van onderhoud
openbare ruimte, onderhoud riolering, en onderhoud gebouwen.
2.
Bij
de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen
verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig
onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
riolering, gebouwen.
Artikel 18. Financiering
Bij de
begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in
ieder geval verslag van:
a.
de
kasgeldlimiet;
b.
de
renterisico norm;
c.
de
liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
d.
de
rentevisie en
e.
de
rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 19. Bedrijfsvoering
1.
In
de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en
actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van
het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen
aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
2.
Het
college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en
jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en
doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.
Artikel 20.
Verbonden partijen
1.
In
de begroting en de jaarstukken wordt weergegeven het openbaar belang, het financieel
belang en de zeggenschap van de gemeente.
2.
In
de begroting en in de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen
specifiek ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande
verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele
problemen bij bestaande verbonden partijen.
Artikel 21.
Grondbeleid
1.
Het
college biedt telkenjare het geactualiseerde Meerjarenprogramma Grond (MPG)
aan. In deze nota wordt aandacht besteed aan:
a.
de
relatie met de programma’s van de begroting;
b.
de
strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
c.
aan
te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
d.
de
voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
e.
de
uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen
f.
de
ontwikkeling van de Algemene Reserve Grondbedrijf en van de voorzieningen
2.
In
de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt op
hoofdlijnen ingegaan op (de uitvoering van) het MPG, inclusief een actuele
prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie; met
daarbij gevoegd de ontwikkeling van de Algemene Reserve en de getroffen voorzieningen.
Titel 4. Financiële organisatie en administratie
Artikel 22.
Administratie
De
administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
a.
het
sturen en het beheersen van activiteiten en processen voor de gemeente als geheel
en in de organisatieonderdelen;
b.
het
verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch
nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;
c.
het
verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
d.
het
bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en
ter zake geldende wet- en regelgeving;
e.
het
afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid
van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting
en ter zake geldende wet- en regelgeving;
f.
de
controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende
informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde
beleidsdoelen.
Artikel 23.
Financiële administratie
Het college
draagt er zorg voor dat:
a.
de
inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante
wet- en regelgeving;
b.
de
vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese
Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 24.
Financiële organisatie
Het college
draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
a.
de
indeling van de gemeentelijke organisatie en de toedeling van taken;
b.
een
adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden,
zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van
de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c.
de
verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste
van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d.
de
regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatieonderdelen
van de gemeente;
e.
de
te maken afspraken met de organisatie over de te leveren prestaties, de
daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de
voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
f.
de
regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de
ambtelijke uitvoeringsorganisatie.
Artikel 25.
Aanbesteding en inkoop
Het college
draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol)
voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen, en diensten. De regels
waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de
Europese Unie.
Artikel 26. Verstrekking subsidies
Het college biedt jaarlijks een nota verstrekking
gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van
gemeentelijke subsidies en een overzicht van toegekende gemeentelijke subsidies.
Titel 5. Slotbepalingen
Artikel 27. Inwerkingtreding
Deze
verordening treedt in werking per 30 oktober 2003, met dien verstande dat de
begroting, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden
met ingang van het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze
verordening.
Artikel 28. Citeertitel
Deze
verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente
Delft”.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 oktober 2003.
,burgemeester.
,griffier
Artikel 2.
Programmabegroting
De raad legt
op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting
vast, evenals het daarin opgenomen beleid waarop de raad wil sturen en
controleren.
De gemeente
bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan
daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke
wensen. Het verdient de voorkeur (ook vanwege de vergelijkbaarheid van
begrotingsjaren) de gewenste indeling voor meerdere jaren vast te stellen,
bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de
raad de indeling wijzigen.
Artikel 3.
Producten
De raad stelt
de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het
college - zoals geregeld in het Besluit
begroting en verantwoording - een productenraming op. Het college is vrij in
het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek
van het besluit geen onderdeel van de begroting. De raad kan van oordeel zijn dat
hij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht wil hebben van
welke producten er bij de programma’s horen. Dit wordt geregeld in het eerste
lid.
Artikel 4.
Uitvoering begroting
In het eerste
lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de
doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de
onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3
doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma’s van de begroting.
In het duale
stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels, deze uitvoeringsregels
zijn aan het college.
Artikel 5. Interne controle
Het college zal voor de
inrichting van de financiële organisatie maatregelen laten treffen door de
organisatie op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate
functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn daarbij aanvullende
onderzoeken nodig. Op grond van de uitkomsten van de onderzoeken worden bij tekortkomingen
maatregelen tot herstel getroffen, waarbij
de raad over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele
maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht.
