Nr. |
Aandachtspunt |
Oplossingsrichting |
Voortgang/ Gereed op: |
|
|
|
|
1. |
Opstellen
en vaststellen verordeningen 212,213,213a GW (IR ‘02) |
Gebruik
maken van modelverordeningen VNG. Voorstel
college aan de raad. |
Afgerond: 31 oktober 2003 door de raad vastgesteld. |
|
GMT |
|
|
2. |
Versterken
rol controller in de richting van de clusters (IR 2002 en IR 2003) |
Creëren
van een “hiërarchische” lijn tussen directie en de controller van het
cluster. |
Afgerond: de versterking van de clustercontrol is vormgegeven via interne
reorganisatie Centrale Staf. Formele afhechting volgt via nota aan college.
Inmiddels zijn stappen gezet in de ontwikkeling van de brede controlfunctie. |
3. |
Evaluatie opzet en naleving van taken
en verantwoordelijkheden financieel
beheer. (MR’03) |
|
Vindt plaats in tweede helft 2004. |
|
CENTRALE STAF |
|
|
Opstellen
richtlijnen in relatie tot de comptabiliteitsvoorschriften 2004; Toelichtingen
van verantwoordelijke budgethouders op de balansposten in kader rekening
dienen verder verbeterd te worden. |
Wordt
meegenomen in notitie/aanschrijvingsbrief in kader jaarrekening 2004 per 1
oktober 2003. Onderdeel
verbetertraject jaarrekeningen. Zie 6. |
||
5.
|
Beleid
m.b.t. reserves en Voorzieningen
formuleren i.v.m. invoering BBV (ML 2001 en MR 2002 en 2003 |
Beleidsnotitie
maken, mede in relatie tot Comptabiliteitsvoorschriften 2004. |
Beleidsnotitie
3e kwartaal 2004. Per reserve wordt het traject aangegeven binnen
welke periode de negatieve reserve weer positief dient te staan. |
6.
|
Beheer
kapitaalkredieten (ML 2001 en MR 2002 en 2003) |
o Spelregels beheer
/afsluiten kapitaalkredieten opstellen. Onderscheid krediet – materiële
activa verhelderen.
Waardering activa bij jaarrekening beoordelen. o
Afschrijving meerkosten
parkeergarage. o Decentrale activaregistratie heroverwegen. |
o
Onderdeel verbetertraject jaarrekeningen. Via werkinstructie
jaarrekening. o
Afschrijving parkeergarage is
onderdeel besluit jaarrekening 2003 en nota parkeervoorzieningen. o
Werkwijze activa-administratie
intern en met de accountant nader bespreken en zo nodig herijken in derde
kwartaal 2004. |
7. |
Invoering
BBV 2004, ML 2001, MR 2002 en IR 2003 |
Opstellen
actieplan Implementatie; Reserves
en voorzieningen;
Specifiek
aandachtspunt is het rechtmatigheidsbeheer o.a.; afspraken met gesubsidieerde instellingen (inclusief
deelverantwoordingen), juridische control en verankering van misbruik en
oneigenlijk gebruik in de AO/IC. |
Actieplan
1 juli 2003. Invoering BBV per 1/1/2004 afgerond. Voor
het rechtmatigheidsbeheer worden in tweede helft 2004 nadere acties uitgezet
(zie 8). |
8. |
Rechtmatigheidscontrole. Nieuwe toetsingscriteria: -
Misbruik en Oneigenlijk gebruik -
Voorwaardencriterium -
Begrotingscriterium (MR 2003) |
Er is een regiegroep ingesteld, die
de nieuwe toetsingscriteria binnen de organisatie bekendmaakt en de gevolgen
daarvan in kaart brengt. Ook de rechtmatigheidscontrole van de accountant
moet zich nog uitkristalliseren. |
Voor 31 december 2004 Intern traject via de regiegroep. In aanbestedingstraject
accountantsfunctie wordt via het Programma van Eisen de
rechtmatigheidscontrole geëxpliciteerd. |
8a |
Subsidies
(ML 2001, IML 2001,IR 2002 en 2003, MR 2003) |
Opstellen
totaal overzicht subsidies. Actualiseren en herinvoeren procedure
subsidieverstrekking. Aansluiting jaarprogramma subsidies met
projectadministratie.Periodieke toetsing specifieke verordeningen aan
Algemene Subsidiever-ordening. Verbeteren procedures aanvragen subsidies.IC
opzetten bij ontstaan van beschikkingen. Rechtmatigheidstoets |
