Jaarverslag griffie 2003

Opgemaakt door Ronald de Groot, raadsgriffier

Delft, 26 april 2003

Inleiding

Voor u ligt het eerste jaarverslag van de griffie van de raad van Delft. Als gevolg van de invoering van het dualisme in gemeenten per 7 maart 2002 beschikt iedere gemeente over een griffie. Deze griffies hebben als taak om de gemeenteraad bij te staan en te faciliteren bij de uitoefening van hun kaderstellende en controlerende taak. Ook in Delft is een griffie gevormd. De Delftse griffie is opgezet door gemeentecontroller Bert den Uijl, volgens de keuze van de raad. Per 1 december 2002 is Ronald de Groot aangetreden als griffier. Dit aantreden kan beschouwd worden als een markering van het einde van de kwartiermaker fase en start van de fase van pionieren in en met het vak, opbouwen van een organisatie en de eerste stappen op weg naar een duaal opererende raad.

De start in jaar 2003 is niet gemakkelijk geweest voor de griffie. De eerste helft van het jaar had de griffie het tij tegen om een goede ontwikkelstart te maken. De tijd werd opgeslokt door twee grote klussen die op het pad kwamen: de op zich mooie en dankbare klus om de herbenoeming van de burgemeester te begeleiden en de afdoening van een klacht vanuit de ambtelijke organisatie tegen een raadslid. Met name deze laatste taak, die overigens verre van mooi en dankbaar was, heeft veel tijd gekost. Als gevolg hiervan is de griffie pas na het zomerreces echt structureel gestart met organisatiebouw en stappen zetten op weg naar dualisme.

In dit verslag wordt hetgeen in en rond de griffie in het jaar 2003 heeft gespeeld thematisch op hoofdlijnen beschreven.

Werkzaamheden/ output

De output aan werkzaamheden van de griffie is zeer divers. Zij variëren van beantwoording van praktische vragen van individuele raadsleden tot het feitelijk concipiëren van initiatiefvoorstellen. In deze keur aan output is het volgende noemenswaard:

De griffie heeft de navolgende overleggen voorbereid, verzorgd en afgehandeld:

· 13 openbare raadsvergaderingen

· 1 besloten raadsvergadering

· 1 Algemene commissie

· 6 commissies extern

· 11 commissies Duurzaamheid

· 1 commissie Duurzaamheid gericht op informatieoverdracht

· 10 commissies Leefbaarheid

· 10 commissies Werk, Zorg en Onderwijs

· 10 commissies Middelen en Bestuur

· 9 commissies Cultuur, Kennis en Economie

· 1 avond aanbieding conceptbegroting

· 1 technische informatieavond ter voorbereiding van de begroting

· 10 presidiumvergaderingen

· 6 fractievoorzittersoverleggen

Daarnaast heeft de griffie heeft de afhandeling verzorgd van

· 42 schriftelijke vragen van raadsleden

· 225 raadsbesluiten

· 46 Moties

· 43 Amendementen

· 1 raadsinitiatiefvoorstel

· 6 interpellaties

Naast voornoemde reguliere werkzaamheden heeft de griffie ten behoeve van de raad nog het volgende aan meer incidentele activiteiten verricht:

Adviseren, assisteren en begeleiden van

· Burgemeester herbenoeming

· Klacht tegen raadslid

· Nieuwe opzet begroting cyclus (programbegroting)

· Werkgroep bestuurlijke vernieuwing (4 bijeenkomsten)

· Werving en start selectie Rekenkamer (5 bijeenkomsten)

· De griffier is langs alle fracties geweest

· Training Duaal debatteren t.b.v. raadsleden

· Training voorzitten t.b.v. de commissievoorzitters

· Evaluatie presidium

· Evaluatie raad (Group Decision Room)

· Raadsinitiatiefvoorstel Burgerinitiatief

Los van vorenstaande heeft de griffie ook veel tijd gestoken in het op orde krijgen van de interne organisatie. Zo zijn ten behoeve van voortdurende kwaliteitsborging en verbetering van efficiency en effectiviteit alle interne werkprocessen doorgelicht en vastgelegd.

