Reglement Delftse Rekenkamer

Gelet op artikel 7 van de Verordening gemeentelijke Delftse Rekenkamer,

stelt de rekenkamer het navolgende reglement vast.

Taakverdeling

1. De rekenkamer benoemt ingevolge artikel 4 van de Verordening uit haar

midden een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris, een plaatsvervangend secretaris en een penningmeester.

In de bijlage bij dit reglement zijn voor de benoemingsperiode de taakverdeling met de namen van de daarbij behorende leden opgenomen.

Interne vergaderingen

2. De rekenkamer vergadert minimaal zeven maal per jaar, zo mogelijk voltallig.

3. Het bijeenroepen van de leden geschiedt door ambtelijk secretaris, minimaal vijf dagen voorafgaand aan de vergadering.

4. De concept-agenda wordt vastgesteld door voorzitter en secretaris. De overige leden van de rekenkamer kunnen agendapunten minimaal tien dagen voor de vergadering inbrengen bij de secretaris. De leden kunnen staande de vergadering agendapunten inbrengen, alleen ter bespreking, niet ter besluitvorming.

5. Op verzoek van twee of meer leden kan binnen een week een extra vergadering worden belegd.

6. De rekenkamer kan besluiten een of meer nader omschreven taken te mandateren aan de voorzitter of aan de voorzitter en secretaris gezamenlijk.

7. Besluiten van de rekenkamer kunnen alleen worden genomen in aanwezigheid van vier of meer leden. Indien de stemmen staken geeft de stem van de (plv.) voorzitter de doorslag.

8. De rekenkamer besluit in principe bij meerderheid van stemmen.

9. Een aantal besluiten vergt echter een gekwalificeerde meerderheid. Een
gekwalificeerde meerderheid bestaat uit tenminste vier leden.
Besluiten die een gekwalificeerd meerderheidsbesluit vragen, zijn:

- Besluiten tot daadwerkelijke uitvoering van een onderzoek

- Vaststellen van een onderzoeksvoorstel

- Instellen van een (sub-)commissie

- Vaststellen van een rapportage met conclusies en aanbevelingen

- Het jaarverslag

- Begroting en Rekening

Overige overleggen

10. De rekenkamer overlegt naar behoefte maar tenminste één maal per jaar met een vertegenwoordiging van de Raad en eveneens minimaal één maal per jaar met een vertegenwoordiging van het College.Ten behoeve van deze overleggen wordt een agenda opgesteld en van de overleggen wordt een verslag gemaakt, dat na goedkeuring door alle betrokkenen zal worden vastgesteld.

11. Tevens zal één keer per jaar een overleg plaatsvinden met een door de Raad aan te wijzen commissie naar aanleiding van het jaarverslag van de rekenkamer.

12. De voorzitter en tenminste één ander lid van de rekenkamer overleggen minimaal twee maal per jaar met de gemeentesecretaris, ook minimaal twee maal per jaar met de griffier, en één maal per jaar met het presidium van de gemeenteraad.

Onderzoek
13. De rekenkamer kan besluiten om voor een onderzoek een (sub)commissie in te

stellen, bestaande uit twee of drie van haar leden. Deze (sub)commissie wordt belast met de uitvoering van een specifieke opdracht of onderzoek, waarvoor vooraf een door de (sub-)commissie opgesteld plan van aanpak door de rekenkamer is goedgekeurd, inclusief de wijze van terugmelding aan de andere leden.

14. De rekenkamer zal bij elk onderzoek in principe een zelfde werkwijze hanteren,

waarbij de beginselen van zorgvuldigheid en behoorlijk bestuur in acht worden genomen.

15. In de rapportages zullen geconstateerde feiten zo helder mogelijk worden weergegeven en onderbouwd vanuit zo objectief mogelijke waarnemingen. Daar waar beoordelingen aan de orde komen, zullen de toetsingscriteria daarvoor zo mogelijk vooraf geformuleerd worden.

16. Het onderzoek kan zich uitstrekken over alle organen van de gemeente, te weten de Raad, het College, en de Burgemeester. Daarnaast kan het zich ook uitstrekken over de diensten en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

17. Het onderzoek heeft betrekking op aspecten van doelmatigheid en doeltreffendheid.

18. Daar waar rechtmatigheidaspecten naar voren komen, wordt overleg gepleegd met de externe accountant. Indien vermoedens van strafbare feiten uit het door de rekenkamer verrichte onderzoek naar voren komen, zal aangifte bij de officier van Justitie gedaan worden. Betrokkene(n) zullen onmiddellijk van deze aangifte op de hoogte gesteld worden.

De werkwijze omvat in ieder geval de volgende fasen:

- de selectie en planning

19. Er wordt jaarlijks minimaal één onderwerp uitgekozen van een lijst van door de rekenkamer vastgestelde potentiële onderwerpen, aan de hand van door de rekenkamer vast te stellen lijst met criteria.

De rekenkamer kan onderwerpen aan deze lijst toevoegen en onderwerpen schrappen. De lijst wordt als bijlage bij het jaarverslag gevoegd. Deze lijst wordt jaarlijks besproken met een door de Raad aan te wijze commissie.
De lijst wordt ook besproken met het College.

