Ia.C
gelezen het voorstel van het college van 14 oktober
2003;
gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit
Accountantscontrole Gemeenten;
b e s l u i t:
vast te stellen de volgende:
Verordening voor de controle
op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van
de gemeente Delft.
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.
Accountant
Een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole
bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197
Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b.
Accountantscontrole
De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening -
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant - van:
o
het getrouwe
beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
samenstelling van het vermogen;
o
het rechtmatig
tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
o
het in
overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij
of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in
artikel 186 Gemeentewet;
o
de inrichting
van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of
deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
Bij deze controle worden de
nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden
gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht
genomen.
c.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
d.
Deelverantwoording
Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde
verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke
organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Artikel 2. Opdrachtverlening
accountantscontrole
1.
De
accountantscontrole wordt opgedragen
aan een door de raad te benoemen accountant.
De benoeming van de accountant
geschiedt door de raad aan het begin van een nieuwe raadsperiode.
2. Het college bereidt in
overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. De raad stelt voor de
aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
4. De raad kan in het programma
van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole
in overleg met de accountant vaststelt bij welke posten van de jaarrekening en
deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke
organisatieonderdelen, de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient
te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 3.
Informatieverstrekking door college
1. Het college is
verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende
interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant
voor controle.
2. Het college draagt er zorg
voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s,
collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen,
overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen
en goed toegankelijk zijn.
3. Bij de jaarrekening bevestigt
het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van
belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4. Het college overlegt de
gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag
van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad.
5. Alle informatie die na
afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in
de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening
geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting
accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen
het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt
ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2. De accountant bepaalt binnen
het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren
controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande
kennisgeving uitvoeren.
Artikel 5. Toegang tot
informatie
1.
De accountant
is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het
inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige
bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
2.
Het college
draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren,
magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
3. De accountant is bevoegd om
van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te
verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht
denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende
ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.
4. Het college draagt er zorg
voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant
alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig
oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten,
balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover
verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles
en opdrachten
1.
Het college kan
de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van
specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid
en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant
daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over
deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het college
draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke
uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college
is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen
bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3.
Het college
draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale
verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in
acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een
accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere
dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de
gemeente is.
Artikel 7.
Rapportering
1. Indien de accountant bij een
controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en
zendt een afschrift hiervan aan het college.
2. In aanvulling op het in de
wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door
hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van
bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het
vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, aan de
directeur van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de
gemeentecontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking
komende ambtenaren.
3. De accountantsverklaring en
het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de
accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om
op deze stukken te reageren.
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan
de raadsbehandeling van de jaarstukken
het verslag van bevindingen met de raadscommissie
Middelen en Bestuur.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in
werking per 30 oktober 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de
accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het
verslagjaar 2004 en later.
Artikel 9. Citeertitel
Deze verordening kan worden
aangehaald als “Controleverordening gemeente Delft”.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van
30 oktober 2003.
H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.
R. de Groot ,griffier.
Artikel 2. Opdrachtverlening
accountantscontrole
De raad geeft de opdracht aan de accountant. De benoeming van de accountant
geschiedt door de raad aan het begin van een nieuwe raadsperiode. Deze
benoeming impliceert niet dat aan het
begin van een nieuwe raadsperiode daarna van accountant wordt gewisseld. De
“oude” accountant maakt bij dan wederom kans op de opdracht (al dan niet na een
aanbestedingsprocedure). Indien de raad wil wisselen van controlerend
accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de
controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college
verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging
van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor
het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een
bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De
accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook
de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad
is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant
ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole
met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt immers de
gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van
de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het college is
verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbesteding van de
accountantscontrole van de jaarrekening.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit
accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213
Gemeentewet door de minister is vastgesteld. De controleverordening voldoet aan
dit landelijk besluit.
In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse
accountantscontrole kunnen worden opgenomen:
a.
de toe te
passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij
de controle van de jaarrekening;
b.
de apart te
controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en
goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
c.
de
inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
d.
de eventueel
aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e.
de frequentie
en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
f.
en voor ieder
afzonderlijk te controleren begrotingsjaar
-
de posten van
de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek
aandacht dient te besteden;
-
de
gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek
aandacht dient te besteden.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde
verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook
verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste
deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van
het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de
accountant.
Voor de controle van de
jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden.
Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk
aan de accountant beschikbaar worden gesteld.
Het derde lid is hoewel het
een algemeen gebruik is, geen wettelijke verplichting. Het verplicht het
college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college
verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de
jaarrekening, te hebben achtergehouden.
In het vierde lid wordt een
uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de
gecontroleerde jaarrekening aan de raad, deze wordt op uiterlijk 1 juni
gesteld. Dit geeft de ruimte aan de raad om voor 1 juli, de jaarrekening in de
raad te behandelen. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een eventueel
noodzakelijke indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet).
De jaarrekening moet binnen
twee weken na vaststelling door de gemeenteraad, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
De accountant verzendt de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad.
Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij
de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet
toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.
Het vijfde lid van het
artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld
van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar
voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is
geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit
verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Uitvoering controle
De accountant is leidend
ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs
onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel zal er
ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden
gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de
gemeente.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Voor een goede controle uit
te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van
de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Het artikel geeft aan het college de taak om er voor te zorgen, dat
de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente
en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de
jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een
accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over
de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen)
vaak een aparte accountantsverklaring.
De aanwijzing van de
accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid
van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te
besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier
vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke
adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet
in gevaar mogen brengen.
Artikel 7. Rapportering
Het derde en vierde lid van
artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de
accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke eindcontrole van
de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen
bijvoorbeeld (zoals nu ook gebruikelijk) tussentijdse controles
(interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college
in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot
het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een
afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit
opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig
maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7
regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant
uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en
tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende
verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld.
Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en
(kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in
onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost.
Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van
de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een
lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het
verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de
accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de mogelijkheid
kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van
bevindingen.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond
van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening, voluit betreft
dit de VERORDENING tot vaststelling van regelen met betrekking tot de
controle op de met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren,
alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de administraties en van
de jaarrekeningen. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213
Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De
oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003.
Artikel 9.
Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in
gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.