Stuk
174 I
03/030248 Delft, 14 oktober 2003.
Aan
de gemeenteraad,
Geachte
dames en heren,
Artikel 213a Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.
De achterliggende bedoeling van het periodieke onderzoek is, dat
systematisch wordt onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken
(doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd
(doelmatigheid). In aanvulling daarop behoort ook periodiek getoetst te worden
of de inrichting van de gemeentelijke organisatie en het gemeentelijk
middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet.
Het interne functioneren van derden
die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld
een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin
de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die
taken uitoefent) valt evenwel niet onder de reikwijdte van artikel 213a
Gemeentewet. Wél kan vanuit het oogpunt
van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de
gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.
Onderwerp van
de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders en doelen
die de raad gesteld heeft kunnen evenwel niet los gezien worden van het bestuur
dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een
doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad geformuleerde
beleid zal dus, als dat relevant is, kunnen worden betrokken in het
collegeonderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.
De
onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende
onderwerpen en vormen hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van
begrotingsprogramma’s, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Ook kan worden
gedacht aan meningspeilingen. Naast de vraag óf de doelstellingen zijn gehaald
kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik
van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking. Een
andere activiteit die in het kader van dit artikel zou moeten plaatsvinden, is
het toetsen van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de interne
controle.
Ook nu al
wordt in de Delftse organisatie onderzoek verricht bijv. in de vorm van beleidsevaluaties,
benchmarking e.d. Daarnaast geeft de verdere implementatie en toepassing van
het INK-model (zelfevaluatie) in de Delftse organisatie interessante aanknopingspunten.
Het verkrijgen van inzicht
in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en
aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te
maken, treft het college een aantal (organisatorische) maatregelen. De controle
op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en
het beheer geschieden primair door de raad en het college (met in het verlengde
daarvan de ambtelijke organisatie) zelf.
De raad heeft
in dit verband ook zijn eigen instrument voor het uitvoeren van beleidsevaluaties:
namelijk de “Delftse Rekenkamer”. De rekenkamer kan op grond van het gestelde
in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken
van het college. Ook kan de rekenkamer zonodig een tweede oordeel geven, als ze
van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet
worden gegeven.
Wij stellen u voor vast te
stellen de Verordening voor
Periodiek Onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Delft.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Delft;
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.
N. Roos ,secretaris.
Stuk 174 II
03/030248
gelezen het
voorstel van het college van 14 oktober 2003;
gelet op
artikel 213a Gemeentewet,
vast te
stellen de volgende:
Verordening voor Periodiek Onderzoek door het college
naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Delft.
Artikel 1. Definities
In deze
verordening wordt verstaan onder:
a.
Doelmatigheid; het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt
mogelijke inzet van middelen.
b.
Doeltreffendheid; de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde
maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Artikel
2. Onderzoekstaak
1.
Het college verricht periodiek onderzoek naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid van het gemeentebestuur.
2.
Het
college stelt de raad en de “Delftse rekenkamer” op de hoogte van de onderzoeken,
die hij doet instellen.
Artikel
3. Afbakening van het onderzoek
1.
Het college stelt per onderzoek het object, de reikwijdte en de
voorgenomen aanpak van het onderzoek vast.
2.
Onderzoeken
kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke
apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden.
Artikel 4.
Voortgang onderzoeken
Het college rapporteert in de
bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en bij de jaarstukken van de
jaarrekening over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en
doeltreffendheid alsmede over de voortgang van eventuele verbeterplannen.
Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking
Op basis van de resultaten
van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op.
De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad
aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.
Artikel 6.
Inwerkingtreding
Deze
verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.
Artikel 7.
Citeertitel
Deze
verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid
en doeltreffendheid van de gemeente Delft”.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de raad 30 oktober 2003.
,burgemeester.
,griffier.
Artikel 2. Onderzoekstaak
Het college draagt zorg voor onderzoeken naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad en ook
de Delftse Rekenkamer worden door het hiervan in kennis gesteld.
Artikel 3. Afbakening van het onderzoek
Reikwijdte en diepgang van
het onderzoek worden door het college bepaald. Het college stelt per onderzoek
vast:
a.
Het
onderwerp en de nadere typering van het onderzoek (doelmatigheid, doeltreffendheid)
b.
De
reikwijdte van het onderzoek. Aangegeven wordt welk tijdvak wordt onderzocht en
welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek
worden betrokken
c.
Onder
de aanpak kan aangegeven worden welke methoden gebruikt zullen worden
(benchmarking, enquête, enzovoorts), met een inschatting van de duur van het
onderzoek.
Onderzoeken kunnen in
opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet
met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke
organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen
worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen
ter verbeteringen worden
gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door
functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de
aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel mogelijk onafhankelijk tot
stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks
werk betrokken zijn bij het
onderzoeksobject.
Artikel 4. Voortgang onderzoek
De bedrijfsvoeringparagraaf
van de begroting en jaarstukken behoort inzicht te geven in de stand van zaken
en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij wordt een relatie
gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken.
Het ligt voor de hand om in
de bedrijfsvoeringparagraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij
de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur.
Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking
Met de instelling van de onderzoeken beoogt
de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de
publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken
worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in
artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens
artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening
en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het
verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad
tussentijds rapporten kan ontvangen zodra ze zijn vastgesteld.
Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert
ook het doel om te streven naar verbetering, daarom is ook opgenomen dat
evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage,
en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject
moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan
ook het college dat maatregelen neemt tot verbetering.
Artikel 7. Citeertitel
In dit artikel wordt de naam
gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden
verwezen.