Wordt
in relatie tot punt 6 (rechtmatigheidsbeheer) opgepakt. |
8b |
Subsidieverwerving (MR 2003) |
Verbeteren contractbeheer; Tijdig indienen declaraties; Verantwoorden in juiste
(subsidie)jaar. |
In overleg met betrokken vakteams
worden hiertoe in het tweede/derde kwartaal 2004 nadere maatregelen
getroffen. |
9. |
BTW-Compensatiefonds
( ML 2001 en IR en MR 2002 en IR 2003 en MR 2003) |
Invoeren
gevolgen BTW-C; Afspraak
met Inspectie Belastingdienst Monitoren (incl. subsidies en
samenwerkingsverbanden). Egalisatiereserve
BTWC. |
Afgerond, het BCF is ingevoerd. Monitor
2003 uitgevoerd. De egalisatiereserve BCF staat ten
gevolge van te lage rijkscompensatie negatief. Wordt meegenomen bij punt 5. |
10. |
Verbeteren
informatievoorziening in begroting en jaarrekening (IML 2001 en IR 2002 en
2003) |
Formuleren
beleidsdoelen en prestaties, toelichtingen op beleidsrealisaties en
prestaties; uitwerken
relaties financiële en kwantitatieve gegevens |
Is
een meerjarige ontwikkeling mede op basis ook van het visiedocument
Programmabegroting. |
10a |
Verbeteren
programmabegroting en productenraming (IML 2001 en 2003) |
De
duale begroting kreeg in 2003 voor het eerst vorm in de Programma-begroting
2004-2007, en de bijbehorende Productenraming. |
|
11. |
Regelen
verantwoordelijkheden Bepalen
organisatorische plaats
Ontwikkeling
operational audit
|
De
gewenste ontwikkeling van/naar operational audit is oktober 2003 door het GMT
bekrachtigd. Dit ontwikkelingstraject wordt tweede kwartaal 2004 met
betrokkenen gestart. |
|
12. |
Formaliseren
van planning & control en AO en IC van grote projecten (IR 2002). Opstellen
risico-analyse als planning- en control aandachtspunt (IML 2001 en IR 2002) |
Verder
vormgeven riskmanagement in de
controltaken via de Planning & Controlcyclus. Opzet strategisch
risicomanagement met specifieke aandacht voor grote projecten; Opstellen
risico-analyses grote projecten. |
Risico-analyses
van grote projecten (bijv. grondzaken, DPP) vinden plaats. Gemeentebreed zal
de control meer sys-tematisch plaatsvinden op basis van risico-analyses en te
treffen maatregelen voor de beheersing van deze risico’s. Dit wordt in de
tweede helft 2004 verder vormgegeven. |
13. |
Verbeteren
transparantie en eenduidigheid m.b.t. omslagrente (M.L 2001) |
Instructie
uitwerken. Inzicht in werkwijzen geven via interne themabijeenkomsten/
workshops. Daarbij tevens betrekkende aanpassing
van de BBV 2004. |
De
werkwijze is eenduidig. Wel zal een nadere beschrijving plaatsvinden in kader
nota investeringsbeleid per oktober 2004. |
14. |
Verder
professionaliseren van cashmanagement (IML 2001 en IR 2002) |
Vervanging
van het treasurypakket geschiedt parallel aan de vervanging van het
financiële systeem. In de 2e helft 2004 wordt de keus bepaald |
|
15. |
Vastleggen AO - procedures Treasury (MR
2002 2003) |
Vastleggen
AO – procedure en formele vaststelling college/raad. |
Tweede
helft 2004 in het verlengde van het te actualiseren handboek treasury. |
16. |
Subsidie Adapazarri (MR 2003) |
Opnemen op de balans als transitoria |
Komt op de balans per 31-12-2004 |
|
|
|
|
17. |
Combiwerk
(IR 2003 en MR 2003) |
Afgerond via de jaarrekening 2003. |
|
|
|
|
|
18 |
Kostenplaatsen
doorbelasten aan producten (MR 2002) |
Ultimo
boekjaar de saldi kostenplaatsen volledig opschonen. Ook
tussentijds opschonen. |
Afgerond, is onderdeel van het administratieve proces. |
19. |
Verbeteren verplichtingenadministratie (IR 2002
en MR 2002) en
procedures facturen in routing (MR 2003) |
Het
volledig en juist vastleggen van verplichtingen krijgt extra aandacht: 1.
