bijlage 1_Jaarverslag Ombudscommissie 2003

1. Klachten in 2003

1.1. Algemeen

In 2003 is het aantal binnengekomen klaagschriften verhoudingsgewijs sterk afgenomen ten opzichte van het vorige jaar. Het waren er in totaal 26 (in 2002: 37). Niet al deze zaken konden in het jaar van binnenkomst worden afgehandeld. Vier van deze 26 zaken stonden aan het eind van het jaar nog open. Van de zes zaken die nog uit 2001 en 2002 dateerden, konden er vier worden afgehandeld.

In totaal zijn er in 2003 uiteindelijk 26 zaken afgehandeld, hetgeen resulteerde in zes rapporten. Twee keer oordeelde de Ombudscommissie dat een of meer gedragingen onbehoorlijk waren, drie keer luidde het oordeel ‘behoorlijk’ en in een zaak kwam de Commissie tot de slotsom dat zij niet bevoegd was. Twee zaken zijn in een hoorzitting behandeld en vier andere konden aan de hand van de stukken worden beoordeeld.

Onderstaande tabel bevat een vergelijkend overzicht van de rapporten die de Ombudscommissie in de afgelopen vijf jaar heeft uitgebracht.

Klachten waarover rapport is gemaakt naar oordeel en jaar van uitbrengen
Oordeel over de gedragingen	2003	2002	2001	2000	1999
Onbehoorlijk (geheel of gedeeltelijk)	2	4	4	2	7
Behoorlijk	3	2	4	5	3
Geen oordeel ¹⁾	-	-	-	1	1
Niet bevoegd/niet ontvankelijk	1	2	1	-	-
totaal aantal zaken met rapport	6	8	9	8	11

1) want de juiste toedracht kon niet worden vastgesteld

Bijlage I bevat een uitgebreid cijfermatig overzicht. Voor zover de beschikbare cijfers dat toelaten, beslaan de tabellen waarin gegevens worden vergeleken met die van voorafgaande jaren, de periode vanaf 1996. Gezien de meestal kleine tot zeer kleine aantallen waar het hier om gaat, worden in de tabellen geen percentages genoemd maar alleen absolute aantallen.

1.2. Formele toetsing

Bij de formele toetsing wordt nog niet gekeken naar de inhoud van een klaagschrift, maar wordt uitsluitend bezien of de Commissie een klacht volgens de Verordening gemeentelijke Ombudscommissie in behandeling mag nemen. Tabel 6 van bijlage I bevat een overzicht van de klachten die niet inhoudelijk zijn beoordeeld met de redenen waarom niet.

Kenbaarheidsvereiste

De Ombudscommissie mag een klacht pas in behandeling nemen nadat burgemeester en wethouders in de gelegenheid zijn gesteld de klacht volgens de vereisten van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) af te handelen. Dit wordt bedoeld met het kenbaarheidsvereiste. Voldoet een klacht niet aan het kenbaarheidsvereiste, dan is het gebruikelijk dat de klacht ter afdoening naar het desbetreffende cluster[1] wordt doorgezonden met het uitdrukkelijke verzoek daarbij de eisen van de Awb in acht te nemen.

Tot medio 2003 werd bij dit verzoek een handreiking gegeven in de vorm van een bijsluiter waarin de voornaamste eisen worden genoemd die de wet stelt aan de afhandeling van een klacht door een bestuursorgaan. Halverwege 2003 is de de Verordening ‘Uniforme interne afhandeling van klachten over de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders’ van kracht geworden. Ook de gemeenteraad heeft inmiddels haar eigen klachtenregeling. De Ombudscommissie is daarom gestopt met de ‘handreiking’. In het vorige jaarverslag is dit reeds aangekondigd.

Door de jaren heen is het kenbaarheidsvereiste iets waaraan veel bij de Commissie ingediende klachten niet voldoen. In de meeste jaren was dit de voornaamste oorzaak van niet-ontvankelijkheid van een klacht of een onderdeel daarvan. Het jaar 2003 vormt hierop geen uitzondering. Van de achttien zaken die geheel of gedeeltelijk niet ontvankelijk waren, was de oorzaak bij dertien zaken het niet voldoen aan het kenbaarheidsvereiste. Uit tabel 1 van bijlage I blijkt dat dit aantal de laatste jaren vrij constant is.

