CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2004 VAN DE GEMEENTE Delft.

1. Inleiding

Bij besluit van 28 oktober 2004heeft de gemeenteraad van Delft aan Ernst&Young Accountants opdracht verstrekt om de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Object van controle is de jaarrekening 2004 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2004 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders.

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2004.

1.2 Wettelijk kader

De gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.

De gemeenteraad heeft op 30 oktober 2003 gelet op art. 213 GW en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2004.

1.3 Procedure

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, de portefeuillehouder Financiën, en de gemeentecontroller.

In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

· het getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

· het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

· de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

· het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

· de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie[1]. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

In het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie[2] opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2004.

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaar- rekening (% lasten)	≤ 1%	>1%<3%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)	≤ 3%	>3%<10%	≥ 10%	-

Dit is overeenkomstig de minimumeisen in het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.

Op basis van de begroting 2004 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 3.2 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 9.6 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

Voor de rapporteringstolerantie[3] stelt de raad als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma’s in de begroting elke fout of onzekerheid > 25 % van de goedkeuringstolerantie rapporteert.

4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2004 is limitatief gericht op:

4.1 de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen;

4.2 de naleving van regels die (voorzover niet vallend onder de bovengenoemde wettelijke kaders) daarnaast bij raadsbesluit zijn vastgesteld aangaande:

· de (uitgaande) subsidieverstrekking aan derden (algemene subsidieverordening en specifieke subsidieverordeningen)

· (inkomende) subsidies van derden (specifieke uitkeringen Rijk en derden)

· het treasury-statuut en toepassing van de Wet FIDO

· begrotingsrechtmatigheid en de in dat kader door de raad vastgestelde verordening ex art 212 en de nader gestelde regels

· inkoop en aanbesteding

· evt. nog aan te vullen met overige te toetsen gemeentespecifieke regelgeving………….

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van “hogere” besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

5 Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim-controles

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (indien van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht.. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd.

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd

Bijlagen:

1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten

2. Communicatie en periodiek overleg

3. Rapportagemomenten

Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten

In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten relevante algemene wet- en regelgeving.

Dit overzicht moet als volgt worden gelezen:

o In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met de indeling van de Programmabegroting 2004-2007

o In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo´n programma kunnen vallen.

o In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gedaan worden onder meer ontleend aan de begroting, de beheersverordening en het delegatie en mandaatbesluit.

o De meest gebruikelijke verordeningen en besluiten zijn in de laatste kolom opgenomen.

Daarnaast worden door de Rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van deze algemene wet- en regelgeving specifieke geldstromen geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen. Deze specifieke (subsidie) regelgeving is niet in dit overzicht opgenomen. Voor het verkrijgen van subsidies en/of specifieke uitkeringen moet veelal worden voldaan aan de in deze wet- en regelgeving geformuleerde (nadere) voorwaarden, het zogenaamde voorwaardencriterium. Wanneer voor het verkrijgen van de geldstromen ook gesteund moet worden op gegevens van derden, dan zal ook inzake de juistheid en volledigheid van deze gegevens rekening moeten worden gehouden met mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, het zogenaamde M&O-criterium.

