Aanbestedingscommissie
De aanbestedingscommissie accountantsfunctie is 24 juni 2004 met
de benoeming van de individuele leden van de commissie door de Raad formeel
ingesteld. Op 15 juli j.l. heeft de eerste bijeenkomst van de
aanbestedingscommissie plaatsgevonden. Deze bijeenkomst stond in het teken van
een eerste verkenning van het onderwerp.
Accountantsfunctie
Mv. Saskia Bolten gaat de voorzittersrol vervullen,
plaatsvervangend voorzitter is dhr. Ronald Vuijk. De griffier verzorgt de agendavoorbereiding en de verslaglegging. De
eerstvolgende bijeenkomsten zijn gepland voor:
o
31
augustus, 16.30 tot uiterlijk 18.30 uur
o
13
september, 16.30 tot uiterlijk 18.30 uur
o
4
oktober, eveneens vanaf 16.30 tot uiterlijk 18.30 uur.
De aanbestedingscommissie verwacht met name:
o
via
onderlinge discussies scherp krijgen wat de accountstaak nu precies is, en wat daarbij onder de
rechtmatigheidscontrole verstaan moet worden;
o
inzicht
te krijgen in de wijze waarop de raad met de accountantsfunctie om kan gaan;
o
een
goede samenwerking in de aanbestedingscommissie met als resultaat een
accountant die zijn verschillende rollen naar de raad, het college en de
organisatie perfect kan invullen.
Afgesproken termijnen zijn
“dwingend”
Wij hebben ons inmiddels
globaal georiënteerd op de (openbare) Europese aanbesteding. Na verschijning
van het door ons op te stellen aanbestedingsdocument (met daarin het Programma
van Eisen) kunnen belanghebbenden direct een offerte indienen. De minimale
termijn om offertes in te kunnen dienen is 52 dagen na aanmelding bij de
Europese Gemeenschap. De gemeente zal op basis van objectieve selectie- en
gunningscriteria (die vooraf bekend gemaakt worden) een keus maken aan wie de
opdracht gegund wordt. Wij zullen in het aanbestedingsdocument een planning
opnemen, die door ons strikt gevolgd
zal worden.
Controleopdracht 2004
Een belangrijk aandachtspunt
betreft de controleopdracht aan de huidige accountant Ernst&Young nog voor
2004 (de na onze aanbesteding te gunnen opdracht heeft immers betrekking op de
periode 2005-2008). In de commissie
Middelen en Bestuur is bij behandeling van de Startnotitie besproken het
Programma van Eisen al eind september door de raad te laten vaststellen, en op
basis van dit PvE de doorvertaling te maken naar de controleopdracht voor 2004.
Dit kan echter ook parallel
aan elkaar plaatsvinden, uw raadscommissie heeft immers op basis van de Controleverordening al de mogelijkheid om
met de accountant van gedachten te wisselen over reikwijdte en diepgang van de controle.
Onze accountant stelt een dergelijk gesprek evenzeer op prijs, omdat hij daar
dan bij de in oktober/november te starten interimcontrole 2004 rekening mee kan
houden.
Dit haalt dan gelijktijdig
de tijdsdruk af van het Programma van Eisen, waar wij de ruimte voor willen
hebben om dit met de nodige zorgvuldigheid te kunnen opstellen. Wij adviseren u
daarom ook separaat van het aanbestedingstraject in gesprek te gaan met de
accountant voor de controleopdracht 2004. De planning voor vaststelling van het
PvE kan dan weer op de oorspronkelijke datum van eind oktober gesteld worden.
Als deze werkwijze gevolgd wordt ziet onze voorlopige planning er als volgt
uit:
Voorlopige planning
|
1. |
Aanbestedingscommissie.
Instelling van de commissie. |
Raad: 24 Juni 2004 |
|
2. |
Programma van
eisen. Het Programma van Eisen wordt
vastgesteld door de gemeenteraad. |
Raad:
28 oktober |
|
3. |
Informatie
leveren.
Aan iedere aanvrager wordt dezelfde informatie ter beschikking
gesteld. |
November |
|
4 |
Offertes
|
1/2/2005 |
|
5. |
Vragen commissie.
De kantoren moeten binnen de gestelde termijn (twee weken) reageren op vragen
van de aanbestedingscommissie. |
Februari
|
|
6. |
Presentatie.
De presentaties van de accountantskan-toren worden via een checklist
beoordeeld. Dit wordt meegenomen in de uiteindelijke scoring. |
Maart
|
|
7. |
Keuze. De aanbestedingscommissie
weegt de offertes op basis van objectieve criteria., |
28
April |
|
8. |
Raadsbesluit.
De gemaakte keuze wordt (via de raadscommissie) aan de gemeenteraad
voorgelegd. Na het raadsbesluit publiceert de gemeente op welke gronden de
accountant is gekozen. De accountants-kantoren krijgen de argumenten voor de
keuze (met scores) schriftelijk toegezonden. |
26
Mei |
|
9. |
Opdrachtverlening
geselecteerde accountant De opdracht
geldt voor de periode 2005-2008. |
Ingaande 1 juni 2005. |
Graag vernemen wij of de
commissie zich met ons advies voor de controleopdracht 2004 kan verenigen. Voor
uw gesprek met de accountant kan ambtelijk een notitie opgewerkt worden, en de
accountant zou dan door de griffie uitgenodigd kunnen worden voor uw
bijeenkomst van 19 oktober.
Wij zijn uiteraard bereid hier nadere toelichting op te geven
in uw vergadering van 7 september
Hoogachtend,
en met vriendelijke groet,
Saskia
Bolten
Voorzitter
aanbestedingscommissie.