Artikel 6.
Tussentijdse rapportage en informatie
Artikel 6
formaliseert een deel van de controletaak van de raad. Op basis van deze tussentijdse
informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of
bijsturing nodig is. De raad autoriseert het college met het vaststellen van de
begroting op hoofdlijnen voor het door het college uit te voeren beleid.
Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s besloten
liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd.
Bij de
uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde
lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het
uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de
gemeente moet het college eerst het gevoelen van de raad inwinnen.
Artikel 7.
Jaarrekening
De jaarrekening
is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering
door het college, cq. de controle van de raad daarop. Basis daarvoor is de
productrealisatie.
Artikel 8.
De financiële positie
De raad geeft
in dit artikel de uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van
de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.
Tevens wordt
hier expliciet vastgelegd dat de raad bij het vaststellen van de financiële positie
tevens de investeringskredieten autoriseert.
Artikel 9.
Waardering & afschrijving vaste activa
Het eerste
lid bepaalt, dat de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief
lineair worden afgeschreven in 5 jaar. Deze immateriële activa mogen volgens
het “Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies” ook ineens
ten laste van het resultaat worden gebracht.
Het tweede
lid bepaalt, dat de kosten voor het afsluiten van geldleningen onder een grensbedrag
van € 100.000 ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. Bij hogere bedragen
is de maximale afschrijvingstermijn gelijk aan de looptijd van de lening.
Het derde
lid bepaalt dat de materiele vaste
activa lineair worden afgeschreven. Activa die vanaf 1-1-2004 worden
aangeschaft worden afgeschreven volgens de in lid 4 opgesomde afschrijftermijnen
Het vierde
lid geeft de afschrijvingstermijnen van de materiele vaste activa. De afschrijvingswijze
van deze activa is lineair. De maat voor de afschrijvingstermijnen is de economische
levensduur.
Het vijfde lid geeft uitsluitsel over het
moment dat er gestart wordt met afschrijven.
Het zesde
lid geeft aan dat activa in de administratie gehandhaafd blijven tot het moment
dat zij buiten gebruik worden gesteld.
Artikel 10.
Waardering oninbare vorderingen
Artikel 10
geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare
vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit
artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en de overige
facturen. Voor de bulkfacturen van gemeenten wordt een voorziening getroffen op
basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele
beoordeling ondoenlijk is.
Artikel 11.
Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen
vermogen van een gemeente. Artikel 11 bepaalt, dat het college vierjaarlijks een geactualiseerde
nota over de reserves en voorzieningen ter behandeling en vaststelling door de
raad aanbiedt. Op basis van deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de
omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde,
omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk
in de nota in te aan op de voorzieningen.
Artikel 12.
Kostprijsberekening
In artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van
heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b
Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven
is namelijk politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde
hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren
berekenen. In dit artikel worden enkele uitgangspunten voor de bepaling van de
kostprijzen gegeven.
Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen
aan bestemmingsreserves en voorzieningen
voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van
de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing
mogen worden meegenomen. Daarnaast hanteert de gemeente het mechanisme van
rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde
kapitaalgoederen. Artikel 12, lid 2 van de verordening bepaalt, dat deze beide
kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde
kostprijs.
Op grond van lid 2 moeten ook worden meegenomen de
kosten compensabele BTW voor rioolrechten, reinigingsrechten en
afvalstoffenheffing. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele
BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen
mogen worden in de kostprijsberekening, omdat de gemeente deze kosten
wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.
Het rentepercentage van de toerekening van
kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de
kostprijs. De rentelasten worden berekend door de zogenaamde
rente-omslagmethode. Bij de renteomslag van de kapitaallasten is toerekening
van de bespaarde rente over het eigen vermogen toegestaan.
Artikel 13.
Financieringsfunctie
De financieringsfunctie
(treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de
operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete
voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie
heeft. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De
uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf
in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording
is voorgeschreven. In aanvulling hierop stelt het college een treasurystatuut
op dat protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering.
De kasgeldlimiet en de
renterisiconorm zijn wettelijk geregeld. Overschrijding is in beginsel niet toegestaan. Gedeputeerde staten van de provincie moeten
dan in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder
bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren. Bij
overschrijding kan de gemeente worden geconfronteerd met preventief toezicht op
het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (renterisiconorm)
leningen. De raad wordt daarom wanneer overschrijding dreigt daarover door het
college geïnformeerd.
Artikel 14.
Registratie bezittingen en activa
Voor een goed
beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke
bezittingen onontbeerlijk. Om dit te borgen zal het college de registratie
periodiek controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 15.