Opmerkelijk is evenwel dat praktisch de helft van alle klachten die in 2003 zijn binnengekomen, niet eerder bij het bestuursorgaan was ingediend.

Kennelijk is er op het gebied van de eerstelijnsklachtafhandeling behoefte bij de burger aan goede en gemakkelijk verkrijgbare voorlichting door de gemeente. Nu ook het college van burgemeester en wethouders een klachtenregeling heeft vastgesteld, lijkt de tijd rijp voor het produceren van voorlichtingsmateriaal waarin de hoofdlijnen van de afhandeling van klachten, met inbegrip van het traject bij de Ombudscommissie, wordt uiteengezet.

Samenloop met bezwaarprocedure:

Indien wordt geklaagd over een aangelegenheid waarover ook een bezwaarschrift is of had kunnen worden ingediend, is de Commissie niet bevoegd de desbetreffende klacht in behandeling te nemen. Het doet er niet toe of de indiener van een klacht al dan niet van deze gelegenheid gebruik heeft gemaakt. In 2003 waren er slechts twee zaken die om deze reden niet ontvankelijk waren (in 2002 waren dat er twaalf)

Verkeerd gerichte klachten

Onder deze noemer kunnen onder meer grieven worden samengevat

1. over instanties die geen deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie zijn of niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente[2];

2. over de burgemeester als hoofd van de politie;

3. die niet slaan op een concrete gedraging of nalatigheid. Voorbeelden hiervan zijn:

4. klachten over een algemeen verbindend voorschrift (zoals een verordening);

5. klachten over het beleid van de gemeente.

Uit tabel 6 van bijlage I blijkt dat er in 2003 één klacht tegen het beleid van de gemeente was gericht en twee klachten niet tegen een gemeentelijk orgaan. Deze klachten zijn zonder rapport afgedaan.

Termijnen

Op grond van de Verordening (en in overeenstemming met hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, de Awb) moet een klacht bij de Ombudscommissie worden ingediend binnen zes weken nadat de schriftelijke beslissing van/namens het bestuursorgaan op een klacht naar klager is verzonden. Wordt deze termijn overschreden, dan is de Commissie niet bevoegd een klacht in behandeling te nemen.

Bij de afhandeling van een klacht door een bestuursorgaan van de gemeente Delft geldt dat klachten over een gedraging die meer dan twaalf maanden voor het indienen van een klacht hebben plaatsgevonden, niet in behandeling worden genomen. De consequentie daarvan is dat ook de Ombudscommissie dergelijke klachten niet in behandeling kan nemen. In 2003 zijn er geen klachten die wegens overschrijding van een termijn niet door de Ombudscommissie in behandeling konden worden genomen.

1.3 Inhoudelijke toetsing

In 2003 werden de volgende elementen van een tweetal klaagschriften gegrond bevonden en als onbehoorlijke gedraging aangemerkt.

1. Het niet in behandeling nemen van een schriftelijke klacht zonder de indiener daarvan behoorlijk kennis te geven (zoals in hoofdstuk 9 van de Awb is voorgeschreven);

2. Het geheel dan wel zeer lang uitblijven van antwoord op brieven en e-mailberichten;

3. Het nalaten een ingediend bezwaarschrift aan de Commissie voor de beroep- en bezwaarschriften ter advisering voor te leggen;

4. Het nalaten te reageren op een ingediende zienswijze n.a.v. een in de Stadskrant bekendgemaakte aanvraag voor een bouwvergunning;

5. De onzorgvuldige afhandeling van een ingediende zienswijze, zowel in procedureel als inhoudelijk opzicht.

1.4. Doorlooptijd

De tijd tussen binnenkomst van een klacht en het moment van behandeling door de Commissie is in 2003 ongewijzigd gebleven (14 weken gemiddeld). Worden ook enkele klachten uit 2001 en 2002 die pas in 2003 konden worden afgehandeld in de berekening meegenomen, dan kan een forse toename van de gemiddelde bruto-doorlooptijd worden geconstateerd (zie bijlage II, tabel 7). Voor de Ombudscommissie is dit een nieuw fenomeen. Ook in het komende jaar wordt door dezelfde oorzaken een hoge gemiddelde bruto-doorlooptijd verwacht. De Commissie verwacht dat zij met het verbeteren van de interne afhandeling van klachten, waardoor bij het desbetreffende cluster reeds een dossier is gevormd en de indiener van een klacht reeds is gehoord, in staat zal zijn de feitelijke, netto doorlooptijd, geleidelijk aan te verminderen.

