Geachte dames en heren,

Bij de behandeling van de Programmabegroting 2005-2008 heeft de raad de volgende motie aanvaard:

De raad besluit:
dat de raad nog dit jaar de discussie over:

· de omvang van de overheadkosten binnen de ambtelijke organisatie;

· de reële netto-productiviteit van de ambtelijke organisatie;

· kostendekkendheid van tarieven die bij de burger in rekening worden gebracht

zal voeren, en dat de uitkomsten van deze discussie kunnen leiden tot een onderzoeksvoorstel richting de raadsaccountant

De wethouder financiën heeft in dezelfde bijeenkomst toegezegd, dat in november het basismateriaal voor deze discussie beschikbaar komt d.m.v. een rapportage over de Delftse toerekeningssystematiek toegepast op de legesverordening.

De aanbestedingscommissie voor de controleopdracht 2005-2008 heeft in september aan de commissie Middelen en Bestuur voorgesteld om in de bijeenkomst van 19 oktober 2004 met de accountant te spreken over de controleopdracht 2004. Dit gesprek kan een goed moment zijn om dan tevens aan de accountant te vragen of hij in het bijzonder aandacht wil schenken aan de kostentoerekeningssystematiek in Delft.

De aanbestedingscommissie denkt hier graag in mee en ziet in eerste aanleg de volgende onderzoeksvragen::

1. is de kostentoerekeningssystematiek met alle aanpalende vragen m.b.t. overhead, productief/improductief transparant?

2. is de Delftse werkwijze gebruikelijk, hoe verhoudt deze werkwijze zich tot andere (middelgrote gemeentes), waar zitten belangrijke afwijkingen in de systematiek?

3. Welke waarde hebben de afzonderlijke sleutelvariabelen (overhead, productiviteit/ improductiviteit etc.) en hoe verhouden deze zich tot andere middelgrote gemeentes?

4. Geven de resultaten onder a t/m c aanleiding om:
- de kostentoerekeningssystematiek aan te passen
- nader te onderzoeken of er maatregelen nodig/mogelijk zijn voor kostenbesparingen in de sfeer van overhead en improductiviteit?

De aanbestedingscommissie adviseert de commissie om aan de accountant te verzoeken:

a. Te toetsen op de transparantie van de kostentoerekeningssystematiek

b. Te toetsen of deze kostentoerekeningssystematiek met bijbehorende waarden van de sleutelvariabelen goed toegepast wordt

c. Deze Delftse kostentoerekeningssystematiek te vergelijken met andere gemeentes in de sector middelgrote gemeentes waar de accountant ook zijn controle verricht

d. De Delftse waarden van de sleutelvariabelen eveneens met deze andere gemeentes te vergelijken.

e. Op basis hiervan voor 1 december 2004 de analyse met conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad voor te leggen.

Op basis van deze accountantsrapportage kan de raad vervolgens besluiten of/waar vervolgonderzoek gewenst is.

Centrale Staf.

17 oktober 2004.