1. Aanleiding

Bij de behandeling van het jaarplan KIS in de raadscommissie Middelen en Bestuur van afgelopen december is door wethouder Baljé toegezegd om nadere kosteninformatie te verschaffen over de stroomlijning van brongegevens. In de maartvergadering van de commissie is duidelijk geworden dat hierbij de in het kader van de vulling van de BGB-registratie (Basisregistratie Gebouwen) gemaakte kosten uit het verleden bij betrokken dienden te worden.

2. BGB

Delft behoorde in 1996 landelijk tot de pioniers qua basisregistratie gebouwen, afgekort BGB, naar de applicatie BGB4all. De argumentatie waarom destijds de dienst Stadsontwikkeling hiermee aan de slag ging, wijkt amper af van de redenen die in de separate notitie “stroomlijning objectinformatie” (een KIS-project uit het jaarplan KIS 2004) worden genoemd om vooral door te gaan met BGB. Wel is het wetgevingsperspectief inmiddels veel concreter geworden.

Deze gedachtegang blijkt o.m. uit de nota “Het knelpunt van de BGB uit 1999 (zie RIS). Hierin wordt het ‘concernbericht 1998-II’ geciteerd: Vanuit zowel Bestuursdienst als SO werden zorgelijke signalen uitgezonden over de voortgang. Destijds schatte men het aantal objecten in Delft op 45.000 à 50.000; recente schattingen maken gewag van circa 55.000. Uit de nota blijkt voorts dat de ambitie van SO destijds was om tussen 1-4-1996 en 1-1-1999 te komen tot “een volledig objectkenmerkenbestand”, ofwel een operationele basisregistratie gebouwen per 1 januari 1999. Volgens het raadsvoorstel S99001075 dd. 16 november 1999 stond de teller per 1-1-1999 echter op circa 20.000 objecten. Dat wil zeggen dat met de destijds beschikbare capaciteit per maand gemiddeld 600 objecten zijn ingevoerd.

Genoemd voorstel, dat in 1999 door de raad werd aanvaard, hield o.m. in een budget om het tekort van voor 1-1-1999 te dekken alsmede een budget om vervolgens vijf inhuurkrachten in te zetten, die samen met twee vaste medewerkers in een jaar tijd BGB alsnog geheel zouden vullen. Het budget voor de werkzaamheden na 1 januari 1999 ter grootte van € 363.024,17. In 2000 – het ‘projectjaar’ – is uit dit budget € 306.834,54 besteed. De resterende € 56.189,63 was reeds in 1999 uitgegeven voor de vaste medewerkers. Tot begin april 2001 is het project nog voortgezet ten laste van het vakteambudget BTM, maar toen vertrokken de inhuurkrachten en één vaste medewerker ging met FPU. Toen waren (en eind 2003 nog steeds) ca. 29.000 objecten ingevoerd.

Bij extrapolatie van het productietempo uit de periode 1996-1998 zou met de capaciteitsverruiming BGB 100 % gevuld moeten zijn in circa 10 maanden, uitgaande van de hoge schatting van 55.000 objecten in Delft. Het verschil met de feitelijke productie gedurende 15 maanden valt als volgt te verklaren:

1. Een projectplanning en systeem van voortgangsbewaking zijn niet aangetroffen. De indruk bestaat, dat de in de nota veronderstelde productiviteit berust op veel te optimistische aannames, waarbij amper aandacht is besteed aan de condities waaronder het project zou moeten draaien qua aansturing (2), voortgangsbewaking en kwaliteitscontrole (3), huisvesting en equipage (4) en personele aspecten (5).
2. O.a. door in Neon de BGB-taak onder te brengen bij het vakteam BTM, groeide dit vakteam door naar 35 medewerkers plus regelmatig inhuurkrachten. De span of control van het vakteamhoofd was veel te groot om dit geheel als enige leidinggevende aan te sturen, nog afgezien van diens waarneming van taken van het sectorhoofd BTO.
3. De uitvoerende ploeg beschikte hooguit over een ‘meewerkend voorman’. Een projectleider met beschreven verantwoordelijkheden ontbrak. Behoorlijke overdracht aan het vakteamhoofd BTM heeft nooit plaatsgevonden.
4. Drie projectmedewerkers werkten in de zin van de flexwet op detacheringsbasis, de andere twee als echte uitzendkrachten. Ook dit gegeven was niet overgedragen. Eén van de gedetacheerden bleek niet goed te functioneren, maar omdat daarvan pas werk werd gemaakt ruim nadat zijn proefmaand voorbij was, was de gemeente contractueel verplicht hem (i.c. Randstad) de gehele contractperiode van een jaar door te betalen.
5. De verhuizing naar de Oude Delft (eind oktober 2000) leverde voor BGB wel een iets betere en ruimere huisvesting op, maar leverde wel de zoveelste verstoring op van de voortgang.
6. De in 2000-2001 ingevoerde objecten betreffen overigens onder meer de binnenstad, verreweg het meest bewerkelijke deel van het bestand: letterlijk elk object vergde buitencontrole.