2. Samenvatting en aanbevelingen

2.1. Samenvatting

· Het aantal klachten dat in 2003 is binnengekomen, is ten opzichte van vorige jaren vrij fors gedaald.

· De helft van de ingediende klachten was niet eerder bij het verantwoordelijke bestuursorgaan ingediend en kon om die reden niet in behandeling worden genomen. Deze klachten zijn door de Commissie voor afhandeling doorgezonden naar de desbetreffende clusterdirecteur.

· Het grootste deel van de overige in 2003 afgehandelde klachten is zonder rapport afgedaan omdat de Ombudscommissie òf in het geheel niet bevoegd was (4 keer) òf omdat ze zijn ingetrokken (3 keer).

· Slechts vijf klachten zijn inhoudelijk behandeld. Tweemaal oordeelde de Ombudscommissie dat gedragingen waarover werd geklaagd, onbehoorlijk waren; driemaal luidde het oordeel ‘niet onbehoorlijk’.

2.2. Aanbevelingen

In 2003 heeft de Ombudscommissie éénmaal een aanbeveling van algemene aard gedaan naar aanleiding van een door haar afgehandelde klacht. Een van de elementen van deze klacht was de grief dat een verzoek dat per e-mail was gedaan en door het vakteam Burgerzaken is behandeld, nooit formeel is afgehandeld, maar alleen op informele wijze per e-mail werd beantwoord.

De Ombudscommissie heeft zich in een aanbeveling in het rapport over deze zaak op het standpunt gesteld dat op een verzoek dat per e-mail binnenkomt weliswaar per e-mail kan worden geantwoord, maar dat de uiteindelijke beslissing op dat verzoek in een formele en correct ondertekende brief behoort te worden vervat.

Omdat steeds meer burgers gemakkelijker per e-mail dan per geschreven brief contact met de gemeente maken, en dit ook door de gemeente in de hand wordt gewerkt door de systematische vermelding van een e-mailadres in briefhoofden, acht de Ombudscommissie het van belang dat iedere ambtenaar van de gemeente die van tijd tot tijd via e-mail contact met burgers heeft, doordrongen is van het belang voor de burger bij een formele afhandeling van verzoeken van zijn kant. De Commissie beval daarom aan daar in wat zij in het rapport ‘een protocol‘ noemt, aandacht aan te besteden.

3. De Commissie

3.1 Wettelijke grondslag en bevoegdheid

De Gemeentelijke Ombudscommissie is ingesteld op grond van de Verordening Gemeentelijke Ombudscommissie (hierna: de Verordening). De onafhankelijkheid van de Commissie vloeit voort uit artikel 2 van de Verordening. Het luidt als volgt: "Er is een gemeentelijke Ombudscommissie. De Commissie is niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan" (zie ook bijlage IVa). De Verordening is in 2003 niet gewijzigd.

De Ombudscommissie is bevoegd te oordelen over klachten over ‘de’ bestuursorganen van de gemeente en over iedereen die werkzaam is onder verantwoordelijkheid daarvan. Niet alleen het college van burgemeester en wethouders, de raad en de burgemeester vallen onder het begrip ‘bestuursorgaan’; dat is ook het geval met de door hen ingestelde organen. De bevoegdheid van de Ombudscommissie strekt zich niet uit over individuele raadsleden. Dezen maken weliswaar deel uit van de gemeenteraad, maar zijn over hun werkzaamheden geen verantwoording schuldig aan de raad.

3.2. Samenstelling

De gemeentelijke Ombudscommissie bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter en, zoals de Verordening stelt, 'een genoegzaam aantal' plaatsvervangende leden (momenteel twee), allen door de gemeenteraad benoemd op voordracht van Burgemeester en wethouders. Sinds de Wet dualisering in werking is getreden, worden nieuwe leden en plaatsvervangende leden van de Commissie door elk van de drie hoogste bestuursorganen van de gemeente afzonderlijk benoemd, namelijk door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.

De Commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, aangewezen door burgemeester en wethouders. De secretaris is alleen verantwoording schuldig aan de Commissie. Zijn positie wordt nader geregeld in een statuut (zie bijlage IVb).

De Commissie bestond zowel op 1 januari als 31 december 2003 uit de volgende personen:

- mw. mr. C.L. Liebregs, voorzitter

- de heer mr. A. van der Lugt, lid.en plv. voorzitter

- de heer P. Naaborg, lid

- mevrouw dr. W. Jacobs, plaatsvervangend lid

- vacature, plaatsvervangend lid

In de vacature voor plaatsvervangend lid is in 2003 niet voorzien. Wel heeft de commissie vernomen dat er inmiddels een kandidaat voor deze functie op het oog is.

Secretaris van de Commissie is de heer drs. H. Milikan; plaatsvervangend secretarissen zijn mevrouw M.A. Rebel en de heer mr. J. Frederici.

3.3. Vergaderingen

De vergaderingen van de Commissie vinden plaats volgens een jaarlijks vastgesteld schema van één vergadering per vier à vijf weken. Indien nodig komt de Commissie ook tussentijds bijeen. De Commissie vergadert steeds op maandagavond. Sinds haar instelling op 1 januari 1993 tot het einde van dit verslagjaar is de Ombudscommissie in totaal 87 keer bijeengeweest.

In 2003 heeft de Commissie zeven keer vergaderd, namelijk in februari, maart, mei, juni, september, oktober en december. Tijdens de zittingen in juni, oktober en december zijn hoorzittingen gehouden. Zowel de indieners van de klachten als een vertegenwoordiging van burgemeester en wethouders waren daarbij steeds aanwezig.

In de maanden januari, april, juli, augustus en november hebben geen vergaderingen plaatsgevonden.

3.4. Publiciteit

Naar aanleiding van de verschijning van het jaarverslag over 2002 heeft aansluitend aan de oktoberzitting een interview door Stadsradio Delft plaatsgevonden. Uitzending heeft plaatsgevonden op 21 oktober 2003.

Ter vervanging van de publieksfolder ‘Een klacht over de gemeente’ heeft de Ombudscommissie aan het vakteam Communicatie gevraagd het uiterlijk van de folder te moderniseren Aangezien kort nadien ook de gemeentelijke klachtenregeling van kracht bleek te zijn geworden, heeft de Commissie tevens gevraagd te bezien of niet een folder zou kunnen worden gemaakt waarin zowel de eerstelijnsafhandeling als de afhandeling door de Ombudscommissie zouden worden toegelicht. Aan het eind van het verslagjaar was de nieuwe folder nog niet klaar. Er was nog een zeer beperkte voorraad van de bestaande folder.

bijlagen

I Statistisch overzicht

1 In- en uitstroom en wijze van afhandeling, 1996-2003

2 Oordeel, 1996-2003

3 Resultaat afhandeling per organisatieonderdeel, 2003

4 Doorlooptijd, 1996-2003

5 Gegronde klachten per organisatieonderdeel, 2001-2003

6 Aanbevelingen en oordeel, 2003

7 Niet ontvankelijke klachten naar redenen, 2003

II Verordening Gemeentelijke Ombudscommissie

III Statuut voor de secretarissen

Bijlage I Statistisch overzicht

Tabel 1: In- en uitstroom en wijze van afhandeling, 1996 t/m 2003
	Status op 31 december	2003	2002		2001		2000	1999				1998	1997	1996
	Aangehouden van vorig jaar	6	8		0		10	1				5	8	4
	Nieuw ingekomen	26	37		35		26	44				33	59	59
	Af te handelen zaken, totaal	32	45		35		36	45				38	67	63
	Schriftelijk met rapport	4	4		6		4	7				5	14	25
	Hoorzitting en rapport	2	4		3		4	4				4	4	6
	als geheel niet ontvankelijk (afgedaan zonder rapport )	4	20		6		14	11				8	15	15
	ingetrokken (afgedaan zonder rapport)	3	0		0		3	1				5	13	2
	Voldeed niet aan kenbaarheidsvereiste (afgedaan zonder rapport)	13	11		12		11	12				15	16	7
	Afgehandelde zaken, totaal	26		39	27	36			35		37		62		55
	Nog niet afgehandeld op 31 december	6		6	8	0			10	1			5		8

