STARTNOTITIE AANBESTEDING ACCOUNTANTSFUNCTIE
Bij de invoering van het duaal stelsel is ook de
rol van de accountant geherdefinieerd, de focus van de accountant ligt bij de
rechtmatigheid van handelen. In artikel
213 van de Gemeentewet is vastgelegd, dat de raad één of meer accountants
aanwijst en belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij
verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van
bevindingen. In de raad van oktober 2003 is de controleverordening op basis van
artikel 213 Gemeentewet vastgesteld.
Bij de behandeling van deze verordening bleek, dat
de raad nauw betrokken wil zijn bij de selectie van een accountant en een
nieuwe opdrachtverlening passende bij de vereisten volgens de gewijzigde
gemeentewet. Onlangs heeft ook het fractievoorzittersoverleg geïnformeerd naar
een plan voor de aanbesteding/selectie van de accountant. In de verordening is
ook vastgelegd, dat, dat het college in overleg met de raad de aanbesteding van
de accountantscontrole voorbereid.
In deze startnotitie wordt een mogelijke aanpak
beschreven. Uitgangspunt is een Europese aanbestedingsprocedure. Basis voor deze aanbestedingsprocedure dient
een nog op te stellen Programma van Eisen te zijn. Overeenkomstig de controleverordening
wordt dit Programma van Eisen door de Raad vastgesteld. In de op hoofdlijnen
beschreven aanpak kan een aantal keuzes gemaakt worden, de belangrijkste
daarvan zijn:
a. Wel
of niet openbaar aanbesteden
b. 1
accountant voor raad, college (en organisatie)
c. De
samenstelling van de aanbestedingscommissie.
Bepalend voor de keus van
wel of geen Europese aanbesteding is het drempelbedrag voor Diensten: voor lagere overheden geldt een
drempelbedrag ad € 236.945. In de
afgelopen 12 maanden is circa € 200.000 aan accountantskosten uitgegeven. Accountantsdiensten zijn zgn. 1A diensten:
het volledige regime van de Europese richtlijnen is van toepassing. Uitgaande
van een contractperiode van vier jaar (met een optie op verlenging) gaat het om
een bedrag van ca € 8 ton, het drempelbedrag wordt dan dus duidelijk
overschreden. Overigens kan er vanuit de hernieuwde focus op rechtmatigheid nog
een kostenverhogend effect uitgaan.
Bij een openbare
aanbesteding kunnen alle aanbieders meedingen naar de opdracht. Bij een
niet-openbare aanbesteding bestaat de mogelijkheid om een zgn. voorselectie te
maken. Gemeentelijk geldt de gedragslijn dat bij een beperkte aanbiedersmarkt
gekozen wordt voor openbare aanbesteding waarbij elke partij de mogelijkheid
heeft mee te dingen naar de opdracht. Zodoende wordt maximale concurrentie
bereikt.
Het aantal aanbieders
voor accountancy bij de (gemeentelijke) overheid is beperkt. Bovendien leidt
openbare aanbesteding tot tijd- en werkbesparing. Bij een openbare procedure
vindt selectie van leverancier en product in één fase plaats, waarbij de
termijn voor het indienen van de offerte 52 dagen is. Bij de niet-openbare
procedure vindt de selectie van leverancier en product in twee fasen plaats.
Eerst krijgen leveranciers gedurende 37 dagen de gelegenheid zich aan te
melden. Daarna vindt een selectie van leveranciers plaats. Vervolgens krijgen
de geselecteerde leveranciers 40 dagen de tijd offerte uit te brengen.
Dit alles afwegende wordt
geadviseerd te kiezen voor openbare aanbesteding.
De verordening biedt de mogelijkheid, dat het
college een eigen accountant aanwijst voor de controlewerkzaamheden voor
specifieke uitkeringen (bijv. op het vlak van de bijstand, onderwijs) en ook
voor specifieke advieswerkzaamheden voor de verbetering van de rechtmatigheid,
doelmatigheid en doeltreffendheid van het financieel beheer en de financiële
organisatie (de natuurlijke adviesfunctie van de accountant). Het college
behoort dan de raad vooraf over te informeren.
De mogelijkheid voor het college om voor de
controle op de uitvoering van het beleid met betrekking tot specifieke
uitkeringen een eigen accountant aan te wijzen zou m.i. bij uitzondering
gehanteerd moeten worden. Twee accountants in de Delftse organisatie met
verschillende opdrachten leidt tot doublures in het accountswerk, een dubbele
belasting van de organisatie, doublures, en leidt tot een substantieel hoger
kostenplaatje. De weg zou ook veeleer moeten zijn dat de controle in het kader
van de jaarrekening de basis is voor de controle m.b.t. de specifieke
uitkeringen (single audits).
Daarnaast ligt het in het verlengde van zijn
controletaak voor de hand dat de accountant gevraagd en ongevraagd zijn
natuurlijke adviesfunctie uitoefent.