- de voorbereiding

20. De rekenkamer kiest een onderwerp voor onderzoek en formuleert de onderzoeksvragen. Voor zover noodzakelijk wordt eerst een oriënterend onderzoek gedaan waarbij ook de mogelijke onderzoeksvragen worden geformuleerd. Daarnaast kunnen stukken worden opgevraagd bij de betrokken dienst of de betrokken instantie, en kunnen oriënterende gesprekken worden gevoerd met betrokken personen. Tevens wordt in deze fase onderzocht welk effect met het onderzoek wordt beoogd en wordt onderzocht of een eventueel onderzoek intern of extern wordt uitgevoerd.

21. De uitkomsten van deze voorstudie worden vastgelegd in een onderzoeksvoorstel. De rekenkamer beslist vervolgens of het voorgestelde onderzoek daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

22. Indien wordt besloten om het onderzoek zelf uit te voeren, wordt een (sub)commissie ingesteld ten behoeve van de uitvoering van het onderzoek.

Indien wordt gekozen voor uitbesteding of inhuur van derden, zal offerte worden gevraagd aan minimaal twee bureaus of personen. Het bureau of de onderzoeker mogen geen belang hebben ten aanzien van het onderzoek.

23. Indien het onderzoek door externen wordt uitgevoerd, stelt de rekenkamer een
(sub-)commissie in ter begeleiding van het externe bureau.

- het onderzoek

24. Als besloten is tot uitvoering van onderzoek, wordt het onderzoek schriftelijk aangekondigd bij de betrokken instanties en de Raad via het presidium.

In de aankondiging wordt kort omschreven: het onderzoeksvoorstel, de termijn waarbinnen het onderzoek zal plaatsvinden, en welke leden van de rekenkamer het onderzoek zullen verrichten c.q. begeleiden. Tevens zal globaal worden aangegeven welke stukken de rekenkamer of de onderzoekers in eerste instantie willen inzien en met welke functionarissen gesprekken zullen worden gevoerd.

Vervolgens zal het feitelijke onderzoek plaatsvinden in het kader waarvan de benodigde gegevens zullen worden verzameld: inzien van archieven, het voeren van gesprekken met betrokkenen, het houden van enquêtes of het bezoeken van externe locaties, edg. Op basis van deze informatie zal een voorlopig onderzoeksrapport worden opgesteld.

- de rapportage

25. Dit voorlopige onderzoeksrapport zal worden voorgelegd aan de onderzochte instanties c.q. personen met wie gesprekken zijn gevoerd ter controle van de feitelijke gegevens. Deze instanties en personen zullen in de gelegenheid worden gesteld om binnen veertien dagen te reageren. Voor zover de opmerkingen betrekking hebben op feitelijke onjuistheden c.q. de weergave van letterlijke citaten in het voorlopige onderzoeksrapport, worden deze opmerkingen in het onderzoeksrapport verwerkt.

26. Op basis van het onderzoeksrapport formuleert de rekenkamer conclusies en aanbevelingen en stelt het definitieve rapport vast.

Dit definitieve rapport met conclusies en aanbevelingen dient door een gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer te worden vastgesteld.

De politiek verantwoordelijke(n) krijgen de mogelijkheid hun zienswijze in een bijlage toe te voegen.

27. De rekenkamer biedt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk veertien dagen na de vergadering waarin het onderzoeksrapport is vastgesteld, het rapport met conclusies en aanbevelingen aan de Raad aan.

- de publicatie

28. De rekenkamer stelt een persbericht op. Na aanbieding van het rapport aan de Raad, worden het rapport en het bijbehorende persbericht vrijgegeven voor de media. Onder embargo zullen rapport en persbericht de dag voor de officiële aanbieding aan de fractievoorzitters van de Raad beschikbaar gesteld worden.

Financiën

29. De penningmeester bewaakt het budget van de rekenkamer en stelt jaarlijks een voorstel voor de begroting op.

Het door de Raad beschikbaar gestelde budget zal worden besteed aan:

- vacatiegelden leden rekenkamer;

- ambtelijke ondersteuning;

- het (laten) verrichten van onderzoek;

- het evt. inhuren van externe deskundige(n);

- het opstellen van de rapportage;

- deskundigheidsbevordering van de leden van de rekenkamer

- overige activiteiten die naar het oordeel van de rekenkamer ten laste van het budget
gebracht kunnen worden.

Evaluatie
30. De rekenkamer evalueert dit reglement minimaal één maal per drie jaar. Indien deze evaluatie leidt tot wijzigingen laat zij dit de Raad en het College terstond weten.

31. De rekenkamer stelt een rooster van aftreden op.
BIJLAGE

Behorende bij het huishoudelijk reglement van de Delftse Rekenkamer

Vastgesteld d.d. 02-06-2004

W.H.J. Bloemendaal-Lindhout,

voorzitter

L. T.J. Polak,
plv.voorzitter

C.A. Hazeu,

secretaris

I. Horstik,

plv.secretaris

A. Langstraat,

penningmeester

Th.W. de Valk,
lid