Tabel 2: Oordeel, 2003-1996 (jaar van uitbrengen rapport)

Oordeel	2003	2002	2001	2000	1999	1998	1997	1996
Onbehoorlijk ¹⁾ (geheel of gedeeltelijk)	2	4	4	2	7	5	8	21
Behoorlijk ²⁾	3	2	4	5	3	4	10	10
Geen oordeel	-	-	1	1	1	-	-	-
Niet ontvankelijk ³⁾	1	2	-	-	-	-	-	-
totaal	6	8	9	8	11	9	18	31

1. Een of meer van de gedragingen waarover werd geklaagd, werden onbehoorlijk gevonden

2. Geen van de gedragingen waarover werd geklaagd, werd onbehoorlijk gevonden, althans voorzover ze ontvankelijk waren

3. Geen van de gedragingen waarover werd geklaagd was ontvankelijk en een inhoudelijke beoordeling heeft niet plaatsgevonden

Tabel 3: Resultaat afhandeling per organisatieonderdeel, 2003
Gemeentelijk orgaan	Alle klachten	Onbehoorlijk (geheel/ gedeeltelijk)	Behoorlijk	Geen oordeel	Ingetrokken	Niet voldaan aan kenbaarheidsvereiste	Niet ontvankelijk, niet bevoegd ²⁾	Aangehouden
Gemeenteraad	2	-	-	-	1	1	-	-
Burgemeester	-	-	-	-	-	-	-	-
Wethouder	1	-	-	-	-	1	-	-
CBB ¹⁾	1	-	-	-	-	1	-	-
Publiekszaken	17	2	2	-	1	5	2	5
Wijk- en Stadszaken	8	-	1	-	1	5	1	-
Bedrijven	1	-	-	-	-	-	-	1
Facilitair	-	-	-	-	-	-	-	-
Centrale Staf	-	-	-	-	-	-	-	-
CombiWerk	-	-	-	-	-	-	-	-
Geen gemeente	2	-	-	-	-	-	2	-
TOTAAL	32	2	3	-	3	13	5	6

1) Commissie voor de Beroep- en bezwaarschriften

2) exclusief klachten die niet aan het kenbaarheidsvereiste voldeden

Tabel 4: Doorlooptijd ¹⁾ van zaken met rapport, 1996-2003
	rapport uitgebracht in :
Aantal volle weken	2003	2002	2001	2000	1999	1998	1997	1996
1 - 5	-	-	1	1	-	2	-	2
6 - 10	1	2	2	5	4	3	6	11
11 - 15	2	3	3	1	3	4	5	15
16 - 20	1	2	2	-	1	-	2	2
21 - 25	-	1	-	1	3	-	3	1
26 en meer	2	-	1	-	-	-	2	-
Aantal zaken met rapport	6	8	9	8	11	9	18	31
*Gemiddelde doorlooptijd (weken)*	38/14 ²⁾	14	14	9	14	11	15	11

1. Aantal volle weken tussen ontvangst van klaagschrift en uitbrengen van het rapport

2. 38 weken inclusief twee zaken uit 2001 en 2002; 14 zonder deze twee zaken

Tabel 5: Gegronde klachten ¹⁾ 2001 - 2003, per organisatieonderdeel en jaar van rapport
Gemeentelijk orgaan	Rapport uitgebracht in
	2003	2002	2001
Gemeenteraad	-	-	-
College	-	-	-
Publiekszaken	2	-	3
Wijk- en Stadszaken	-	4	1
Bedrijven	-	-	-
Programma’s en Projecten	-	-	-
Centrale Staf	-	-	-
Facilitaire Dienstverlning	-	-	-
CombiWerk	-	-	-
Totaal	2	4	4

1. d.w.z. minimaal een van de gedragingen waarover werd geklaagd, is als “onbehoorlijk” aangemerkt