Interne Organisatie

De gemeenteraad heeft gekozen voor een ‘groeimodel’. Dit betekent dat de griffie beperkt is opgezet en dat de griffie al naar gelang de raadsambities en workload verder kan uitbreiden. Tevens heeft de raad de keuze gemaakt om de griffie dicht bij afdeling bestuurlijke processturing (BPS) te houden. Het overgrote merendeel der raads- en commissiestukken komt immers vanuit de ambtelijke organisatie en hebben het besluitvoering proces van het college van burgemeester en wethouders doorlopen. Het vervolg op deze besluitvorming is het voor besluitvorming of kennisname aan de raad voorleggen. De ratio achter de koppeling ligt in een beheerste en vloeiende administratief logistiek procesgang die dan ook nog zeer efficiënt en met beperkte inzet van mensen kan worden uitgevoerd. Het nadeel dat in de beeldvorming de griffie wat dicht tegen het college aan zou zitten tracht de griffie te ondervangen door een duidelijk onafhankelijke positie te kiezen.

Personeel

Zoals gesteld is de griffie klein van opzet:

· Griffier: Ronald de Groot

· Commissiegriffier: Martin van der Slikke

Naast deze twee functionarissen bestaat de griffie uit mensen die formeel bij BPS werkzaam zijn:

· Corrie van der Rest: plaatsvervangend. griffier, tevens commissiegriffier en coördinator bestuurlijk proces

· Helma Horree: griffiemedewerker, tevens commissiegriffier

Incidenteel zijn ook andere medewerkers van BPS bij het griffiewerk betrokken:

· Willem Guyt: financiële afhandeling vergoedingen aan raadsfracties en commissieleden – niet raadsleden

· Cock van den Heuvel: werkzaamheden t.b.v. opmaken handelingen

· Manijeh Karimkhani: reproductie en verzending van stukken

Naast deze medewerkers zijn vele anderen op één of andere wijze betrokken bij griffiewerkzaamheden: bijvoorbeeld P&O bij de bezoldiging van raadsleden, communicatie bij (hulp bij) berichtgeving naar buiten, S&C bij het begrotingsproces, ICT bij het Raad Informatie Systeem, JZ voor juridisch advies.. Bijzondere vermelding behoeft de fysieke ondersteuning op het stadhuis. Deze wordt verzorgd door de gastvrouwen en – heren (de bodes) in het stadhuis. Ook deze mensen zijn niet werkzaam bij de griffie, doch hun functioneren bepaalt wel in grote mate het gezicht van de griffie naar buiten.

Tenslotte wordt ook van buiten de organisatie capaciteit ingehuurd. Structureel gebeurt dit bij de inhuur van stenografen ten behoeve van de handelingen van de raadsvergaderingen.

In 2003 hebben medewerkers de volgende opleidingen gevolgd:

Ronald de Groot: Cursus Griffier bij de bestuursacademie

Corry van der Rest: Cursus Griffiemedewerker bij de bestuursacademie

Martin van der Slikke: Cursus Algemene Wet Bestuursrecht bij het ROI.

Financiën

Integrale kosten van de gemeenteraad, inclusief de griffie bedroegen.

Exploitatie
		Rekening	Begroting	Werkelijk	Resultaat	% afwijking
		2002	2003	2003	2003	2003
	Lasten	985.088	1.069.589	1.113.779	- 44.190	-4
	Baten	9.381	4.683	215	- 4.468	-95
	Resultaat	- 975.707	-1.064.906	-1.113.564	- 48.658

De afwijking wordt verklaard door verschillende mee en tegenvallers en enkele omissies in de begroting van 2003. In de begroting van 2003 bleken de salarissen van raadsleden en de vergoedingen van raadsfracties niet correct opgenomen. Deze uitkeringen geschieden op basis van bij wet of verordening vastgelegde normen en zijn voor de budgethouder niet beïnvloedbaar. Het negatief effect hiervan bedraagt € 83.582. Tevens was in de begroting de bate storing vergoeding bestuursfuncties niet goed ingeschat. Deze komt bij raadsleden amper voor en leverde een baat op van € 215 in plaats van € 4683.