vakteam financiën verstrekt een overzicht. 2. Clusterdirecteuren bespreken dit overzicht in
hun CMT’s en besteden hier verder gericht aandacht aan. |
Het
aanmaken van verplichtingen vertoont een beperkte verbetering. Momenteel
vindt er wederom een controle plaats. In 2004 is de werking van het budgethoudersmodel
geëvalueerd. In de tweede helft 2004 worden acties uitgezet om het
budgethouderschap verder te versterken. |
20. |
Aangifte
BTW 2001 en 2002 (IR 2002 en MR ‘02) |
Specificatie
van de omzet 2002 |
Afgerond. Eenmalig voordeel verwerkt in jaarrekening 2003. |
21. |
Boekingsgang
Onderhanden werk (ML 2001en MR 2002 en MR 2003); |
Gedragslijn
voor verplichtingen kapitaaldienst
c.q. civiele werken; heroverwegen en zuivere boekingsgang afspreken en
beschrijven. |
Afgerond. Gedragslijn is vastgesteld. En is toegepast bij
de jaarrekening 2003. |
22. |
Afstemmen wat we onder periodieke afsluiting verstaan; Opstellen checklist op te leveren stukken. |
Hier is geen voortgang te melden. Najaar 2004
wordt dit opgepakt. |
|
23. |
Aanbrengen
duidelijker structuur en aansturing financieel consulenten |
Nieuw
functieprofiel en competentieprofiel
ook voor de leidinggevende. |
|
24. |
Maatregelen
om verwerking en controle van inkoopfacturen te verbeteren. |
||
25. |
De kasprocedure is naar verwachting eind juni
2004 gereed. En wordt dus met ingang van augustus 2004 operationeel. |
||
26. |
Meer
controle op aanlevering en verwerking brondocumenten. |
Afgerond: continu proces, is in 2003 geïntensiveerd |
|
27. |
Voorschrijven
kasprocedure |
||
28 |
Meer
aandacht voor debiteurenbeheer; Afstemmen
met belastingen en bouwleges ter voorkoming van dubbeltellingen Voorziening
Dubieuze Debiteuren. |
Continue
proces. Afstemming met belastingen heeft plaatsgevonden. Begin
2005 vindt er nog een gericht intern controleonderzoek op debiteuren
plaats. |
|
29. |
Uitbetalen
declaraties buiten salarisadministratie (IML 2001) |
Opstellen richtlijnen waarin wordt aangegeven,
dat declaraties ter fiscale beoordeling, aan de salarisadministratie wordt voorgelegd. |
Onafhankelijk
onderzoek heeft aangetoond dat we zeer beperkte risico’s lopen. De richtlijn is helder. Al deze declaraties verlopen via
de salarisadministratie. Zowel de crediteurenadministratie als de P&O
consulenten als de salarisadministratie hebben hiertoe een gezamenlijke
instructiebijeenkomst gehad. |
30. |
Voorkomen
fiscaal risico freelancers. IML 2001 en IR 2002) |
Opstellen
richtlijnen inschakelen freelancers. Storting
sociale premies op G-rekening |
Afgerond. Zie bovenstaand punt. |
31. |
Functionaliteit PION
(p-informatiesysteem) (MR 2003) |
Toevoegen functies inzake beveiliging wachtwoorden. Beperken toegang database |
Het vakteam P&O treft in 2004
nadere maatregelen. |
32. |
Beheersing
Inkoopprocedure en inkooprisico’s (IR 2002 en 2003) |
Vaststellen
of de regels zijn nageleefd d.m.v. toetsing, evaluatie en interne controle; Vastleggen
inkoopverplichtingen |
Toetsing vindt plaats continu plaats door vakteam
I&A. Zie ook toelichting op de verplichtingen punt 19. |
|
|
|
|
33. |
Oplevering,
goedkeuring door B en W en aanbieding aan de raad (voor autorisatie lange