Lokale heffingen
Artikel 229b Gemeentewet en artikel 15.33 Wet
milieubeheer stellen randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en
heffingen. Behalve tarieven voor het geven van vermakelijkheden en belastingen
mogen de tarieven en heffingen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te
boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en
heffingen heeft de raad dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing
nodig.
Het college
draagt daarom zorg voor een actueel overzicht van de tarieven, heffingen, prijzen
en kosten per verstrekte dienst. Het college geeft aan de raad jaarlijks
inzicht in de mate van kostendekking voor de door de gemeente verstrekte
diensten, waarover de tarieven, en heffingen in rekening worden gebracht
Het laatste lid regelt over welke feiten aangaande de
lokale lasten de raad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen
bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd.
Artikel 16.
Weerstandsvermogen
Een gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van
uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een gemeente zich
verzekeren, of er moeten voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anderszins
worden opgevangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval.
Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s
eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren.
De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich
voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een gemeente,
dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten
van risico’s is echter niet mogelijk. Niet verzekerde risico’s die zich
voordoen, moet de gemeente opgevangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging
of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Het eerste lid van artikel
16 vereist dat het college zorg draagt voor een adequaat risicomanagement. Het
tweede lid regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties de raad
in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de
jaarstukken moet worden geïnformeerd.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
Het college is
verantwoordelijk voor (meerjarige) beheersplannen voor het onderhoud aan de
verschillende categorieën kapitaalgoederen.
In het tweede
lid van Artikel 17 wordt aangegeven over welke feiten aangaande het financieel
beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de raad in de verplichte
paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk
geval geïnformeerd wordt.
Artikel 18.
Financiering
De basis voor
dit artikel is gelegen in artikel 13. Artikel 18 regelt over welke feiten
inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elk geval
in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt
geïnformeerd.
Artikel 19.
Bedrijfsvoering
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van
het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door
het college. In de bedrijfsvoeringsparagraaf wordt ingegaan op de tijdelijke en
actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In aanvulling hierop wordt
gerapporteerd over de voortgang van de onderzoeken naar doelmatigheid en
doeltreffendheid.
Artikel 20.
Verbonden partijen
Artikel 20 stelt regels aan de verantwoordingsinformatie over de
verbonden partijen. Basis daarvoor is de paragraaf verbonden partijen in
begroting en rekening. In de begroting en in de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden
partijen specifiek ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van
bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en
eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen
Daar de
begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde
in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. We
kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te
stoten, wat in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de gemeente
aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de
begroting, jaarstukken en openbare nota’s. Ingevolge het Besluit begroting en
verantwoording zal een lijst van verbonden partijen worden bijgehouden.
Artikel 21.
Grondbeleid
Een
belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de
ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten)
ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het
grondbeleid horen bij de raad thuis.
Artikel 21, eerste
lid, regelt, dat het college telkenjare het Meerjarenprogramma Grond aan de
raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. Op basis van deze nota kan de
raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid.
Het tweede lid van artikel 22 schrijft de
feiten voor aangaande het grondbeleid waarover de raad in elk geval in de
verplichte paragraaf grondbeleid bij de begroting en jaarstukken moet worden
geïnformeerd.
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare
stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie
de belangen van de gemeente schaden. Dergelijke informatie kan de (onderhandelings-)positie
van de gemeente schaden. Zulke gegevens worden niet herkenbaar opgenomen in de
begroting, jaarstukken en openbare nota’s.
Artikel 22.
Administratie
In dit artikel
worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente.
In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan
welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt
niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de
uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel
in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke
organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.
Artikel 23.
Financiële administratie
Een belangrijk
onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene
maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van
gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere
waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële
gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden
aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook
aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese
Unie etc.
Artikel 24.
Financiële organisatie
In dit artikel
worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven,
waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie
invulling zal geven.
Artikel 25.
Aanbesteding en inkoop
De inkoop en
de aanbesteding van werken, leveringen en diensten zijn belangrijke en
kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het
hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten
ook te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden
rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 25 legt aan het college de zorg op om regels
op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten.
De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat
de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de
jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn
nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant
beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Een belangrijke uitgaande middelenstroom,
die de kaderstellende rol en het budgetrecht van de raad raakt, betreft de
verstrekking van gemeentelijke subsidies. Hiervoor is evenwel geen
afzonderlijke paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen.
Artikel 23
regelt, dat de raad periodiek een nota ontvangt waarin het college het voorgenomen
beleid uiteenzet voor verstrekking van subsidies en een overzicht van
toegekende subsidies.
Artikel 27.
Inwerkingtreding
Artikel 28. Citeertitel
In dit artikel
wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening
kan verwijzen.