Tabel 6: Aanbevelingen en oordeel, 2003
	Oordeel
	Onbehoorlijk	Behoorlijk	Niet ontvankelijk	Geen oordeel	Totaal
Met aanbeveling	1	-	-	-	1
Zonder aanbeveling	1	3	1	-	5
Totaal aantal rapporten	2	3	1	-	6

Tabel 7: In 2003 binnengekomen klaagschriften die geheel of gedeeltelijk niet ontvankelijk waren, naar reden(en)
Redenen waarom de Commissie een klacht of onderdelen daarvan niet in behandeling heeft genomen ¹⁾	Aantal klachten
	Geen rapport	Wel rapport
1. Niet voldaan aan het kenbaarheidsvereiste (art. 10.1)	13	-
2. Meer dan 6 weken na antwoordbrief van dienst ingediend (art. 10.3 juncto 8.1.b)	-	-
3. Gedraging meer dan 12 maanden vóór het indienen van de primaire klacht daarover bij het bestuursorgaan	-	-
4. Er staat/stond een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening open voor klager resp. is aanhangig resp. er is uitspraak in gedaan (art. 8.1.e)	1	1
5. Andere procedure is aanhangig resp. daar is uitspraak in gedaan (art. 8.1.f)	-	-
6. Gericht tegen algemeen verbindend voorschrift (art. 8.1.c)	-	-
7. Gericht tegen algemeen beleid² (art. 8.1.d)	1	-
8. Gericht tegen burgemeester als hoofd van de politie (art. 1a juncto art.1 sub d)	-	-
9. Klachten niet gericht tegen een gemeentelijk orgaan als bedoeld in art. 1a	2	-
10. Geen concrete gedraging als bedoeld in art. 1 sub d	-	-
11. Gedraging niet voldoende duidelijk omschreven (art. 7.2.c juncto 8.1.b)	-	-
12. Geen reactie van klager op brieven van de Ombudscommissie (art.7.3 juncto 8.1.a)	-	-
Totaal ³⁾	17	1

1) De aangegeven artikelnummers verwijzen naar de desbetreffende artikelen van de Verordening gemeentelijke Ombudscommissie

2) Waaronder beleidsregels

3) Deze tabel heeft betrekking op de 18 zaken uit de zesde en zevende kolom van tabel 3.

Bijlage II

Verordening Gemeentelijke Ombudscommissie

Artikel 1.

Deze verordening verstaat onder:

a .commissie:

de Commissie genoemd in artikel 2;

b. bestuursorgaan:

een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;

c. functionaris:

een ambtenaar, een gewezen ambtenaar, een persoon met wie door een bestuursorgaan een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht, ook na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, alsmede ieder ander persoon werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan, met uitzondering van degene die in dienst is van de politie;

d. gedraging:

het handelen of nalaten van een bestuursorgaan jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon.

Artikel 1a.

Deze verordening is van toepassing op de gedragingen van de bestuursorganen van de gemeente, met uitzondering van de burgemeester in zijn hoedanigheid van hoofd van politie, alsmede op gedragingen van bestuursorganen die onder verantwoordelijkheid van de gemeente werkzaam zijn.

Een gedraging van een functionaris, verricht in de uitoefening van zijn functie, wordt aangemerkt als een gedraging van het bestuursorgaan onder wiens verantwoordelijkheid hij werkzaam is.

Artikel 2.

1. Er is een gemeentelijke Ombudscommissie.

2. De Commissie is niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan.

Artikel 3.

1. De Commissie bestaat uit drie leden, welke niet afkomstig zijn uit het midden van de raad:

a. een voorzitter, op voordracht van burgemeester en wethouders, door de gemeenteraad benoemd;

b. twee leden, eveneens op voordracht van burgemeester en wethouders, door de gemeenteraad benoemd.

c. de Commissie wijst uit haar midden een of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

1. Op dezelfde wijze als in het vorige lid wordt een genoegzaam aantal plaatsvervangende leden benoemd.

2. Tot lid, respectievelijk plaatsvervangend lid van de Commissie is niet benoembaar degene als bedoeld in artikel 1, sub c.