termijn ontwikkelingen) vóór de
jaarrekening (bijv. december
lopend jaar) laten vaststellen door de gemeenteraad. Tussentijdse rapportage medio
boekjaar. Dekkingsmiddelen blijvend volgen. |
Is
afgewikkeld en ingebed in de adm. organisatie van het vakteam. Huidig MPV
2004 en 2007 is op route en wordt voor jaarrekening 2004 vastgesteld. Het MPV is in de laatste jaren
sterk ontwikkeld en voldoet daarmee aan de opmerkingen van de accountant. De
suggestie van de accountant om het proces van het MPV verder te vervroegen
zal nader onderzocht worden. |
|
33a. |
Verbeteren
registratie Erfpacht (MR 2002) |
Vereenvoudigen
verantwoording; Verbeteren
AO/IC Nog
geen aktie ondernomen |
Planning
medio 2004 |
Verbeteren
Managementinformatie Vastgoed (MR 2003) |
Tussentijds
aansluiting tot stand brengen tussen de projectadministratie en de financiële
administratie Aansluiting
gemaakt per 31-12-2003, planning is deze aansluiting weer te maken medio 2004
|
Afgerond, is onderdeel van het
administratieve proces. |
|
Wordt onderdeel van de jaarafsluiting
2004. |
|||
33d |
Verbeteren
financieel beheer vakteam Vastgoed pag. IML 2001 IR 2002 en IR 2003 |
Uitwerking
en formaliseren aanbestedingsbeleid; Waarborgen
juistheid en volledigheid transacties; Goedkeuren
projecten middels raadsbesluit; Opstellen
werkplan en urenverantwoording; Voor-
en nacalculatie van projecten; Verbetering
voortgangsrapportages; Beschrijven
en invoeren afsluiten en overdracht van projecten; Volledigheid
opbrengsten huur, inclusief aansluiting financiële administratie Procedures
toepassing begrotingswijzigingen |
|
Reiniging
Vastleggen
en controle prijsvaststelling en autorisatie van prijzen (IR 2002). |
Aanscherpen
procedures. |
Loopt |
|
Nacalculatie
Tariefstelling prijzen (IR 2002 en IR
2003). |
Opstellen
van analyses en deze als basis nemen voor de toerekening van kosten. |
Loopt |
|
Berekenen
en vaststellen tarieven Reiniging (IR2003) |
De
gemeenteraad betrekken bij afweging tarieven (inclusief afweging
investeringen, die tarieven beïnvloeden) |
Geschiedt
eind 2004 bij de verordeningen voor 2005. |
|
Nacalculatie
tarieven Reiniging (IR2003) |
Verbeteren
inzicht in de juiste tariefstelling van de diverse opbrengstcategorieën. |
Afronding
voor 1 juli 2004. Is onderdeel van het reguliere proces. |
|
34d |
Controle
op invoer tarieven Reiniging (IR2003) |
Invoercontrole
achteraf |
Afronding
voor 1 juli 2004. Is onderdeel van het reguliere proces.. |
34e |
Verbeteren
procedure ophalen en wegen huisvuil (IR2003) |
Procedure
wegen huisvuil verbeteren. |
Wordt
ingevoerd voor 1 juli 2005 |
Verbeteren
prijsvaststelling en autorisatie incidentele orders (IR2003) |
Procedure
interne orders verbeteren. |
Wordt
ingevoerd voor 1 juli 2004 |
|
34g |
Controle
op de facturatie incidentele orders Reiniging (IR2003) |
Controle
door teamleiders op de volledigheid van de facturen. |
Afronding
per 1 juli 2004. Is onderdeel van het reguliere proces. |
34h |
Verbeteren
afvalstoffen-registratie, kasregistratie en indentificatie aanbieders afval
Overlaadstation (IR2003) |
Registratie
en identificatie procedure en kasinstructie aanscherpen. |
Wordt
ingevoerd voor 1 januari 2005 |
35.
