Stuk
173 I
03/030248 Delft,
14 oktober 2003.
Onderwerp:
Controleverordening
gemeente Delft
Aan
de gemeenteraad,
Geachte
dames en heren,
De Wet
dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de accountantsverklaring veranderd.
De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer meer
alléén een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over het
getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen.
Rechtmatigheid als onderdeel van de
accountantsverklaring is nieuw. De rechtmatigheid diende ook vóór de Wet
dualisering gemeentebestuur gecontroleerd te worden, maar de accountant ging
daar alleen in het verslag van bevindingen bij de jaarrekening op in.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en
lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn
gekomen.
Het college
is primair verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving
en daarmee voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van het publieke
geld binnen een gemeente. De accountantscontrole richt zich dan op de beoordeling
van de opzet, het bestaan en de werking van het systeem van kwaliteitsborging
ter uitvoering van de wet- en regelgeving, aangevuld met deelwaarnemingen
(steekproeven).
In de nieuwe
situatie maakt de controle van de doelmatigheid géén onderdeel meer uit
van de accountantscontrole. De controle op doelmatigheid is dan ook geen taak
meer voor de accountant, maar is onderdeel van het onderzoek door de locale
rekenkamer(functie) en de interne onderzoeken van het college naar
doelmatigheid en doeltreffendheid.
De laatste
verandering is, dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct
door de controlerend accountant aan de gemeenteraad worden aangeboden.
De opdracht
aan de accountant staat los van de regels in de controleverordening. De opdracht
is namelijk een privaatrechtelijke overeenkomst. De gemeente heeft na een aanbestedingsprocedure
met de huidige accountant een vierjarig contract gesloten ingaande het rekeningsjaar
1993. De afgelopen jaren is dit contract stilzwijgend verlengd.
Wij nemen ons
voor gelet op de stelselwijziging in de accountantscontrole een nieuw Programma
van Eisen op te stellen, dat wij aan u zullen voorleggen alvorens een nieuwe aanbestedingsprocedure
uitgevoerd zal worden.
Op basis van deze aanbesteding doen wij aan u
een voordracht voor de aanstelling van de accountant. Het startpunt voor het
met de geselecteerde accountant te
sluiten contract ligt dan bij de jaarrekeningcontrole 2004.
Wij
stellen u voor vast te stellen de Verordening
voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de
financiële organisatie van de gemeente Delft.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Delft;
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.
03/030248
gelezen het
voorstel van het college van 14 oktober 2003;
gelet op
artikel 213 Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Gemeenten;
b e s l u i
t:
vast te
stellen de volgende:
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de
inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Delft.
Artikel 1. Definities
In deze
verordening wordt verstaan onder:
a.
Accountant
Een door
de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.
b.
Accountantscontrole
De
controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening - uitgevoerd
door de door de raad benoemde accountant - van:
o
het
getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de
grootte en samenstelling van het vermogen;
o
het
rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
o
het
in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de
bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
o
de
inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de
vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
Bij deze controle worden de nadere regels, die bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde
lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht genomen.
c.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het
overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en
de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in
het Besluit accountantscontrole gemeenten.
d.
Deelverantwoording
Een in
opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording
van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Artikel 2. Opdrachtverlening
accountantscontrole
1.
De
accountantscontrole wordt opgedragen
aan een door de raad te benoemen accountant.
2.
Het
college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole
voor.
3.
De
raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van
eisen vast.
Artikel
3. Informatieverstrekking door college
1.
Het
college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform
de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de
accountant voor controle.
2.
Het
college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende
verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen,
overeenkomsten, berekeningen
en dergelijke voor de accountant
ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij
de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle
hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is
verstrekt.
4.
Het
college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring
en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad.
5.
Alle
informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van
de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld
dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de
accountant gemeld.
Artikel 4.
Inrichting accountantscontrole
1.
De
accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de
accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de
daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De
accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van
de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder
voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Artikel 5.
Toegang tot informatie
1.
De
accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden
en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
2.
Het
college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren,
magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de
gemeente.
3.
De
accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke
inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn
opdracht denkt nodig te hebben. Het college
draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
4.
Het
college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn
gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en
volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten,
lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover
verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
1.
Het
college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren
van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid
voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt.
2.
Het
college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke
uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van
de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te
verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de
gestelde controle-eisen in acht. Indien een
deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het
college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de
raad benoemde accountant, indien
dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 7. Rapportering
1.
Indien
de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk
aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In
aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant
over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen
van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer,
het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd,
aan de directeur van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de gemeentecontroller
en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3.
De
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan
de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor
het college om op deze stukken te reageren.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 30 oktober 2003, met dien verstande
dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.
Artikel 9. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente
Delft”.
Aldus
vastgesteld in de vergadering van de raad donderdag 30 oktober 2003
,burgemeester.
,griffier.
Artikel 2. Opdrachtverlening
accountantscontrole
Na afloop van ieder
begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het
gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag
(artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de
raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in
opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst
(artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan,
dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die
de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De
burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste
lid van artikel 171 Gemeentewet.
Artikel 2 van de
verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de
gemeentelijke jaarrekening. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering
van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening.
Voor de accountantscontrole
geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van
artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. De controleverordening
voldoet aan dit landelijk besluit.
Artikel 3.
Informatieverstrekking door college
In de nieuwe
gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling
van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college
ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste
deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van
het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de
controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende
bescheiden. Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende bescheiden goed
toegankelijk aan de accountant beschikbaar worden gesteld.
Het derde lid
is hoewel het een algemeen gebruik is, geen wettelijke verplichting. Het verplicht
het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college
verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de
jaarrekening, te hebben achtergehouden.
In het vierde
lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van
de gecontroleerde jaarrekening aan de raad, deze wordt op uiterlijk 1 juni
gesteld. Dit geeft de ruimte aan de raad om voor 1 juli, de jaarrekening in de
raad te behandelen. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een eventueel
noodzakelijke indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet).
De jaarrekening moet binnen twee weken na
vaststelling door de gemeenteraad, maar in elk geval voor 15 juli worden
toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
De accountant
verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks
aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het
college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad
daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.
Het vijfde lid
van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het
beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring,
maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college
bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit
verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4.
Uitvoering controle
De accountant
is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag
zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel
zal er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg
worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van
de gemeente.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Voor een goede
controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen.
Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te
doen toe aan de accountant. Het artikel geeft aan het college de taak om er
voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle
burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan
de accountantscontrole.
Artikel 6.
Overige controles en opdrachten
Naast de
controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die
de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de
verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een
bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden
uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier
vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke
adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet
in gevaar mogen brengen.
Artikel 7.
Rapportering
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering
en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen bijvoorbeeld (zoals nu ook
gebruikelijk) tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid
van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde
afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in
overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot
herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage
krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn,
aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen
over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand
aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
de raad door de accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in
de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud)
opgestelde verordening, voluit betreft dit de VERORDENING tot vaststelling
van regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en met
boekhouding belaste ambtenaren, alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid
van de administraties en van de jaarrekeningen. De wetgever heeft bepaald
dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar
2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de
jaarrekening van 2003.
Artikel 9. Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in
gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.