3. Leden of plaatsvervangende leden van de Commissie nemen niet deel aan de behandeling van een klacht als genoemd in artikel 6, wanneer de zaak waarop de klacht betrekking heeft op hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot en met de derde graad persoonlijk aangaat, indien zij als gemachtigden in de zaak zijn betrokken, alsmede indien zich andere feiten of omstandigheden voordoen, die het vormen van een onpartijdig oordeel kunnen bemoeilijken. Alsdan verschonen zij zich. Wanneer de situatie als hiervoor weergegeven, zich voordoet en betrokkene zich niet verschoont, kan hij door de indiener van de klacht gewraakt worden. Over een dergelijke wraking beslissen de overige leden van de commissie.

Artikel 4.

1. De leden en plaatsvervangende leden van de Commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar.

2. Zij kunnen voor maximaal één keer voor een periode van vier jaar worden herbenoemd.

3. Het lidmaatschap, respectievelijk het plaatsvervangend lidmaatschap van de Commissie vervalt:

a. bij het verkrijgen van de hoedanigheid van raadslid, voorzitter van de raad of ambtenaar;

b. op eigen verzoek.

4. De gemeenteraad trekt de benoeming van een lid, respectievelijk plaatsvervangend lid in wanneer dit lid naar het oordeel van de gemeenteraad door handelen of nalaten het aanzien van de Commissie heeft geschaad.

5. De leden van de Commissie genieten een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de Commissie krachtens de in artikel 96 van de Gemeentewet vastgestelde regeling.

6. De werkelijk gemaakte kosten terzake van andere werkzaamheden of bemoeiingen ten behoeve van de Commissie worden vergoed.

Artikel 5.

7. De Commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door een ambtelijk secretaris, daartoe aangewezen door burgemeester en wethouders.

8. Burgemeester en wethouders wijzen tevens een plaatsvervanger aan.

9. De secretaris is in de uitoefening van zijn functie uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie. Burgemeester en wethouders stellen terzake nadere regels vast.

Artikel 6.

De Commissie onderzoekt schriftelijke klachten over gedragingen van gemeentelijke organen en beoordeelt of het betreffende orgaan zich in een bepaalde aangelegenheid al dan niet behoorlijk heeft gedragen.

Artikel 7.

1 Een ieder heeft het recht zich tot de Commissie te wenden met een klacht over een gedraging van een bestuursorgaan.

2. De klacht dient:

a) op schrift te zijn gesteld

b) naam, adres en woonplaats van klager te bevatten;

c) de gedraging te omschrijven waarop de klacht betrekking heeft;

d) de gronden te bevatten waarop de klacht berust;

e) aan te geven dat toepassing is gegeven aan het bepaalde in artikel 10 lid 1, alsmede wat de zienswijze is van het bestuursorgaan;

f) te zijn gedagtekend.

3. De voorzitter wijst een klager die het bepaalde in het vorige lid niet in acht genomen heeft op het gepleegde verzuim en stelt hem in de gelegenheid dit binnen een bepaalde termijn te herstellen.

4. De voorzitter verwijst een klager die niet in staat is te voldoen aan het bepaalde in lid 2 naar een instantie die klager bij het op schrift stellen van zijn klacht behulpzaam kan zijn.

Artikel 8.

1. De Commissie neemt een klacht niet in behandeling:

a. zolang niet is voldaan aan het bepaalde in artikel 7 lid 2, respectievelijk de termijn als genoemd in artikel 7 lid 3, onbenut, is verstreken;

b. indien de termijn als genoemd in artikel 10 lid 4 is overschreden;

c. indien de klacht betrekking heeft op algemeen verbindende voorschriften;

d. indien de klacht betrekking heeft op algemeen beleid;

e. indien de klacht betrekking heeft op een gedraging ten aanzien waarvan voor klager een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening openstaat of heeft opengestaan en hij daarvan geen gebruik gemaakt heeft of indien in het kader van die voorziening een procedure aanhangig is of uitspraak is gedaan;

f. indien de klacht betrekking heeft op een gedraging ten aanzien waarvan, anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening, een procedure aanhangig is of uitspraak is gedaan.

a) indien de klacht betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van artikel 9:4 e.v. Awb is behandeld;

b) zolang terzake van de gedraging waarover wordt geklaagd een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

2. Wanneer overschrijding van de termijn als genoemd in lid 1, sub a en b redelijkerwijs verschoonbaar is, wordt een klacht toch in behandeling genomen.