Gelet op de doorlooptijd van de Europese
aanbesteding kan de opdracht aan de geselecteerde accountant ingaan voor het
rekeningsjaar 2005. Immers de huidige accountant verricht in het 4e
kwartaal 2004 zijn interimcontrole met betrekking tot het gevoerde financieel
beheer in 2004 , terwijl in de eerste viermaanden van 2005 het jaarrekeningwerk
over 2004 met bijbehorende rekeningscontrole plaatsvindt. Dat laat onverlet,
dat ten vervolge op de vaststelling van het Programma van Eisen voor de
jaarrekeningcontrole 2004 ook met de huidige accountant nadere afspraken
gemaakt moeten worden.
De te formeren aanbestedingscommissie In het
verlengde van de keus voor 1 accountant ligt het voor de hand om deze
commissie een evenwichtige afvaardiging
te laten zijn vanuit de raad, het college, en de ambtelijke organisatie. Een
aardige variant daarbij is om aan de Delftse rekenkamer te verzoeken één van de leden in de aanbestedingscommissie
te laten participeren. De samenstelling zou dan bijvoorbeeld als volgt kunnen
zijn raadsleden (2), griffier, rekenkamer(1), wethouder financiën,
gemeentecontroller, hoofd financiën).
Voorgesteld wordt, dat de aanbestedingscommissie
van de Raad het mandaat krijgt om het programma van eisen en de definitieve
keus met een enkelvoudige voordracht voor te bereiden.
Het voorbereidend werk voor de
aanbestedingscommissie wordt verzorgd vanuit de ambtelijke organisatie door
middel van een voorbereidingsgroep bestaande uit: de griffier, en een
vertegenwoordiging uit de vakteams Strategie&control, Financiën en Inkoop
en Aanbesteding. Daarmee wordt het tijdsbeslag voor de vertegenwoordigers uit
de bestuurlijke organisatie zo beperkt mogelijk gehouden.
Na bespreking in de commissie Middelen en Bestuur
zou in de raad van juni de aanbestedingscommissie met bijbehorende opdracht
ingesteld kunnen worden.
De startnotitie om advies
voorleggen aan de gemeenteraad.
|
1. |
Aanbestedingscommissie.
Instelling van de commissie. |
Juni 2004 |
|
2. |
Programma van eisen.
Hierin zijn alle eisen opgenomen die de gemeente stelt aan haar accountant.
Tevens zijn de procedure eisen opgenomen (data, criteria, keuze accountant): a. Vaktechnische
eisen (kantooreisen, controleaanpak, toegevoegde waarde) b. Bijzondere
verklaringen c. Advisering
(hoe waarborgt de accountant haar onafhankelijkheid, wat is haar visie
hierop) Het programma van Eisen wordt vastgesteld
door de gemeenteraad. |
3e kwartaal 2004, raadsbesluit 28 oktober 2004 |
|
3. |
Informatie leveren. Aan iedere aanvrager wordt dezelfde
informatie ter beschikking gesteld. Deze informatie bevat o.m.: * NEON raadsbesluit, organigrammen * Verordeningen 212, 213, 213a Gemeentewet * Jaarrekening 2003 * Programmabegroting/productenramingen 2005-2008 * Beschrijving AO/IC op hoofdlijnen * Vormgeving planning & control op hoofdlijnen Deze informatie zal al zoveel mogelijk worden
verstrekt bij het aanbestedingsdocument. |
November |
|
4 |
Offertes
|
Voor 1/2/2005 |
|
5. |
Vragen commissie.
De aanbestedingscommissie zal naar aanleiding van het lezen van de offertes
nadere vragen hebben voor de kantoren. De kantoren moeten hierop dan binnen
de gestelde termijn (twee weken) reageren. |
Februari 2005 |
|
6. |
Presentatie. De gemeente
verzoekt de betrokken partijen een presentatie te laten geven. Zover nodig en
aangewezen kan eerst een voorselectie plaatsvinden. De presentaties worden
via een checklist beoordeeld, en worden meegenomen in de uiteindelijke
scoring. |
Maart 2005 |
|
7. |
Keuze/Raadsvoorstel.
In de aanbestedingscommissie zal de precieze aanpak voor de weging van de
verschillende offertes nader uitgewerkt worden. Op basis hiervan wordt het
raadsbesluit voorbereid. De termijn hiervoor is ongeveer 3 á 4 weken na de
presentatie. De accountantskantoren worden geïnformeerd hoe het raadsvoorstel
luidt. |
April 2005 |
|
8. |
Raadsbesluit. Zodra de
gemeenteraad definitief gekozen/besloten heeft, moet de gemeente publiceren
op welke gronden de accountant is gekozen. De accountantskantoren krijgen de
argumenten voor de accountantskeuze (met scores) eveneens schriftelijk
toegezonden. |
Mei 2005. |
|
9. |
Opdrachtverlening geselecteerde accountant |
Ingaande 1 mei 2005. |