3. Situatie medio 2003

Na al dat voorwerk was niets doen geen optie; de ontwikkeling naar het wettelijk verplicht stellen van een aantal authentieke registraties, waaronder die van gebouwen, gaat gewoon door. Hoe langer we wachten, hoe meer werk we eraan zullen hebben om weer ‘boven jan’ te komen. Vooral op dit punt wreekt zich de Wet van de remmende voorsprong: hoorden we een aantal jaren geleden nog tot de voorhoede, als we nu verzuimen door te pakken krijgt Delft straks landelijk qua BGB het imago van een backbencher.

Nu niets doen, maakt het reeds geleverde werk door het uitblijven van onderhoud geleidelijk aan onbetrouwbaar en daarmee waardeloos. Dat is als zodanig kapitaalvernietiging, terwijl het ‘herstel’ straks dus nog veel meer kost !

In het voorstel Stroomlijning Objectinformatie werd gekozen voor het operationeel krijgen van met name BGB bij ICT/Geo De indruk bestond dat het daar wel zou lukken. Daar is anders dan bij BTM (nu MBK) sprake van een kleinschalige organisatorische setting met materiedeskundigheid op het gebied van objectinformatie. Er ligt inmiddels naast de ‘quick scan’ een uitgewerkt projectplan, dat de basis legt voor adequate planning en voortgangsbewaking, de condities qua huisvesting en middelen zijn op orde en de valkuil van de personele invulling is in kaart gebracht. Bovendien biedt de instelling van het distributiepunt objectinformatie optimale condities voor continuïteit en voor de beheerfase. De uitvoering is inmiddels gestart.

4. Stand van zaken april 2004

Het projectplan is inmiddels in uitvoering. Kort samengevat behelst het projectplan het volgende:

Het project Stroomlijning Objectinformatie heeft tot doel te komen tot verbetering van de kwaliteit van de objectbasisgegevens met betrekking tot gebouwen en adressen. De resultaten komen ten goede aan de klant (burgers en bedrijven) en de interne bedrijfsvoering.

In dit keuzedocument (plan van aanpak realisatie) wordt geadviseerd welke werkwijze het beste gevolgd kan worden om de objectbasisgegevens adequaat te vullen zodat ze op het gedefinieerde kwaliteitsniveau komen. Het zwaartepunt van het project ligt in de geautomatiseerde opwaardering van de registraties.

Anders dan in het verleden wordt nu projectmatig gewerkt, waarbij de projectorganisatie goed is ingebed in de staande organisatie. Controle en rapportage zijn een belangrijk onderdeel.

Uit analyse is gebleken dat thans de objectgegevens van ruim 20.000 gebouwen (40%) ontbreken, op een totaal van ongeveer 50.000 objecten die er in Delft staan.

In het kader van de Programmabegroting 2004 is een bedrag van € 120.000,= gereserveerd voor dit project. Met de thans voorgestelde projectaanpak wordt optimaal gebruik gemaakt van al aanwezige elektronische gebouwgegevens die al door verschillende afdelingen worden beheerd. Daarmee wordt dus gekozen voor “hergebruik” van al aanwezige gegevens, waarbij de gegevens een kwaliteit hebben die in overeenstemming zijn met de bedrijfsvoeringeisen van deze afdeling.

Een goede vullinggraad wordt dus nagestreefd, waarbij de kwaliteit niet gerelateerd wordt aan het brondocument (uit het verleden is dit een lang en kostbaar proces gebleken), maar aan de bronkwaliteit van de desbetreffende afdeling.

Hierdoor is snellere voortgang mogelijk. Met input van gegevens van vakteam Belastingen zal het vullingpercentage naar verwachting rond de zomer naar 80-90 % stijgen. Het project ligt op schema en dat de verwachting is dat eind van dit jaar de beoogde vulling (95 %) bereikt zal zijn.