Artikel 9.

Indien de Commissie op grond van het bepaalde in artikel 8 een klacht niet in behandeling neemt, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de klager onder vermelding van de redenen.

Artikel 10.

1. Alvorens een klacht aan de Commissie kan worden voorgelegd, dient de klacht te zijn ingediend bij het betrokken bestuursorgaan.

2. Het bestuursorgaan dient bij de behandeling van de klacht het bepaalde in de artikelen 9:4 e.v. Awb in acht te nemen.

3. Indien de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van de klacht door het bestuursorgaan, kan hij zich, binnen een termijn van zes weken, tot de Commissie wenden.

4. Indien de klacht door het bestuursorgaan niet binnen de in artikel 9:11 Awb gestelde termijn is afgehandeld, kan klager zich binnen een redelijke termijn tot de Commissie wenden..

Artikel 11.

1. Indien de Commissie het, in verband met een zorgvuldige behandeling van een klacht, nodig oordeelt, stelt zij het bestuursorgaan alsmede de klager in de gelegenheid hun standpunt nader toe te lichten.

2. De Commissie geeft aan of de toelichting schriftelijk of mondeling, ten overstaan van de Commissiegegeven dient te worden.

3. Indien de toelichting mondeling, ten overstaan van de Commissiegegeven dient te worden, belegt de Commissie daartoe een zitting, tijdens welke de Commissie voltallig aanwezig is.

4. Het bestuursorgaan alsmede de klager worden tijdig en behoorlijk opgeroepen om tijdens een zitting aanwezig te zijn.

5. Indien het bestuursorgaan of de klager wijziging wenst van het tijdstip van de zitting, dient zulks binnen drie dagen na de in het vorige lid gedane mededeling, onder opgaaf van redenen, te worden verzocht aan de voorzitter.

6. De beslissing van de voorzitter op een verzoek als genoemd in het vorige lid wordt zo spoedig mogelijk aan de betrokkene meegedeeld.

7. Het bestuursorgaan alsmede de klager kunnen zich tijdens een zitting laten bijstaan, of zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.

8. De Commissie bepaalt of het horen van het bestuursorgaan alsmede de klager tijdens een zitting al dan niet in elkaars tegenwoordigheid zal plaatsvinden. De Commissie besluit tot afzonderlijk horen, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling van de klacht zal belemmeren.

Artikel 12.

1. Aan de Commissie worden desgevraagd, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten, hetgeen ter beoordeling van de Commissie is, alle inlichtingen verstrekt die voor de behandeling van een klacht nodig zijn.

2. De Commissie kan, in verband met de behandeling van een klacht, ook anderen dan het bestuursorgaan waarover een klacht is ingediend en de klager, om inlichtingen vragen.

3. De Commissie kan zich laten bijstaan door deskundigen.

Artikel 13.

1. Wanneer het onderzoek naar aanleiding van een klacht is afgesloten stelt de Commissie een rapport op waarin zij haar bevindingen en haar oordeel weergeeft.

2. De Commissie zendt haar rapport aan de klager, aan het bestuursorgaan op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, alsmede aan het lid van het college van burgemeester en wethouders, onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging valt.

3. Zo zij daartoe aanleiding ziet, kan de Commissie aan het bestuursorgaan, als genoemd in lid 2, haar zienswijze bekendmaken over eventueel te nemen maatregelen.

4. De Commissie stelt haar rapport op binnen redelijke termijn nadat een klacht aan haar is voorgelegd.

Artikel 14.

De Commissie zendt jaarlijks een verslag van haar werkzaamheden aan de gemeenteraad.

Artikel 15.

1. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening gemeentelijke ombudscommissie.

2. Zij treedt in werking op een door burgemeester en wethouders te bepalen tijdstip.

[1] sinds de reorganisatie van het ambtelijk apparaat in 2000 wordt in Delft niet van ‘dienst’ maar ‘cluster’ gesproken

[2] bestuursorganen van de gemeente zoals hier bedoeld zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders; de burgemeester

TOTAAL