Tevens is via de begroting van de griffie de uitkering gerealiseerd aan commissieleden / niet raadsleden. Deze betreft zowel uitkering aan leden van raadscommissies als aan leden van niet raadscommissies. Deze laatste behoort echter onder verantwoordelijkheid van het college te vallen. Per 2004 is dit ook gecorrigeerd. Het totaal aan overschrijding op deze uitkeringen bedraagt € 25342. Feitelijk wordt hiervan naar schatting € 6000 veroorzaakt door uitkering aan leden van raadscommissies. Een tegenvaller van € 34.393 wordt veroorzaakt door vergaderkosten waarvoor geen reservering in de begroting 2003 was opgenomen. Het betreft in hoofdzaak kosten die door het vakteam HSM zijn gedeclareerd. Tenslotte wordt een tegenvaller van € 11083 veroorzaakt door tegenvallende stenografie kosten en kosten samenhangend met drukken en binden van de raadshandelingen, waarvoor in de begroting 2003 ten behoeve van de griffie geen budget was opgenomen. Tegenover deze tegenvallers staan twee financiële meevallers: 1. een doorberekening van kosten van de raadsgriffie die in de begroting € 46.240 hoger was geraamd dan feitelijk heeft plaatsgevonden en 2. een niet besteed budget van € 27.515 van De Delftse Rekenkamer. De rekenkamer is pas per februari 2004 geïnstalleerd en er zijn derhalve in 2003 geen onderzoeken uitgevoerd.

Huisvesting

Tot eind februari 2003 was de griffie gevestigd op het Jongenshuis, Oude Delft 137. Deze locatie is per maart 2003 in gebruik gegeven aan afdeling Toezicht Openbare ruimte. Voor het college en de griffie betekende dit besluit dat verhuisd moest worden naar Torenhove.

Informatie

De griffie informeert de raadsleden en commissieleden niet raadsleden via een wekelijkse verzending van stukken (o.a. agenda’s, raadsstukken, commissiestukken) Daarnaast wordt alle niet geheime informatie voor raadsleden op het Raad Informatie Systeem geplaatst. Dit systeem is voor ieder via internet raadpleegbaar.

Naast deze informatie wordt in de Stadskrant melding gemaakt van alle te houden openbare vergaderingen en wordt tevens in de Stadskrant overzicht gepubliceerd van alle besluiten.

Tenslotte wordt incidenteel door middel van persberichten melding gemaakt van zaken die in of vanuit de raad spelen en bestemd zijn voor de Delftse bevolking. Dit betreft uiteraard geen politiek inhoudelijke berichten. Deze worden door de onderscheiden fracties zelf verzorgd.

Werkprocessen en –procedures

In samenwerking met Atie Versteeg van Delft Interim Management zijn alle reguliere werkprocessen beschreven en op hun effectiviteit en efficiency doorgelicht. Dit document vormt de basis van onze kwaliteitsborging. Tevens is een overzicht van aandachtspunten opgemaakt, ter verbetering van onze interne werkprocessen. Deze verbeterpunten worden in 2004 aangepakt. Periodiek worden de processen in het werkoverleg besproken en bij geconstateerde verbetermogelijkheden herzien of aangepast.

Externe contacten

De griffie is een organisatie die losstaat van de reguliere ambtelijke organisatie. Vanwege deze wat solistische positie is een goed netwerk met griffies elders in Nederland van belang. Regulier vindt periodiek overleg / uitwisseling van wetenswaardigheden plaats tussen alle griffies in Stadsgewest Haaglanden. Daarnaast worden bijeenkomsten van de Vereniging Van Griffiers bezocht. Frequent vindt met name mailcontact plaats met collega’s elders in het land. Dit contact bestaat vooral uit collegiale consultatie (geven en vragen) over allerhande vraagstukken. Tenslotte heeft de griffie(r) incidenteel contact met adviesbureaus en Delftse inwoners.

-0-0-0-0-0-