Nog te vertalen naar de Delftse praktijk

Programma’s	Specifieke activiteit	Wetgeving extern	Regelgeving intern
Algemeen Bestuur en ondersteunende processen	Algemeen financieel middelenbeheer	Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht	Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en inrichting financiële organisatie Verordening ex art. 213: controle Verordening ex art 213a: doelmatigheids- en doeltreffendheids -onderzoeken. Verordening op de rekeningencommissie en/of de rekenkamer(functie) Organisatieverordening Delegatie- en mandaatregeling
	Treasurybeheer	Wet financiering decentrale overheden	Treasury / financieringsstatuut
	Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid	Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR/UWO	Ambtenaren reglement Bezoldigingsbesluit Verordeningen op studiefaciliteiten, reiskosten e.d.
	Inkopen en contractbeheer	EU-aanbestedingsregels	Verordening/ reglement aanbestedingsregels Mandaat- en volmachtbesluiten
Burgerzaken en Belastingen	Burgerlijke stand en afgifte documenten	Burgerlijke wetboek Gemeentewet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand	Verordening GBA Legesverordening
	OZB	Gemeentewet Wet waardering Onroerende Zaken	OZB verordening
	Parkeerbeheer	Gemeentewet Wet Mulder administratiefrechtelijke heffingen	Verordening parkeerbelasting
	Toeristenbelasting	Gemeentewet	Verordening toeristenbelasting
	Forensenbelasting	Gemeentewet	Verordening op de forensenbelasting
	Grafrechten	Gemeentewet Wet op de lijkbezorging	Verordening op algemene begraafplaatsen Verordening op begraaf plaatsrechten
	Hondenbelasting	Gemeentewet	Verordening op de hondenbelasting
	Baatbelasting	Gemeentewet	Verordening op de baatbelasting
	Marktgelden	Gemeentewet	Marktgeldverordening
	Reclame en precariorechten	Gemeentewet	Verordening op de precariorechten
Openbare orde en veiligheid	Handhaving	Gemeentewet	APV Visverordening
		Winkeltijdenwet	Marktverordening/ APV Kermisverordening? APV
	Brandweer en rampenbestrijding	Brandweerwet 1995	GR regionale brandweer
	Brandbeveiligingsvergunningen	Gemeentewet	Verordening Brandbeveiligingsvergunningen
	Woonwagens	Gemeentewet	Verordening staangeld woonwagens
Vreemdelingenzaken en integratie	Vreemdelingenzaken	Vreemdelingenwet	Verordening vreemdelingenzaken
	Integratie	Wet inburgering nieuwkomers	Verordening nieuwkomers
		ROA/VVTV	Verordening/raadsbesluit asielbeleid
Verkeer en Vervoer	Wegenbeheer	Wegenverkeerswet 1994	Parkeerverordening
		Besluit administratieve bepalingen wegverkeer
		Wet personenvervoer	Exploitatie-overeenkomst openbaar vervoer Verordening standplaatsen openbaarvervoer
	Havenbeheer	Binnenschepenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer	Verordening havengelden Verordening lig- en sluisgelden Woonschepenverordening
		Taxiwet	Gemeenschappelijke regeling taxivervoer
Groen en milieubeheer	Groenbeheer	Boswet Kaderwet LNV-subsidies	Subsidieverordening Subsidieverordening
	Afvalstoffenbeheer	Gemeentewet	Verordening op afvalstoffenheffing
	Rioolbeheer en reiniging	Gemeentewet Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet	Verordening op riool- en reinigingsrechten Lozingsverordening
	Milieubeheer	Wet belastingen op milieugrondslag	Verordening milieubeheer
Stedelijke ontwikkeling, wonen en economie	Grondexploitatie	Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening	Verordening inzake exploitatie van gronden Nota grondbeleid Bouwverordening (leges)
	Intensivering Stedelijke Vernieuwing	Wet ISV	Beleidsplannen
	Telecommunicatie	Telecommunicatiewet	Verordening op de telecommunicatie
	Wonen, economie en beheer gemeentelijke panden en accommodaties	Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit	Huisvestingsverordening Gemeentelijk beleid accommodatiebeheer en vergoeding beschikbaarstelling gemeentelijke accommodaties
Zorg, Welzijn en Sport	Algemeen welzijn en sport	Welzijnswet	Subsidieverordening
		Wet Maatschappelijke Zorg	Subsidieverordening
	Gehandicaptenzorg	Wet Voorziening Gehandicapten	WVG verordening
	Kinderopvang	Wet basisvoorziening kinderopvang	Verordening kinderopvang
		Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten
Jeugd, onderwijs en cultuur	Verzorgen basis- en speciaal-onderwijs	Wet primair onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT	Verordening basis en speciaal onderwijs Verordening leerlingenvervoer
	Verzorgen voortgezet onderwijs	Wet op het voortgezet onderwijs Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Wet educatie- en beroepsonderwijs	Verordening hoger en voortgezet onderwijs
	Cultuur en lokale media	Mediawet Wet op het specifiek cultuurbeleid	Subsidieverordening
Volksgezondheid	Ambulance vervoer	Wet ambulancevervoer	Verordening ambulance vervoer
	Ongediertebestrijding	Gemeentewet	Verordening op de ongediertebestrijding
Werk en inkomen	Sociale inkomensvoorzieningen	Wet Werk en Bijstand	Verordening maatregelen en toeslagen WWB Verordening/ raadsbesluiten inzake bijzondere bijstand
		IOAW en IOAZ
		Sociale en Fiscale wetgeving
	Werkgelegenheid	Wet Werk en Bijstand Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars	Verordening/ raadsbesluiten inzake gesubsidieerde arbeid
	Schuldhulpverlening	Wet op het kredietbeheer	Gemeentelijk beleid stadsbank/ schuldhulpverlening

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2004.

	Aantal per jaar	Toelichting
(Vertegenwoordiging) commissie Middelen en Bestuur	Minimaal drie	De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De commissie Middelen en Bestuur is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de commissie (dan wel een vertegenwoordiging daarvan) vindt voorafgaand aan de jaarrekening een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controle-opdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle worden tussentijds teruggekoppeld naar de commissie. Daarnaast zullen worden besproken: o de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitief rapport van bevindingen) o en op basis van de interimcontrole de belangrijkste bevindingen m.b.t.de beheersing van de organisatie (Bedrijfsvoeringsoverleg).
Griffier	Minimaal één	Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking en de naar de gemeenteraad te volgen procedure. informeel voortgangsoverleg naar behoefte.
Gemeentecontroller/ Hoofd vakteam financiën	Minimaal drie	De gemeentecontroller en het hoofd vakteam financiën zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Sectoren/ diensten	PM	Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de directeuren/ hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder Financiën	Twee	Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad	PM	Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

Bijlage 3: Rapportage

De volgende standaard rapportagevormen worden onderkend:

Rapportage	Tijdstip	Inhoud	Gericht aan
Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interim-controle[4]	Na afronding van de interim-controle.	Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.	College
Verslag van bevindingen	Na afronding van de controle van de jaarrekening.	Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.	Raad
Accountantsverklaring	Na afronding van de controle van de jaarrekening.	Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.	Raad

---

[1] Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt.

[2] De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

[3] De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

[4] De belangrijke bevindingen uit de interim-controle worden ook aan de gemeenteraad gemeld.