|
Verzelfstandiging
openbaar onderwijs (ML 2001 en MR 2002 en 2003) |
Overdracht en bepalen toereikendheid van de reserves
en voorzieningen en de overdracht beheers- en administratie budgetten. Ontvlechting admistraties van
de betrokken stichtingen uit de gemeentelijke administratie. |
Verzelfstandiging
heeft plaatsgevonden. De verdere administratieve
ontvlechting wordt voorbereid. |
Sportbedrijf Tijdige
registratie omzet Kerkpolder en Sportbedrijf prijzen (IR 2002 en IR 2003). |
Tijdige
registratie van de omzet. |
Actie
is afgerond (vanaf 2004 vindt maandelijkse facturatie plaats). |
|
Opstellen, actualiseren en naleven van
kassa instructies |
Afronding
per 1 juli 2004 |
||
|
|
|
|
37. |
Parkeerbeheer (ML 2001,MR 2002, IR 2003
en MR 2003) |
AO/IC
op volledige verantwoording actualiseren. Benoemen verantwoordelijkheden
omtrent verantwoording parkeergelden; Aansluiting
subsystemen, inclusief ingaande geldbewegingen. |
Controle
in kader jaarrekening 2003 is uitgevoerd. In 2004 wordt opzet en werking AO/IC parkeren op
onderdelen aangepast. Aandachtpunten hierbij zijn verantwoording opbrengsten
en informatievoorziening |
Controle
invoer naheffing TOR (IR 2003) |
Aanscherpen
interne controle. |
Programmatuur
zal waar mogelijk worden aangepast in 2004 zodat invoerfouten worden beperkt |
|
Invoeren
verbandscontroles en cijferanalyse TOR (IR 2003) |
Opstellen
verbandscontroles en cijferanalyses, inclusief verklaringen trend en
afwijkingen. |
Voor
1 april 2004. Wordt onderdeel van het reguliere proces. |
|
38. |
Verbeteren
AO – procedures en interne controle
m.b.t. scholing en activering sector
WIZ (IR 2002 en IR 2003) |
Afgerond. De contracten met reïntegratiebedrijven zijn vastgelegd en
sluiten aan met de begroting. Per
contract worden ook de scholingskosten apart geregistreerd. |
|
38a |
Waarderen van debiteuren WIZ (MR 2003) |
Nadere analyse vindt plaats in 2004. |
|
38b |
Onderzoek
Rechtmatigheid WIW
regeling (IR 2002 en IR 2003) |
Controle
op uitvoering WIW opnemen in controleplan van vakteam BPO. |
Afgerond. Afspraken zijn gemaakt met Werkplan over de op te leveren
verantwoordingsinformatie voor controle 2003. |
38c |
Onderzoeken
in hoeverre het mogelijk is om specifieke elementen uit de programmatuur te
verwijderen. |
Afgerond |
|
Afspraken
maken met het Ministerie over kosten die tlv WIW worden gebracht. |
|||
39 |
Kosten bouwen en wonen (MR 2003) |
Nadeel 2003 analyseren; Interne registratie en opbrengstverantwoording
bouwleges op elkaar aansluiten. |
In de begroting 2004 is al rekening
gehouden met een lagere opbrengst. Nadere analyse vindt in 2004 plaats. |
40 |
Functiescheiding
belastingen (IR 2003.) |
Binnen
de programmatuur aanwezige competentietabel laten aansluiten op in de
organisatie aanwezige functiescheiding. |
Inmiddels
is de gewenste aansluiting (op schrift) gerealiseerd. Afhankelijk van het
moment van implementatie van de nieuwe belastingsoftware wordt de aansluiting
ook verwerkt in de software. |
40a |
Managementrapportages
belastingen (IR 2002) |
Opstellen
van gestructureerde managementrapportage ter sturing en beheersing van
processen en voor het afleggen van verantwoording. |
Afgerond. De opbrengsten worden sinds 2003 per kwartaal gerapporteerd aan de
afnemende vakteams en op hoofdlijnen via de kwarap van de sector. In
2004 is gestart met een maandelijkse
(cijfermatige) rapportage. |
40b |
Verbandscontroles
Belastingen (IR 2002,IR 2003 en MR 2003) |
Afgerond. Analyse jaarrekening2003 is uitgevoerd. Periodieke analyse vindt plaats aan de hand van de
kwartaalrapportages en is onderdeel van het administratieve proces. |
|
40c |
Gebruik
Standenregister hertaxaties (IR 2002 en IR 2003) |
Transparantie
mutaties voor management en accountant; Aanpassing programmatuur |
De
lijsten m.b.t. het standenregister zijn inmiddels ontwikkeld. Er dient nog
een controle plaats te vinden of de lijsten volledig zijn.
|
40d |
Dossiervorming
en objectenbestand Belastingen (IR 2002) |
Opstellen
van adequate procedures voor het wijzigen van objectgegevens teneinde de
volledigheid van de opbrengstverantwoording te kunnen vaststellen. |
Afgerond. |
40e |
Archiveren
dossiers Belastingen (IR 2002) |
Maartregelen
nemen tegen het zoekraken van dossiers. |
Digitaal
archief actief. Nog niet voor alle
dossiers afgerond. |
40f |
Opleggen
aanslagen i.r.t. onderbezetting (IR
2002) |
Beoordeling
bezetting vakteam belastingen; Opstellen
procedures bewaking van afhandeling bezwaarschriften. |
Afgerond In 2003 is de formatie van Belastingen opgewaardeerd met
gelijktijdige inlevering van budgetten inhuur derden. De
procedures inzake de bewaking van afhandeling van bezwaarschriften zijn
inmiddels opgesteld. |
40g |
Ouderdomsanalyse
Belastingen debiteuren (IR 2002 en IR
2003) |
Verder
wegwerken van achterstanden. Bereiken
gewenst werkvoorraadniveau. |
|
40h |
Aansluiting
subsystemen Belastingen (IR 2002 en IR 2003) |
Procedures
opstellen om Mandaat af te kunnen stemmen met de debiteurenadministratie. |
Bij
het deurwaarderskantoor Mandaat is offerte aangevraagd voor het online kunnen
raadplegen van hun subsysteem. Hierdoor ontstaat een beter zicht op de
administratie van Mandaat en kan de aansluiting tussen de sub-systemen worden
verbeterd. |
40i |
Periodiek,
gedurende het jaar, nemen van beheersingsmaatregelen (MR 2002) |
Afstemming
en informatieverstrekking gedurende het jaar. |
Afgerond.Vindt inmiddels plaats via de diverse rapportages. |
40j |
Status
van Debiteuren Belastingen (IR 2002) |
Op
cliëntniveau de voortgang registreren om inzicht te verkrijgen in de status
van de cliënt. |
|
40k |
Procedure
voor goedkeuren, com-municatie en hanteren
juiste tarieven. |
Afgerond. |
|
Uitgangspunt waardering stelpost
heroverwegen |
|||
Waardering heroverwegen in het licht
van BBV |
|||
Opstellen beschrijving per
rapportage. Autorisaties gebruikers. |